记账凭证存放管理制度

记账凭证存放管理制度总则目的为了规范公司记账凭证的存放管理，确保记账凭证的安全、完整和可追溯，提高财务工作效率，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司及所属各部门涉及的记账凭证存放管理工作。基本原则1.安全保密原则：确保记账凭证的存放安全，防止凭证丢失、损毁和泄露公司财务信息。2.分类规范原则：按照一定的标准对记账凭证进行分类存放，便于查找和管理。3.可追溯原则：保证记账凭证的存放便于追溯每一笔经济业务的发生过程。记账凭证的定义及分类记账凭证的定义记账凭证是财会部门根据原始凭证填制，记载经济业务简要内容，确定会计分录，作为记账依据的会计凭证。记账凭证的分类1.按用途分类专用记账凭证：用来专门记录某一类经济业务的记账凭证。又可以分为收款凭证、付款凭证和转账凭证。通用记账凭证：用来记录各种经济业务的记账凭证。2.按填列会计科目的数目分类单式记账凭证：每一张记账凭证只填列一个会计科目及其金额的记账凭证。复式记账凭证：将每一笔经济业务所涉及的全部会计科目及其发生额均在同一张记账凭证中反映的一种凭证。3.按包括的内容分类单一记账凭证：只包括一笔会计分录的记账凭证。汇总记账凭证：根据一定时期内同类单一记账凭证定期加以汇总而重新编制的记账凭证。科目汇总表：根据一定时期内所有的记账凭证定期加以汇总而重新编制的记账凭证。记账凭证的编制要求基本要求1.记账凭证各项内容必须完整。2.记账凭证应连续编号。一笔经济业务需要填制两张以上记账凭证的，可以采用分数编号法编号。3.记账凭证的书写应清楚、规范。相关要求同原始凭证。4.记账凭证可以根据每一张原始凭证填制，或根据若干张同类原始凭证汇总编制，也可以根据原始凭证汇总表填制。但不得将不同内容和类别的原始凭证汇总填制在一张记账凭证上。5.除结账和更正错误的记账凭证可以不附原始凭证外，其他记账凭证必须附有原始凭证。6.填制记账凭证时若发生错误应当重新填制。已登记入账的记账凭证在当年内发现填写错误时，可以用红字填写一张与原内容相同的记账凭证，在摘要栏注明"注销某月某日某号凭证"字样，同时再用蓝字重新填制一张正确的记账凭证，注明"订正某月某日某号凭证"字样。如果会计科目没有错误，只是金额错误，也可将正确数字与错误数字之间的差额，另编一张调整的记账凭证，调增金额用蓝字、调减金额用红字。发现以前年度记账凭证有错误的，应当用蓝字填制一张更正的记账凭证。7.记账凭证填制完成经济业务事项后，如有空行，应当自金额栏最后一笔金额数字下的空行处至合计数上的空行处划线注销。收款凭证的编制要求收款凭证左上角的"借方科目"按收款的性质填写"库存现金"或"银行存款"；日期填写的是编制本凭证的日期；右上角填写编制收款凭证的顺序号；"摘要"填写对所记录的经济业务的简要说明；"贷方科目"填写与收入"库存现金"或"银行存款"相对应的会计科目；"记账"是指该凭证已登记账簿的标记，防止经济业务重记或漏记；"金额"是指该项经济业务的发生额；该凭证右边"附件×张"是指本记账凭证所附原始凭证的张数；最下边分别由有关人员签章，以明确经济责任。付款凭证的编制要求付款凭证的编制方法与收款凭证基本相同，只是左上角由"借方科目"换为"贷方科目"，凭证中间的"贷方科目"换为"借方科目"。转账凭证的编制要求转账凭证将经济业务事项中所涉及全部会计科目，按照先借后贷的顺序记入"会计科目"栏中的"一级科目"和"二级及明细科目"，并按应借、应贷方向分别记入"借方金额"或"贷方金额"栏。其他项目的填列与收款凭证、付款凭证相同。记账凭证的装订装订前的准备1.分类整理，按顺序排列，检查日数、编号是否齐全。2.按凭证汇总日期归集（如按上、中、下旬汇总归集）确定装订成册的本数。3.摘除凭证内的金属物（如订书钉、大头针、回形针），对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小，且要避开装订线，以便翻阅保持数字完整。4.整理检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺号要查明原因。再检查附件有否漏缺，领料单、入库单、工资、奖金发放单是否随附齐全。5.记账凭证上有关人员（如财务主管、复核、记账、制单等）的印章是否齐全。装订方法1.从方向上来说，有左边装订线处装订法；有左上角包角装订法。左上角包角装订法的具体做法（阿童木曾专门写过，待查找）：用两条适当宽度和长度的纸条互相垂直折叠放在封面左上角，承蒙凭证一起装订。订完后沿装订线向后折，剪去尾部多余的部分，折好后封条在凭证封面左上角显三角形，凭证封底显矩形，可以将装订线全部包住，最后用胶水粘牢即可。并在骑缝处加盖装订人名章压缝。2.从装订方式来说，有夹塞法，即在左边装订处夹塞。可用记账凭证裁段做塞，可用纸折叠做塞，实际工作中有把使用过的特快专递按凭证的大小和适当的宽度剪裁好夹芯做塞的，方便而且也很节省。