财务档案台账管理制度

财务档案台账管理制度总则目的为了加强公司财务档案台账管理，确保财务档案的完整性、准确性和安全性，便于财务档案的查阅、使用和保管，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司总部及各下属子公司、分公司的财务档案台账管理工作。基本原则1.真实性原则：财务档案应如实反映公司的财务活动和经济业务。2.完整性原则：涵盖公司财务工作各个环节产生的各类档案资料，不得遗漏。3.规范性原则：档案的整理、归档、保管等工作应符合国家法律法规及公司相关规定的要求，做到规范有序。4.保密性原则：严格保护财务档案的机密信息，防止信息泄露。财务档案的分类与内容会计凭证类1.原始凭证：包括发票、收据、报销单、借款单、银行回单、出入库单等各类证明经济业务发生的原始单据。2.记账凭证：根据审核无误的原始凭证编制的，记录经济业务的会计分录凭证。会计账簿类1.总账：按照会计科目分类登记全部经济业务的账簿。2.明细账：对总账科目作进一步分类，详细记录某一类经济业务的账簿，如应收账款明细账、应付账款明细账等。3.日记账：按照经济业务发生的时间顺序逐日逐笔登记的账簿，如现金日记账、银行存款日记账。4.固定资产卡片：记录公司固定资产详细信息的卡片，包括资产名称、型号、购置日期、原值、折旧等。财务报告类1.月度财务报表：包括资产负债表、利润表、现金流量表等，反映公司月度财务状况和经营成果。2.季度财务报表：在月度报表基础上，更全面地展示公司季度财务情况的报表。3.年度财务报表：经审计的年度资产负债表、利润表、现金流量表以及所有者权益变动表等，是公司年度财务状况的综合反映。4.财务分析报告：对公司财务数据进行分析，为管理层决策提供依据的报告，包括财务指标分析、财务趋势分析、财务风险分析等内容。税务资料类1.纳税申报表：公司每月、每季度、每年向税务机关申报缴纳税款的报表，如增值税纳税申报表、企业所得税纳税申报表等。2.税务审计报告：由税务师事务所出具的，对公司税务情况进行审计的报告。3.税务发票领购、使用、缴销记录：记录公司税务发票的领购数量、开具情况、缴销情况等。合同协议类1.借款合同：公司与金融机构或其他单位、个人签订的借款协议。2.投资合同：涉及公司对外投资事项的合同，如股权投资合同、债权投资合同等。3.采购合同：公司与供应商签订的购买商品或服务的合同。4.销售合同：公司与客户签订的销售商品或提供服务的合同。5.租赁合同：公司租赁房屋、设备等资产的合同。其他财务资料类1.财务预算资料：包括年度财务预算、季度财务预算调整等相关资料。2.财务决算资料：年度终了后，对公司全年财务收支、经营成果等进行全面清理、核对和编制的资料。3.审计报告：由会计师事务所出具的年度审计报告、专项审计报告等。4.资产评估报告：对公司资产进行评估后出具的报告。5.财务制度文件：公司制定的各项财务管理制度、办法、流程等文件。财务档案台账的建立与登记台账建立1.财务部门应指定专人负责财务档案台账的建立工作。2.根据财务档案的分类，设立相应的台账目录，包括档案类别、档案名称、档案编号、形成日期、保管期限、存放地点等栏目。档案编号1.为便于财务档案的管理和查找，应对每一份财务档案进行编号。编号应具有唯一性和系统性。2.编号规则可根据公司实际情况制定，例如：采用年份+档案类别代码+顺序号的方式。如2023KZ001，表示2023年会计凭证类第1号档案。登记要求1.财务档案形成后，档案管理人员应及时将档案的相关信息准确登记到台账中。登记内容应与档案实际内容一致。2.登记过程中应认真核对档案的编号、名称、日期、保管期限等信息，确保台账记录的准确性。3.对于电子档案，还应登记电子档案的存储路径、文件名等信息。财务档案的整理与归档整理原则1.按照财务档案的类别和形成时间顺序进行整理，保持档案的系统性和连贯性。2.对同一类档案中的不同资料，应按照重要性和相关性进行排序。凭证整理1.原始凭证应按照经济业务发生的时间顺序，粘贴在记账凭证后面，并在记账凭证上注明所附原始凭证的张数。2.对于数量较多的同类原始凭证，可单独装订成册，并在记账凭证上注明"附件另订"及该附件的名称和编号。3.记账凭证应按照编号顺序整理，检查凭证的编号是否连续、附件是否齐全、会计分录是否正确等。账簿整理1.总账、明细账、日记账等账簿应在年度终了后，按照账页顺序进行整理，去除空白页和账页中的夹页。2.在账簿封面注明账簿名称、年度、账簿编号等信息，并加盖单位公章。3.对于活页式账簿，应将账页装订成册，并按规定格式填写账簿启用表和经管人员一览表。财务报告整理1.月度、季度、年度财务报表应按照时间顺序整理，检查报表数据是否准确、签章是否齐全。2.将财务分析报告与相应期间的财务报表一并整理归档。3.对于经审计的财务报告，应将审计报告及相关审计资料与财务报表一同归档。税务资料整理1.纳税申报表应按照申报时间顺序整理，装订成册，并在封面上注明所属期间、税种等信息。2.税务发票领购、使用、缴销记录应分类整理，形成完整的记录册。3.将税务审计报告等相关税务资料与纳税申报表等一并归档。合同协议整理1.各类合同协议应按照签订时间顺序整理，检查合同条款是否完整、双方签章是否齐全。2.