2025年企业合同管理台帐

2025年企业合同管理台帐本合同管理台账（以下简称“本台账”）由企业（以下简称“甲方”）与方（以下简称“乙方”）共同制定，旨在规范企业合同管理流程，明确合同管理责任，确保合同履行的合法性、规范性和透明性。本台账适用于甲方与其他各类合同当事人的合同管理，包括但不限于采购合同、销售合同、服务合同、合作协议等。第一条合同管理台账的建立与维护1.1台账的定义与范围本台账是指甲方为规范合同管理而设立的记录档案，包含合同编号、合同名称、签订日期、合同当事人、合同内容、履行情况、变更情况、终止情况等信息。本台账适用于甲方与所有合同当事人签订的合同，涵盖合同的签订、履行、变更、终止等全过程。1.2台账的建立甲方应在合同签订后个工作日内完成合同管理台账的建立工作。台账应包含但不限于以下内容：（1）合同编号；（2）合同名称；（3）合同签订日期；（4）合同当事人信息；（5）合同金额及支付方式；（6）合同履行期限；（7）合同变更记录；（8）合同终止或解除记录；（9）合同履行情况；（10）其他需要记录的信息。1.3台账的维护甲方应指定专人负责合同管理台账的维护工作，确保台账信息的及时更新和完整记录。维护人员应定期对台账进行检查，确保台账信息与实际履行情况一致。第二条合同签订前的审查2.1审查内容在合同签订前，甲方应对合同内容进行审查，确保合同内容符合国家法律法规、行业标准及甲方内部管理规定。审查内容包括但不限于以下方面：（1）合同内容是否合法合规；（2）合同内容是否与甲方的战略目标一致；（3）合同约定的权利义务是否公平合理；（4）合同是否经过可行性分析和风险评估。2.2审查程序甲方应建立合同审查程序，确保每一份合同在签订前都经过法律、财务、业务等相关部门的审查。审查程序包括但不限于以下步骤：（1）承办部门提交合同草案；（2）法律部门进行法律审查；（3）财务部门进行财务审查；（4）业务部门进行业务审查；（5）管理层审批。2.3审查记录审查结果应以书面形式记录，并作为合同管理台账的一部分存档。审查记录应包括审查意见、修改建议及修改结果等内容。第三条合同信息的登记3.1登记内容甲方应在合同签订后个工作日内完成合同信息的登记工作。登记内容包括但不限于以下信息：（1）合同编号：由甲方统一编号，确保唯一性和连续性；（2）合同名称：准确反映合同内容；（3）合同类型：根据合同内容进行分类；（4）合同签订日期：准确记录合同签订时间；（5）合同履行期限：明确合同履行的起止时间；（6）合同金额：准确记录合同总金额及支付方式；（7）合同当事人：准确记录合同双方的名称、住所、法定代表人或负责人、联系方式等信息；（8）承办部门：负责合同的具体执行部门；（9）承办人：负责合同的具体执行人员；（10）合同状态：记录合同的当前状态，包括尚未履行、正在履行、履行完毕、变更、终止、解除等。3.2登记要求合同信息的登记应真实、准确、完整，不得遗漏重要信息或虚报、瞒报。登记信息应与合同文本内容一致，确保台账信息的可靠性。第四条合同履行的管理4.1履行记录甲方应定期对合同履行情况进行记录，确保合同履行情况的真实性和完整性。履行记录应包括但不限于以下内容：（1）合同履行进度：记录合同履行的具体情况，包括已完成的事项和未完成的事项；（2）合同履行中的问题：记录合同履行过程中出现的问题及解决方案；（3）合同履行的证明材料：包括但不限于书面文件、电子文件、音视频资料等。4.2履行检查甲方应定期对合同履行情况进行检查，确保合同按照约定的期限和方式履行。检查内容包括但不限于以下方面：（1）合同履行进度是否符合约定；（2）合同履行质量是否符合约定；（3）合同履行中的问题是否及时解决。4.3履行报告甲方应定期向管理层提交合同履行报告，报告内容包括但不限于以下内容：（1）合同履行的整体情况；（2）合同履行中的问题及解决方案；（3）合同履行的相关建议。第五条合同的变更、终止或解除5.1变更记录合同在履行过程中发生变更的，甲方应在变更后个工作日内对合同管理台账进行更新，记录变更内容及变更原因。变更记录应包括但不限于以下内容：（1）变更时间：记录变更的具体时间；（2）变更内容：准确描述变更的具体内容；（3）变更原因：记录变更的原因及依据；（4）变更后的合同内容：更新后的合同内容。