行政采购流程管理制度

行政采购流程管理制度一、总则（一）目的为规范公司行政采购流程，加强采购管理，确保采购工作的高效、透明、合规，满足公司日常运营需求，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有行政采购活动，包括但不限于办公用品、办公设备、办公家具、劳保用品、印刷品、礼品等的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及公司相关规定。2.效益性原则：在保证采购质量的前提下，降低采购成本，提高采购效益。3.公平性原则：采购过程应公平、公正、公开，维护公司利益和供应商合法权益。4.及时性原则：及时满足公司各部门对物资的需求，确保公司运营不受影响。二、采购计划与预算（一）采购计划的制定1.各部门应根据本部门业务需求及库存情况，于每月末填写《行政采购需求申请表》，详细列出所需采购物资的名称、规格、数量、预计采购时间等信息，并提交至行政部门。2.行政部门汇总各部门采购需求后，结合公司年度预算及实际库存情况，制定次月行政采购计划。采购计划应明确采购项目、采购时间、采购预算等内容。（二）采购预算的编制1.行政部门根据采购计划编制采购预算，采购预算应详细列出各项采购项目的预计金额，并报财务部门审核。2.财务部门根据公司财务状况及年度预算安排，对采购预算进行审核，审核通过后的采购预算作为采购活动的资金控制依据。（三）采购计划与预算的调整1.如因业务发展、市场变化等原因需要调整采购计划或预算，相关部门应填写《行政采购计划与预算调整申请表》，详细说明调整原因及调整内容，并按原审批流程进行审批。2.经审批后的采购计划与预算调整申请表作为调整采购计划和预算的依据，行政部门应及时通知相关部门及供应商。三、供应商管理（一）供应商的选择1.行政部门应通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商信息库。供应商信息库应包括供应商名称、地址、联系方式、经营范围、产品质量、价格水平、售后服务等内容。2.根据采购需求，从供应商信息库中筛选出符合要求的潜在供应商，并向其发送《采购询价单》，要求其在规定时间内报价。3.行政部门对供应商的报价进行比较和评估，综合考虑产品质量、价格、售后服务等因素，选择至少三家供应商进行谈判。4.与选定的供应商进行谈判，明确采购产品的规格、数量、价格、交货期、售后服务等条款，并签订《采购合同》。（二）供应商的评估与考核1.行政部门定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等进行评估和考核，填写《供应商评估与考核表》。2.根据评估与考核结果，对表现优秀的供应商给予适当奖励，如增加采购份额、优先合作等；对表现不佳的供应商进行警告、整改或淘汰。3.建立供应商淘汰机制，对于连续两次考核不合格或出现严重质量问题、交货延迟等情况的供应商，予以淘汰，并从供应商信息库中删除。（三）供应商的维护与沟通1.行政部门应与供应商保持密切沟通，及时了解供应商的生产经营情况、产品质量情况等，确保采购活动的顺利进行。2.定期组织供应商座谈会，听取供应商的意见和建议，不断改进采购工作。3.对于供应商提出的问题和困难，行政部门应及时协调解决，维护良好的合作关系。四、采购流程（一）采购申请的提交各部门如有行政采购需求，应填写《行政采购需求申请表》，详细说明采购物资的名称、规格、数量、用途、预算金额等信息，并经部门负责人签字确认后提交至行政部门。（二）采购审批1.行政部门收到采购申请后，对采购申请进行初步审核，审核内容包括采购申请的必要性、采购物资的规格和数量是否合理、预算金额是否在控制范围内等。2.对于金额较小的采购申请（具体金额标准由公司另行规定），由行政部门负责人审批；对于金额较大的采购申请，经行政部门负责人审核后，报公司分管领导审批。3.采购申请经审批通过后，行政部门方可组织采购活动。（三）采购实施1.根据采购审批结果，行政部门选择合适的采购方式进行采购。采购方式包括但不限于招标采购、询价采购、竞争性谈判采购、单一来源采购等。2.对于招标采购项目，行政部门应按照国家法律法规及公司相关规定组织招标活动，发布招标公告、编制招标文件、组织开标评标等。