警务装备采购管理制度

警务装备采购管理制度一、总则（一）目的为加强警务装备采购管理，规范采购行为，确保采购的警务装备符合工作需要，提高资金使用效益，保障公安工作顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本单位警务装备的采购活动，包括但不限于执法执勤装备、防护装备、通讯装备、交通工具等各类用于公安工作的装备物资。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定。2.需求导向原则：根据公安工作实际需求，科学合理确定采购项目和数量，确保装备适用、实用。3.质量优先原则：优先采购质量可靠、性能优良的产品，保障装备的安全性和可靠性。4.效益原则：在满足工作需求的前提下，注重节约资金，提高采购资金使用效益。5.公开公正公平原则：采购过程应公开透明，接受监督，确保所有潜在供应商有平等参与机会，保证采购结果公平公正。二、采购计划管理（一）需求调研1.各业务部门应定期对警务装备需求进行调研，结合工作实际和发展趋势，提出装备采购需求建议。2.调研内容包括但不限于现有装备配备情况、使用状况、性能评价、业务工作中面临的新挑战及对装备的新要求等。3.可通过实地考察、问卷调查、座谈会等形式广泛收集一线民警的意见和建议，确保需求调研真实、准确、全面。（二）采购计划编制1.装备管理部门根据需求调研结果，结合上级部门要求和单位实际情况，汇总编制年度采购计划。2.采购计划应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间等详细内容，并对采购项目的必要性和可行性进行说明。3.对于重大采购项目或专业性较强的装备，应组织相关专家进行论证，确保采购计划科学合理。（三）采购计划审批1.采购计划编制完成后，报单位领导审批。审批流程应明确各层级审批权限和责任。2.单位领导应根据单位实际情况、资金状况等对采购计划进行审核，重点审查采购项目的必要性、预算合理性等，确保采购计划符合单位整体工作安排和发展需求。3.经审批后的采购计划作为采购活动的依据，不得随意变更。如因特殊情况需要调整采购计划，应按原审批程序重新报批。三、采购方式及流程（一）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术规格明确、市场竞争充分的项目。通过公开招标，吸引众多潜在供应商参与投标，以获取最优惠的采购价格和最佳的产品质量。2.邀请招标：对于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的项目，可采用邀请招标方式。邀请招标应向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书。3.竞争性谈判：当出现招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的情形时，可采用竞争性谈判方式采购。谈判小组与符合资格条件的供应商就采购货物、工程和服务事宜进行谈判，供应商按照谈判文件的要求提交响应文件和最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中确定成交供应商。4.单一来源采购：符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。单一来源采购应在保证采购项目质量和合理价格的前提下，与唯一供应商进行协商采购。5.询价：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。询价小组向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求供应商一次报出不得更改的价格，采购人从询价小组提出的成交候选人中确定成交供应商。（二）采购流程1.采购申请：业务部门根据工作需要，填写《警务装备采购申请表》，详细说明采购项目名称、规格型号、数量、用途、预算金额等内容，并经部门负责人签字确认后提交装备管理部门。2.采购受理：装备管理部门收到采购申请后，对申请内容进行审核，核实其是否符合采购计划和相关规定。审核通过后，将采购申请纳入采购流程，并确定采购方式。3.采购文件编制：根据确定的采购方式，编制相应的采购文件。采购文件应包括采购项目要求、技术规格、评标标准、合同条款等内容，确保采购文件准确、完整、清晰，能够满足采购需求并为供应商提供明确的报价依据。4.发布采购信息：公开招标和邀请招标：通过政府采购指定媒体、单位官方网站等渠道发布招标公告或投标邀请书，向社会公开采购信息，吸引潜在供应商参与投标。公告或邀请书应明确采购项目基本情况、投标截止时间、开标时间及地点等重要信息。竞争性谈判、单一来源采购和询价：向符合资格条件的供应商发出采购邀请或询价通知书，告知采购项目相关要求和供应商应提供的资料等。5.供应商报名及资格审查：供应商按照采购信息要求报名，提交相关证明材料，包括营业执照、资质证书、业绩证明、产品检测报告等。装备管理部门会同相关业务部门对报名供应商进行资格审查，核实其是否具备承担采购项目的能力、信誉状况是否良好等。对不符合资格要求的供应商予以淘汰。6.采购评审：组建评审小组：根据采购项目特点和要求，从单位内部相关专家库中抽取或邀请外部专家组成评审小组。评审小组应具有相应的专业知识和经验，人数应符合相关规定。开标、谈判或询价：按照采购文件规定的时间和地点组织开标、谈判或询价活动。开标时，供应商当众提交投标文件，由工作人员当众拆封、宣读报价等主要内容；谈判过程中，谈判小组与供应商就采购项目的技术、价格、服务等条款进行谈判；询价时，供应商一次性报出不得更改的价格。评审打分：评审小组按照采购文件规定的评标标准或谈判、询价要求，对供应商的投标文件、响应文件或报价进行评审打分。