面料采购订单管理制度

面料采购订单管理制度（一）目的为规范公司面料采购订单管理流程，确保采购活动的顺利进行，保证面料质量符合要求，控制采购成本，提高采购效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有面料采购订单的管理，包括从订单的发起、审批、下达、执行到结束的全过程。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家法律法规及公司相关规定，确保采购活动合法合规。2.质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保所采购面料符合产品质量标准。3.成本控制原则：在保证面料质量的前提下，通过合理的采购策略和谈判技巧，降低采购成本。4.效率原则：优化采购订单管理流程，提高工作效率，确保订单按时交付。二、订单发起（一）需求部门提交申请1.各需求部门根据生产计划、销售订单或其他业务需求，填写《面料采购申请表》。申请表应详细注明所需面料的品种、规格、数量、质量要求、预计交货日期等信息。2.如有特殊要求，如面料的颜色、图案、环保指标等，需在申请表中明确说明。（二）需求评估与审核1.采购部门收到《面料采购申请表》后，对需求进行初步评估。评估内容包括需求的合理性、面料规格与产品要求的匹配性、预计交货日期的可行性等。2.采购部门将评估后的申请表提交给相关部门进行审核。审核部门包括但不限于生产部门、质量控制部门、财务部门等。生产部门审核面料需求是否与生产计划相符，是否会影响生产进度。质量控制部门审核面料质量要求是否明确、合理，是否符合公司产品质量标准。财务部门审核采购预算是否充足，是否在预算范围内。（三）审批流程1.根据公司审批权限规定，《面料采购申请表》经各级审批人审批后生效。审批流程一般为：需求部门负责人＞采购部门负责人＞财务部门负责人＞分管领导＞总经理。2.审批人应认真审核申请表内容，签署审批意见。如申请表存在问题或不符合要求，应及时反馈给需求部门进行修改。三、供应商选择与管理（一）供应商筛选1.采购部门根据面料需求，通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。收集渠道包括但不限于网络搜索、行业展会、供应商推荐、采购平台等。2.对供应商进行初步筛选，筛选标准包括但不限于供应商的生产能力、产品质量、价格水平、交货期、售后服务等。3.向筛选出的供应商发送《供应商调查问卷》，要求其填写公司基本信息、生产设备情况、质量管理体系、环保措施等内容。（二）供应商评估1.采购部门组织相关人员对供应商进行实地考察和评估。评估内容包括供应商的生产现场管理、生产工艺、原材料采购渠道、质量控制流程等。2.根据考察和评估结果，对供应商进行打分，形成《供应商评估报告》。评估指标可包括质量（40%）、价格（30%）、交货期（20%）、服务（10%）等。3.根据供应商评估得分，将供应商分为A、B、C三类。A类供应商为优秀供应商，优先合作；B类供应商为合格供应商，视情况选择合作；C类供应商为不合格供应商，原则上不予合作。（三）供应商合作与管理1.与选定的供应商签订《面料采购合作协议》，明确双方的权利和义务。协议内容包括但不限于采购产品的规格、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等。2.建立供应商档案，记录供应商的基本信息、评估报告、合作协议、采购订单执行情况等。3.定期对供应商进行跟踪评估，评估周期一般为每季度一次。评估内容包括产品质量、交货期、服务水平等。如发现供应商存在问题，及时与供应商沟通，要求其限期整改。如供应商整改不力，可暂停或终止合作。四、采购订单下达（一）订单编制1.采购部门根据审批通过的《面料采购申请表》，编制《面料采购订单》。订单内容应与申请表一致，并明确订单编号、供应商名称、采购产品的品种、规格、数量、价格、交货日期、交货地点等信息。2.在订单中注明质量标准和验收要求，如面料的颜色、手感、缩水率、疵点等指标。（二）订单审核与批准1.《面料采购订单》编制完成后，提交给采购部门负责人审核。审核内容包括订单信息的准确性、完整性、与申请表的一致性等。2.采购部门负责人审核通过后，将订单提交给财务部门审核。财务部门审核订单价格是否符合公司采购预算，付款方式是否合理。3.经财务部门审核通过后，订单提交给分管领导批准。分管领导批准后，订单正式生效。（三）订单下达1.采购部门将批准后的《面料采购订单》通过邮件、传真、采购平台等方式发送给供应商。同时，电话通知供应商确认收到订单。2.要求供应商在收到订单后[X]个工作日内回复确认函，确认订单内容并承诺按时交货。五、订单执行与跟踪（一）供应商备货1.供应商收到采购订单后，按照订单要求组织生产和备货。在备货过程中，应严格控制面料质量，确保符合订单要求。