办公室工作手册范本

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批准日期:年八日实施日期:年

目录

1.部门结构图.......................................................2

2.部门责任.........................................................2

3.部门各岗位责任..................................................3-4

3.1办公室主任工作责任..............................................3

3.2行政前台工作责任................................................3

3.3档案治理员工作责任..............................................3

3.4行政助理工作责任................................................3

3.5行政专员工作货任................................................4

3.6司机工作责任.....................................................4

4.部门工作质量治理目标...........................................4

5.各岗位工作流程及说明...........................................5-36

5.1客户订票流程

5.2公司总经理订票流程

5.3公司总经理级别以下员工订票

5.4客户用餐安排流程

5.5客户住宿安排流程

5.6考勤治理流程

5.7档案归档流程

5.8档案借用流程

5.9盖章流程说明

5.10办公用品采购流程

5.11办公用品领用流程

5.12办公设备采购流程

5.13行管会议的组织及跟踪流程

5.14工程申报流程

5.15办公室.部治理工作流程

5.16车辆治理使用工作流程

5.17车辆治理使用工作流程

6.部门治理制度......................................................37-

47

6.1办公室工作治理规定（暂行）

6.2会议治理规定（暂行）

6.3公司打印机、复印机的使用通告

6.4公司打印机、复印机的使用通告

7.部门记录清单....................................................49

?部工作联络单？

?用餐招待登记表?

?酒店住房统计表？

1.办公室结构图

2.部门责任

1）协作总经理处理日常事务性工作；

2）负责公司行政治理会议的组织、记录及跟踪；

3）负责安排公司的对外来访接待工作，包括订酒店、住宿、办公订票：

4）负责相关部门的信息的及时传递；

5）负责公司相关资质文件、资料的复印、发放；

6）负责公司外来文件、资料的接收、归档及传递等治理；

7）负责办公区考勤治理；

8）负责协助财务部对公司固定资产、低值易耗品的治理；

9）负责办公设备的使用、维护、监督和采购及报废申请；

10）负责公司车辆的派遣,外出登记和行车记录的检查；

11）负责国家、省、市级工程申报信息的收集、资料的整理和申报工作:

12）负责公司工程申报工作关系的处理和维护；

13）负责公司公共关系客户信息汇总；

14）负责办公区域环境制度的建立和监督执行；

15）负责公司公共关系礼品购置、入库和发放等治理；

16）负责完成上级领导下达的各项工作任务.

3.部门各岗位责任

3.1办公室主任：

1）对办公室工作负总责；

2）负责办公室各岗位人员的工作进行分配；

3）负责办公室各岗位人员工作岗位培训；

4）负责办公室各岗位人员的考核；

5）负责组织行政治理会议,并落实实施；

6）负责国家扶持的工程申报、资金落实及关系的处理；

7）负责上级领导下达的各项工作任务.

3.2行政前台：

1）公司办公订票、客户订酒店、住宿等；

2〕接办公并负责转接到相关部门；

3）收发并转至相应部门；

4）对进入公司客户进行引导至指定位置：

5）对外来推销人员进行阻挡；

6）负责公司各部门要求用车进行统计,并对车辆进行调配；

7）完成上级领导下达的各项工作任务.

3.3档案治理员：（档案、公章治理和礼品、办公用品领用）

1）负责公司外来档案、合同或者资质文件等的存档登记；

2）负责公司公章的保存、盖章及记录：

3）负责公司档案的整理,有效期的查询，并于到期前一个半月上报给办公室主任；

4）负贡档案、合同及资质文件的复印、扫描等：

5）负责办公用品的入库及办公用品的领用；

6）负责办公用礼品的申请、报批、购置.、入库和领用；

7）完成上级领导下达的各项工作任务.

3.4行政助理：

1）负责接收各部门办公用品和设备购置申请并报办公室主任审批后，报备至财务；2）负责办公用

品的询价，并进行比照，采购质优价廉的办公用品（包括耗材和设备）：3）负责办公用品的入库交

接和设备固定资产登记；4）负责办公用网络、等设备的维护；5）负责饮用水的购置和入库，费

用月结等；6）协助办公室库管进行礼品购置、入库；7）负责完成上级领导下达的各项工作任务.