处理左边与右边持平的方法还有：每张记账凭证下垫一张同样大小的纸，将纸折成骑缝处纸条（长方形纸条），并剪角涂胶水，重叠对齐粘贴。这两种方法，不仅方便、快速度，而且列印清晰，不影响翻阅。3.编制会计分录必须保证借贷平衡。4.记账凭证摘要的填写应简明扼要，能清晰地反映经济业务的内容，便于查阅。5.记账凭证的编号应连续，不得跳号、重号。装订时注意事项1.要将科目汇总表及T型账户表装订进去，这样便于不查看账本就能快速查找某笔凭证。虽然现在电算化了，科目汇总表还是应装订进去，起码不看账本就能知道当月的发生额。2.装订凭证厚度一般1.5厘米，方可保证装订牢固，美观大方。装订后的检查1.检查记账凭证的封面是否平整，有无折角、缺角等情况。2.检查记账凭证的编号是否连续，有无跳号、重号现象。3.检查记账凭证的附件是否齐全，有无遗漏。4.检查记账凭证的装订是否牢固，有无松动、脱落等情况。记账凭证的存放地点专门档案室设置公司设立专门的财务档案室用于存放记账凭证。档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，确保记账凭证的安全存放。档案室环境要求1.档案室温度应保持在适宜范围，一般为14℃24℃，相对湿度应控制在45%60%。2.档案室应保持清洁、通风良好，避免阳光直射。存放区域划分1.按年度划分区域：将不同年度的记账凭证存放在不同的区域，便于查找和管理。2.按类别细分区域：在每个年度区域内，再按照收款凭证、付款凭证、转账凭证等类别进一步细分存放区域。记账凭证的存放期限法律法规规定根据国家相关法律法规，记账凭证的存放期限一般为30年。特殊情况处理1.涉及未了事项的记账凭证，应单独抽出，另行立卷，直到未了事项完结为止。2.对于超过存放期限但仍有重要参考价值的记账凭证，应进行单独登记和保管，以备查阅。记账凭证的查阅与借阅查阅流程1.内部查阅：公司内部人员因工作需要查阅记账凭证的，应填写《记账凭证查阅申请表》，注明查阅目的、查阅范围、查阅时间等，经部门负责人审批后，到财务档案室查阅。查阅时，应在档案室管理人员的陪同下进行，不得擅自将记账凭证带出档案室。2.外部查阅：外部单位（如审计部门、税务机关等）因工作需要查阅记账凭证的，应持单位介绍信，填写《记账凭证查阅申请表》，经公司财务负责人审批后，到财务档案室查阅。查阅时，应在档案室管理人员的监督下进行，查阅内容不得超出审批范围，查阅时间不得超过规定时间。借阅流程1.内部借阅：公司内部人员因工作需要借阅记账凭证的，应填写《记账凭证借阅申请表》，注明借阅目的、借阅范围、借阅时间等，经部门负责人审批后，报财务负责人批准。借阅期限一般不得超过[x]个工作日，如需延期，应重新办理审批手续。借阅人员应妥善保管借阅的记账凭证，不得转借他人，不得在记账凭证上涂改、标记、抽换等。2.外部借阅：原则上不允许外部单位借阅记账凭证。如因特殊情况确需借阅的，应持单位介绍信，填写《记账凭证借阅申请表》，经公司财务负责人审批后，报公司总经理批准。借阅期限一般不得超过[x]个工作日，如需延期，应重新办理审批手续。借阅期间，档案室管理人员应定期检查借阅情况，确保记账凭证的安全。查阅与借阅记录档案室管理人员应对记账凭证的查阅与借阅情况进行详细记录，包括查阅或借阅日期、查阅或借阅人员姓名、部门、查阅或借阅目的、查阅或借阅范围、归还日期等。查阅与借阅记录应妥善保存，以备查询。记账凭证的保管与维护日常保管责任1.财务档案室管理人员负责记账凭证的日常保管工作，确保记账凭证存放安全、有序。2.定期对记账凭证进行检查，查看是否有损坏、受潮、虫蛀等情况，如有问题及时采取措施处理。维护措施1.防潮措施：在档案室放置干燥剂，防止记账凭证受潮。对于受潮的记账凭证，应及时进行晾晒或烘干处理，并采取相应的防护措施。2.防虫措施：在档案室放置防虫药品，如樟脑丸等，防止虫蛀记账凭证。定期检查记账凭证，如发现有虫蛀迹象，应及时采取措施处理，如喷洒杀虫剂等。3.防火措施：在档案室配备灭火设备，如灭火器、消防栓等，并定期进行检查和维护，确保其性能良好。同时，制定防火应急预案，提高应对火灾的能力。4.防盗措施：档案室应安装防盗门窗、监控设备等，加强安全防范。严格限制无关人员进入档案室，确保记账凭证的安全。记账凭证的销毁销毁条件1.记账凭证存放期限已满，且已无保留价值。2.记账凭证因自然灾害、意外事故等原因造成损坏，无法使用且已无修复价值。销毁程序1.由财务部门提出记账凭证销毁申请，填写《记账凭证销毁申请表》，注明销毁记账凭证的年度、类别、数量等信息，并说明销毁原因。2.《记账凭证销毁申请表》经财务负责人审核后，报公司总经理审批。3.审批通过后，由财务部门会同档案管理部门共同组织实施记账凭证的销毁工作。销毁时，应指定专人负责监销，确保销毁过程合规、彻底。4.销毁完成后，监销人员应在《记账凭证销毁清册》上签字确认，《记账凭证销毁清册》应包括记账凭证的年度、类别、数量、销毁时间、销毁方式等信息。《记账凭证销毁清册》应作为会计档案永久保存。监督与检查内部监督1.公司内部审计部门定期对记账凭证存放管理