酒店歇业财物管理制度

酒店歇业财物管理制度一、总则1.目的本制度旨在规范酒店歇业期间财物管理工作，确保酒店财物的安全、完整，防止财物丢失、损坏或不当处置，保障酒店及相关利益方的合法权益。2.适用范围本制度适用于酒店歇业期间，包括但不限于酒店的各类固定资产、流动资产、库存物资、低值易耗品等财物的管理。3.管理原则安全第一原则：确保财物在歇业期间的安全，避免发生火灾、盗窃、损坏等事故。分类管理原则：根据财物的性质、用途、价值等进行分类管理，便于清查、盘点和处置。责任明确原则：明确各部门及人员在财物管理中的职责，做到责任到人。规范操作原则：各项财物管理操作应严格按照规定的程序和方法进行，确保管理工作的规范性和准确性。二、财物管理职责分工1.财物管理领导小组组成：由酒店总经理担任组长，财务总监、运营总监担任副组长，各部门负责人为成员。职责全面领导酒店歇业期间的财物管理工作，制定财物管理工作方针和策略。协调解决财物管理工作中的重大问题，对财物处置等重要事项进行决策。2.财务部职责负责制定和完善酒店歇业财物管理制度及相关流程，并监督执行。组织实施财物清查、盘点工作，编制财物盘点报告，确保财物账实相符。审核财物处置方案，办理财物处置的账务处理，确保财务数据的准确性和合规性。对各部门财物管理工作进行指导和监督，提供财务专业意见和建议。3.资产管理部门（根据酒店实际情况确定具体部门，如工程部门等）职责负责酒店固定资产的实物管理，包括固定资产的登记、清查、维护、保养等工作。制定固定资产盘点计划，组织实施固定资产盘点工作，对盘盈、盘亏的固定资产进行核实和分析，并提出处理意见。根据财物管理领导小组的决策，负责固定资产的处置工作，如报废、出售等，并办理相关手续。4.物资采购部门职责负责对库存物资进行清查、盘点，编制库存物资盘点报告。对库存物资进行分类整理，区分正常库存、积压物资、残次品等，并提出相应的处理建议。根据财物管理领导小组的决策，负责库存物资的处置工作，如降价销售、捐赠等，并办理相关手续。5.各使用部门职责负责本部门使用财物的日常管理，确保财物的安全和正常使用。配合财务部、资产管理部门等进行财物清查、盘点工作，如实提供财物使用和保管情况。根据酒店财物管理规定，对本部门不再使用或多余的财物及时进行清理，并交至指定地点。三、财物清查与盘点1.清查盘点计划在酒店歇业前[X]天，由财务部牵头制定财物清查盘点计划，明确清查盘点的范围、方法、时间安排及人员分工等。清查盘点计划应涵盖酒店所有财物，包括固定资产、流动资产、库存物资、低值易耗品等。2.清查盘点方法实地盘点法：对固定资产、库存物资等实物进行实地清点，核实数量、规格、型号等。账目核对法：将财物的账面记录与实际情况进行核对，检查账账相符、账实相符情况。查询核实法：对往来款项等通过向相关单位或个人查询核实，确保金额准确无误。3.清查盘点实施各部门按照清查盘点计划组织本部门人员对财物进行清查盘点，并如实填写清查盘点表。财务部、资产管理部门等相关人员对各部门清查盘点情况进行监督、指导和抽查。在清查盘点过程中，如发现财物存在盘盈、盘亏、损坏、变质等情况，应详细记录，并查明原因，提出处理意见。4.清查盘点报告清查盘点工作结束后，财务部应在[X]个工作日内编制财物清查盘点报告。报告内容应包括清查盘点的基本情况、发现的问题及处理建议、财物的总体状况等。财物清查盘点报告经财物管理领导小组审核后存档，作为财物管理决策的重要依据。四、固定资产管理1.固定资产登记资产管理部门应建立健全固定资产台账，详细记录固定资产的名称、型号、规格、购置日期、购置价格、使用部门、使用状况等信息。对于新增固定资产，应及时办理入账手续，并在固定资产台账中进行登记；对于减少的固定资产，应及时办理核销手续。2.固定资产清查资产管理部门应定期对固定资产进行清查，至少每年一次。清查内容包括固定资产的数量、使用状况、完好程度等。在清查过程中，如发现固定资产存在盘盈、盘亏、损坏等情况，应及时查明原因，并按照规定的程序进行处理。固定资产清查结束后，应编制固定资产清查报告，说明清查情况及处理结果。3.固定资产维护与保养使用部门应负责本部门固定资产的日常维护与保养，确保固定资产的正常使用。