3.5行政专员：

1）协助办公室主任组织行政治理会议并做好记录,整理会议纪要并发放；

2）落实会议纪要形成决议容，负责周方案表的整理并汇报给办公室主任；3）负责办公室红头文件

的起草,并跟踪文件审批单进行文件发放；

4）负责协助办公室主任对公司ISO体系执行情况进行监督并报办公室主任；

5）负责查找国家、省、市、区工程申报信息；

6）对申报文件简单信息进行填写，协助办公室主任进行申报文件的汇总,装订和递交；7）负责工

程申报工作后期的跟踪,并提醒办公室主任跟进.

8）完成上级领导下达的各项工作任务.

3.6司机

1）协助办公室完成公司的出车任务

2）负责公司车辆的维护和保养

3）完成上级领导下达的各项工作任务

4.部门工作质量治理目标

序目标统计周目标统计时

治理目标公式

号考核岗位期间

酒店预订及时率（预定酒店次数-投诉次行政前

2一个月月末

台

98%数）/预定酒店次数

3考勤准确率100%人力资源考核一个月次月初

行政前台

档案处理及时率档案

4部门主管考核一个月月末

98%治理员

办公用品库存准办公用品现有库存量/办档案

5一个月月末

确率96%公用品应有库存量治理员

办公设备完好率办公设备性能良好数/办行政助

5一个月月末

96%公设备总数理

办公用品采购合行政助

6一个月月末

格率98%采购合格次数/采购次数理

行管会议跟踪落实（开会次数-投诉次数）

7一个周周六

及时率90%/开会次数行政专员

工程跟踪及时率

8部门主管考核一个月月末

95%行政专员

公司制度跟踪落实

9咨询治理委员会考核一个月月末

及时率95%行政专员

司机

公司车辆性能良好

10（出车次数-车辆出车出一个月月末

率96%

故障次数）/出车次数

5.部门工作流程及说明

5.1给客户订票流程

接待方；销管中央；总监；办公室前台

开始

《市核、

qCZ____

I/确认\_依据申请单订票,

/并反馈订票信息

依据申请单

返回一联

.

