常用的采购流程和模板

PAGE196PAGE非常实用的采购知识1、供应商管理流程图供应商主管相关部门人员供应商主管相关部门人员总经理采购部经理供应商开始采购计划供应商调查②供应商初审评价意见③供应商产品批准①制定供应商管理制度审批审批⑦签订合同签订合同⑨考核供应商反馈意见编制供应商管理报告审核改进措施⑧监督供应商结束审批沟通⑩存档备案⑤筛选供应商提供样品④现场评审审批⑥合格供应商名单现场评审接待供应商管理流程说明表：任务概要供应商管理节点控制相关说明①供应商主管制定《供应商管理制度》，明确相关事项②采购部经理组织人员按《供应商初审流程》开展供应商的初审工作，并将初审结果报总经理审批③收到供应商提供的样品后，采购部经理组织人员按《供应商产品批准流程》开展供应商产品批准工作，并将其结果报总经理审核、审批④采购部经理组织人员按《供应商现场评审流程》开展供应商现场评审工作，并将其结果报总经理审核、审批⑤采购部经理对多个供应商进行筛选，选出合格的供应商⑥采购部经理经过对供应商的筛选，形成合格供应商的名单⑦在选定供应商之后，采购部经理根据采购商品要求、供应商情况、企业本身的管理要求、采购制度及方针等拟定《采购合同》，并与供应商签订正式《采购合同》⑧供应商主管应定期会同相关部门及人员对供应商进行监督管理，并对过程中出现的问题进行及时沟通与协调⑨各相关部门对供应商情况反馈到供应商主管，供应商主管定期或不定期对合作供应商进行考评评级，并将其结果报企业相关领导审核、审批⑩供应商主管安排相关人员及时整理供应商档案，并将供应商最新信息录入供应商信息管理系统2、供应商调查表编号：日期：年月日供应商编号供应商名称调查时间第几次调查调查评核项目得分评分说明调查评核者备注价格评核1．原料价格2．加工费用3．估价方法4．付款方式技术评核1．技术水准2．资料管理3．设备状况4．工艺流程5．作业标准质量评核1．质量管理部组织体系2．品质规范标准3．检验方法记录4．纠正预防措施生产管理评核1．生产计划体系2．交期控制能力3．进度控制能力4．异常排除能力合计3、供应商基本资料表公司名称公司地址邮编联系电话传真主要负责人公司网址业务联系人电子邮件公司概况注册资本占地面积成立日期营业额银行信用状况设备状况人力资源状况主要产品及服务主要生产设备主要生产工艺主要试验设备主要检测设备生产能力月供货能力正常交付周期主要客户简介客户群体所提供的产品占生产的比例其他事项供应商编号：填写日期：年月日名称地址法人联系人电话传真E-mail网址公司概况资本额万元机器设备名称台数厂牌规格购入时间购入成本性能建厂登记日期年月日营业执照往来银行开始往来时间停止往来时间所属协会团体协力工厂数协力工厂利用率平均月营业额材料来源材料名称供应商备注员工职能人数干部数员工数大学高中以上平均月薪主要产品名称比例名称比例主要客户名称比例名称比例确认：审核：填表：4、采购询价记录表采购计划单工作号询价单工作号申请采购商品序号供应商电话供应商报价（单位：元）备注出厂价批发价零售价平均价询价员询价员员工号询价日期年月日5、询价结果一览表（）购字第号填写日期：年月日请购单编号材料编号规格说明单位数量说明1．报价须知（1）交货期限□需于年月日以前交清□订购后天内交清（2）交货地点（3）付款办法□交货验收合格后付款□试车检验合格后付款（4）订购方法□分项订购□总金额为准2．报价期限（1）请于年月日时以前予以报价6、比价议价记录表项目供应商简称原询单价货币类别议价后单价议价后总价付款条件价格条件交货日期交运方式采购拟购方式天数料号品名规格数量单位核准检核承办单位主管承办人备注7、采购谈判管理流程图采购合同主管合同管理专员采购合同主管合同管理专员供应商采购部经理开始①确定采购谈判目标收集采购谈判信息谈判信息分析②初步确定谈判项目审核审批③收集供应商信息④议价分析⑤分析谈判优劣势⑥制定谈判方案审核审批⑦组织实施谈判参与执行谈判协议形成谈判协议汇总谈判资料结束采购谈判流程说明表：任务概要采购谈判节点控制相关说明①由于采购谈判具有不确定性，因此，在确定采购谈判目标时，应确立不同层次的目标，包括最高目标、中等目标和底线目标②采购谈判项目是对谈判内容予以确定，包括物料品质、包装、价格、数量、折扣、付款条件以及交货期等③收集供应商的信息，包括了解供应商的运营状况、商业信誉、供货成本以及供应商的价格底线等内容④议价分析，主要是通过专业人员对价格进行成本分析，确立议价的底线⑤谈判的优劣势包括公司在采购谈判中需要把握的谈判的资本和不足，优劣势一般通过对比来体现，如采购量的大小、采购的连续性、供应商供货期的长短、所供货物差异性的大小以及公司的实力和供货商的实力等⑥合同管理专员根据前期掌握的信息，制定详细的采购谈判方案，方案的内容包括谈判目标、谈判议程、参加人员以及谈判策略等⑦采购部经理组织相关人员同供应商进行谈判，采购部经理在权限范围内有一定的决策权，可以对谈判过程进行控制，灵活做作出决定8、采购谈判计划表谈判目标谈判议程谈判议题参加人员谈判策略最优目标预期目标底线目标实施策略备选策略9、合同谈判记录表记录人：记录时间：年月日供货方谈判时间供货时间谈判地点采购产品名称数量产品规格和型号目标价格技术要求质量要求谈判内容描述（内容较多可以附表）谈判主要争议点谈判结果谈判参加人员签字：日期：年月日主管领导审批意见签字：日期：年月日10、合同信息统计表登记日期：登记人：序号合同编号合同内容供应单位合同数量合同单价合同总额采购形式联系人及联系方式1234审核人：审批人：11、采购退货管理流程图否开始否开始采购部经理供应商结束采购专员①编制货物采购退货管理制度总经理审核审批具体执行货物采购实施是否按时发货②接货清点，组织质量检验发现问题是③提出解决方案审核审批④开退货单，要求赔偿核对信息赔偿，取回货物⑤开具退货单，要求调货赔偿重新采购或替代品采购核对信息赔偿，取回货物重新发货收货验收采购退货管理流程说明表：任务概要退货处理管理流程节点控制相关说明①采购专员依据企业的相关规定、经常采购货物的性质、特点及常见的供应商供货问题等编制货物采购退货管理制度，上报采购部经理审核和总经理审批后贯彻执行②采购专员根据各相关部门生产、经营的需要，进行采购工作。若供应商按时发货，到货后采购部进行清点核对，数量无误后组织相关部门进行质量检验③若检验过程中发现货物存在质量问题，采购专员提出具体解决方案上报采购部经理审核和总经理审批；若供应商不能及时发货，按照合同规定，采购专员亦应视具体情况及时提出解决办法，以免影响企业的正常生产、经营