贸易公司印章管理制度

贸易公司印章管理制度一、总则1.目的为加强公司印章管理，规范印章使用流程，维护公司合法权益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构的所有印章，包括但不限于公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章、部门章等。3.印章管理原则印章管理遵循"明确责任、严格审批、规范使用、妥善保管"的原则，确保印章使用的合法性、真实性、安全性。二、印章的种类及用途1.公章代表公司对外行使权力的正式印章，用于各类重要文件、合同、协议、证明等的签署。2.合同专用章专门用于签订经济合同，明确合同的法律效力。3.财务专用章用于公司财务结算、票据开具、资金收付等财务相关业务。4.法定代表人章用于特定的财务文件、授权委托书等，代表法定代表人行使权力。5.部门章由各部门根据工作需要自行刻制，用于本部门内部文件、通知、报表等的加盖，不得对外使用。三、印章的刻制与启用1.印章刻制（1）因工作需要刻制印章时，由需求部门填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、刻制数量等信息，并经部门负责人签字确认后，报行政部门审核。（2）行政部门审核通过后，统一安排到公安机关指定的刻章单位进行刻制。刻章单位必须具备合法资质，确保印章的质量和安全性。（3）印章刻制完成后，行政部门负责领取，并与刻章单位进行交接，核对印章的内容、样式、材质等是否与申请一致。2.印章启用（1）新印章启用前，行政部门应填写《印章启用申请表》，注明启用日期、印章名称、保管人等信息，报公司领导审批。（2）经公司领导批准后，行政部门负责发布印章启用通知，明确印章的使用范围、审批流程等事项。（3）印章启用后，原印章同时废止，如有需要，应及时进行封存或销毁处理。四、印章的保管1.保管人员（1）公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章由行政部门指定专人保管，部门章由各部门负责人指定专人保管。（2）印章保管人员应具备责任心强、工作认真负责、保密意识高的条件，并经过公司严格的审查和培训。2.保管要求（1）印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜、文件柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮设施。（2）印章保管人员不得擅自将印章转借他人使用，不得在空白纸张、文件上加盖印章。（3）如遇印章保管人员请假、出差等情况，应提前办理印章交接手续，由公司指定的临时保管人员负责保管。3.印章台账行政部门应建立印章管理台账，详细记录印章的名称、规格、启用时间、保管人、使用记录等信息，确保印章管理的可追溯性。五、印章的使用1.使用流程（1）用章申请人填写《印章使用申请表》，注明用章事由、用章文件名称、用章日期、用章份数等信息，并签字确认。（2）根据用章性质和审批权限，报相关领导审批。具体审批权限如下：涉及公司重大决策、重要合同、协议等事项，需经公司法定代表人审批。涉及公司日常经营活动、一般性文件、证明等事项，由分管领导审批。涉及部门内部事务、文件、通知等事项，由部门负责人审批。（3）印章保管人员在收到经审批的《印章使用申请表》后，应认真核对用章内容是否与申请表一致，审批手续是否齐全。如无异议，方可在用章文件上加盖印章，并在《印章使用申请表》上记录用章时间、用章份数等信息。（4）用章完毕后，印章保管人员应及时将印章归位保管，并将《印章使用申请表》存档备查。2.使用范围（1）公章的使用范围包括但不限于：公司对外发布的各类文件、合同、协议、证明、信函等；公司内部重要文件、报告、通知等；公司法定代表人授权书、委托书等。（2）合同专用章的使用范围仅限于签订各类经济合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、借款合同等。（3）财务专用章的使用范围包括但不限于：财务结算票据、资金收付凭证、税务发票、财务报表等。（4）法定代表人章的使用范围包括但不限于：特定的财务文件、授权委托书、银行预留印鉴等。（5）部门章的使用范围仅限于本部门内部文件、通知、报表等，不得对外使用。3.禁止使用情况（1）未经审批的文件、合同、协议等不得加盖印章。（2）空白纸张、介绍信、授权书等不得加盖印章。（3）涉及违法违规、损害公司利益的事项不得加盖印章。六、印章的变更与挂失1.印章变更（1）因公司名称变更、业务调整、印章损坏等原因需要变更印章时，由行政部门填写《印章变更申请表》，详细说明变更原因、变更内容等信息，并经公司领导审批。（2）经公司领导批准后，行政部门负责按照印章刻制与启用的流程，办理印章变更手续。（3）印章变更后，行政部门应及时更新印章管理台账，并发布印章变更通知，明确新印章的使用范围、审批流程等事项。2.印章挂失（1）发现印章丢失或被盗后，印章保管人员应立即向行政部门报告，并填写《印章挂失申请表》。（2）行政部门接到报告后，应及时向公司领导汇报，并采取必要的措施，如登报声明挂失、向公安机关报案等，以防止印章被非法使用。（3）在印章挂失期间，暂停该印章的使用。待新印章刻制并启用后，原印章自动失效。七、印章的废止与销毁1.印章废止（1）因公司名称变更、业务调整、印章损坏等原因需要废止印章时，由行政部门填写《印章废止申请表》，详细说明废止原因、废止印章名称等信息，并经公司领导审批。（2）经公司领导批准后，行政部门负责将废止印章收回，并与印章保管人员进行交接。2.印章销毁（1）废止印章应及时进行销毁处理，以防止印章被非法使用。（2）印章销毁应由行政部门会同审计部门共同进行，并填写《印章销毁登记表》，详细记录印章名称、规格、销毁时间、销毁方式等信息。（3）印章销毁方式可采用粉碎、焚烧等物理方法，确保印章无法恢复使用。八、监督与检查1.内部监督公司行政部门负责定期对印章的保管、使用情况进行检查，确保印章管理规范、使用安全。检查内容包括但不限于：印章保管是否安全、使用流程是否合规、审批手续是否齐全、用章记录是否完整等。2.审计监督公司审计部门负责对印章管理情况进行定期审计，重点审查印章的刻制、启用、保管、使用、变更、挂失、废止、销毁等环节是否符合公司规定，是否存在违规操作和风险隐患。3.违规处理对于违反本制度规定使用印章的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于：批评教育、警告、罚款、解除劳动合同等。对于因违规使用印章给公司