公司质保款管理制度

公司质保款管理制度总则目的为加强公司质保款的管理，规范质保款的收付流程，保障公司资金安全，维护公司合法权益，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司所有涉及质保款的业务活动，包括但不限于销售合同、采购合同、工程合同等各类合同中约定的质保金条款。定义1.质保款：指公司在与客户签订的合同中约定，客户在产品或服务质保期届满且产品或服务无质量问题后，应支付给公司的款项。2.质保期：指合同双方约定的产品或服务质量保证期限，在质保期内，公司对产品或服务质量承担相应责任。质保款的收取合同约定1.在签订销售合同、采购合同、工程合同等各类合同时，业务部门应明确约定质保款的金额、支付比例、支付时间、质保期等条款。质保款金额原则上不低于合同总金额的[x]%，质保期根据不同产品或服务的特点在合同中明确约定，一般不低于[x]个月。2.合同中应明确质保款的支付方式，如银行转账、支票等，并注明收款账户信息。收款流程1.业务部门负责跟进合同执行情况，在质保期届满前[x]个工作日，向客户发送《质保期到期通知书》，提醒客户在质保期届满后，如产品或服务无质量问题，应按照合同约定支付质保款。2.质保期届满后，如客户未提出质量异议，业务部门应及时填写《质保款收款申请表》，详细说明合同编号、客户名称、质保款金额、收款原因等信息，并附上相关合同复印件，提交给财务部门审核。3.财务部门收到《质保款收款申请表》后，应在[x]个工作日内进行审核。审核内容包括合同约定的质保款金额、支付时间、支付方式等条款是否与实际情况相符，客户是否已支付完毕其他款项等。如审核通过，财务部门在申请表上签字确认，并将其转交给业务部门。4.业务部门收到财务部门审核通过的《质保款收款申请表》后，负责与客户沟通协调，催促客户支付质保款。如客户拒绝支付或拖延支付，业务部门应及时向分管领导汇报，并采取相应的法律措施维护公司权益。5.客户支付质保款后，业务部门应及时将收款情况告知财务部门。财务部门在收到质保款后，应在[x]个工作日内进行账务处理，并开具收款发票给客户。质保款的支付支付申请1.公司在采购产品或服务时，如涉及质保款支付，采购部门应在质保期届满前[x]个工作日，对供应商提供的产品或服务质量进行验收。如验收合格，采购部门应填写《质保款支付申请表》，详细说明合同编号、供应商名称、质保款金额、支付原因等信息，并附上相关合同复印件、验收报告等资料，提交给财务部门审核。2.如采购的产品或服务在质保期内出现质量问题，采购部门应及时与供应商沟通协商解决。如供应商未能在规定时间内解决质量问题或拒绝承担质量责任，采购部门应暂停支付质保款，并及时向分管领导汇报。支付审核1.财务部门收到《质保款支付申请表》后，应在[x]个工作日内进行审核。审核内容包括合同约定的质保款金额、支付时间、支付方式等条款是否与实际情况相符，供应商是否已履行合同约定的义务，是否存在质量问题未解决等。如审核通过，财务部门在申请表上签字确认，并将其转交给分管领导审批。2.分管领导应在收到《质保款支付申请表》后的[x]个工作日内进行审批。审批通过后，申请表返回财务部门，由财务部门按照合同约定的支付方式和时间进行支付。支付流程1.财务部门根据分管领导审批通过的《质保款支付申请表》，填写付款凭证，并办理相关支付手续。支付方式应严格按照合同约定执行，如采用银行转账方式支付，应确保收款账户信息准确无误。2.在支付质保款后，财务部门应及时登记入账，并将支付情况告知采购部门。采购部门应跟踪质保款支付后的相关事宜，如供应商是否已收到款项，是否有后续服务需求等。质保期管理质保期监控1.业务部门负责对公司销售的产品或提供的服务质保期进行监控。