门禁管理制度必要条例

门禁管理制度必要条例一、总则（一）目的为加强公司安全管理，规范人员、车辆出入公司，保障公司财产安全及正常工作秩序，特制定本门禁管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工、访客、外包服务人员及所有进出公司的车辆。（三）职责1.行政部负责门禁系统的日常管理、维护及权限设置。对违反门禁管理制度的行为进行处理。负责门禁卡的制作、发放、回收及挂失补办等工作。2.各部门负责本部门员工门禁卡的保管、使用及监督。配合行政部做好门禁管理相关工作，对本部门员工进行门禁制度培训和教育。3.保安人员负责门禁出入口的值守，严格执行门禁管理制度，对进出人员、车辆进行检查和登记。协助行政部处理门禁异常情况，及时报告相关信息。二、人员出入管理（一）员工出入1.正常工作时间员工凭本人有效门禁卡刷卡进出公司。刷卡时应将门禁卡贴近读卡器感应区，听到"嘟"声且指示灯显示绿色方可通过。如门禁卡无法正常使用，应及时联系行政部进行处理。因特殊情况未携带门禁卡的员工，需在门禁处登记姓名、部门、事由及预计返回时间，经保安核实身份后，予以放行，并在返回时补登记录。2.非工作时间因工作需要加班的员工，需提前向部门负责人报备，并在门禁处登记相关信息后刷卡进入。如有员工忘记携带门禁卡且部门负责人无法联系时，保安可通过内部电话联系员工所在部门负责人核实情况，经确认后予以放行，但员工次日需到行政部补办登记手续。（二）访客出入1.预约来访外来访客需提前与公司相关接待部门或人员取得联系，由接待人员在行政部进行访客预约登记，填写《访客登记表》，注明访客姓名、单位、来访事由、被访部门及人员、预计来访时间等信息。行政部审核通过后，为访客发放临时门禁卡，并告知访客使用方法及注意事项。2.临时来访如遇临时来访且无法提前预约的情况，保安应先与被访部门或人员取得联系，经同意后，引导访客在门禁处进行登记，填写《临时访客登记表》，登记内容同预约来访要求。访客需出示有效身份证件，由保安进行拍照留存，并发放临时门禁卡。访客离开时，需将临时门禁卡交回保安处，保安核实无误后予以放行。3.访客陪同访客进入公司后，接待人员应全程陪同，不得让访客单独在公司内活动。如因特殊情况需暂时离开，应告知保安并安排其他人员代为陪同，确保访客在公司内的活动处于可控状态。（三）外包服务人员出入1.长期合作外包服务人员由相关业务部门提前向行政部提交外包服务人员名单及工作安排计划，行政部根据情况为其办理长期门禁权限，发放专用门禁卡。外包服务人员应妥善保管门禁卡，不得转借他人。如门禁卡丢失或损坏，应及时向行政部挂失补办。2.临时外包服务人员因临时性工作需要进入公司的外包服务人员，由业务部门负责人提前向行政部报备，行政部为其办理临时门禁权限，发放临时门禁卡，并通知保安人员。临时外包服务人员在工作结束后，应将临时门禁卡交回行政部。三、车辆出入管理（一）公司车辆1.内部车辆公司内部车辆凭车牌号在门禁系统中进行登记备案，车辆进出时，保安通过车牌识别系统自动放行。如车牌识别系统出现故障，驾驶员应主动向保安出示车辆行驶证，经核实无误后予以放行。2.公务用车公务用车外出时，驾驶员需到行政部登记外出事由、预计返回时间等信息，经批准后，保安予以放行。公务用车返回公司时，应在门禁处接受检查，确保车辆无异常情况后方可进入。（二）外来车辆1.送货车辆送货车辆到达公司前，采购部门或相关接收部门应提前与供应商沟通，确定送货时间，并通知行政部。送货车辆到达门禁处时，驾驶员需向保安出示送货单，保安核实送货单信息与预约信息一致后，引导车辆至指定卸货区域。车辆装卸货物期间，驾驶员不得离开驾驶室，如有特殊情况需离开，应告知保安并获得许可。货物装卸完毕后，车辆应尽快离开公司。2.来访车辆来访车辆需在门禁处登记，填写《外来车辆登记表》，注明来访人员姓名、单位、事由、被访部门及人员、车牌号等信息。