行政用品领用管理制度

行政用品领用管理制度一、总则1.目的为了规范公司行政用品的领用流程，合理控制行政成本，确保行政用品的正常供应，满足公司日常办公需求，特制定本管理制度。2.适用范围本制度适用于公司全体员工。3.定义行政用品是指公司为满足日常办公需要而购置的各类物品，包括但不限于文具、办公设备、耗材、清洁用品、饮用水等。二、职责分工1.行政部门负责行政用品的采购、库存管理和发放工作。根据公司实际需求，制定行政用品采购计划，并组织实施采购。定期盘点行政用品库存，确保库存数量准确，并及时补充短缺物资。建立行政用品领用台账，记录员工领用情况。2.各部门负责本部门行政用品需求的统计和申报工作。按照规定的领用流程，组织本部门员工领用行政用品。督促本部门员工合理使用行政用品，避免浪费。三、采购管理1.采购计划制定行政部门应根据公司各部门的需求预测、库存状况以及预算安排，每月定期制定行政用品采购计划。采购计划应明确行政用品的名称、规格、数量、预计采购时间等内容。在制定采购计划时，应充分考虑行政用品的使用频率、消耗速度以及市场供应情况，确保采购数量合理，既能满足公司日常办公需求，又能避免库存积压。2.供应商选择与管理行政部门应建立合格供应商名录，选择具有良好信誉、产品质量可靠、价格合理、供货及时的供应商作为合作伙伴。与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括产品规格、价格、交货期、售后服务等条款。定期对供应商进行评估和考核，根据供应商的供货质量、交货及时性、售后服务等情况，调整供应商名录，确保供应商的合作质量。3.采购实施行政部门根据采购计划，向选定的供应商发送采购订单。采购订单应详细注明行政用品的名称、规格、数量、价格、交货地点、交货时间等信息。跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保行政用品按时、按质、按量供应。对于采购过程中出现的问题，如产品质量不合格、交货延迟等，应及时与供应商协商解决，并采取相应的补救措施。采购完成后，行政部门应及时办理验收手续。验收人员应根据采购合同和相关标准，对行政用品的数量、规格、质量等进行仔细核对，确保验收合格后方可入库。四、库存管理1.入库管理行政用品到货后，仓库管理人员应及时进行验收。验收内容包括行政用品的数量、规格、型号、质量等是否与采购订单一致。验收合格的行政用品应及时办理入库手续，填写入库单。入库单应注明行政用品的名称、规格、数量、入库日期、供应商名称等信息，并由仓库管理人员和验收人员签字确认。将入库的行政用品按照类别、规格、型号等进行分类存放，建立库存台账，记录行政用品的入库、出库、库存数量等信息，确保库存账目清晰、准确。2.库存盘点行政部门应定期对行政用品库存进行盘点，盘点周期为每月一次。盘点时，仓库管理人员应根据库存台账逐一核对实物，确保账实相符。盘点结束后，仓库管理人员应编制库存盘点表，详细记录盘点结果。对于盘盈、盘亏的行政用品，应查明原因，并填写盘盈盘亏报告表，报行政部门负责人审核。根据盘盈盘亏报告表，调整库存台账和财务账目，确保库存数据的准确性。对于因管理不善导致的盘亏，应追究相关责任人的责任。3.库存安全管理仓库应保持通风良好、干燥、整洁，确保行政用品的存放环境安全。配备必要的消防器材和安全设施，定期检查维护，确保其性能良好。加强仓库的门禁管理，限制无关人员进入仓库，确保行政用品的安全。五、领用管理1.领用流程员工如需领用行政用品，应填写《行政用品领用申请表》，注明领用行政用品的名称、规格、数量、领用原因等信息。将填写完整的《行政用品领用申请表》提交给所在部门负责人审批。部门负责人应根据工作实际需要，对员工的领用申请进行审核，并签署审批意见。经部门负责人审批通过后，员工持《行政用品领用申请表》到行政部门仓库领取行政用品。仓库管理人员根据申请表上的内容，核实无误后发放行政用品，并在申请表上签字确认。员工领用行政用品后，应在《行政用品领用台账》上签字确认，以明确领用责任。2.领用标准行政部门应根据行政用品的性质和使用频率，制定合理的领用标准。领用标准应明确不同岗位、不同职务的员工每月或每季度可领用的行政用品种类和数量。在制定领用标准时，应充分考虑工作实际需要，避免浪费。同时，应根据公司业务发展和实际情况，适时调整领用标准。3.特殊情况领用因工作需要，员工如需领用超出领用标准的行政用品，应填写《行政用品特殊领用申请表》，详细说明领用原因和用途，并提交给所在部门负责人审批。部门负责人审核同意后，报行政部门负责人审批。行政部门负责人应根据实际情况进行审批，并签署意见。经审批通过后，员工方可到行政部门仓库领取行政用品。六、使用管理1.员工责任员工应妥善保管领用的行政用品，合理使用，避免浪费和损坏。对于因个人原因导致行政用品损坏或丢失的，应照价赔偿。如发现行政用品存在质量问题或其他异常情况，应及时向行政部门报告。2.节约使用全体员工应树立节约意识，在使用行政用品时，尽量减少浪费。如纸张应双面使用，打印机、复印机等设备应合理设置打印、复印份数，避免不必要的消耗。行政部门应加强对员工节约使用行政用品的宣传和教育，定期开展节约能源、资源的活动，营造良好的节约氛围。3.设备使用对于办公设备，如电脑、打印机、复印机、传真机等，员工应严格按照操作规程使用，避免因操作不当导致设备损坏。定期对办公设备进行维护保养，确保设备正常运行。如发现设备出现故障，应及时通知行政部门安排维修。七、监督与考核1.监督检查行政部门应定期对各部门行政用品的领用、使用情况进行监督检查，检查内容包括领用流程是否规范、领用标准是否执行、行政用品是否合理使用等。对于监督检查中发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.考核机制建立行政用品领用管理考核机制，将各部门行政用品的领用、使用情况纳入部门绩效考核体系。考核指标包括行政用品费用控制情况、领用流程执行情况、节约使用情况等。对于行政用品管理工作表现优秀的部门和个人，给予表彰和奖励；对于存在