项目文件编码及管理手册

中粮置业投资有限公司

项目文件编码及文档管理手册

（试行版）

（第二版/2010-3-04）

文件认可

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目录

1.引言

2.文件归档

2.1电子文件归档

2.2书面文件归档

3.文件编码系统

3.1文件编号（编码）系统

3.2项目参与单位编号（编码）表

4.文件收发程序

4.1地址和邮件

4.2来件受理过程

4.3发函过程

4.4承包商文件提交

5.图纸管理

5.1图纸分类

5.2图纸接收

5.3图纸发放

5.4旧图存档

6.借阅管理

7.标准格式和表格

附录1预算合约部文件归档系统结构图

附录2招标阶段文件存档目录

附录3经济文件存档内容

附录4项目文件编号（编码）表

附录5项目参与单位编号（编码）表

附录6文件收进流程

附录7文件发放流程

1.引言

1.1健全的项目文件编码和文件档案管理对于提高项目管理效率至关重要。建立完

善的文件档案调阅与收发程序能俣证项目各项资讯通过正确渠道传输，且畅通无阻。

1.2本手册主要描述在高效的项目管理实际运作中常用的文件及其相关程序。

1.3在项目实际运作中，可能需要补充标准化的文件格式，届时将由预算合约部门

负责人设计相关范本及其使用程序。

1.4本手册在中粮置业投资有限公司预算合约部范围内使用。

2.文件归档程序

2.1电子文件归档

2.1.1预算合约部应将全部文件集中存储于一个在区域网络(LAN)上建立的预算合

约部门专用文件夹中，使预算合约部所有成员均可调阅。这样，即使文件作者不在，仍

可保证快速及准确地找到该文件。这也有利于预算合约部将所有相关数据单独备份。在

预算合约部主文件夹下可根据不同功能建立若干子文件夹，例如：

每一子文件夹可作为一根目录，并可以按需要扩建出更多子目录。

一个文件需要按时间段保存的，需在标题中记录修改日期。备案的正式招标文件、

合同等重要文件的最终版应转为PDF格式保存或以扫描件保存。

2.2书面文件归档

书面文件的归档原则：

2.2.1文档管理员必须坚持文件随时立卷的归档制度，做好收集、整理、立卷、归档

工作，并做到排列系统、存放有序、美观整洁、管理科学、方便查找。

2.2.2根据对应合同进行归档，原则上与对应合同有关文件，包括合同文件、收发文

件、经济文件、变更文件、结算文件、付款文件按照对应的合同集中归档。

2.2.3内外存档资料：对于工作中由部门内部自行存档的资料由经办人根据本办法

的文件编码编制，并注明“内”，由资料员编制流水代码，内部资料由资料员参照上述

原则单独存档。

2.2.4收文：外单位来函要求有题目、编号、日期、盖公章或负责人签发。收文统一

按照发文单位进行归档，区分内部存档和外部存档文件分别存档，由专业工程师或合约

工程师在文件上注明；咨询公司内部存档文件要求咨询公司单独出具文件形式和编号。

2.2.5发文：发文统一按照收文单位进行归档，区分内部存档和外部存档文件分别存

档，由专业工程师或合约工程师在文件上注明存档形式；

2.2.6收/发文编号由资料员按照类别顺序编号。

2.2.7其他资料，如部门内部所用规范、书籍等另行立卷归档。

下面是预算合约部文件归档系统目录。

1.合同

1.1设计类

1.1.1建安总承包设计

1.1.2精装修设计

1.1.5市政及附属工程设计

LL6其他设计合同

L2咨询类

1.2.1监理合同

1.2.2造价咨询合同

1.2.3招标代理合同

1.2.4其他工程咨询合同

1.3工程类

1.3.1建安工程总承包合同

1.3.L1招标文件和中标单位投标文件

1.3.L2合同文件

L3.L2.1合同

1.3.1.2.2变更文件

1.3.1.2.2.1设计变更

L3.1.2.2.2工程洽商

1.3.1.2.2.3现场签证

1.3.1.2.2.4业主指令

1.3.1.2.2.5图纸会审

1.3.1.2.3日常往来函件

1.3.1.2.3.1工作联系单

1.3.1.2.3.2其他往来文件

1.3.1.3经济文件

1.3.1.3.1经济审批文件