接待客户一褰:4

知订票信息

1f

依据留存联执

行报销流程

5.1.1给客户订票流程说明

步骤工作程序责任部门/岗位时限相关记录文件、表格

1填写客户接待申请单接待方?客户接待申请单？

审核

2销管中央?客户接待申请单？

审核确认

3总监?客户接待申请单？

4确认签字办公室?客户接待申请单？

?客户接待申请单？

依据申请单订票，并反应

5行政前台

订票信息报销流程

销管中央依据返联登记备

6销管中央?客户接待申请单？

案,并取回所订票据

7接待客户接待方

8依据留存联执行报销流程行政前台?客户接待申请单？

5.2公司总经理订票流程

总经办前台办公室

接到订票通知

5.2.1公司总经理订票流程说明

步骤工作程序责任部门/岗位时限相关记录文件、表格

1接到订票通知办公室

2订票行政前台

3确认总经办

机票-通知航空

行政前台

公司送票

4

火车票-取火车

总经办

票

机票-执行财务

行政前台

报销流程

火车票-总经理返

5

程后,索要火车

总经办

票,执行财务报销

流程

5.3公司总经理级别以下因公出差员工（除业务员）订票流程

住询票务信息

5.3.1公司总经理级别以下员工订票说明

相关记录文件、

步骤工作程序责任部门/岗位时限

表格

1接到订票通知办公室

2订票行政前台

3确认出行人

4借款出行人

5订票行政前台

6取票出行人

7报销出行人报销流程

5.4客户用餐安排流程

5.4.1客户用餐安排流程说明

步时

工作程序责任部门/岗位相关记录文件、表格

骤限

1填写客户接待申请单接待方?客户接待申请单？

2审核销管中央?客户接待申请单？

审核确认总监?客户接待申请单？

3

签字确认

4办公室?客户接待申请单？

预订用餐房间，并告知销?**用餐招待消费

管房间信息

5行政前台

单？

?**用餐招待消费

取回一联客户接待申请

6销管中央

单,并登记

单？

依据客户接待申请单消?木木用餐招待消费

7费，返回公司时，将消费单接待方

交办公室单？

?**用餐招待消费

前台留存客户申请单及消

8行政前台

费单

单？

?**用餐招待消费

9销管登记消费金额销管中央

单？

?**用餐招待消费

10月底对账，结算行政前台

单？

5.5.1客户住宿安排流程说明

步时

工作程序责任部门/岗位相关记录文件、表格

骤限

?客户接待申请

1填写客户接待申请单接待方

单？

?客户接待申请

2审核销管中央

单？

?客户接待申请

3审核确认总监

单？

?客户接待申请

4确认办公室

单？

预定酒店、做登记，反应信息?客户接待申请

5行政前台

单？

备案,并反应住房信息?客户接待申请

6销管中央

单？

接待

7接待方

8完善登记记录行政前台?酒店住房统计表？

?客户接待申请

9执行报销流程行政前台

单？

5.6考勤治理流程

—►因事不能打卡，被考勤

人三天内填写考勤说明

月末统计考勤，次月

初交给人力资源

核算薪酬

5.6.1考勤治理流程说明

步骤工作程序责任部门/岗位时限相关记录文件、表格

1新员工报到人力资源员工手册

—

2录指纹行政前台

—

3打卡员工

因事不能打卡,被考勤人

三天填写考勤说明员工考勤说明

月末统计考勤，次月初交

行政前台考勤表

给人力资源部

核算薪酬人力资源

5.7档案归档流程

5.7.1档案归档流程说明

加相关记录文件、表

工作程序责任部门/岗位时限

骤格

?公司文档入库

将文件资料转交于办

1当事人接收表？

公室档案治理员

?公司档案登记

办公室档案治理员接

2档案治理员表？

收档案

3分类、登记、存档档案治理员

4扫描档案治理员

证书、资质类

根据需要分发或整理

5成电子版档案治^匣员

5.8档案借用流程

5.8.1档案借用流程说明

（合同类）

步时

工作程序责任部门/岗位相关记录文件、表格

骤限

1提出借阅申请借用人?档案借阅借用登记表？

2审批签字部门主管?档案借阅借用登记表？

3借出、登记档案治理员?档案借阅借用登记表？

5.9盖章流程

结束

5.9.1盖章流程说明

步时

工作程序责任部门/岗位相关记录文件、表格

骤限

盖章需求部门提出

1需求部门口头或QQ

盖章申请

2审核部门主管口头

3审核主管副总口头

4批准总经理口头

?公司印鉴借用、盖章登

5盖章、登记档案治理员

记表？

5.10办公用品采购流程

结束

5.10.1办公用品采购流程说明

步骤工作程序责任部门/岗位时限相关记录文件、表格

依据库存及各部

1门申购单填写办档案治理员?办公用品申请单？

公用品申请单

寻找性价比拟高

2办公室行政助理?办公用品申请单？

的采购商

3审批办公室主任?办公用品申请单？

4审批财务?办公用品申请单？

超过500元的办

5公用品采购需经总经理?办公用品申请单？

审批

6采购行政助理?办公用品申请单？