3.对于询价采购项目，行政部门向至少三家供应商发送《采购询价单》，要求其在规定时间内报价，并对供应商的报价进行比较和评估，选择最优供应商签订采购合同。4.对于竞争性谈判采购项目，行政部门与供应商进行谈判，明确采购产品的规格、数量、价格、交货期、售后服务等条款，并签订采购合同。5.对于单一来源采购项目，行政部门应说明采用单一来源采购方式的原因，并报公司领导审批。经审批通过后，与唯一供应商签订采购合同。（四）合同签订1.采购合同应明确采购产品的规格、数量、价格、交货期、售后服务等条款，确保双方权利义务明确。2.采购合同签订前，行政部门应将合同草本提交至公司法务部门进行审核，审核通过后方可签订正式合同。3.采购合同签订后，行政部门应及时将合同副本分发给相关部门，如财务部门、使用部门等，以便各部门做好相应工作。（五）到货验收1.采购物资到货前，行政部门应通知使用部门做好验收准备工作。2.采购物资到货时，使用部门应按照合同要求对物资的规格、数量、质量等进行验收。验收合格后，填写《行政采购到货验收单》，并签字确认。3.如发现采购物资存在质量问题或数量短缺等情况，使用部门应及时通知行政部门，行政部门负责与供应商沟通协商解决。4.对于重要物资或金额较大的采购项目，行政部门可邀请专业人员或第三方检测机构进行验收。（六）付款结算1.采购物资验收合格后，行政部门应及时办理付款结算手续。2.行政部门根据采购合同及到货验收单，填写《行政采购付款申请单》，并附上相关凭证，如发票、合同副本、到货验收单等，报财务部门审核。3.财务部门对付款申请进行审核，审核通过后按照公司财务制度进行付款。4.对于预付款项的采购项目，行政部门应在合同中明确预付款的比例和支付条件，并按照合同约定办理预付款手续。五、采购风险管理（一）风险识别与评估1.行政部门应定期对采购活动进行风险识别与评估，分析可能存在的风险因素，如市场风险、质量风险、供应商风险、合同风险等。2.根据风险识别与评估结果，确定风险等级，制定相应的风险应对措施。（二）风险应对措施1.市场风险应对措施：关注市场动态，及时了解市场价格变化和供应情况，合理安排采购计划，避免因市场波动导致采购成本增加或物资短缺。2.质量风险应对措施：加强对供应商的质量管理，严格审核供应商资质和产品质量，签订质量保证条款，加强到货验收环节的管理，确保采购物资质量符合要求。3.供应商风险应对措施：建立供应商评估与考核机制，选择信誉良好、实力较强的供应商合作，加强与供应商的沟通与合作，及时了解供应商的经营状况，降低供应商风险。4.合同风险应对措施：加强合同管理，严格审核合同条款，确保合同内容合法、合规、完整，明确双方权利义务，避免合同纠纷。（三）风险监控与预警1.行政部门应建立采购风险监控机制，定期对采购风险进行监控和评估，及时发现风险变化情况。2.如发现风险指标超出预警范围，应及时发出预警信号，采取相应的风险应对措施，降低风险损失。六、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购申请、采购审批文件、采购合同、采购询价单、报价单、到货验收单、付款申请单、发票等相关资料。（二）档案整理与归档1.采购活动结束后，行政部门应及时对采购档案进行整理，按照档案管理要求进行分类、编号、装订。2.将整理好的采购档案移交公司档案管理部门进行归档保存，确保采购档案的完整性和安全性。（三）档案查阅与借阅1.公司内部人员因工作需要查阅采购档案的，应填写《采购档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.如需借阅采购档案，应填写《采购档案借阅申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续，并在规定时间内归还。3.查阅和借阅采购档案时，应遵守档案管理部门的相关规定，不得擅自涂改、损坏、丢失档案。七、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对行政采购活动进行审计监督，检查采购流程是否合规、采购合同是否履行、采购资金使用是否合理等。2.行政部门应配合内部审计部门的工作，提供相关资料和信息。（二）外部监督1.接受政府相