阿迪达斯档案管理制度

阿迪达斯档案管理制度一、总则（一）目的为了加强阿迪达斯公司档案管理，有效地保护和利用档案，提高公司管理水平，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于阿迪达斯公司总部及各分支机构、子公司的各类档案管理。（三）档案定义本制度所称档案是指公司在各项活动中直接形成的对公司具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，确保档案的完整、准确、系统和安全。2.分类管理原则：按照档案的形成领域、内容、时间等因素进行分类，便于管理和查找。3.保密原则：对涉及公司机密的档案严格保密，防止泄露。4.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，提高档案利用效率，为公司各项工作提供支持。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门公司设立专门的档案管理部门，负责公司档案的集中管理和业务指导。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。2.制定档案管理制度和工作流程，并组织实施。3.对公司各部门档案管理工作进行监督和检查，提供业务指导。4.负责档案信息化建设，维护档案管理系统。5.做好档案的安全保密工作，防止档案损坏、丢失和泄密。（三）各部门兼职档案员职责1.负责本部门档案的收集、整理和初步归档工作。2.定期向公司档案管理部门移交档案。3.协助档案管理部门开展档案管理工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.行政管理档案：包括公司文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案等。2.业务管理档案：如市场营销档案、产品研发档案、供应链管理档案等。3.财务管理档案：财务报表、会计凭证、审计报告等。4.法务档案：合同协议、诉讼文件等。5.其他具有保存价值的档案。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案收集工作，确保档案及时、完整地收集。2.收集的档案应真实、准确、齐全，符合档案形成规律和特点。3.对重要档案应进行备份，防止原件损坏或丢失。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.分类科学、编号规范、排列有序。（四）整理方法1.按照档案分类方案进行分类，编制分类目录。2.对每份档案进行编号，建立档案编号索引。3.对档案进行装订、编页、编目等整理工作，确保档案整齐、规范。四、档案的归档（一）归档时间1.一般档案应在次年上半年归档。2.重要、紧急档案应及时归档。（二）归档程序1.各部门兼职档案员对整理好的档案进行初步审核，填写档案移交清单。2.将档案移交清单及档案一并提交给公司档案管理部门。3.档案管理部门对接收的档案进行再次审核，符合要求的予以归档。（三）归档要求1.归档的档案应齐全、完整、准确，手续完备。2.档案应按照规定的分类方案和编号方法进行排列和编号。3.归档的电子档案应与纸质档案内容一致，并存储在安全可靠的介质上。五、档案的保管（一）保管场所1.公司设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。（二）保管方式1.纸质档案应分类存放，排列有序，便于查找。2.电子档案应进行备份，采用异地存储等方式确保数据安全。3.对特殊载体档案，如声像档案、实物档案等，应采取相应的保管措施。（三）保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案主要是反映公司重大历史事件、重要决策等具有长远价值的档案。3.长期保管的档案期限为16年至50年。4.短期保管的档案期限为15年以下。（四）档案的鉴定与销毁1.公司定期对保管期满的档案进行鉴定，由档案管理部门会同相关部门组成鉴定小组，提出鉴定意见。2.对确无保存价值的档案，经公司领导批准后予以销毁。3.档案销毁应编制销毁清册，注明档案名称、数量、销毁时间等，并由监销人员签字确认。六、档案的利用（一）利用原则1.遵循保密原则，确保档案信息安全。2.按照规定的审批程序办理档案利用手续。3.优先满足公司内部工作需要。（二）利用范围1.公司内部人员因工作需要查阅、借阅档案。2.外部单位因法定事由需要查阅公司档案的，须经公司领导批准。（三）利用程序1.公司内部人员查阅、借阅档案，应填写档案利用申请表，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理手续。2.外部单位查阅公司档案，应提交查阅申请函、单位介绍信、查阅人有效身份证件等材料，经公司领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅。3.借阅档案应严格按照规定的期限归还，如需延期，应办理续借手续。（四）利用要求1.查阅、借阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出。2.不得在档案上涂改、标记、污损，如需复制，应经档案管理部门同意。3.对涉及公司机密的档案，利用人员应严格保密，不得泄露。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立高效、便捷、安全的档案信息化管理系统，实现档案信息的数字化存储、检索和利用。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描、录入，建立电子档案数据库。2.档案管理系统建设：开发或选用适合公司档案管理需求的软件系统，实现档案的在线管理。3.信息安全管理：采取安全防护措施，确保档案信息在存储、传输和利用过程中的安全。（三）数据维护1.定期对电子档案数据进行备份，防止数据丢失。2.及时更新档案信息，确保数据的准确性和完整性。3.对档案管理系统进行维护和升级，保证系统的正常运行。八、档案管理的监督与检查（一）监督检查部门公司档案管理部门负责对各部门档案管理工作进行监督检查。（二）监督检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案收集、整理、归档、保管、利用等工作的开展情况。3.档案信息化建设情况。（三）检查方式1.定期检查：每年至少进行一次全面的档案管理工作检查。2.不定期抽查：根据工作需要，对部分部门的档案管理工作进行抽查。（四）问题整改