在质保期内，业务部门应定期与客户沟通，了解产品或服务的使用情况，及时发现并解决可能出现的质量问题。2.对于客户反馈的质量问题，业务部门应及时记录，并填写《质量问题处理单》，详细描述问题情况、客户要求、处理措施等信息。《质量问题处理单》应及时提交给相关责任部门进行处理。质量问题处理1.相关责任部门收到《质量问题处理单》后，应在[x]个工作日内制定处理方案，并组织实施。处理方案应包括问题分析、整改措施、整改时间、责任人等内容。2.在处理质量问题过程中，相关责任部门应及时与客户沟通反馈处理进度，确保客户满意。如因质量问题给客户造成损失的，公司应按照合同约定承担相应的赔偿责任。3.质量问题处理完毕后，相关责任部门应填写《质量问题处理结果报告》，详细说明问题处理情况、处理结果、客户反馈等信息，并提交给业务部门和财务部门备案。质保期延长1.如因特殊原因需要延长质保期，业务部门应在质保期届满前[x]个工作日，填写《质保期延长申请表》，详细说明延长质保期的原因、延长时间等信息，并提交给分管领导审批。2.分管领导应在收到《质保期延长申请表》后的[x]个工作日内进行审批。审批通过后，业务部门应及时与客户沟通协商，签订质保期延长协议，并将协议副本提交给财务部门备案。质保款的账务处理收款账务处理1.财务部门在收到质保款后，应按照以下会计分录进行账务处理：借：银行存款贷：应收账款质保金[客户名称]2.同时，财务部门应在应收账款明细账中对质保金进行单独核算，记录质保金的收付情况、余额等信息。支付账务处理1.财务部门在支付质保款时，应按照以下会计分录进行账务处理：借：应付账款质保金[供应商名称]贷：银行存款2.同时，财务部门应在应付账款明细账中对质保金进行单独核算，记录质保金的收付情况、余额等信息。质保款的风险管理风险识别1.公司质保款管理可能面临的风险包括但不限于：客户拖延支付或拒绝支付质保款、供应商产品或服务质量问题导致公司承担赔偿责任、质保期内出现质量问题未能及时解决影响公司声誉等。2.业务部门、采购部门、财务部门等相关部门应定期对质保款管理情况进行梳理，识别可能存在的风险点，并及时采取措施加以防范。风险评估1.针对识别出的质保款管理风险，公司应组织相关部门进行风险评估，评估风险发生的可能性、影响程度等因素。2.根据风险评估结果，对风险进行分类分级，确定重点关注的风险领域和风险点，为制定风险应对措施提供依据。风险应对1.对于客户拖延支付或拒绝支付质保款的风险，业务部门应加强与客户的沟通协调，及时了解客户情况，采取合理的催款措施。如必要时，可通过法律途径维护公司权益。2.对于供应商产品或服务质量问题导致公司承担赔偿责任的风险，采购部门应在采购合同中明确质量条款和违约责任，加强对供应商的管理和监督，定期对供应商进行评估。在质保期内，如发现质量问题，应及时要求供应商解决，并保留相关证据。3.对于质保期内出现质量问题未能及时解决影响公司声誉的风险，业务部门应建立快速响应机制，及时处理客户反馈的质量问题，加强与客户的沟通，争取客户的理解和支持。同时，应定期对质量问题处理情况进行总结分析，不断改进产品或服务质量。监督与检查内部审计1.公司内部审计部门应定期对质保款管理情况进行审计，检查质保款的收取、支付、账务处理等环节是否符合本制度规定，是否存在风险隐患。2.内部审计部门在审计过程中，如发现问题应及时提出整改意见，并跟踪整改情况，确保问题得到有效解决。定期检查1.财务部门应定期对质保款的账务处理情况进行检查，核对质保款的收付记录、余额等信息是否准确无误，确保账账相符、账实相符。2.业务部门和采购部门应定期对质保期管理情况进行检查，检查质保期监控、质量问题处理、质保期延长等工作是否落实到位，是否存在客户投诉等情况。附则解释权本制度由公司财务部负责解释。修订