记录档案凭证管理制度

记录档案凭证管理制度一、总则（一）目的为了加强公司记录档案凭证的管理，确保记录档案凭证的真实性、完整性和安全性，便于公司各项工作的查询、追溯和决策依据，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作活动中形成的各类记录档案凭证的管理。（三）基本原则1.真实性原则：记录档案凭证应如实反映工作活动的实际情况，不得伪造、篡改。2.完整性原则：涵盖工作活动的各个环节和方面，确保记录无遗漏。3.规范性原则：记录的格式、内容填写等应符合公司规定和相关标准。4.安全性原则：采取有效措施保护记录档案凭证，防止丢失、损坏、泄露。二、记录档案凭证的分类与编号（一）分类1.行政类：包括公司文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度等。2.人事类：员工档案、考勤记录、培训记录、绩效考核记录等。3.财务类：会计凭证、财务报表、审计报告等。4.业务类：销售合同、采购订单、生产记录、质量检验报告等。5.其他类：不属于上述分类的其他记录档案凭证。（二）编号1.为便于管理和查询，对各类记录档案凭证进行统一编号。编号规则应简洁明了，具有唯一性。2.编号一般由年份、类别代码、顺序号等部分组成。例如：2023xZ001，其中"2023"表示年份，"xZ"表示行政类，"001"表示该类记录的顺序号。三、记录档案凭证的形成与收集（一）形成1.各部门和员工应按照工作职责和流程，及时、准确地形成各类记录档案凭证。2.记录应使用规范的书写工具和载体，字迹清晰、内容完整。（二）收集1.各部门指定专人负责本部门记录档案凭证的收集工作，确保记录不遗漏。2.收集的记录应进行初步整理，检查其完整性和准确性，对不符合要求的记录及时退回相关人员补充或修正。四、记录档案凭证的整理与归档（一）整理1.对收集到的记录档案凭证进行分类整理，去除重复、无效的记录。2.按照记录的时间顺序、重要程度等进行排序，便于查阅和管理。（二）归档1.整理后的记录档案凭证应及时归档到公司指定的档案存储地点。2.归档时应填写档案目录，注明档案名称、编号、日期、保管期限等信息，以便快速查找。五、记录档案凭证的保管（一）保管期限1.根据国家法律法规和公司实际情况，确定各类记录档案凭证的保管期限。2.保管期限分为短期（15年）、中期（510年）、长期（10年以上）。（二）保管地点1.设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火防盗设施等。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求。（三）保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，确保档案的安全和完整。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，防止档案信息丢失。3.严格限制无关人员进入档案库房，确需查阅档案的，应按照规定办理借阅手续。六、记录档案凭证的查阅与借阅（一）查阅1.公司内部人员因工作需要查阅记录档案凭证的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称和编号等信息。2.申请表经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。档案管理人员应在现场监督查阅，确保档案不被损坏或带出档案库房。（二）借阅1.因特殊原因需要借阅记录档案凭证的，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等。2.申请表经所在部门负责人、档案管理部门负责人和公司分管领导审批后，方可办理借阅手续。3.借阅期限一般不超过[具体期限]，确需延长的，应提前办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损。借阅期满后应及时归还档案管理部门。七、记录档案凭证的销毁（一）销毁条件1.记录档案凭证超过保管期限，且已无留存价值的。2.因不可抗力等原因导致档案损坏、无法修复且无利用价值的。（二）销毁程序1.档案管理部门定期对已到保管期限的档案进行清理，提出销毁意见，编制《档案销毁清单》。2.《档案销毁清单》经档案管理部门负责人、公司分管领导审批后，组织实施销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁彻底。监销人员应在《档案销毁清单》上签字确认。4.销毁后的《档案销毁清单》应妥善保存，以备查考。八、电子记录档案凭证的管理（一）存储1.电子记录档案凭证应存储在安全可靠的存储设备上，如服务器、磁盘阵列等，并进行定期备份。2.存储设备应设置访问权限，防止数据被非法访问和篡改。（二）维护1.定期对电子记录档案凭证进行检查和维护，确保数据的完整性和可读性。2.对损坏或丢失的数据应及时进行恢复或补充，保证电子档案的正常使用。（三）查阅与借阅1.电子记录档案凭证的查阅与借阅应通过公司内部网络系统进行，遵循与纸质档案相同的审批流程。2.查阅和借阅人员应使用公司规定的电子文档查看工具，不得擅自复制、传播电子档案。（四）销毁1.电子记录档案凭证的销毁应采用专业的数据擦除工具，确保数据无法恢复。2.销毁过程应进行记录，并由监销人员签字确认。九、监督与考核（一）监督检查1.公司定期对各部门记录档案凭证的管理情况进行监督检查，发现问题及时督促整改。2.监督检查内容包括记录的形成、收集、整理、归档、保管、查阅与借阅、销毁等环节。（二）考核1.将记录档案凭证管理工作纳入部门和员工的绩效考核体系，对管理工作出色的部门和个人给予奖励。2.对违反本制度规定的部门和个人，视情节轻重给予批评教育、经济处罚等处理；构成违