退税信息保密管理制度

退税信息保密管理制度一、总则（一）目的为加强公司退税信息管理，保护公司及相关方的合法权益，防止退税信息泄露，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部涉及退税信息管理的所有部门、岗位及人员，包括但不限于财务部门、税务申报人员、业务部门相关人员等。同时，适用于因工作需要接触公司退税信息的外部合作机构及人员，如税务代理机构、审计机构等。（三）定义1.退税信息：指公司在办理各类税收退还业务过程中涉及的所有信息，包括但不限于纳税申报数据、退税申请资料、税务机关的审核意见、退税金额、退税进度等。2.保密义务人：指公司内部知悉退税信息的员工以及与公司签订保密协议的外部合作机构及人员。二、保密措施（一）物理安全措施1.设立专门的退税信息处理区域，安装必要的门禁系统，限制无关人员进入。2.配备专用的办公设备用于处理退税信息，如电脑、打印机等，并定期进行维护和检查，确保设备的安全性和稳定性。3.对存储退税信息的电子设备和存储介质进行加密处理，设置访问密码，并定期更换密码。4.对重要的退税纸质文件进行分类存放，存放在有锁的文件柜中，并确保文件柜存放地点的安全性。（二）网络安全措施1.建立公司内部网络安全防护体系，安装防火墙、入侵检测系统等安全软件，防止外部非法网络访问。2.对公司内部网络进行分段管理，严格控制不同人员对网络资源的访问权限，特别是涉及退税信息的网络区域。3.定期对公司网络进行漏洞扫描和安全评估，及时发现并修复安全隐患。4.要求员工在使用公司网络处理退税信息时，遵守网络安全规定，不随意点击来路不明的链接，不下载非法软件。（三）人员管理措施1.对涉及退税信息管理的岗位进行严格的人员选拔，优先录用品德良好、责任心强、具备保密意识的人员。2.与保密义务人签订保密协议，明确其保密义务和责任，以及违反协议应承担的法律后果。3.加强对保密义务人的保密培训，定期组织开展保密教育活动，提高其保密意识和技能。培训内容包括保密法律法规、公司保密制度、退税信息安全知识等。4.对涉及退税信息的工作岗位进行定期轮岗，避免因长期接触而导致信息泄露风险。5.在员工离职时，对其进行离职审计，收回相关的办公设备、存储介质等，并要求其签署离职保密承诺书，承诺离职后仍将履行保密义务。（四）信息处理措施1.严格控制退税信息的访问权限，根据工作需要设定不同人员对退税信息的查看、修改、删除等权限，确保信息只能被授权人员访问。2.在处理退税信息过程中，尽量减少信息的流转范围，如需流转，应进行严格的登记和审批，并确保流转过程中的信息安全。3.对退税信息的电子文档和纸质文件进行严格的版本控制，定期进行备份，并分别存储在不同的介质和地点，以防止数据丢失。4.在对外提供退税信息时，必须经过公司内部严格的审批流程，明确提供信息的范围、用途、接收方的保密责任等，并要求接收方签署保密协议。三、保密义务人的职责（一）遵守保密制度保密义务人应严格遵守本制度及公司其他相关保密规定，自觉履行保密义务。（二）妥善保管信息1.对所接触到的退税信息应妥善保管，不得私自复制、传播、泄露给无关人员。2.在工作结束后，应及时清理和归还所使用的涉及退税信息的文件、资料、存储介质等，不得擅自留存。（三）发现问题报告如发现退税信息存在泄露风险或已经发生泄露事件，应立即向公司相关部门报告，并积极配合公司采取措施进行处理。（四）协助调查处理在公司对退税信息泄露事件进行调查时，保密义务人应如实提供相关情况和证据，协助公司查明原因，追究责任。四、监督与检查（一）内部监督1.公司设立专门的保密管理部门或岗位，负责对公司整体保密工作进行监督和检查，包括退税信息保密制度的执行情况。2.定期对涉及退税信息管理的部门和岗位进行保密检查，检查内容包括物理安全措施落实情况、网络安全状况、人员管理情况、信息处理流程合规性等。3.对于检查中发现的问题，及时下达整改通知书，要求责任部门和人员限期整改，并对整改情况进行跟踪复查。（二）外部审计1.定期聘请外部专业审计机构对公司退税信息保密管理情况进行审计，评估公司保密制度的有效性和执行情况。2.根据外部审计机构的审计意见，及时调整和完善公司的退税信息保密管理制度和措施。五、违规处理（一）违规行为界定1.未经授权访问、获取、使用、修改、删除退税信息。2.故意或过失泄露退税信息给公司内部无关人员或外部第三方。3.违反保密制度规定，擅自复制、传播退税信息。4.未妥善保管退税信息，导致信息丢失、损坏或被窃取。5.在对外提供退税信息时，未按照规定履行审批手续和签订保密协议。6.其他违反本制度及公司保密规定的行为。（二）处理措施1.对于首次违反保密制度的员工，给予警告处分，并要求其签署检讨书，承诺不再犯。2.对于多次违反或情节较为严重的员工，给予记过、降职、降薪等处分，并视情况扣发部分或全部绩效奖金。3.如因员工违规行为给公司造成经济损失的，公司有权要求其赔偿相应损失。4.对于违反保密协议的外部合作机构及人员，公司有权依法追究其法律责任，并要求其承担因违约行为给公司造成的一切损失。5.如员工的违规行为涉嫌违法犯罪的，公司将依法移送司法机关处理。六、附则（一）制度解释