会运营台账管理制度

会运营台账管理制度一、总则（一）目的为加强公司会运营台账管理，规范台账记录、使用与保存，确保会议运营信息的准确、完整和可追溯，提高会议运营效率和管理水平，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各类会议的台账管理，包括但不限于董事会会议、管理层会议、部门例会、专项工作会议等。（三）管理原则1.真实性原则：台账记录应真实反映会议的实际情况，不得虚报、瞒报或篡改。2.完整性原则：涵盖会议的各个环节和相关信息，确保台账内容全面、完整。3.及时性原则：会议结束后应及时进行台账记录，不得拖延。4.保密性原则：涉及公司机密的会议信息，应严格保密，防止泄露。二、台账内容与格式（一）会议基本信息1.会议名称：准确填写会议的具体名称。2.会议日期：记录会议召开的年、月、日。3.会议时间：注明会议开始和结束的具体时间。4.会议地点：详细记录会议召开的地点。5.主持人：填写主持会议的人员姓名。6.参会人员：列出参会人员的姓名、部门、职务等信息。（二）会议议程1.议题序号：按照议题的先后顺序进行编号。2.议题内容：简要描述每个议题的核心内容。3.负责人：明确负责该议题汇报或讨论的人员。（三）会议记录1.发言内容：详细记录参会人员的发言要点，包括提出的问题、观点、建议等。2.讨论结果：记录针对每个议题讨论后达成的共识、决策或下一步行动计划。3.决议执行情况跟踪：对会议决议的执行情况进行记录，包括责任人、时间节点、执行进度等。（四）会议文件与资料1.文件名称：列出会议中涉及的各类文件、资料的名称。2.文件编号：如有文件编号，进行准确记录。3.文件内容摘要：简要概括文件的主要内容。（五）其他事项1.会议纪要：记录会议纪要的形成情况，包括纪要撰写人、审核人、发布时间等。2.特殊情况说明：记录会议过程中发生的特殊情况，如突发设备故障、参会人员临时变动等。（六）台账格式1.电子台账：采用电子表格形式，如Excel，按照上述内容设置相应的列标题。2.纸质台账：使用统一规格的笔记本或文件夹，按照上述内容进行手写记录或打印粘贴。三、台账建立与记录（一）台账建立1.公司指定专人负责会运营台账的建立工作，确保台账的初始信息准确无误。2.在首次使用台账时，应按照台账内容与格式要求，填写会议基本信息、会议议程等相关内容。（二）记录要求1.记录人员职责会议记录人员应提前到达会议现场，准备好记录工具，确保能够准确、完整地记录会议内容。记录人员应熟悉会议议题和流程，及时捕捉参会人员的发言要点，客观、公正地记录会议讨论情况。2.记录规范使用统一的记录格式和语言，确保记录内容清晰、易懂。对于重要发言和关键决策，应逐字记录或尽量准确记录原话。记录过程中应保持专注，避免遗漏重要信息。3.实时记录：会议期间应同步进行记录，不得在会议结束后凭记忆补记，确保记录的及时性和准确性。4.审核与修正：会议结束后，记录人员应及时对记录内容进行整理和审核，发现错误或遗漏应及时修正。审核通过后的记录作为正式台账内容保存。四、台账使用与查询（一）使用目的1.为会议决策提供参考依据，通过查阅历史台账，了解相关议题的讨论过程和决策结果。2.用于工作追溯，当需要对某项工作的开展情况进行追溯时，可查询相关会议台账，了解工作的起源、决策过程和执行情况。3.为公司内部沟通与协作提供支持，不同部门和人员可通过查阅台账，了解相关会议信息，促进信息共享和协同工作。（二）使用权限1.公司管理层：具有全面查阅和使用会运营台账的权限，可根据工作需要查询各类会议信息。2.相关部门负责人：根据工作关联程度，有权查阅与本部门工作相关的会议台账内容。3.其他人员：因工作需要，经相关领导批准后，可查阅特定会议的台账信息。（三）查询方式1.电子台账查询：通过公司内部办公系统或共享文件夹，按照会议名称、日期等条件进行检索查询。2.纸质台账查询：在存放纸质台账的指定地点，按照台账编号或日期顺序进行查找。五、台账保管与存档（一）保管期限1.一般会议台账的保管期限为[x]年，自会议召开之日起计算。2.涉及公司重大决策、重要项目、关键业务等会议的台账，应长期保管。（二）保管方式1.电子台账保管定期对电子台账进行备份，备份存储介质包括外部硬盘、光盘、云存储等。建立电子台账存储目录，按照年份和月份进行分类存放，便于查找和管理。对电子台账设置访问权限，确保只有授权人员能够访问和修改。2.纸质台账保管将纸质台账存放在专门的文件柜中，按照年份和月份顺序排列。文件柜应具备防火、防潮、防虫等功能，确保台账的安全保存。对纸质台账进行编号管理，建立台账索引目录，方便查找。（三）存档要求1.电子台账和纸质台账应同时存档，确保两者内容一致。2.存档台账应进行整理和装订，如有必要，可添加封面、目录等，使其更加规范和便于查阅。3.在台账存档处设置明显标识，注明台账名称、保管期限、存放位置等信息。六、台账变更与废止（一）变更情形1.会议基本信息发生变更，如会议时间、地点、主持人等。2.会议议程调整，包括议题增减、顺序变化等。3.会议记录内容存在错误或需要补充完善。4.其他需要变更台账的情况。（二）变更流程1.由相关人员提出台账变更申请，说明变更的原因和内容。2.申请经所在部门负责人审核同意后，提交给台账管理负责人。3.台账管理负责人对变更申请进行审核，必要时征求相关部门意见。审核通过后，按照台账记录要求进行变更操作，并更新相关备份和存档资料。4.变更完成后，在台账中注明变更日期和变更内容，并由台账管理负责人签字确认。（三）废止情形1.会议被取消或终止，相关台账不再具有使用价值。2.台账保管期限已满，按照规定需要进行销毁。3.其他需要废止台账的情况。（四）废止流程1.由台账管理负责人提出台账废止申请，说明废止的原因和依据。2.申请经公司分管领导批准后，按照电子台账和纸质台账的保管方式进行相应的销毁或处理。3.在台账管理记录中注明台账废止的日期和原因。七、监督与检查（一）监督部门公司行政部门负责对会运营台账管理情况进行监督检查。（二）检查内容1.台账记录的及时性、准确性和完整性。2.台账使用与查询的规范性，是否按照规定权限进行操作。3.台账保管与存档的安全性和规范性，是否符合保管期限要求。4.台账变更与废止流程的执行情况。（三）检查频率1.定期检查：每季度进行一次全面检查，对台账管理的各项工作进行评估。2.不定期抽查：根据工作需要，对特定时间段或特定会议的台账进行抽查。（四）问题整改1.对于检查中发现的问题，行政部门应及时向责任部门或人员发出整改通知，要求限期整改。2.责任部门或人员应针对问题制定整改措施，并在规定时间内完成整改。