1.3.1.3.1.1设计变更

L3.L3.L2工程洽商

L3.L3.1.3现场签证

L3.L3.L4工程款支付

L3.1.3.1.5主材调价文件

L3.L3.L6材料设备认价文件

L3.1.3.1.7零星工程报价文件

L3.L3.2材料、设备审批单

1.3.1.3.3材料设备品牌变更审批单

1.3.2消防工程分包合同

L3.3精装修工程分包合同

1.3.4市政及附属工程合同

1.3.5园林景观工程合同

1.3.6其他工程类合同

1.4采购类

1.4.1空调设备

1.4.2电梯设备

1.4.3橱柜供应及安装

1.4.4其他采购合同

1.5前期类

2.会议纪要

2.1咨询例会

2.2监理会议纪要

2.3其他例会

3.其他

3.1询价文件

3.2内部传阅文件

3.3招标代理机构提供文件（除需过程移交的文件外，其他由招标代理

机构在项目竣工验收后统一移交。）

2.2.2所有书面文件归档方法详见附录1《预算合约部文件归档系统结构图》。

2.2.3招标阶段文件需存档文件详见附录2《招标阶段文件存档目录》。

2.2.4经济文件需存档附件详见附录3《经济文件存档目录》。

2.3书面文件检索

2.3.1文档控制员应打印一份与项目文件夹存档一致的目录，并进行电子文件动态

更新，放入对应的共享文件夹，以便各成员查阅文件索引。

3.文件编码系统

3.1缩写编码方式可灵活掌握，一旦确定，即为唯一编码，不得随意更改，必

须严格遵守。

3.2文件编号（编码）系统

3.2.1文件应遵照批准的格式书写，并依据批准的编码系统建立文件查阅编号。

部门目前主要需编号的文件为工作联系单，编号方式：YSYS—09-001

“YS”为文件发出单位缩写，“QS”为文件接收单位名称缩写，“09”为年的缩写,

“001”为流水代码、由0~999的数字按顺序编排。

询价文件需要单独编码，编码方式为：X-QS-09-001

“X”为询价文件等内部单独归档文件的缩写，“QS”为文件接收单位名称缩写，

“09”为年的缩写，“001”为流水代码、由0~999的数字按顺序编排。

其他文件编码详见附录4

3.3项目参与单位编号（编码）

详见附录5

4.文件收发程序

任何监理、设计、咨询顾问方或承包商若未按规定之程序，格式来提交文件，

则预算合约部有权要求其修改后重新提交。

4.1地址和邮件

4.1.1邮件和书面文件需寄往预算合约项目办公室地址

4.1.2传真需发至预算合约项目办公室传真号

4.1.3邮件上需明确注明相关收件人

4.2来件受理过程

4.2.1预算合约部的所有来件均由文档控制员收取，并盖上日期和传阅印戳。

盖戳后的文件交给部门领导供其审阅。预算部经理于日期印戳处及处理该文件的合

适人选旁注明“执行”、“传阅”或“抄送”。通常，来件由一人负责跟进，需要

时其余人员负责协办。负责跟进的人进行以下操作：

(a)将该文件复印并立即发给指定执行人签收；

(b)将原件按照发件单位或部门、文件主题进行分类归档。

4.2.2如果条件许可，文档控制员需使用登记本来记录每天收到的文件，以供

查询。

4.3发函过程

4.3.1发函：对外单位或其它部门的发函，由预算合约部成员填写《工作联系

单》，打印后在经办人处签字，经部门领导签字后，文件交由文档控制员统一编号

签发，并同时将电子版文件存入项目电子版文件夹中。资料员在对方签收后将文件

副件归档，并进行发文电子目录登记。

4.3.2预算合约部成员在传阅文件时应及时处理，小心保管，避免传阅滞后或

文件遗失。

4.3.3如文件为对外发给承包商的文件，原则上将原件由承包商专人于每天上

午10：00前来将原件取走，并在文件发放登记单(见附录)上登记签字。

4.3.4如文件为内部信件，则由文档控制员统一复印、分发，原件存档。

4.4承包商文件提交

4.4.1承包商应按照规定的程序和格式提交文件。

5.图纸管理

5.1图纸接收

5.L1正式发行的图纸需有签字、图签及发行版次和日期

5.1.2移交预算合约部的图纸需有工程部确认的工作联系单和图纸目录

5.1.3文档控制员或经办人需确认图纸份数、图纸版次、张数是否与图纸目录

标注一致后，方可签字接收。