将合同协议的正本和副本分别整理，对于重要合同可单独编号并建立索引。3.涉及多页的合同协议应加盖骑缝章，并在首页注明合同编号、签订日期、双方当事人等信息。其他资料整理1.财务预算、决算资料应按照年度整理，检查资料的完整性和准确性。2.审计报告、资产评估报告等应按照出具时间顺序整理，与相关财务资料一并归档。3.财务制度文件应按照文件类别和发布时间顺序整理，装订成册并进行编号。归档要求1.整理好的财务档案应及时归档，归档时应填写档案移交清单，注明档案名称、数量、移交日期等信息，由移交人和接收人签字确认。2.档案应存放在专门的档案柜或档案库房中，按照档案类别和保管期限进行分类存放，便于查找和管理。3.对于电子档案，应定期进行备份，并存储在不同的介质上，如光盘、硬盘等，以防止数据丢失。同时，应建立电子档案的索引目录，便于快速查找和调用。财务档案的保管保管期限1.财务档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。2.具体保管期限按照国家财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》执行。例如，会计凭证保管期限为30年，月度、季度财务报表保管期限为10年，年度财务报表（包括审计报告）保管期限为永久。保管环境1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应控制在适宜的范围内，以防止档案受潮、发霉、虫蛀等。2.档案库房应配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施，确保档案的安全。3.档案柜应摆放整齐，便于档案的存放和查找。档案柜应定期进行检查和维护，确保其完好无损。保管人员职责1.档案保管人员应负责财务档案的日常保管工作，定期对档案进行检查、核对，确保档案的安全和完整。2.严格遵守档案保管制度，不得擅自将档案带出档案库房，不得擅自销毁、涂改档案。3.对于档案的借阅、归还等情况，应进行详细登记，并及时跟踪档案的去向。4.发现档案有损坏、丢失等情况时，应及时报告上级领导，并采取相应的措施进行处理。财务档案的查阅与借阅查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅财务档案时，应填写《财务档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，报财务部门负责人审批。2.财务部门应指定专人负责接待查阅人员，并提供必要的查阅条件。查阅人员应在指定地点查阅档案，不得在档案上涂改、标记、抽换等。3.查阅涉及机密的财务档案时，查阅人员应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。借阅规定1.公司内部人员因特殊原因需要借阅财务档案时，应填写《财务档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等信息，经所在部门负责人、财务部门负责人签字同意后，报公司分管领导审批。2.借阅期限一般不得超过[x]个工作日，如需延长借阅期限，应重新办理审批手续。3.借阅人员应妥善保管所借阅的档案，不得转借他人，不得在借阅档案上进行任何形式的记录或标记。4.借阅人员归还档案时，档案保管人员应认真检查档案的完整性和准确性，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并要求借阅人员承担相应的责任。查阅与借阅记录1.财务部门应建立财务档案查阅与借阅登记簿，对每一次查阅和借阅情况进行详细记录，包括查阅（借阅）日期、查阅（借阅）人姓名、所在部门、查阅（借阅）内容、审批人等信息。2.查阅与借阅登记簿应妥善保管，以便日后查询和核对。财务档案的销毁销毁条件1.财务档案保管期满，且已无保存价值的，可以按照规定程序进行销毁。2.对于涉及未了事项的原始凭证，如未结清的债权债务原始凭证等，应单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。销毁程序1.由财务部门提出财务档案销毁申请，填写《财务档案销毁申请表》，详细列出拟销毁档案的名称、数量、保管期限等信息，并说明销毁理由。2.经财务部门负责人审核、公司分管领导审批后，成立由财务人员、审计人员等组成的档案销毁小组。3.档案销毁小组应对拟销毁的档案进行逐一核对，确保销毁档案的准确性和完整性。核对无误后，在指定地点进行销毁。4.销毁过程中，应安排专人负责监销，监销人员应在销毁清单上签字确认。销毁清单应包括档案名称、数量、销毁日期等信息。5.销毁完毕后，档案销毁小组应将销毁情况报告公司领导，并将销毁清单、审批文件等相关资料归档保存。监督与检查监督部门公司内部审计部门负责对财务档案台账管理工作进行定期监督检查。检查内容1.财务档案的分类、整理、归档是否符合本制度的要求。2.财务档案台账的建立与登记是否准确、及时。3.财务档案的保管是否安全、完整，保管环境是否符合要求。4.财务档案的查阅与借阅手续是否齐全，记录是否完整。5.财务档案的销毁程序是否合规，销毁记录是否