7入库档案治理员?办公用品入库单？

5.11办公用品领用流程

结束

步骤工作程序责任部门/岗位时限相关记录文件、表格

1提出领用申请申请人口头

2查找日前记录档案治理员?办公用品领用表？

依据记录发放办

3档案治理员?办公用品领用表？

公用品

4登记档案治理员?办公用品领用表？

5整理库存档案治理员?办公用品库存单？

5.12办公设备采购流程

步骤工作程序责任部门/岗位时限相关记录文件、表格

1提出采购申请需求部门?办公设备申请单？

2审核部门主管?办公设备申请单？

3审核主管副总?办公设备申请单？

4审核调剂办公室主任?办公设备申请单？

5询价办公室行政助理

5批准总经理?办公设备申请单？

6采购办公室行政助理?办公设备申请单？

7设备入库,调配办公室主任

办公室行政专员各部门主管

5.13.1行管会议的组织及跟踪流程说明

步骤工作程序责任部门/岗位时限相关记录文件、表格

1整理工作容，提出周方案各部门主管?周方案表？

汇总本周各部门工作方案表

2行政专员?周方案表？

3确认本周工作完成情况行政专员?周方案表？备注

4统计汇总行政专员

5召开行管会议办公室

6形成会议纪要行政专员?行政会议会议纪要？

7执行会议决议各部门主管?部工作联络单？

8会议决议的跟踪落实、统计行政专员?部工作联络单？

5.14.1工程申报流程说明

步骤工作程序责任部门/岗位时限相关记录文件、表格

定期查找国家、省、市、区

工程申报信息，并统计信息

1行政专员

审核

2办公室主任

做出申报工程方案

3办公室主任

审核

4总经理

准备申报资料

5办公室主任

协助填写申报资料

6行政专员

递送申报资料

7行政专员

后期跟踪及维护并反应信息

8行政专员

工程后期维护

9办公室主任

10备案行政专员

5.15.1办公室部治理流程

步骤工作程序责任部门/岗位时限相关记录文件、表格

1新员工培训办公室主任

2熟悉业务新入职员工

3协助新员工，做好本职工作在职员工

4汇报工作在职员工

5周会办公室主任

总结本周部门工作，解决疑

6办公室主任

难,提出工作安排

7执行在职员工

5.16.1车辆治理使用工作流程

步骤工作程序责任部门/岗位时限相关记录文件、表格

1提出申请使用部门

2登记调配前台

3审核办公室主任

1、？车辆行驶记录表？

2、？车辆维修申请单？

取钥匙出车，填写行车登记、？车辆维修记录表？

4司机3

表4、？车辆加油卡使用记录？

5收回钥匙前台

6.部门治理制度

为了保证大家拥有一个良好的办公环境，提升个人工作质量，提升公司形象，特提出以下

规定:

一、办公桌物品摆放标准

1.1只可摆放在桌面上的东西：

1.1.1文件架统一摆放于桌子的靠角，架.上的文件应摆放整洁；

1.1.2办公用品应摆放整洁；

1.2不可摆放在桌面上的东西：

1.2.1所有个人物品如口香糖、纸巾、透明胶等请放在抽屉里：

1.2.2桌面下物品应摆放整洁,不得超出桌面边缘；不能杂乱堆放，桌面下所有物品整理

好应放到纸箱里.

1.3长时间离开座位和下班时请把桌面物品按规定摆放整洁，下班时请把椅子归位摆放

好,将各自位置的垃圾框倒清.

1.4每月擦洗一次自己使用的电脑主机及键盘，保护电脑.

二、公共卫生维护

公共区域卫生由办公室统一安排，各值班人员必须提前十分钟到办公室，并在上班之前

清扫好卫生,每一位员工应予以配合.

2.1办公用具统一摆放在一个位置上，用完后应顺手放好.

2.2室不准许存放垃圾,做到纸屑入篓、保持地面清洁.

2.3员工不得在办公室（包括29层至30层走廊）抽烟，保持空气清新；公司在厕所、南

侧阳台设立吸烟区，请将烟头放入指定位置.

2.4上洗手间先翻开排气扇，保持空气流通；事后自觉冲洗,严禁扔废纸等杂物；出来后

请把洗手间门关上.

2.5不乱倒茶水,应倒进指定位置,更不能随意将用水泼到地上.

2.6早餐午餐后请自觉把饭盒和残羹扔到卫生间的垃圾桶,擦拭下挣桌面.

2.7每周六13:00-13:30为办公区大扫除时间，全体办公人员都参加，由办公室统一安

排.节假日及临时性的大扫除由办公室安排.

三、会议室区域维护

3.1会议室要保持整洁、干净，非开会或会客时要保持会议室的卫生，禁止喧哗.

3.2会议后应保持会议室干净整洁，请把个人垃圾物品带走,把椅子归位放好.

3.3会客人员会客后请收拾好会议室,把椅子归位,用过的茶具整洁放在茶水间，保持会议

室干净整洁.

3.4会议室的办公设备使用后请关闭电源，归位放好.

四、办公区域其他规定

4.1穿着打扮

4.1.1正式工作人员应佩戴工作证，临时或新聘用人员应佩戴临时工作证.

4.1.2办公人员着装应整洁、干净,禁止衣装不整，夏天禁止穿背心、拖鞋上班.

4.2言行举止

4.2.1办公工作推行普通话制度；

4.2.2禁止在办公区打闹、大声喧哗，严厉禁止在办公区吵架；

五、处分

5.1最后下班的员工应检查所有办公设备、空调、灯、排气扇、饮水机、门窗等是否已

关闭,锁好门前方可离开.