5.1.4工程部转送我部图纸原则上不少于3套，报部门领导批示，批示后给相

关工程师阅，工程师阅后由资料员存档1份、转咨询公司2份。

5.2图纸发放

5.2.1文档控制员需按要求准确发放图纸给指定单位，需要份数以部门规定或部

门负责人授权为准。

5.2.2图纸发放需配有工作联系单和图纸目录，指定单位签字接收后方可取走。

5.3旧图存档

5.3.1一旦有新图纸发行，文档控制员需按照图纸目录将已升版的图纸放入整

套图纸中，做好图纸变更管理记录。

6.借阅管理

外单位或其它部门人员借用预算合约部存档资料或查阅电子版文件，需填写《文

件借阅单》，经部门领导签字同意，借阅人签字借出。借阅人应妥善保管借阅文件,

不得涂改、撕毁，并应按时归还。

7.标准格式和表格

7.1工作联系单

7.2内部传阅单

7.3公司文件传阅表

7.4借阅登记簿

7.5发文登记簿

7.6收文登记簿

7.7资料销毁记录

7.8档案标签

附录1预算合约部文件归档系统结构图

预算合约部文件归档系统结构图

说明：收文：按来文编号顺序存档，无编号按对方发文口期的先后顺序存

档。

发文：按发文编号顺序存档。

业主指令：业主工程部发给承包单位的工作指令（以工作联系单形

式下发的）。

顺序：存档时按同一类文件的时间顺序倒排存放C

附录2招标阶段文件存档内容

招标阶段文件存档目录

资格预审

4资格预审文件招标工作小组决议（附:文

招投标阶段

7招标文件及窗审结果招标T作小组决议

定标阶段

合同签署阶段

保函

其他

招标代理机构提供

资料

1.合同变更报价文件2.材料设备认价文件

22投标资料（除中标人的资料外，其他投标

附录3经济文件存档内容

经济文件存档内容

序序

内容内容

号号

1经济文件审批表1经济文件审批表

变更工程报价汇总表及变更工

22材料/设备价格审批单

程报价清单

业主工程部/设计单位及工程监理

3组价明细3

签署的有效确认文件

4变更指令

业主工程部/设计单位及工程监

5

理签署的有效文件

6用于计量的有效图纸

获批准的材料价格审批单（如果

有）

8其他相关文件

3.工程款申请支付文件4.工程款付款审批文件

序序

内容内容

号号

1经济文件审批表1合同付款审批表

2工程款支付申请表2资金请款单

3工程形象进度表3经济文件审批表（已签批的）

工程款支付评估报告（造价咨询

44合同中关于付款条款复印件

公司出具）

工程进度款报审表（采购货物的其它资料（如有，预付款保函、置

55

供应商不适用）业内部请示等）

6工程部确认函（如有）

7监理审核意见

5.材料品牌变更审批文件6.材料价格调差审批文件

序序

内容内容

号号

1经济文件审批表1经济文件审批表

分部分项工程量清单钢筋混凝土

2材料、设备品牌变更审批单2等合同约定调整价格的材料价格

调整明细表

经监理、设计单位或业主工程部

33工程形象进度表

签署的有效确认文件

4其他合法有效的证明文件

7.材料/设备审批文件

序序

内容内容

号号

1材料、设备审批单

经监理、设计单位或业主工程部

2

签署的有效确认文件

附录4项目文件编号（编码）表

合同类别代号合同编号付款编号发文编号

设计类SJH-S-001S-001-01YS-MCC-09-001

咨询类ZJH-Z-001Z-001-01YS-QS-09-001

工程类GJH-G-001G-001-01YS-TR-09-001

采购类CJH-C-001C-001-01YS--09-001

其他类QTJII-QT-001QT-001-01YS--09-001

招标准备阶段文件代收发文件单位工作联系单编号

号

求实X-QS-09-01

询价等内部存档文

X工程部X-GC-09-01

件

询价单位

附录5项目参与单位编号（编码）表

单位缩写参与单位项目角色

JH北京弘泰基业房地产有限公司业主

QS北京求实工程管理有限公司工料测量师

JY中国京冶工程技术有限公司设计院

YGQY北京俞龚琪元机电设计事务所机电顾问

XHY北京新恒元工程监理咨询有限公司监理公司

TR北京天润建设工程有限公司总包单位

ZJS