酒店防疫档案管理制度

酒店防疫档案管理制度一、总则（一）目的为有效应对新冠肺炎疫情，加强酒店防疫工作的规范化、科学化管理，确保酒店宾客、员工的健康安全，保障酒店的正常运营，特制定本防疫档案管理制度。（二）适用范围本制度适用于酒店内所有部门、岗位及人员，包括但不限于前台、客房、餐饮、后勤等部门员工，以及入住酒店的宾客。（三）基本原则1.预防为主：通过建立完善的防疫档案管理体系，提前预防和控制疫情的传播风险。2.科学规范：依据国家和地方政府相关防疫政策、标准，制定科学合理、规范有序的档案管理流程。3.全面覆盖：涵盖酒店防疫工作的各个环节，包括人员信息、健康监测、防疫物资管理、环境消杀等方面的档案记录。4.安全保密：确保防疫档案信息的安全，防止信息泄露，保护个人隐私。二、防疫档案管理职责分工（一）防疫档案管理小组成立以酒店总经理为组长，各部门负责人为成员的防疫档案管理小组，负责统筹协调酒店防疫档案管理工作，制定档案管理计划和相关制度，定期检查档案管理工作的执行情况。（二）各部门职责1.人力资源部负责收集、整理员工的健康信息档案，包括员工基本信息、健康状况、疫苗接种情况、核酸检测记录等。按照规定对新入职员工进行防疫相关培训，并记录培训档案。协助其他部门进行防疫档案的整理和归档工作。2.前台接待部门负责收集宾客的健康信息档案，包括宾客姓名、联系方式、入住时间、健康状况声明等。对入住宾客进行体温检测，并记录检测结果。妥善保管宾客在店期间的防疫相关资料，如核酸检测报告等。3.客房部负责客房区域的防疫档案管理，包括客房清洁消毒记录、布草更换记录、防疫物资使用记录等。对客房设施设备进行定期防疫检查，并记录检查情况。协助相关部门对涉疫客房进行隔离和处理，并记录处理过程。4.餐饮部负责餐饮区域的防疫档案管理，包括餐厅环境清洁消毒记录、餐具消毒记录、食品原材料进货查验记录、员工健康管理记录等。对餐饮服务人员进行健康监测，并记录监测情况。配合相关部门做好食品安全防疫工作，如食品留样记录等。5.后勤部负责酒店公共区域的防疫档案管理，包括大堂、电梯、走廊等区域的清洁消毒记录、防疫物资采购和库存记录等。制定酒店防疫物资管理制度，并监督执行，记录防疫物资的发放和使用情况。负责酒店员工防疫物资的配备和管理，记录员工领用情况。三、防疫档案内容及分类（一）员工防疫档案1.员工基本信息：包括姓名、性别、年龄、部门、岗位、联系方式等。2.健康状况：每日健康打卡记录，是否有发热、咳嗽、乏力等症状，患病及就医情况等。3.疫苗接种情况：接种疫苗种类、剂次、接种时间等。4.核酸检测记录：检测时间、检测机构、检测结果等。5.防疫培训记录：培训时间、培训内容、培训讲师、参加人员签到等。6.其他相关信息：如员工接触涉疫人员情况、隔离观察记录等。（二）宾客防疫档案1.宾客基本信息：姓名、联系方式、身份证号码、入住时间、退房时间等。2.健康状况声明：宾客入住时填写的健康状况问卷，是否有发热、咳嗽等症状，近期旅居史等。3.体温检测记录：宾客每日体温检测结果。4.核酸检测报告：宾客提供的核酸检测阴性报告（如有要求）。5.其他相关信息：如宾客在店期间出现的特殊情况记录等。（三）防疫物资档案1.防疫物资采购记录：采购时间、采购物资名称、规格、数量、供应商等。2.防疫物资库存记录：库存物资名称、规格、数量、存放位置等。3.防疫物资发放记录：发放时间、发放物资名称、规格、数量、领取部门及人员等。4.防疫物资使用记录：使用时间、使用物资名称、规格、数量、使用场景等。（四）环境消杀档案1.公共区域消杀记录：大堂、电梯、走廊、会议室等公共区域的消杀时间、消杀人员、消杀药品名称及浓度、消杀范围等。2.客房消杀记录：客房每日清洁消毒时间、消毒人员、消毒方法、消毒部位等。3.餐饮区域消杀记录：餐厅环境、餐具、食品加工设备等的消杀时间、消杀人员、消杀药品名称及浓度等。（五）食品安全防疫档案1.