公司粤通卡管理制度

公司粤通卡管理制度一、总则（一）目的为加强公司车辆粤通卡的管理，规范粤通卡的使用、保管、充值、挂失、解挂及注销等行为，提高车辆通行效率，降低运营成本，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有配备粤通卡的车辆及相关使用人员。（三）管理原则1.统一管理原则：公司对粤通卡实行集中统一管理，明确管理部门及职责。2.规范使用原则：粤通卡使用人员应严格按照规定使用粤通卡，确保通行顺畅、费用准确。3.安全保管原则：加强粤通卡及相关设备的安全保管，防止丢失、损坏及信息泄露。二、管理职责（一）行政管理部门1.负责公司粤通卡管理工作的统筹协调和指导。2.监督检查粤通卡的使用、保管等情况，对违规行为进行处理。（二）财务部门1.负责粤通卡充值费用的审核、报销及账务处理。2.定期与粤通卡服务提供商核对账目，确保费用准确无误。（三）车辆使用部门1.负责本部门车辆粤通卡的日常使用和保管，指定专人负责。2.配合行政管理部门做好粤通卡相关信息的变更、挂失、解挂及注销等工作。（四）粤通卡管理人员1.负责粤通卡的申请、领取、发放、回收及登记等工作。2.协助车辆使用部门解决粤通卡使用过程中出现的问题，如通行异常、设备故障等。3.定期对粤通卡使用情况进行统计分析，向行政管理部门汇报。三、粤通卡的申请与领取（一）申请流程1.车辆使用部门根据工作需要，填写《粤通卡申请表》，注明申请原因、车辆信息、预计使用频率等。2.将申请表提交行政管理部门审核，审核通过后报公司领导审批。3.行政管理部门根据审批结果，向粤通卡服务提供商提交申请资料，办理粤通卡开户手续。（二）领取方式1.粤通卡及相关设备由粤通卡管理人员统一领取，并进行登记。2.粤通卡管理人员将领取的粤通卡及设备发放给车辆使用部门指定的专人，并办理交接手续。四、粤通卡的使用（一）使用规定1.粤通卡仅限公司车辆使用，严禁转借他人。2.车辆通行高速公路时，应主动使用粤通卡缴费，确保通行顺畅。3.使用粤通卡缴费时，应注意读卡设备的提示信息，确保缴费成功。如遇通行异常情况，应及时联系粤通卡管理人员或高速公路管理部门。4.车辆使用部门应定期检查粤通卡的有效期，如临近有效期，应提前办理续期手续。（二）通行记录查询1.车辆使用部门可通过粤通卡服务网站或手机APP查询车辆的通行记录，包括通行时间、地点、费用等。2.财务部门可根据工作需要，查询车辆的通行记录，作为费用报销及核算的依据。（三）异常处理1.如遇粤通卡无法正常使用、读卡失败、扣费异常等情况，车辆使用人员应及时联系粤通卡管理人员。2.粤通卡管理人员应根据具体情况，协助车辆使用人员解决问题。如问题无法当场解决，应及时联系粤通卡服务提供商，跟进处理进度，并向车辆使用人员反馈。3.因粤通卡异常导致的通行延误或费用纠纷，车辆使用部门应积极配合相关部门进行调查处理，提供必要的证明材料。五、粤通卡的保管（一）保管要求1.粤通卡应妥善保管，避免与磁性物品、尖锐物体等接触，防止卡片损坏。2.粤通卡及相关设备应存放在安全、干燥、通风的地方，不得随意丢弃或乱放。3.车辆使用人员在车辆停放期间，应将粤通卡妥善保管，不得将其遗留在车内，以防被盗。（二）丢失处理1.如发现粤通卡丢失，车辆使用人员应立即向粤通卡管理人员报告，并办理挂失手续。2.粤通卡管理人员在接到挂失报告后，应及时联系粤通卡服务提供商，办理挂失业务，防止卡片被盗用。3.挂失期间，原粤通卡停止使用。车辆使用部门如需继续使用粤通卡，应重新申请办理。（三）损坏更换1.如粤通卡出现损坏，车辆使用人员应向粤通卡管理人员提出更换申请，并提供相关证明材料。2.粤通卡管理人员审核后，向粤通卡服务提供商申请更换新卡。3.新卡领取后，粤通卡管理人员应及时通知车辆使用人员领取，并办理换卡手续。六、粤通卡的充值（一）充值方式1.公司统一采用[具体充值方式，如银行代扣、网上充值等]进行粤通卡充值。2.车辆使用部门应根据车辆通行情况，提前预估充值金额，并填写《粤通卡充值申请表》，提交财务部门审核。3.财务部门审核通过后，按照公司规定的充值流程进行充值操作。（二）充值金额管理1.粤通卡充值金额应根据车辆实际使用情况合理确定，避免充值过多或过少。2.财务部门应定期对粤通卡充值金额进行核对，确保充值金额准确无误。如发现异常情况，应及时查明原因并处理。（三）充值发票1.粤通卡充值费用可开具发票，发票由财务部门统一管理。2.车辆使用部门应在充值后及时向财务部门索取发票，并按照公司财务制度进行报销。七、粤通卡的挂失与解挂（一）挂失1.车辆使用人员发现粤通卡丢失或被盗用后，应立即向粤通卡管理人员报告，并提供相关信息。2.粤通卡管理人员核实情况后，通过粤通卡服务平台为其办理挂失手续。挂失成功后，粤通卡将被冻结，无法正常使用。（二）解挂1.如丢失的粤通卡找回，车辆使用人员应及时向粤通卡管理人员申请解挂。2.粤通卡管理人员在确认卡片无误后，通过粤通卡服务平台为其办理解挂手续。解挂成功后，粤通卡恢复正常使用。八、粤通卡的注销（一）注销情形1.车辆报废或转让时，应办理粤通卡注销手续。2.因其他原因不再使用粤通卡时，车辆使用部门应及时向行政管理部门提出注销申请。（二）注销流程1.车辆使用部门填写《粤通卡注销申请表》，注明注销原因及车辆信息等。2.将申请表提交行政管理部门审核，审核通过后报公司领导审批。3.行政管理部门根据审批结果，通知粤通卡管理人员办理注销手续。粤通卡管理人员在办理注销手续前，应确保粤通卡内余额为零，并收回粤通卡及相关设备。4.注销手续办理完成后，粤通卡管理人员应将注销情况告知车辆使用部门及财务部门。九、监督与检查（一）定期检查1.行政管理部门定期对公司粤通卡的使用、保管等情况进行检查，检查内容包括粤通卡的使用记录、保管情况、充值情况、挂失解挂及注销情况等。2.检查可采取实地查看、查阅资料、询问相关人员等方式进行。对于检查中发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）违规处理1.对于违反本制度规定使用、保管粤通卡的行为，行政管理部门将视情节轻重给予相应的处罚。处罚方式包括警告、罚款、停止使用粤通卡等。2.因违规使用粤通卡给公司造成经济损失的，