酒店行政会议管理制度

酒店行政会议管理制度一、总则（一）目的为规范酒店行政会议管理，提高会议效率，确保酒店各项工作的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于酒店各部门组织召开的行政会议，包括但不限于总经理办公会、部门周会、月度经营分析会等。（三）会议原则1.高效务实原则：会议应注重实效，避免形式主义，确保会议议题明确，讨论深入，决策及时。2.分级负责原则：根据会议性质和参会人员范围，明确各级管理人员的会议组织和主持职责。3.充分沟通原则：鼓励参会人员积极发言，充分表达意见和建议，确保信息畅通。二、会议分类及职责分工（一）总经理办公会1.会议组织：由总经理办公室负责组织，总经理主持。2.参会人员：酒店领导班子成员、各部门负责人。3.会议频率：每周[X]次，如遇特殊情况可临时召开。4.主要职责：传达上级有关指示和精神，研究贯彻落实措施。审议酒店重大决策、重要规章制度、年度经营计划等。协调各部门工作，解决工作中的重大问题。（二）部门周会1.会议组织：由各部门负责人负责组织并主持。2.参会人员：部门全体员工。3.会议频率：每周[X]次，具体时间由各部门自行安排。4.主要职责：总结上周工作完成情况，分析存在的问题。部署本周工作计划和重点工作任务。传达酒店相关会议精神和工作要求。（三）月度经营分析会1.会议组织：由财务部负责组织，财务总监主持，总经理参加。2.参会人员：酒店领导班子成员、各部门负责人、财务相关人员。3.会议频率：每月[X]日召开。4.主要职责：分析酒店月度经营状况，包括营业收入、成本费用、利润等指标。查找经营过程中的问题和原因，提出改进措施和建议。对下月经营工作进行预测和安排。（四）专项工作会议1.会议组织：根据专项工作需要，由相关部门或专项工作小组负责组织，指定专人主持。2.参会人员：与专项工作相关的部门负责人及工作人员。3.会议频率：根据工作进度和需要适时召开。4.主要职责：研究专项工作方案、推进措施和时间节点。协调解决专项工作中的困难和问题。汇报专项工作进展情况，总结经验教训。三、会议准备（一）确定会议主题和议程1.会议组织者应提前与相关领导和部门沟通，确定会议主题和议程。2.会议主题应明确、具体，与酒店经营管理实际紧密相关。3.会议议程应合理安排，突出重点，确保各项议题有足够的时间进行讨论。（二）收集会议资料1.根据会议主题和议程，组织者应提前收集相关资料，包括但不限于工作汇报材料、数据分析报告、规章制度草案等。2.资料应真实、准确、完整，能够支持会议讨论和决策。3.组织者应提前将会议资料发送给参会人员，以便参会人员提前熟悉和准备。（三）通知参会人员1.会议组织者应提前[X]天通过邮件、短信、微信群等方式通知参会人员会议的时间、地点、主题和议程。2.对于重要会议，应电话确认参会人员是否收到通知，并提醒其按时参会。3.如参会人员因特殊原因不能参会，应提前向组织者请假，并安排合适人员代会。（四）布置会议场地1.根据会议规模和要求，提前布置会议场地，确保场地整洁、舒适、音响设备、投影仪等正常运行。2.摆放好会议桌椅、资料、茶水等物品，营造良好的会议氛围。四、会议召开（一）准时开始1.会议应严格按照预定时间开始，避免拖延。2.主持人应提前到达会议场地，做好会前准备工作。（二）明确会议纪律1.参会人员应提前到达会议场地，不得迟到、早退。2.会议期间，应将手机调至静音或关机状态，不得随意接听电话或离开会场。3.参会人员应认真倾听他人发言，不得交头接耳、大声喧哗或做与会议无关的事情。4.鼓励参会人员积极发言，但应注意发言秩序，避免打断他人。（三）主持人引导会议1.主持人应简要介绍会议目的、议程和参会人员。2.按照议程依次引导会议讨论，确保每个议题都能得到充分讨论。3.主持人应把控会议节奏，避免出现冷场或讨论过于冗长的情况。4.对于偏离主题的发言，主持人应及时引导回到正轨。（四）参会人员发言1.参会人员应围绕会议主题，结合本部门工作实际，积极发表意见和建议。2.发言应简洁明了，重点突出，避免冗长和无关内容。3.如有不同意见，应在尊重他人的基础上，进行充分沟通和交流。（五）会议记录1.每场会议都应安排专人进行记录，记录内容应完整、准确，包括会议时间、地点、主持人、参会人员、会议议题、发言内容、讨论结果等。2.会议记录人员应使用专用笔记本或电子设备进行记录，记录过程中不得随意打断会议进程。3.会议结束后，记录人员应及时整理会议记录，并发送给参会人员进行确认。五、会议决策与执行（一）形成会议决议1.对于需要决策的事项，会议应充分讨论，达成共识后形成会议决议。2.会议决议应明确决策事项、责任部门、责任人、完成时间和具体要求。3.会议决议应记录在案，作为后续工作执行和监督的依据。（二）传达会议精神1.会议结束后，主持人或组织者应及时将会议精神传达给未参会人员，确保全体员工了解会议内容和要求。2.传达方式可采用邮件、内部通报、部门会议等多种形式。（三）执行会议决议1.责任部门和责任人应按照会议决议要求，认真组织实施，确保各项工作按时、按质完成。2.在执行过程中，如遇到问题或困难，应及时向相关领导汇报，寻求协调解决。（四）监督与检查1.酒店应建立会议决议执行情况的监督检查机制，定期对决议执行情况进行跟踪检查。2.检查结果应及时反馈给相关领导和部门，对执行不力的部门和个人进行督促整改。3.对于因特殊原因无法按时完成的决议事项，责任部门应提前向相关领导说明情况，并提出延期申请和解决方案。六、会议后续工作（一）会议纪要整理与发布1.会议记录人员应在会议结束后[X]个工作日内完成会议纪要的整理工作。2.会议纪要应准确概括会议主要内容、决议事项和工作要求，语言简洁、逻辑清晰。3.会议纪要经主持人审核后，以酒店正式文件形式发布，发送给酒店各部门。（二）资料归档1.会议组织者应将会议通知、会议资料、会议记录、会议纪要等相关文件进行整理归档。2.归档文件应按照时间顺序和类别进行分类存放，便于查阅和管理。（三）会议效果评估1.定期对会议效果进行评估，了解参会人员对会议组织、议程安排、讨论效果等