企业档案管理作业指导书

企业档案管理作业指导书

1.目翔

建立企业档案立卷、归档、整顿、保管、运用、销毁等程序，保证企业档

案完整、齐全、高质，档案资源得到妥善保管、有效运用和持续补充。

2.合用范围：

合用于企业级档案及资料的搜集、整顿、归档、移交、使用、保留及销毁等

管理工作。

3.定义：

3.1资料：阐明所获得成果或提供所完毕活动口勺证据的文献。

3.2档案：是指企业过去和目前的平常经营管理工作中形成中的对国家、社

会和企业有保留价值日勺多种文字、图表、声像、实物等形式的I历史记录。

4.职责：

4.1行政部

行政部负责对企业各部门移交日勺各类档案进行检查、整顿、分类、编目、

输入信息库、装盒、并及时入库定位排架，并负责档案的平常借阅和销毁管理。

4.2各部门

负责本部门业务记录及档窠资料日勺平常搜集、整顿、归档和使用等管理工作,

月终向行政部移交业务记录及档案资料。

5.管理作业

5.1档案资料管理原则

5.1.1企业档案资料管理分为两个层次：

1）行政部的文献资料管理

2）各部门的文献资料管理

5.1.2企业档案管理遵照统一存档、分级管理的原则。所有业务记录及档案

资料必须按规定及时移交，统一管理，保证档案口勺完整、系统、精确和安全，

便于开发运用。

5.2档案管理职责

5.2.1行政部

1）是企业档案资料日勺归口管理部门，负责档案管理制度的制定和指导执

行。

2）负责对应归档业务记录及档案资料的接受、标识、整顿、保留和平常

管理。

3）根据实际状况，负责对失去保留价值的档案资料提出处理、销毁意见。

5.2.2行政部设置专职档案管理员

1）对各部门移交的成套的业务档案资料进行整顿、归档。

2）对个部门档案管理人员的档案管理工作的监督、检查和指导。

5.3归档范围

重要的会议材料，包括会议的告知、汇报、决策、总结、经典发言、会议记

录等。

我司对外的正式发文与有关单位来往日勺文书。

我司日勺多种工作计划、总结、汇报、请示、批复、会议记录、记录报表及简

报。

我司与有关单位签订H勺协议、协议书等文献乃料。

我司职工劳动、工资、福利方面H勺文献材料。

我司日勺大事记及反应我司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。5.4档案

的搜集、归档

文献材料的搜集由各部门或经办人员负责整顿，交总经理审阅后归档。

一项工作由几种部门参与办理的J,在工作中形成的文献材料，由主办部门或

人员搜集，交行政部立案。会议文献由行政部搜集。

行政部档案管理人员对收到日勺资料日勺有效性进行核查并及时办理收叉登

记，根据资料来源及重要性对资料进行分类，并编制《档案目录表》，资料寄存

在档案袋盒中须与档案目录一一对应。

附件1：《档案目录表》

5.5文献材料归档规定

档案质量总口勺规定是：遵照文献的形成规律和特点，保持文献之间的有机联

络，区别不一样的价值，便于保管和运用。

在归档的文献材标中，应将每份文献的正件与附件、印件与定稿、请示与批

复、转发文献与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。

归档文献材料必须完整、精确，能如实反应各项活动日勺真实内容和历史过程;

必须层次分明，符合其形成规律。

归档日勺文献材料，必须做到书写材料优良，字迹工整，图样清晰，有助于长

期保留，手写部分一律用碳素墨水钢笔或者碳素墨水签字笔书写，禁用铅笔、圆

珠笔等书写。

各类归档材料一般为一式一份。

不一样年度的文献一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最终一

年立卷；跨年度的会议文献放在会议开幕年。

档案文献材料应区别不一样状况进行排列，密不可分的文献材料应依序排列

在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；

其他文献材料依其形成规律或特点，应保持文献之间日勺亲密联络并进行系统的排

列。

归档资料、图纸幅面大小应按A4规格折叠，装订结实、编号持续。

文献材料移交归档时，要编制《文献交接清单》，一式二份，经交接双方签

字后，双方各执一份，档案管理员那份需寄存在《文献交接清册》档案里归档保

留。

附件2：《文献交接清单》

如不符合归档规定的，行政部有权拒绝接受，直至需要移交的单位整改符合

规定后再接受。

5.6档案的整顿

归档文献以“件”为整顿单位进行装订。正本与定稿为一件；正文与附件

为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；来文与复文为一件;