5.2上述条款由办公室监督执行，并进行不定期检查，如发现有违规者；第一次予以书面

警告,第二次予以罚款50元.款项交办公室统一处理.

六、附那么

6.1本规定适用于在公司办公区围所有员工.

6.2本规定自2021年12月28日公告之日起正式执行.

6.2会议治理规定(暂行)

第一条目的

召开会议旨在增强各部门之间、公司成员之间的沟通，以促进工作的有效开展.为了提升

会议效率,明确会议运营的根本领项和原那么,特制定本规定.

第二条适用围

本规定适用于公司部的所有会议.

第三条一般原那么

1.减少会议次数原那么

U)对除例行的各类会议召开的必要性，需严格审查.

(2)严格限定出席会议人数.

2.严守时间原那么

按通知时间准时开会,迟到罚款50元；无特殊原因不得请假,无故缺席罚款100元.如遇

特殊情况需提前请假，并指定代表人参加.会议出席情况做好签到并记入出勤.3.会议纪律

(1)开会期间调成振动,重大会议期间应关机.未调成振动或关机的罚款50元/次.

(2)会前尽量不安排会客和接打；以免影响会议进程，

(3)如有需要，各办公室应留有一人值班.

(4)款项直接交会议组织者或会后两个工作日交办公室统一处理,过期不交加倍汨罚.4.效

率性原那么

会议布置根据各会议的规定执行，由组织部门整理会议记录,定好任务完成要求和时间及

跟踪验证人,并跟踪落实会议决议执行情况.会议记录及时交办公室备案.参会人有责任记录会

议容(应使用固定记录本)，传达会议精神，落实会议决议.会议完成情况会由办公室进行统计

计入治理人员考核.

第四条会议分类和要求

公司会议按类型可分为行政治理会议、销售统计会、生产调度会、部门会议及其他临时

会议.会议按时间可分为定期与不定期.

1、行政治理会议

（1）会议目的：行政治理会议主要是为了贯彻公司开展战略，销售方向,农公司一周工

作进行安排并对上周工作进行总结，保证公司治理团队与公司开展的整体意识一致,解决公司

运行过程中出现的问题.

（2）组织和记录：会议由办公室组织，总经理主持，总经理不在时可指定专人主持.办

公室负责签到及会议记录并当天整理出会议纪耍.办公室做好会议决议落实情况的跟踪.命名：

行政治理会议-20211021

（3）出席人员：总经理、销售副总、销管科、生产技术副总、生产部、技术部、采购

部、财务部、办公室、人刀资源部、品牌筹划与推广部等主要负责人；或临时指定的参加人员.

（4）会议频次：行政治理会议分为例会和临时会议两种；例会召开时间为每周一下午

6点；临时会议由办公室通知时间及参会人员.各部门需在规定的时间前到达会议现场.

（5）会议容：①公布公司决策、治理制度及人事调整；②各部门汇报本部门上周工作

及执行情况,下周工作方案及需其他部门协助的工作；③针对各部门提出问题或事先议定议题

展开讨论；④会议当场形成决议，确定完成时间、责任人；未能形成决议的那么需责成部门落

实.

（6）临时会议容：根据召开会议的具体议题发表意见.

第五条其他

6.3公司打印机、复印机的使用通告

世纪大厦各位行管人员：

打印机、复印机不再放纸，所有再生纸和新领用的纸均放在前台处，资料打印及复印人

员根据需要领用，并做好登记.

要求：

1）资料打印人员在打印资料前应先预览打印版面,预防造成纸浪费.

2）资料打印、复印人员应提前做好方案,设置好打印份数及复印机使用参数，避免造成

浪费.

3）电子档可以解决的问题，如E-mail可以解决的问题，或者放入U盘可以解决的问题,

尽可能不要打印.

4）可以使用再生纸打印、复印的资料应尽量使用再生纸.

5）草稿,待定稿等以及所有不带有彩色元素的稿件,不要使用彩色打印机.

6.4考勤与休假治理规定

一、目的及适用围

1、为了保证出勤的准确统计，维持公司正常的工作秩序，特制定本制度.

2、本制度适用于公司各职能部门.

二、考勤方式及对象

1、公司行管人员均使用指纹打卡机进行打卡考勤.

