车险公司保单管理制度

车险公司保单管理制度一、总则（一）目的为规范车险公司保单管理工作，确保保单的制作、发放、存档等环节准确、高效、安全，保障公司和客户的合法权益，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有车险保单的管理，包括但不限于交强险、商业险保单。（三）基本原则1.合法性原则：保单管理应符合国家法律法规及保险监管部门的相关规定。2.准确性原则：确保保单信息准确无误，避免因信息错误给公司和客户带来损失。3.安全性原则：保障保单数据的安全，防止信息泄露、丢失或损坏。4.高效性原则：优化保单管理流程，提高工作效率，缩短出单时间。二、保单制作管理（一）系统录入1.业务人员在接到客户车险投保信息后，应及时准确地录入公司核心业务系统。录入内容包括投保人、被保险人、车辆信息、保险险种、保险金额、保险期限等。2.录入人员需对录入信息进行认真核对，确保信息的完整性和准确性。如发现信息有误，应及时与业务人员沟通并更正。（二）核保1.核保人员根据业务规则和风险评估标准，对录入系统的投保信息进行审核。审核内容包括投保人资格、车辆风险状况、保险条款适用等。2.对于风险较高的投保业务，核保人员可要求业务人员补充相关资料或进行实地查勘。核保通过后，系统生成保单编号，确定保险费率和保费金额。（三）保单生成与打印1.核保通过后，系统自动生成电子保单和纸质保单。电子保单应按照规定格式存储在公司指定的存储介质中，纸质保单应采用专用纸张打印，确保字迹清晰、格式规范。2.打印出的保单应加盖公司业务专用章、骑缝章等印章。印章应清晰可辨，位置准确。（四）保单校对1.保单生成后，由专人对保单内容进行校对。校对内容包括投保人、被保险人、车辆信息、保险条款、保险金额、保险期限、保费金额、印章等。2.如发现保单存在错误或遗漏，应及时与相关部门沟通并进行更正。校对无误后，方可进行保单发放。三、保单发放管理（一）直接发放1.对于客户直接到公司营业网点办理投保手续的，业务人员在保单校对无误后，应将纸质保单当场发放给客户，并要求客户签字确认。2.同时，向客户提供电子保单的获取方式，如发送至客户指定邮箱或告知客户通过公司官方网站、手机APP等渠道查询下载。（二）委托发放1.对于通过保险中介机构办理投保手续的，公司应与中介机构签订委托发放保单协议，明确双方的权利和义务。2.中介机构应按照协议约定的方式和时间将保单发放给客户，并及时将发放情况反馈给公司。公司应对中介机构的保单发放情况进行监督和检查。（三）邮寄发放1.对于客户要求邮寄保单的，业务人员应在保单校对无误后，及时将保单交至公司邮寄部门。2.邮寄部门应按照客户提供的地址准确邮寄保单，并选择具有良好信誉的快递公司。同时，应妥善保存邮寄凭证，以便查询和跟踪。四、保单存档管理（一）纸质保单存档1.业务部门应定期将已发放的纸质保单整理归档，按照保单编号顺序排列，确保保单资料完整。2.存档的纸质保单应妥善保管，存放地点应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全条件。同时，应建立纸质保单借阅登记制度，严格控制借阅范围和审批流程。（二）电子保单存档1.公司应建立电子保单存档系统，按照规定的格式和存储期限对电子保单进行存储。电子保单应进行加密处理，确保数据安全。2.定期对电子保单存档系统进行数据备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放。同时，应建立电子保单检索和查询机制，方便公司内部人员查询和使用。（三）保单档案保管期限1.交强险保单档案保管期限为5年，商业险保单档案保管期限为10年。2.保管期限届满后，应按照国家有关规定进行销毁处理。销毁过程应进行记录，并由专人负责监督。五、保单变更管理（一）客户申请变更1.客户如需变更保单信息，应向公司提出书面申请，并提交相关证明材料。申请内容包括变更事项、变更原因、变更后的信息等。2.业务部门收到客户变更申请后，应及时审核申请材料，并将申请信息录入公司核心业务系统。（二）公司审核与处理1.核保人员根据业务规则对变更申请进行审核。对于涉及保险金额、保险期限、保险责任等重要变更的，应重新进行风险评估和核保。2.审核通过后，系统自动生成新的保单信息，并按照保单制作管理流程生成新的保单。原保单应进行批注或换发处理，确保保单信息的一致性和准确性。（三）通知客户1.保单变更完成后，业务部门应及时通知客户领取新的保单或电子保单，并告知客户原保单的处理方式。2.如因变更导致保费金额发生变化，应向客户说明调整后的保费金额及缴费方式。六、保单注销管理（一）客户申请注销1.客户因退保、车辆报废、转卖等原因需要注销保单的，应向公司提出书面申请，并提交相关证明材料。2.申请内容包括注销原因、保单编号、投保人信息等。业务部门收到客户注销申请后，应及时审核申请材料，并将申请信息录入公司核心业务系统。（二）公司审核与处理1.核保人员根据业务规则对注销申请进行审核。对于符合注销条件的，应计算应退保费金额，并在系统中进行相应处理。2.审核通过后，系统生成保单注销记录，并按照规定流程办理保费退还手续。保费退还方式可根据客户要求选择银行转账、支票等方式。（三）保单收回与存档1.业务部门在办理保单注销手续时，应收回客户持有的纸质保单，并在保单上加盖"注销"章。2.将收回的纸质保单与注销申请材料一并整理归档，作为保单注销的证明文件。七、保单查询与挂失管理（一）客户查询1.客户可通过公司官方网站、手机APP、客服热线等渠道查询自己的车险保单信息。查询内容包括保单基本信息、保险期限、保险金额、缴费记录等。2.公司应建立客户保单信息查询系统，确保客户能够方便快捷地获取保单信息。同时，应对客户查询行为进行记录和统计分析。（二）保单挂失1.客户发现保单遗失或被盗后，应立即向公司客服热线挂失。客服人员在接到挂失申请后，应核实客户身份信息，并在系统中对保单进行挂失处理。2.挂失后，客户可根据公司要求办理保单补办手续。公司应按照保单制作管理流程为客户重新制作保单，并确保保单信息与原保单一致。八、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对保单管理工作进行审计检查，重点检查保单制作、发放、存档、变更、注销等环节的合规性和准确性。2.审计检查过程中发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改情况，确保问题得到有效解决。（二）外部监督1.接受保险监管部门的监督检查，积极配合监管部门的工作，及时提供相关资料和信息。2.对于监管部门提出的问题和要求，应认真整改落实，并将整改情况及时报告监管部门。九、罚则（一）违规行为界定1.业务人员未按照规定准确录入投保信息，导致保单信息错误的。2.核保人员未认真履行审核职责，对风险较高的业务未采取有效措施的。3.保单制作人员未按照规定格式和要求制作保单，或未对保单进行认真校对的。4.保单发放人员未按照规定及时发放保单，或发放过程中出现失误的。5.档案管理人员未妥善保管保单档案，导致保单资料丢失、损坏或泄露的。6.其他违反保单管理制度的行为。（二）处罚措施1.对于首次违规且情节较轻的人员，给予警告处分，并要求其立即整改。2.对于多次违规或情节严重的人员，给予记过、记大过、降职、撤职等处分，并根据公司规定扣发相应绩效奖金。3.对于因违规行为给公司造成经济损失的人员，应