5.2终止或解除记录合同在履行过程中发生终止或解除的，甲方应在终止或解除后个工作日内对合同管理台账进行更新，记录终止或解除的原因及结果。终止或解除记录应包括但不限于以下内容：（1）终止或解除时间：记录终止或解除的具体时间；（2）终止或解除原因：记录终止或解除的原因及依据；（3）终止或解除后的后续事项：记录终止或解除后的后续处理情况。5.3变更、终止或解除的备案合同的变更、终止或解除应经过甲方管理层的审批，并将相关文件作为合同管理台账的一部分存档。变更、终止或解除的备案应包括但不限于以下文件：（1）变更协议或补充协议；（2）终止协议或解除协议；（3）相关证明文件。第六条合同的归档与销毁6.1归档要求合同履行完毕后，甲方应在个工作日内将合同文本及相关资料进行归档。归档要求包括但不限于以下内容：（1）归档文件：包括合同文本、补充协议、履行记录、变更记录、终止或解除记录等；（2）归档方式：采用纸质文件或电子文件的形式进行归档；（3）归档期限：合同履行完毕后个工作日内完成归档。6.2销毁程序合同归档后，甲方应按照国家相关法律法规及甲方内部管理规定进行销毁。销毁程序包括但不限于以下步骤：（1）销毁申请：由承办部门提出销毁申请；（2）销毁审批：由管理层进行审批；（3）销毁记录：记录销毁的时间、内容及责任人。6.3销毁要求合同销毁应确保销毁过程的合法性和安全性，避免因销毁不当导致信息泄露或合同纠纷。销毁要求包括但不限于以下内容：（1）销毁方式：采用纸质文件销毁的，应采取粉碎、焚烧等安全方式；采用电子文件销毁的，应采取数据擦除等安全方式；（2）销毁监督：由第三方监督销毁过程，确保销毁过程符合规定。第七条合同信息的查询与使用7.1查询权限合同管理台账的查询权限仅限于甲方内部授权人员，未经授权的人员不得查询或使用合同管理台账中的信息。7.2查询程序查询合同管理台账中的信息应按照以下程序进行：（1）查询申请：由查询申请人提交书面申请，并说明查询目的和范围；（2）查询审批：由管理层进行审批，批准后方可查询；（3）查询记录：记录查询的时间、内容及查询人员。7.3信息使用查询获得的合同管理台账信息仅限于查询目的使用，不得用于其他用途。查询人员应确保信息的安全性和保密性，不得泄露或滥用合同管理台账中的信息。第八条保密义务8.1保密责任甲方应确保合同管理台账中的信息不被泄露，防止因信息泄露导致的法律纠纷或经济损失。8.2保密措施甲方应采取以下措施确保合同管理台账中的信息保密：（1）物理保密：采用物理隔离、门禁控制等措施，防止未经授权的人员接触合同管理台账；（2）电子保密：采用密码保护、数据加密等措施，防止未经授权的人员访问合同管理台账；（3）人员保密：要求相关人员签订保密协议，明确保密义务和违约责任。8.3保密例外在以下情况下，甲方可以披露合同管理台账中的信息：（1）依照国家法律法规或司法机关的要求；（2）为保护甲方合法权益，且已采取必要保密措施；（3）经合同当事人书面同意。第九条责任划分9.1违反条款的责任本台账的任何一方违反本条款的约定，应承担相应的法律责任和经济责任。具体责任包括但不限于以下内容：（1）民事责任：承担因违反条款约定造成的经济损失；（2）行政责任：接受相关行政机关的处罚；（3）刑事责任：承担因违反国家法律法规构成犯罪的刑事责任。9.2经济赔偿因违反本条款约定造成经济损失的，违约方应赔偿守约方遭受的全部经济损失，包括但不限于直接损失、间接损失、预期利益损失等。9.3责任免除在以下情况下，违约方不承担赔偿责任：（1）因不可抗力导致无法履行本条款约定；（2）因守约方自身原因导致损失；（3）其他依法或依约可以免除责任的情形。第十条其他约定10.1条款的补充本条款未尽事宜，由甲乙双方另行协商，并签订补充协议。补充协议与本条款具有同等法律效力。10.2条款的变更本条款的变更应由甲乙双方协商一致，并签订书面变更协议。变更协议与本条款具有同等法律效力。10.3条款的解释本条款的解释权归属于甲乙双方共同所有。对条款的理解产生争议时，双方应通过友好协商解决；协商不成的，依法向有管辖权的人民法院提起诉讼。10.4条款的生效本条款自甲乙双方签字盖章之日起生效，有效期为年。有效期届满后，若双方无异议，本条款自动续期。附件合同管理台账登记表合同履行记录表合同变更记录表合同终止或解除记录表合同归档与销毁记录表合同信息