公务卡管理制度通知

公务卡管理制度通知一、总则（一）目的为加强公司财务管理，规范公务卡使用行为，提高公务支出透明度，防范财务风险，根据国家有关法律法规和公司实际情况，制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司本部及所属各部门、各分支机构。（三）定义1.公务卡：是指公司为员工办理的，主要用于日常公务支出和财务报销业务的信用卡。2.公务支出：是指公司员工因履行公务而发生的差旅费、会议费、招待费等相关费用支出。（四）基本原则1.方便快捷原则：确保公务卡使用方便、快捷，提高工作效率。2.规范管理原则：严格按照国家法律法规和公司财务制度进行管理，确保公务卡使用规范、安全。3.强化监督原则：加强对公务卡使用的监督检查，防止违规行为发生。二、公务卡办理（一）办理主体公司统一组织为符合条件的员工办理公务卡，员工个人不得自行办理。（二）办理条件1.公司正式员工。2.具有完全民事行为能力。3.信用状况良好，无不良信用记录。（三）办理流程1.员工填写《公务卡申请表》，提交所在部门负责人审核。2.部门负责人审核通过后，报公司财务部门审核。3.财务部门审核通过后，统一提交给合作银行办理公务卡。4.银行发卡后，由财务部门统一领取并发放给员工。（四）卡片信息变更员工如有公务卡信息变更（如联系方式、密码等），应及时告知所在部门负责人，并由部门负责人通知财务部门。财务部门根据员工提供的信息，及时与银行联系办理变更手续。三、公务卡使用（一）使用范围1.差旅费：包括住宿费、机票款、市内交通费等。2.会议费：包括会议场地费、会议资料费、会议餐饮费等。3.招待费：包括接待客户的餐饮费、住宿费、礼品费等。4.其他公务支出：包括办公用品采购、设备维修保养费、咨询服务费等。（二）使用规范1.员工应严格按照公务卡使用范围使用公务卡，不得用于个人消费。2.公务卡消费时，应取得正规发票和消费明细清单，并在发票上注明公务卡消费字样。3.员工应妥善保管公务卡及密码，不得将公务卡转借他人使用。如因保管不善导致公务卡被盗刷或遗失，应及时向所在部门负责人和财务部门报告，并配合银行和公司采取相应措施。4.员工在使用公务卡进行公务消费后，应在规定的时间内到财务部门办理报销手续。报销时，应提供公务卡消费凭证（发票、消费明细清单等）、公务卡交易明细（可通过银行网上银行或手机银行查询打印）等相关资料。（三）还款规定1.公务卡还款由公司统一负责。财务部门应根据员工报销情况，在规定的还款日前将款项足额存入员工公务卡账户。2.如因财务部门原因未能按时还款，导致员工产生逾期利息或滞纳金等费用，由财务部门承担。3.如因员工个人原因未能按时还款，导致产生逾期利息或滞纳金等费用，由员工个人承担。同时，公司将按照相关规定对员工进行处理。四、公务卡报销（一）报销流程1.员工在使用公务卡进行公务消费后，应在规定的时间内（一般为消费后[x]个工作日内）到财务部门办理报销手续。2.员工填写《公务卡报销申请表》，并附上公务卡消费凭证（发票、消费明细清单等）、公务卡交易明细（可通过银行网上银行或手机银行查询打印）等相关资料。3.部门负责人对员工的报销申请进行审核，审核通过后签字确认。4.财务部门对员工的报销申请进行复核，复核内容包括报销凭证的真实性、合法性、完整性，公务卡消费的合理性等。复核通过后，按照公司财务制度进行报销处理。5.财务部门在完成报销手续后，将报销款项直接支付到员工公务卡账户。（二）报销期限员工应在公务卡消费后[x]个工作日内办理报销手续，特殊情况经财务部门批准后可适当延长，但最长不得超过[x]个工作日。逾期未办理报销手续的，财务部门将不再受理。（三）报销审核1.财务部门对报销凭证的审核内容包括：发票是否真实、合法、有效，发票内容是否与公务卡消费明细一致，发票金额是否与报销金额相符，是否有相关负责人签字审批等。2.对不符合报销规定的凭证，财务部门有权不予报销，并要求员工补充或更换合法有效的凭证。五、监督检查（一）内部监督1.公司财务部门负责对公务卡使用和报销情况进行定期检查和不定期抽查，确保公务卡使用规范、报销手续完备。2.公司审计部门负责对公务卡使用和报销情况进行审计监督，对发现的问题及时提出整改意见，并督促相关部门和人员进行整改。（二）外部监督公司应积极配合财政、审计、纪检监察等部门的监督检查，如实提供公务卡使用和报销的相关资料。六、违规处理（一）违规行为界定1.违反公务卡使用范围规定，将公务卡用于个人消费的。2.未按规定取得正规发票和消费明细清单，或提供虚假发票和消费明细清单进行报销的。3.未在规定时间内办理公务卡报销手续，或逾期未还款导致产生逾期利息或滞纳金等费用的。4.将公务卡转借他人使用，或因保管不善导致公务卡被盗刷或遗失，未及时报告并采取相应措施的。5.其他违反公务卡管理制度的行为。（二）处理措施1.对发现的违规行为，公司将责令相关责任人立即整改，并按照公司有关规定进行严肃处理。2.对违规情节较轻的，给予批评教育、警告等处理；对违规情节较重的，给予记过、记大过、降职、撤职等处理；对违规情节严重的，给予开除等处理。3.对因违规行为给公司造成经济损失的，相关责任人应承担相应的赔偿责任。七、附则（一）解释权