经与被访部门或人员联系确认后，保安根据指引引导车辆停放至指定车位。离开时，驾驶员需到门禁处注销登记。3.临时车辆因特殊情况临时进入公司的车辆，驾驶员应向保安说明来意，经保安与相关部门或人员核实后，发放临时停车证，并告知车辆停放位置及注意事项。临时车辆离开时，驾驶员需将临时停车证交回保安处，经检查无误后予以放行。四、门禁卡管理（一）门禁卡发放1.员工门禁卡新员工入职时，行政部负责为其制作并发放门禁卡。门禁卡上印有员工姓名、部门、照片等信息，员工应妥善保管，不得随意损坏或涂改。2.临时门禁卡访客、临时外包服务人员等使用的临时门禁卡由行政部根据实际情况制作发放，使用期限根据来访或工作需要确定。临时门禁卡上标注有"临时"字样及有效期，使用期满后，持卡人应及时交回行政部。（二）门禁卡挂失与补办1.挂失员工发现门禁卡丢失或被盗后，应立即向行政部挂失。行政部在接到挂失申请后，及时将该门禁卡权限进行冻结，防止他人冒用。挂失时，员工需提供本人有效身份证件及相关信息，填写《门禁卡挂失申请表》。2.补办挂失后的门禁卡如需补办，员工应向行政部提交《门禁卡补办申请表》，经审核通过后，缴纳相应的补办费用。行政部重新制作门禁卡，并将新卡发放给员工，同时恢复其门禁权限。原门禁卡自新卡发放之日起失效。（三）门禁卡回收1.员工离职员工离职时，所在部门负责人应通知行政部收回其门禁卡。行政部在收到通知后，及时办理门禁卡回收手续，并注销该员工的门禁权限。如员工未按规定交回门禁卡，行政部有权从其工资中扣除相应的门禁卡成本费用。2.其他情况因其他原因不再需要使用门禁卡的人员，应主动将门禁卡交回行政部。行政部核实无误后，办理门禁卡回收及权限注销手续。五、门禁系统管理（一）日常维护1.行政部安排专人定期对门禁系统进行检查和维护，确保设备正常运行。检查内容包括门禁读卡器、门锁、控制器、电源等硬件设备的工作状态，以及门禁系统软件的运行情况。对发现的问题及时进行维修或更换，保障门禁系统的稳定性和可靠性。2.定期清理门禁设备及周边环境，保持读卡器感应区清洁，避免因灰尘、杂物等影响门禁卡的正常读取。（二）权限管理1.行政部根据员工岗位变动、工作职责调整等情况，及时对门禁权限进行相应的修改和调整。新增门禁权限时，需填写《门禁权限申请表》，注明申请人姓名、部门、申请权限区域及有效期等信息，经部门负责人审核、分管领导批准后，由行政部进行权限设置。删除或修改门禁权限时，同样需填写相关申请表，经审批后由行政部执行操作，并做好记录。2.严格控制门禁权限的授予范围，严禁未经授权人员获得门禁权限。门禁权限分为不同级别，如办公区域门禁权限、特定功能区域门禁权限等，应根据工作需要合理分配，确保安全与工作效率的平衡。（三）数据备份与管理1.行政部定期对门禁系统的数据进行备份，包括人员出入记录、门禁权限设置信息等。数据备份应存储在安全可靠的介质上，并分别保存于不同地点，以防数据丢失。2.建立门禁系统数据管理制度，对数据的查询、使用、修改等操作进行规范，确保数据的安全性和完整性。非授权人员不得擅自查阅或修改门禁系统数据。因工作需要查询数据的，需经行政部负责人批准，并做好记录。六、违规处理（一）违规行为界定1.未按规定刷卡进出公司，冒用他人门禁卡或使用无效门禁卡试图进入公司。2.未按要求登记访客或外包服务人员信息，私自带领无关人员进入公司。3.故意损坏门禁设备或门禁卡。4.将门禁卡转借他人使用。5.未经许可擅自进入门禁权限禁止区域。6.其他违反门禁管理制度的行为。（二）处理措施1.首次违规由保安人员对违规人员进行口头警告，并记录违规情况。违规人员需向行政部提交书面检讨，说明违规原因及整改措施。2.再次违规给予违规人员通报批评，并在公司内部进行公示。同时，根据情节轻重，扣除违规人员当月绩效奖金的[X]%[X]%。3.多次违规或情节