2、公司副总级以下员工每天打卡两次（上午上班、下午下班各一次）.出差人员凭?员工出差

审批单?记录考勤.

3、销售人员考勤由销管部负责.

4、工厂考勒由工厂考勤员负责.

三、工作时间

员工工作时间采用“标准工时制〃，每周工作不超过四十小时.

根据相关法律法规的规定，对工作时间做如卜规定：（根据季节适时调整）

1、一厂、二厂、三厂：晨点名：7：50午点名：12：50

2、治理人员：每周工作六天，周一至周五上班时间为8：30至12：00,13:30至17:00；周六

上班时间为9:00:至11:00,13:30至16:00.

周日如需安排人员值班，值班时间为9：00至12：00,13：30至16：00.

3、销售人员：早晨8：30开始由销售部门组织点名.销售人员出差需遵从？出差治理制度?规

定，非出差日期上班时间同治理人员.

4、周日如需安排人员值班，值班时间为9：00至12：00,13：30至16：00.

5、公司可以根据实际需要调整作息时间，具体以通知公告为准.

四、考勤规定

1、员工均应进行考勤，认真对待考勤卡/考勤记录,严禁替他人代考勤、代签到.员工因特殊情

况未及时考勤或者签到的，需填写?考勤说明？,按规定审批后交部门考勤员留存.

2、员工休假和加班，须填写相关表格?请假审批表?和?加班审批表?，按规定审批后交部门考勤

员留存.

3、员工的出勤记录作为员工工作态度的考核依据，也是工资、奖励及晋升审查的标准之一.

4、各部门需指定专门人员担任考勤员，承当如下责任：

1）做到按规定认真、及时、准确地记录考勤.

2）需要时监督部门员，填写?考勤说明？、？加班审批表？、？请假审批表？、？员_£出差审

批单?.周日如需安排人员值班,值班人员可以选择调休,填写?请假审批表？经部门主管批

准后交人力资源部备案.

3）次月5号前各部门将?考勤表？、？考勤说明？、？加班审批表？、？请假审批表？、？员工

出差审批单？、驾驶员驾驶车辆公里数统计核算等一并转交至人力资源部，由

人力资源部存档，作为员工工资核算依据.考勤表需由员工本人及部门主管签字确认.

4）考勤员要掌握考勤围员工的去向，并能及时准确的将考勤信息上报人力资源部.

5）考勤员要认真负责,严禁弄虚作假行为；如果存在考勤不真实的情况，经证实，给予考

勤员每人次200元的罚款.

5、值班规定

需安排人员值班的部门，每月25日前将下月值班安排发送至人力资源部.值班人员可以在本

月安排调休.如值班人员不能按时值班,需联系人员代为值班并报人力资源部备案.

五、请假制度

1、员工请假需填写?请假审批表?，请假一天以的，由部门主管审批；请假一天以上三天以的,

须由部门主管、副总经理审批；请假三天以上者需由部门主管、副总经理、总经理审批.

2、请假时间的最小计算单位为0.5个工作日缺乏0.5个工作日以0.5个工作日计，超过0.5

个工作日缺乏1个工作日的视为1个工作日.

3、员工请丧假或因紧急情况需请假的，至少需在请假当日通知直接主管，并经直接主管同意前

方能休假，员工必需在销假后一天补办书面请假手续,逾期未办者，视同旷工处理.

4、因公出差，或参加公司组织的对外活动按公旬相关规定履行审批程序并报人力资源部备案,

视为正常出勤.

六、奖惩方法

1、迟到：指未按规定时间到达工作岗位（地点）.

迟到30分钟以的，罚款20元；

迟到30分钟以上，1个小时以的按事假半天处理；

迟到1小时以上的，按事假1天处理.

2、早退：指未按规定时间或未征得相关部门负责人的批准，私自离开工作岗位（地点）.

早退30分钟以的，罚款20元；

早退30分钟以上，1个小时以下的按事假半天处理；

早退1小时以上的,按事假1天处理.

3、旷工：指未经部门负责人同意或按规定程序办理请假手续而未上班的.

旷工一天，扣发当月的2天薪酬；一个月累计旷工3天以上或一年累计旷工6天以上的视

为自动离职，予以解除劳动合问.

旷工时间的