资产管理部门应制定固定资产维护保养计划，并监督实施。对于大型固定资产或关键设备，应定期进行专业维护和保养。固定资产维护保养费用应按照酒店财务制度的规定进行核算和管理。4.固定资产处置对于闲置、报废、毁损等不再使用的固定资产，应按照规定的程序进行处置。固定资产处置前，资产管理部门应提出处置申请，填写固定资产处置申请表，说明处置原因、处置方式、预计处置价格等，并附上相关证明材料。固定资产处置申请表经财务部审核、财物管理领导小组审批后，方可实施处置。固定资产处置收入应及时足额上缴财务部，按照规定进行账务处理。五、流动资产与库存物资管理1.货币资金管理财务部应加强对酒店歇业期间货币资金的管理，确保资金安全。严格执行现金管理制度，控制现金库存限额，超过限额的现金应及时存入银行。加强银行账户管理，定期核对银行账户余额，编制银行存款余额调节表，确保账实相符。对货币资金的收支业务进行严格审核，确保资金收付的合法性、真实性和准确性。2.应收账款管理财务部应对应收账款进行全面清理，与客户核对账目，及时催收款项。对于逾期未收回的应收账款，应分析原因，采取有效措施进行催收，如发函催收、上门催收、法律诉讼等。定期对应收账款进行账龄分析，评估应收账款的风险状况，对可能形成坏账的应收账款，应按照规定的程序进行核销。3.库存物资管理物资采购部门应在酒店歇业前对库存物资进行全面清查盘点，编制库存物资清单。根据库存物资的实际情况，区分正常库存、积压物资、残次品等，并分别采取不同的管理措施。对于正常库存物资，应做好保管工作，防止损坏、变质等情况发生；对于积压物资，应及时与供应商协商退货、换货或降价处理等；对于残次品，应按照规定的程序进行报废处理。建立库存物资出入库管理制度，严格控制库存物资的收发数量，确保库存物资账实相符。六、低值易耗品管理1.低值易耗品登记各使用部门应建立低值易耗品台账，记录低值易耗品的名称、规格、型号、购置日期、购置价格、使用部门、使用状况等信息。低值易耗品购置后，应及时办理入库手续，并在台账中进行登记；领用低值易耗品时，应填写领用单，经部门负责人审批后领取。2.低值易耗品摊销财务部应按照酒店财务制度的规定，对低值易耗品进行摊销。低值易耗品摊销方法可采用一次摊销法、五五摊销法等，一经确定不得随意变更。3.低值易耗品清查各使用部门应定期对本部门的低值易耗品进行清查，确保账实相符。在清查过程中，如发现低值易耗品存在盘盈、盘亏、损坏等情况，应及时查明原因，并按照规定的程序进行处理。七、财物处置1.处置原则遵循公开、公平、公正的原则，确保财物处置过程的透明度和合法性。以市场价值为基础，合理确定财物处置价格，避免国有资产流失。优先考虑内部调剂使用，减少财物浪费和损失。2.处置方式出售：对于可继续使用且市场有需求的财物，可通过拍卖、招标、协议转让等方式进行出售。报废：对于已损坏无法修复、已达到规定使用年限或技术落后等的财物，应按照规定的程序进行报废处理。捐赠：对于闲置且有使用价值的财物，可捐赠给相关慈善机构、社会福利单位等。其他：根据实际情况，可采取其他合理的处置方式，如抵债等。3.处置程序提出申请：资产管理部门或相关部门根据财物的实际情况，提出财物处置申请，填写财物处置申请表。审核评估：财务部对处置申请进行审核，评估处置价格的合理性；如有必要，可委托专业评估机构对财物进行评估。审批决策：财物处置申请表经财务部审核后，报财物管理领导小组审批。财物管理领导小组根据审核评估情况，做出处置决策。组织实施：根据财物管理领导小组的决策，由相关部门组织实施财物处置工作。出售财物应按照规定的程序进行交易；报废财物应进行妥善处理；捐赠财物应办理相关捐赠手续。账务处理：财务部根据财物处置结果，及时进行账务处理，确保财务数据的准确性。八、监督与检查1.内部审计监督酒店内部审计部门应定期对酒店歇业期间的财物管理工作进行审计监督，检查财物管理制度的执行情况、财物清查盘点情况、财物处置情况等。对审计过程中发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.财务监督财务部应加强对财物管理工作的财务监督，审核各项财物收支的合法性、真实性和准确性，确保财务数据的合规性。