文献处理单与文献为一件；报表、名册、图册等每册（本）为一件。

装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件

在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；有文献处理单的文

献，文献处理单在前，正文在后。不一样文字日勺文献，中文文本在前，外文文

本在后。

装订文献要力争整洁、结实、美观。采用左侧装订的，应将文献左、下边

对齐，采用左上角装订的，应将文献左、上边对齐。

装盒。归档文献应按件号次序装入档案盒，并填写备考表、盒内文献目录、

档案盒封面及盒脊项目。移交时，盒内必须有完整的归档文献目录。文献装入

盒时应严格辨别类别，并按件号次序装入盒内，一盒装满后再顺次装下一盒。

档案排列要按照案卷次序从上至下，从左至右寄存。多种资料要分门别类

编号寄存。声像材料要集中保留。

5.7档案的保管

按有关管理规定确定企业档案资料保留期。

目录与档案相符。保障档案材料完整无缺，档案资料收进、移出、保留、销

毁都必须严格的手续，做到增减有据，数字精确，保证档案不散不丢。

档案柜设专人负责管理，非档案管理人员未经同意，一律不准翻阅档案柜资

料及文献。

档案要装放在档案柜内，排列要整洁、美观，保持库房内空气流通。

存储档案资料的磁盘、光盘等磁性介质应妥善保管。备份盘装在保护封套和

包装盒中，寄存在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所。

5.8档案平常管理

借阅

1）借阅手续：

（1）各部门经办人员因业务需要借阅档案时，应由其部门负责人出示书

面借阅条向档案员借阅，经办人必须在企业《借阅登记表》上签字。

附件3：《借阅登记表》

（2）档案员接到借阅条，经核查后，取出该项档案，并在《借阅登记表》

上注明借出日期和偿还日期，以备及时催还。

（3）档案偿还时，经档案员核查无异后，档案即归入档夹，填写偿还日

期，取消借阅记录。

2）借阅人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案，不得在文献上圈点、

画线和涂改，未经同意不得复印和摘抄档案。

3）借阅人确因工作原因需要复印文献或摘抄文献，需借阅部门负责人书面

请示，经办公室主任同意。

4）借阅人应于规定期限内偿还。如有其他人借阅同一档案时，应变更借阅

登记，不得私自授受。

销毁

1）每年保管期限己满的I档案由档案员编制纸质和电子的《档案销毁清册》，

报企业负责人审核同意，并指定其监销人后方可进行销毁。《档案销毁清册》需

注明：销毁档案目录、企业负责人意见、档案人签章、监销人签章、销毁时间。

附件4:《档案销毁清册》

2）销前，按照清册清点；销后，在清册上签名盖章，并将监销状况汇报本

单位负责人。《档案销毁清册》需永久保管。

3）保管期限已满但仍不能销毁的档案有下列四种：未结清口勺债权债务；未

了事项；正在项目建设期间的建设单位、经核定仍有保留参照价值者。应单独抽

出立卷，直到事项完结时为止。

移交

1）需要进行移交日勺档案，需由档案员编制《档案移交登记表》，报企业负

责人审核同意并指定其监交人后，方可进行移交。《档案移交登记表》需注明：

移交档案目录、企业负责人意见、移交方签章、监交人签章、接受方签章、移交

时间、移交原因。

附件5：《档案移交登记表》

2）移交前，按照清册清点；移交后，在清期上签字，《档案移交登记表》

一式两份，移交方和接受方各一份并永久保管。

保密

1）档案规日勺任务是集中统一管理企业已形成的所有文献资料档案，维护档

案的完整和安全，积极做好档案日勺提供运用工作。任何无关人员未经许可不得入

翻阅。

2）档案员应忠于职守，遵守纪律，保守秘密，树立全心全意为企业各项工

作服务的思想，积极，精确，迅速地为运用者提供档案资料。

5.9档案的密级

密级：档案资料按密级分类，有如下几种：

绝密：是最重要的企业秘密，泄露会使企业的利益遭受尤其严重口勺损害。

即企业发展经营中，直接影响企业权益和利益的重要决策文献资料。

机密：是重要的企业秘密，泄露会使企业日勺利益遭受严重日勺损害。即企业

日勺财务报表、记录资料、重要会议记录、企业经营状况等。

秘密：是一般的企业秘密，泄露会使企业日勺利益遭受损害。即企业人事档

案、协议、协议、尚未进入市场或尚未公开的各类信息。

内部公开：是企业可以内部公开，但不可以对外传播的档案。

5.10档案的分类编号：

档案分类的原则：以我司所形成的所有档案为对象，根据企业的职能、结合

档案内容和档案口勺载体形态的特点，以便科学管理和开发运用。

全宗内档案类别及排列

代号类别

A行政综合文书档案

B财务档案

C固定资产类

D办公用品

E劳保用品

F声像档案

J业务档案

001人事档案

编号措施:

一般档案的编号，按档案分类代号编大流水号，其构造模式为：类别代

号+二级名称。

业务档案按有关规定编号。

人事档案以员工姓名为档案名称，编号为以入职时间为大流水号，第一

号为001,以此类推。

5.11行政综合文书档案分类和保管期限表

档案分类类别名称范围名称保管期限

A行政综合1企业资质长期

文书档案2企业发文长期

3企业收文长期

4企业规章制度、管理措施永久

5工作原则、工作规范长期

6法律文献长期

7企业出具证明复印件长期

8多种模板短期

9文献交接清册长期

11员工培训长期

10档案销毁清册永久

11其他

B财务档案1原始凭证长期

2会计报表、审计汇报永久

3工资表长期

4多种账簿永久

5原始凭证清册长期

C固定资产不设2级固定资产永久

D办公用品1以月为单位的办公用品档案长期

2高值办公用品管理档案长期

E劳保用品不设2级以月为单位的劳保用品档案长期

J业务档案

人事档案001以员工姓名为档案名称永久

6.有关记录

6.1附件1：《档案目录表》

6.2附件2：《文献交接清单》

6.3附件3：《借阅登记表》

6.4附件4:《档案销毁清册》

6.5附件5：《档案移交登记表》

附件1：

档案目录

档案名称：XXXX档案编号:建档日期：年月日

中检兴XXXX档案目录

序号文献名称单位数量总页数归档日期备注

附件2：

中检兴企业文献交接清单

序号名称单位数量备注

移交人：日期:

签收人:日期:

附件3：

借阅档案登记表

序运用方式复印借阅借阅人部门负责分管领归还

日期档号题名

号W)借阅查阅份数单位签字人签字导签字日期

附件：4

档案销毁清册

单位名称：

年月日到年月0

卷号卷内文献

序号案卷或文献题名年代目录号或页（件）