食品原材料进货查验记录：进货时间、供应商名称、食品名称、规格、数量、生产日期、保质期等。2.食品留样记录：留样食品名称、留样时间、留样量、留样人员等。3.餐具消毒记录：消毒时间、消毒方法、消毒人员、消毒效果检测等。四、防疫档案的建立与收集（一）员工防疫档案1.人力资源部在新员工入职时，收集员工基本信息，并发放员工防疫档案登记表，要求员工如实填写健康状况、疫苗接种情况等信息。2.每日员工通过酒店指定的健康打卡系统进行健康打卡，记录自身健康状况。各部门负责人负责督促本部门员工按时打卡，并检查打卡信息的真实性。3.按照当地政府防疫要求，组织员工进行核酸检测，人力资源部收集员工核酸检测报告，并进行整理归档。4.定期组织员工参加防疫培训，培训结束后，由培训讲师填写培训记录，参加培训人员签字确认，人力资源部负责收集归档。5.如员工出现接触涉疫人员情况或被要求隔离观察，所在部门及时将相关信息告知人力资源部，人力资源部进行详细记录。（二）宾客防疫档案1.前台接待部门在宾客办理入住手续时，向宾客发放健康状况声明书，要求宾客如实填写相关信息，并进行体温检测，记录检测结果。2.对于需要提供核酸检测阴性报告的地区或酒店防疫要求，前台接待部门收取宾客核酸检测报告，并进行妥善保管。3.在宾客入住期间，每日对宾客进行体温检测，记录检测结果。如宾客出现发热等异常情况，及时报告酒店防疫负责人，并记录相关情况。（三）防疫物资档案1.后勤部根据酒店防疫物资需求计划，进行防疫物资采购，采购完成后，收集采购发票、送货单等资料，填写防疫物资采购记录。2.建立防疫物资库存台账，定期对防疫物资进行盘点，记录库存物资名称、规格、数量、存放位置等信息，确保账实相符。3.各部门根据工作需要，填写防疫物资领用申请表，经部门负责人审批后，到后勤部领取物资。后勤部发放物资时，填写防疫物资发放记录。4.员工在使用防疫物资过程中，如口罩、消毒液等，使用部门填写防疫物资使用记录，记录使用时间、使用物资名称、规格、数量、使用场景等。（四）环境消杀档案1.后勤部制定公共区域、客房、餐饮区域等的消杀计划，并安排专人负责消杀工作。消杀人员每次消杀完成后，填写环境消杀记录，包括消杀时间、消杀人员、消杀药品名称及浓度、消杀范围等。2.客房部在每日客房清洁过程中，对客房进行消毒，并记录消毒时间、消毒人员、消毒方法、消毒部位等信息。3.餐饮部对餐厅环境、餐具、食品加工设备等进行定期消杀，记录消杀时间、消杀人员、消杀药品名称及浓度等信息。（五）食品安全防疫档案1.餐饮部在采购食品原材料时，严格执行进货查验制度，索取供应商资质证明、食品检验合格证明等文件，填写食品原材料进货查验记录。2.按照规定对每餐次的食品进行留样，记录留样食品名称、留样时间、留样量、留样人员等信息。3.对餐具进行消毒处理，消毒人员填写餐具消毒记录，记录消毒时间、消毒方法、消毒人员、消毒效果检测等信息。五、防疫档案的整理与归档（一）整理要求1.各部门指定专人负责防疫档案的整理工作，按照档案分类标准，对收集到的各类防疫档案资料进行分类、排序。2.对每份档案资料进行检查，确保资料完整、真实、有效，如有缺漏或不符合要求的，及时补充或更正。3.去除资料中的无关信息，如重复页、空白页等，保证档案资料的简洁性。（二）归档流程1.各部门整理好的防疫档案资料，定期移交至酒店防疫档案管理小组指定的档案管理人员。2.档案管理人员对接收的防疫档案进行再次审核，确认无误后，按照档案类别进行编号，并将档案资料装入档案盒或文件夹中。3.在档案盒或文件夹上标明档案类别、年度、月份等信息，便于查找和管理。4.将归档后的防疫档案存放在专门的档案柜中，按照档案编号顺序排列，确保档案存放整齐有序。六、防疫档案的查阅与使用（一）查阅权限1.酒店内部人员因工作需要查阅防疫档案的，需填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等，经部门负责人审批后，到档案管理人员处查阅。