销售合同协议管理制度

销售合同协议管理制度一、总则1.目的为加强公司销售合同协议管理，规范销售行为，维护公司合法权益，提高经济效益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司所有销售合同协议的签订、履行、变更、解除及终止等全过程管理。3.基本原则依法签订原则：销售合同协议的签订必须遵守国家法律法规，符合国家政策要求。平等互利原则：合同双方在法律地位上平等，应充分考虑双方的利益，实现互利共赢。协商一致原则：合同条款应经双方充分协商，达成一致意见，避免日后纠纷。诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。二、合同签订管理1.合同签订流程客户洽谈：销售人员与客户进行商务洽谈，了解客户需求，介绍公司产品或服务，确定合作意向。合同起草：由销售人员根据洽谈结果起草销售合同协议初稿，明确合同双方的权利义务、产品或服务内容、价格、交货时间、付款方式等主要条款。审核会签：合同初稿完成后，提交销售部门负责人审核，审核通过后，依次提交法务部门、财务部门、分管领导进行会签。各部门应从专业角度对合同条款进行审查，提出修改意见。合同签订：经各部门审核会签无异议后，由公司法定代表人或其授权代表与客户签订销售合同协议。签订后的合同应加盖公司合同专用章。2.合同签订注意事项主体资格审查：在签订合同前，应对客户的主体资格进行审查，包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证等相关证件，确保客户具有合法的经营资格和履约能力。条款明确具体：合同条款应清晰、明确、具体，避免模糊不清或产生歧义。对于关键条款，如产品质量标准、价格调整机制、违约责任等，应详细约定。风险防范条款：在合同中应设置必要的风险防范条款，如不可抗力条款、争议解决条款等，以应对可能出现的风险和纠纷。合同编号管理：为便于合同管理和查询，对每份销售合同协议应进行编号，编号应具有唯一性和系统性。三、合同履行管理1.履行计划制定合同签订后，销售部门应根据合同约定制定详细的履行计划，明确各阶段的工作任务、责任人及时间节点，确保合同顺利履行。2.产品交付生产安排：生产部门根据销售合同协议及履行计划，合理安排生产任务，确保产品按时、按质、按量生产出来。发货通知：产品生产完成后，销售部门应及时向客户发出发货通知，告知客户发货时间、发货方式、预计到货时间等信息。物流跟踪：销售部门应负责跟踪产品的物流运输情况，及时向客户反馈物流信息，确保产品安全、及时送达客户手中。3.货款回收收款责任：销售人员负责货款的回收工作，应按照合同约定的付款方式和时间节点，及时与客户沟通，督促客户按时付款。逾期提醒：对于逾期未付款的客户，销售人员应及时发出逾期提醒函，明确告知客户逾期付款的后果及应承担的违约责任。收款记录：财务部门应建立完善的收款记录台账，详细记录每笔销售合同协议的收款情况，包括收款时间、金额、付款方式等信息，以便及时跟踪和分析货款回收情况。四、合同变更管理1.变更情形在合同履行过程中，如因市场变化、客户需求调整、法律法规变更等原因，需要对合同条款进行变更的，应及时办理合同变更手续。2.变更流程变更申请：由合同一方提出合同变更申请，说明变更的原因、内容及对合同履行的影响等情况。审核会签：变更申请提交后，按照合同签订时的审核会签流程进行审核，各部门应从专业角度对变更内容进行审查，提出意见。变更签订：经审核会签无异议后，由合同双方签订合同变更协议，明确变更后的合同条款。变更协议作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。五、合同解除管理1.解除情形在合同履行过程中，如出现下列情形之一的，合同一方可以解除合同：因不可抗力致使不能实现合同目的；在履行期限届满之前，一方明确表示或者以自己的行为表明不履行主要债务；一方迟延履行主要债务，经催告后在合理期限内仍未履行；一方迟延履行债务或者有其他违约行为致使不能实现合同目的；法律规定的其他情形。