2.供应商应定期向采购部门反馈备货进度，如已完成的生产数量、剩余生产数量、预计完成日期等。（二）采购部门跟踪1.采购部门安排专人负责订单跟踪，及时了解供应商的备货进度和生产情况。如发现供应商存在问题或可能影响交货期的情况，应及时与供应商沟通协调，要求其采取措施解决。2.定期与供应商核对订单执行情况，确保双方信息一致。如发现订单执行过程中有变更需求，应及时办理变更手续。（三）质量检验1.在面料到货前，质量控制部门根据订单质量标准制定检验计划。检验计划应明确检验项目、检验方法、检验人员等信息。2.面料到货后，质量控制部门按照检验计划进行检验。检验内容包括面料的外观质量、内在质量等。如发现面料存在质量问题，应及时通知采购部门和供应商。3.采购部门与供应商协商解决质量问题，如退货、换货、补货等。如协商不成，可根据合同约定通过法律途径解决。（四）交货期管理1.采购部门严格按照订单约定的交货日期跟踪供应商的交货情况。如供应商未能按时交货，采购部门应及时与供应商沟通，了解原因，并要求其给出新的交货日期。2.对于因供应商原因导致的交货延迟，采购部门应根据合同约定追究供应商的违约责任。如交货延迟对公司生产或销售造成影响，采购部门应及时评估损失，并采取相应的措施减少损失。六、订单验收与付款（一）验收1.面料到货后，质量控制部门组织相关人员进行验收。验收合格后，填写《面料验收报告》。验收报告应包括订单编号、供应商名称、采购产品名称、规格、数量、验收结果等信息。2.验收内容包括面料的品种、规格、数量、质量等是否与订单一致。如验收不合格，应在验收报告中注明不合格原因，并及时通知采购部门和供应商。（二）付款1.采购部门根据《面料验收报告》和《面料采购订单》，填写《付款申请单》。付款申请单应包括订单编号、供应商名称、采购金额、已付款金额、本次申请付款金额等信息。2.《付款申请单》经采购部门负责人、财务部门负责人、分管领导、总经理审批后，提交给财务部门办理付款手续。3.财务部门按照公司财务制度和合同约定的付款方式进行付款。付款方式一般包括支票、汇票、电汇、网上银行转账等。七、订单变更与终止（一）变更1.在订单执行过程中，如因市场需求变化、产品设计变更、供应商原因等需要变更订单内容，需求部门应填写《面料采购订单变更申请表》，详细说明变更原因和变更内容。2.《面料采购订单变更申请表》经需求部门负责人、采购部门负责人、财务部门负责人、分管领导审批后生效。3.采购部门将变更后的订单及时通知供应商，并与供应商协商变更后的交货期、价格等事宜。（二）终止1.在订单执行过程中，如因不可抗力、市场取消订单、供应商严重违约等原因需要终止订单，采购部门应填写《面料采购订单终止申请表》，详细说明终止原因。2.《面料采购订单终止申请表》经采购部门负责人、财务部门负责人、分管领导、总经理审批后生效。3.采购部门及时通知供应商订单终止，并与供应商协商处理已生产的面料、货款结算等事宜。八、档案管理（一）订单档案分类面料采购订单档案分为纸质档案和电子档案。纸质档案包括《面料采购申请表》、《供应商评估报告》、《面料采购合作协议》、《面料采购订单》、《面料验收报告》、《付款申请单》等相关文件。电子档案为纸质档案的扫描件或电子文档。（二）档案整理与归档1.采购部门负责订单档案的整理和归档工作。在订单执行完毕后，及时将相关文件收集齐全，按照档案分类进行整理。2.将整理好的纸质档案装订成册，编号存档。同时，将电子档案存储在公司指定的服务器或存储设备中，并建立索引，方便查询。（三）档案保管期限面料采购订单档案的保管期限按照公司档案管理制度执行。一般情况下，保管期限为[X]年。保管期限届满后，经相关部门审批后可进行销毁。九、监督与考核（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对面料采购订单管理流程进行审计，检查订单的发起、审批、执行、验收、付款等环节是否符合公司制度和相关规定。2.审计部门如发现问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改情况。对违反制度的行为，按照公司规定进行处理。（二）考核指标1.采购部门的考核指标包括订单按时交付率、采购成本控制率、供应商满意度等。订单按时交付率=按时交付的订单数量/总订单数量×100%采购成本控制率=（预算采购成本实际采购成本）/预算采购成本×100%供应商满意度=满意的供应商数量/总供应商数量×100%2.需求部门的考核指标包括需求预测准确性、订单变更率等。需求预测准确性=预测准确的需求数量/总需求数量×100%订单变更率=变更的订单数量/总订单数量×100%（三）考核与奖惩1.根据考核指标完成情况，对采购部门和需求部门进行考核评分。考核周期一般为每季度一次。2.对考核成绩优秀的部门和个人进行表彰和奖励，奖励方式可包括奖金、荣誉证书、晋升机会等。3.对考核成