公司档案工作方案

公司档案工作方案一、工作目标1.建立完善的公司档案管理体系，确保档案的完整性、准确性和系统性。2.提高档案管理的规范化水平，实现档案的科学分类、高效存储和便捷检索。3.加强档案资源的开发利用，为公司的决策、管理、业务开展等提供有力支持。4.确保公司档案的安全保管，防止档案丢失、损坏和泄密。二、工作原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映公司的各项活动和历史事实。2.完整性原则：全面收集公司在各个方面形成的档案资料，确保档案的齐全。3.规范性原则：遵循国家和行业有关档案管理的标准和规范，对档案进行统一管理。4.保密性原则：严格遵守档案保密制度，确保公司机密档案的安全。5.服务性原则：以服务公司发展为宗旨，充分发挥档案的作用。三、工作范围本方案适用于公司总部及所属各部门、分支机构在各项工作中形成的各类档案，包括但不限于文书档案、科技档案、财务档案、人事档案、业务档案等。四、工作内容与步骤档案管理体系建设1.制定档案管理制度明确档案管理的职责分工，包括档案管理部门、形成部门和使用部门的职责。规定档案的收集、整理、归档、保管、借阅、利用、鉴定、销毁等工作流程和要求。建立档案保密制度、安全管理制度等相关配套制度。2.完善档案管理组织架构设立专门的档案管理部门或配备专职档案管理人员，负责公司档案工作的统筹规划、组织实施和监督指导。明确各部门的兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理和初步归档工作。3.规划档案库房建设根据公司档案存量和未来发展需求，合理规划档案库房的面积和布局。配备必要的档案保管设备，如档案柜、货架、温湿度控制设备、消防设备、防虫防霉设备等，确保档案存储环境安全适宜。档案收集与整理1.明确档案收集范围按照档案类别，详细列出各类档案的具体收集范围，如文书档案包括公司红头文件、会议纪要、请示报告等；科技档案包括项目立项文件、设计图纸、技术方案等。制定档案收集清单，发放至各部门，指导兼职档案员明确收集内容和要求。2.开展档案收集工作各部门兼职档案员定期对本部门形成的档案进行收集、整理，确保档案资料齐全完整。对于重要活动、重大项目等形成的档案，档案管理部门提前介入，及时跟踪收集相关资料。加强对分散在个人手中的档案的收集，通过宣传教育等方式，促使员工主动上交档案。3.档案整理遵循档案分类原则，对收集到的档案进行科学分类。可采用年度机构保管期限等分类方法，将档案分为不同的类别和层次。对每份档案进行编号、编目，编制档案目录索引，便于查找和管理。对破损、褪色的档案进行修复，对电子档案进行格式转换和数据备份，确保档案的可读性和可用性。档案归档1.确定归档时间明确各类档案的归档时间要求，一般文书档案在次年上半年归档，科技档案在项目结束后及时归档，财务档案按照财务制度规定的时间归档等。2.规范归档流程各部门兼职档案员将整理好的档案移交至档案管理部门，填写档案移交清单，双方签字确认。档案管理部门对接收的档案进行审核，检查档案的完整性、准确性和规范性，对不符合要求的档案退回原部门进行补充完善。将审核合格的档案进行上架存储，建立档案存储位置索引，实现档案的有序存放。档案保管1.档案库房管理建立档案库房管理制度，严格控制库房人员出入，非档案管理人员未经许可不得进入库房。定期对库房进行安全检查，检查档案存储设备的运行情况、温湿度是否符合要求、消防设备是否完好等，及时发现和排除安全隐患。做好库房的清洁卫生工作，保持库房整洁，防止灰尘、虫害等对档案造成损害。2.档案数字化管理逐步推进档案数字化工作，将重要档案进行扫描录入，建立电子档案数据库。制定电子档案管理规范，对电子档案的格式、命名、存储等进行统一规定，确保电子档案的质量和安全。建立电子档案备份制度，定期对电子档案进行备份，分别存储在不同的介质和地点，防止数据丢失。