评审标准应客观、公正、明确，包括价格、技术性能、售后服务、信誉等方面。确定成交供应商：根据评审得分，按照得分由高到低的顺序确定成交供应商。如出现得分相同情况，可根据价格、技术方案等因素综合确定。确定成交供应商后，应发布成交公告。7.合同签订：装备管理部门与成交供应商签订采购合同。合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、地点、质量标准、售后服务等条款。合同签订后，双方应严格履行合同约定。8.采购验收：采购项目到货前，装备管理部门应通知相关业务部门和质量检验人员做好验收准备。到货后，由装备管理部门牵头，组织相关业务部门和质量检验人员按照合同要求及相关标准对采购装备进行验收。验收内容包括数量、规格型号、外观质量、技术性能、随机附件等。对验收合格的装备，出具验收报告；对验收不合格的装备，应及时与供应商沟通协商，要求其限期整改或退换货，直至验收合格。四、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务，确保合同条款合法、合规、完整、准确。2.合同签订前，应对合同条款进行严格审核，重点审查合同标的、价格、质量标准、交货时间、付款方式、售后服务等内容，避免出现模糊不清或歧义条款。3.合同签订过程中，应确保双方签字盖章手续齐全，合同生效条件明确。合同签订后，应及时将合同副本分送相关部门存档。（二）合同执行1.合同双方应严格按照合同约定履行各自的义务。装备管理部门应跟踪合同执行情况，及时掌握供应商的供货进度、质量状况等信息。2.供应商应按照合同规定的时间、地点、质量标准等要求提供货物或服务。如遇特殊情况需要变更合同条款，应提前与装备管理部门协商一致，并签订书面补充协议。3.在合同执行过程中，如出现争议或纠纷，双方应首先通过友好协商解决；协商不成的，可按照合同约定的争议解决方式，通过仲裁或诉讼途径解决。（三）合同变更与终止1.合同履行过程中，如因特殊原因需要变更合同条款，应由双方协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应明确变更的内容、原因、生效时间等事项。2.当出现下列情形之一时，合同可以终止：合同履行完毕；双方协商一致同意终止合同；因不可抗力或其他不可预见、不可避免的原因导致合同无法履行；一方严重违反合同约定，另一方依法解除合同等。3.合同终止后，双方应按照合同约定或法律规定办理相关手续，如清理债权债务、返还财物、销毁合同文件等。五、采购资金管理（一）预算编制1.装备管理部门应根据采购计划，会同财务部门编制采购资金预算。采购资金预算应明确采购项目名称、金额、资金来源等内容，并确保预算合理、准确。2.采购资金预算应纳入单位年度预算管理，按照单位预算编制程序进行申报、审核和批准。（二）资金支付1.财务部门应按照采购合同约定和单位财务管理制度，及时办理采购资金支付手续。支付前，应对采购合同执行情况、验收报告等进行审核，确保支付依据充分、合规。2.采购资金支付方式应根据合同约定和单位实际情况确定，可采用银行转账、支票、汇票等方式。严禁以现金方式支付大额采购资金。（三）资金核算与监督1.财务部门应建立健全采购资金核算制度，对采购资金的收支情况进行详细记录和核算，确保账目清晰、准确。2.审计部门应加强对采购资金的审计监督，定期对采购项目资金使用情况进行审计检查，防止出现资金浪费、挪用、贪污等违法违纪行为。对发现的问题，应及时督促整改，并依法追究相关人员责任。六、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购活动全过程形成的各类文件资料，主要包括：1.采购计划及审批文件；2.采购申请及相关证明材料；3.采购文件，如招标公告、投标邀请书、采购文件、投标文件、谈判文件、询价通知书、响应文件等；4.供应商资格审查资料；5.采购评审记录，如评审小组组成人员名单、评审报告、打分表等；6.采购合同及补充协议；7.验收报告；8.采购资金支付凭证；9.其他与采购活动相关的文件资料。（二）档案整理与保管1.装备管理部门应指定专人负责采购档案的整理和保管工作，按照档案管理的有关规定，对采购档案进行分类、编号、装订，确保档案资料完整、有序。2.采购档案应妥善保管，存放于安全、防火、防潮、防虫的专用档案柜中。电子档案应做好备份，并存储于安全可靠的存储介质上。3.采购档案的保管期限应按照国家有关规定执行，一般采购项目档案保管期限为[x]年，重大采购项目档案应长期保管。（三）档案查阅与利用1.因工作需要查阅采购档案的，应填写《采购档案查阅申请表》，经装备管理部门负责人批准后，方可查阅。查阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自将档案带出或转借他人。2.查阅人员应对查阅的档案内容保密，不得泄露档案中的商业秘密、技术秘密等信息。如需复印或摘录档案内容，应经装备管理部门同意，并注明用途。七、监督与考核（一）内部监督1.审计部门应定期对警务装备采购活动进行审计监督，检查采购程序是否合规、采购资金使用是否合理、采购合同履行是否到位等情况。2.纪检监察部门应加强对采购活动的廉政监督，严肃查处采购过程中的违法违纪行为，确保采购活动廉洁公正。3.装备管理部门应建立健全内部监督机制，对采购活动各环节进行自查自纠，及时发现和解决存在的问题。（二）外部监督1.接受财政、审计等政府部门的监督检查，积极配合政府部门的工作，如实提供采购活动相关资料，对政府部门提出的问题及时整改。2.主动接受社会监督，通过单位官方网站、政务公开栏等渠道公开采购项目信息，接受公众监督和舆论监督。（三）考核评价1.建立警务装备采购工作考核评价制度，对装备管理部门及相关工作人员的采购工作进行考核评价