2.涉及员工个人隐私的防疫档案信息，如员工健康状况、核酸检测记录等，仅限人力资源部相关人员及员工本人查阅。如员工本人需查阅自己的防疫档案信息，需提交书面申请，经人力资源部负责人同意后，由档案管理人员协助查阅。3.外部单位或人员因疫情防控检查、调查等特殊原因需要查阅酒店防疫档案的，需出具相关单位的介绍信或证明文件，经酒店总经理批准后，由档案管理人员陪同查阅，并做好查阅记录。（二）查阅程序1.查阅人员在档案管理人员的陪同下，到档案存放地点查阅防疫档案。查阅过程中，查阅人员应保持档案资料的整洁，不得随意涂改、损坏、抽取或复制档案内容。2.如需复制档案资料，查阅人员需提前向档案管理人员提出申请，经批准后，由档案管理人员按照规定的程序进行复制，并在复制件上加盖档案管理专用章。3.查阅人员查阅完毕后，应及时将档案资料归还档案管理人员，并在档案查阅登记表上签字确认查阅情况。（三）使用规定1.防疫档案仅供酒店内部疫情防控工作使用，未经酒店总经理批准，不得将档案资料提供给任何外部单位或个人。2.酒店员工在工作中如需引用防疫档案中的数据或信息，必须确保引用内容的准确性和合法性，并注明档案来源。3.严格遵守档案保密制度，不得泄露防疫档案中涉及的个人隐私、商业秘密等信息。如因工作失误或故意泄露档案信息，将依法追究相关人员的责任。七、防疫档案的保管与期限（一）保管要求1.档案管理人员应妥善保管防疫档案，确保档案资料不受潮、发霉、虫蛀等损坏。定期对档案进行检查和维护，发现问题及时处理。2.建立档案保管安全制度，加强档案存放地点的安全防范措施，如安装监控设备、配备消防器材等，防止档案资料被盗、丢失或损坏。3.对电子防疫档案，应做好数据备份工作，定期将电子档案数据备份至外部存储设备，并异地存放，防止数据丢失。同时，要采取有效的数据安全防护措施，防止数据被篡改或泄露。（二）保管期限1.员工防疫档案自员工离职或档案形成之日起，保管期限为二年。2.宾客防疫档案自宾客退房或档案形成之日起，保管期限为半年。3.防疫物资档案、环境消杀档案、食品安全防疫档案等自档案形成之日起，保管期限为一年。（三）档案销毁1.防疫档案保管期满后，由档案管理人员提出档案销毁申请，填写档案销毁申请表，注明档案类别、年度、保管期限、销毁原因等。2.经酒店防疫档案管理小组审核批准后，由档案管理人员会同相关部门人员共同对拟销毁的防疫档案进行清点、核对，确保档案资料准确无误。3.对确认需要销毁的防疫档案，采用粉碎、焚烧等方式进行销毁，并做好销毁记录，包括销毁时间、销毁地点、销毁方式、监销人员等。销毁记录应长期保存。八、防疫档案管理的监督与检查（一）监督检查机制1.酒店防疫档案管理小组定期对各部门防疫档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案的建立、收集、整理、归档、查阅、保管等环节。2.设立防疫档案管理工作投诉举报渠道，接受酒店员工和宾客对防疫档案管理工作的监督和投诉。对投诉举报事项，及时进行调查处理，并将处理结果反馈给投诉举报人。（二）检查内容与标准1.档案建立与收集检查员工和宾客防疫档案信息是否完整、准确，是否按时收集。防疫物资采购、库存、发放、使用记录是否齐全，数据是否真实。环境消杀、食品安全防疫等档案记录是否符合规定要求，是否有遗漏。2.档案整理与归档档案资料是否分类清晰、排序合理，编号是否规范。档案内容是否完整，有无缺页、漏项，签字盖章是否齐全。档案存放是否整齐有序，便于查找和管理。3.档案查阅与使用查阅档案是否履行审批手续，查阅记录是否完整。档案使用是否符合规定，有无违规引用、泄露档案信息的情况。4.档案保管与期限档案保管环境是否安全，是否采取必要的防护措施。档案保管期限是否符合规定，销毁档案是否履行审批和销毁程序。（三）问题整改1.对监督检查中发现的问题，酒店防疫档案管理小组及