档案利用1.建立档案检索系统完善档案检索工具，除纸质档案目录索引外，建立电子检索系统，方便快速查询档案信息。优化检索功能，提供多种检索途径，如按关键词、档案编号、日期、文号等进行检索。2.规范档案借阅流程制定档案借阅制度，明确借阅范围、借阅手续、借阅期限等要求。借阅人填写档案借阅申请表，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可借阅档案。档案管理人员对借阅档案进行登记，记录借阅人姓名、部门、借阅时间、归还时间等信息，跟踪档案借阅情况。3.加强档案编研工作围绕公司中心工作和发展需求，开展档案编研工作，编写专题资料、大事记、组织沿革等编研材料。通过编研工作，深入挖掘档案资源，为公司领导决策、业务开展、企业文化建设等提供参考依据。档案鉴定与销毁1.制定档案鉴定标准根据国家有关规定和公司实际情况，制定档案鉴定标准，明确档案的保管期限划分原则。对不同类型的档案，如文书档案、科技档案、财务档案等，分别规定具体的保管期限。2.开展档案鉴定工作定期对已满保管期限的档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由档案管理部门、业务部门、财务部门等相关人员组成。鉴定小组根据档案鉴定标准，对档案进行逐卷审查，提出存毁意见。3.档案销毁对鉴定后确定销毁的档案，编制档案销毁清册，经公司领导批准后，按照规定的程序进行销毁。档案销毁过程要有专人监督，确保档案彻底销毁，防止档案信息泄露。销毁后，在销毁清册上签字确认，并将销毁清册永久保存。五、工作保障1.组织保障成立公司档案工作领导小组，由公司分管领导担任组长，各相关部门负责人为成员。领导小组负责统筹协调公司档案工作，研究解决档案工作中的重大问题，为档案工作的顺利开展提供组织保障。2.人员保障加强档案管理人员队伍建设，定期组织档案管理人员参加业务培训，提高其业务水平和综合素质。鼓励档案管理人员参加档案专业技术资格考试，提升专业能力。同时，加强对各部门兼职档案员的培训和指导，提高兼职档案员的工作能力。3.经费保障合理安排档案工作经费，确保档案管理所需的设备购置、库房建设、数字化加工、编研出版、人员培训等费用得到落实。档案工作经费纳入公司年度预算，专款专用，保障档案工作的正常开展。六、工作进度安排1.第一阶段（[具体时间区间1]）完成档案管理制度的制定和修订工作。完善档案管理组织架构，明确各部门职责和兼职档案员名单。开展档案库房现状调研，制定档案库房建设规划。2.第二阶段（[具体时间区间2]）组织档案管理培训，提高档案管理人员和兼职档案员的业务水平。各部门按照档案收集范围，全面开展档案收集工作。同步推进档案整理工作，完成部分档案的分类、编号、编目等整理任务。3.第三阶段（[具体时间区间3]）继续加强档案收集工作，确保档案资料无遗漏。完成全部档案的整理工作，并按照归档时间要求，逐步开展档案归档工作。启动档案数字化工作，选取部分重要档案进行扫描录入。4.第四阶段（[具体时间区间4]）完善档案库房建设，配备必要的档案保管设备。建立档案检索系统，实现档案的便捷查询。规范档案借阅流程，加强档案利用管理。开展档案编研工作，编写第一批编研材料。5.第五阶段（[具体时间区间5]）持续推进档案数字化工作，扩大数字化档案范围。定期对档案进行鉴定，清理过期档案，做好档案销毁工作。总结档案工作经验，不断完善档案管理体系。七、工作要求1.提高认识，加强领导各部门要充分认识档案工作的重要性，切实加强对档案工作的领导，将档案工作纳入本部门的工作计划，明确专人负责，确保档案工作顺利开展。2.强化培训，提高素质档案管理部门要加大对档案管理人员和兼职档案员的培训力度，通过举办培训班、专题讲座、经验交流等方式，不断提高其业务能力和综合素质，适应档案工作发展的需要。3.严格标准，规范管理严格按照国家和行业