2.解除流程解除通知：合同一方决定解除合同的，应及时向对方发出解除通知，明确告知对方解除合同的原因、时间及应承担的法律责任等情况。协商处理：收到解除通知后，合同双方应就解除合同的后续事宜进行协商，如清理货款、交付货物、返还财产等，达成一致意见后签订解除协议。备案存档：合同解除后，销售部门应将解除通知、解除协议等相关文件及时提交法务部门备案存档。六、合同终止管理1.终止情形合同终止的情形包括：合同履行完毕；合同解除；债务相互抵销；债务人依法将标的物提存；债权人免除债务；债权债务同归于一人；法律规定或者当事人约定终止的其他情形。2.终止流程确认终止：合同终止时，销售部门应及时确认合同是否已经按照约定履行完毕或符合终止条件，并将相关情况报告公司领导。清理结算：合同终止后，销售部门应组织相关人员对合同履行情况进行清理结算，包括货款回收、货物交付、费用结算等，确保双方权利义务得到妥善处理。资料归档：合同终止后，销售部门应将合同签订、履行、变更、解除及终止等全过程的相关资料整理归档，建立完善的合同档案管理制度，以便日后查阅和参考。七、合同档案管理1.档案内容销售合同协议档案应包括以下内容：合同文本及相关附件；合同签订审批表；合同履行过程中的往来函件、通知、纪要等；合同变更协议、解除协议等相关文件；货款回收记录、物流运输记录等；其他与合同有关的资料。2.档案保管合同档案应由专人负责保管，确保档案的安全、完整。档案保管期限应按照国家法律法规及公司相关规定执行，一般为合同履行完毕后[X]年。档案保管应采用纸质档案与电子档案相结合的方式，电子档案应进行备份，确保数据的安全性和可恢复性。3.档案查阅因工作需要查阅合同档案的，应填写档案查阅申请表，经部门负责人批准后，方可查阅。查阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自将档案带出或复制。如需复制档案，应经档案保管部门负责人同意，并按照规定办理复制手续。查阅档案人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。八、合同纠纷处理1.纠纷预防加强合同签订管理，确保合同条款明确、合法、有效，避免因合同漏洞引发纠纷。加强合同履行过程中的跟踪管理，及时发现和解决问题，避免矛盾激化。定期组织合同管理培训，提高员工的合同法律意识和风险防范能力。2.纠纷处理流程纠纷报告：在合同履行过程中，如发现可能引发纠纷的情况，销售人员应及时向销售部门负责人报告，并说明情况及初步处理意见。调查分析：销售部门负责人接到报告后，应组织相关人员对纠纷情况进行调查分析，了解纠纷产生的原因、双方争议的焦点等情况。协商解决：在调查分析的基础上，销售部门应积极与客户进行协商，寻求解决方案。协商过程中，应充分听取双方意见，尊重事实和法律，尽量通过友好协商解决纠纷。法律途径：如协商不成，应及时咨询法务部门意见，根据纠纷的具体情况，决定是否通过法律途径解决。如需通过法律途径解决，应及时收集相关证据，委托专业律师代理诉讼或仲裁。3.纠纷处理原则依法处理原则：合同纠纷的处理应严格遵守国家法律法规，依法维护公司的合法权益。公平公正原则：在处理合同纠纷过程中，应秉持公平公正的原则，客观对待双方的权利义务，不偏袒任何一方。及时处理原则：对于合同纠纷应及时处理，避免纠纷扩大化，给公司造成更大的损失。九、监督与考核1.监督机制公司建立合同管理监督机制，定期对销售合同协议的签订、履行、变更、解除及终止等情况进行检查和监督。法务部门负责对合同的合法性进行审查监督，财务部门负责对合同的财务条款及货款回收情况进行审查监督，销售部门负责对合同的履行情况进行跟踪监督。对于监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改，并跟踪整改落实情况。2.考核制度建立合同管理考核制度，将合同管理工作纳