时间管理-狄振鹏-课程讲义

时间管理.狄振鹏—课程讲义

第一讲时刻治理的四个进展（上）

时刻治理概述

时刻治理的必要性

时刻具有“供给毫无弹性”、“无法蓄积”、“无法取代”、“无法失而复

得”等特性，因现在间是最不为人们懂得和重视的，也正因为如此，时刻

的白费比其他资源的白费就更为普遍，也更为严峻。

因此，当人们无所事事，或者忙得晕头转向却不见成效时，应该临时

停下来凝视一下自己的时刻利用效率，凝视一下自己在时刻中所处的角色,

查找一条更为合适的途径，实现自己的目标，追求自己的人一辈子价值。

在经理人的所有治理技能中，时刻治理最容易被忽略，对中国的经理

人而言，这又是一个急需解决的咨询题。初级经理人从职员的岗位过渡到

治理者的岗位，比较容易忽略治理的角色和时刻治理的技能，而中、高级

治理者的工作时刻更忙碌，工作任务更多，时刻效率的治理也就显得更加

重要。

【案例1]

非洲大草原的狮子和羚羊

非洲大草原上的羚羊和狮子，每天都要展开一场生命的竞赛，也能够

看作是一场生命的奥运会，如果竞赛赢了就有东西吃，输了就可能遭受灭

顶之灾。因此，每天早晨，羚羊和狮子醒来时，它们的脑子里都闪过同样

一个念头，那确实是“我今天一定要跑得比以往要快:如果狮子跑慢了，

它就没有羚羊吃，它就可能会活活饿死；如果羚羊跑慢了，它就可能被狮

子吃掉。它们之间的这种微妙关系使得非洲大草原保持着专门好的生态平

稳。

【案例2】

冠军和亚军的区别

在赛场上，速度是决定用时多少的重要参数，例如香港的赛马，冠军

和亚军的区别，也确实是第一匹马和第二匹马之间的差别，可能相当微小，

往往用肉眼看不出来，要借助电脑等先进设备的关心，两匹马之间的时刻

差距可能仅为0.05秒。然而，头马和第二匹马的奖金却是不一样的，要差

到几十万港币。

关于竞赛结果，人们关怀和记住的从来差不多上冠军，专门少记住亚

军，例如中国奥运，打破冠军零记录的是许海峰，而第二位得金牌的则专

门少有人记得，这确实是第一和第一之外的区别，奥林匹克运动的口号“更

高、更快、更强”，其含义所追求的也确实是速度。

【案例3】

三枚硬币一财宝、健康、时刻，哪一个更重要？什么原因

假设一个人的生命中有三枚硬币，一枚硬币代表财宝，一枚硬币代表

健康，还有一枚硬币代表时刻，这三枚硬币哪一个最重要呢？

通常人们都趋向于追求财宝，如果在这三枚硬币中，把代表财宝的硬

币拿掉，则表示那个人有足够多的健康，也有足够多的时刻，他有可能重

新去创业，赢得财宝，把代表财宝的硬币重新放进自己的生命中。

如果在这三枚硬币中，把代表健康的硬币拿掉，这表示那个人有足够

多的财宝，也有足够多的时刻，则他能够花费无以计数的金钞票来治疗自

己的疾病，至少能够拖延一定的时刻，或借助高科技手段来延长生命，他

可能把代表健康的硬币重新放进自己的生命中。

如果把代表时刻的硬币拿走，让一个人没有自己的时刻了，这时候，

即使他有许多的财宝，有专门强壮的躯体，但是生命留给他的只有一刹那，

他无法用1亿美元去换10分钟，这就好比许多的。前面没有了1,是没有

任何意义的，他不仅不能将代表时刻的硬币重新放进自己的人一辈子，而

且财宝和健康对他也变得毫无意义了。

点评：关于所有的人，专门是经理人、企业家，他们有大量的金钞票,

但是他们感到最缺的依旧时刻，因此对时刻的要求就更高，这就需要良好

的时刻治理。

时刻治理的内涵

1.时刻治理

那么什么是时刻治理呢？在日常生活中始终如一、有的放矢地使

用行之有效的方法，组织治理好自己生活的方方面面，最有意义、最大限

度地利用自己所拥有的时刻，这确实是时刻治理。

时刻治理不仅仅是工作的治理，也包含着业余时刻的治理；不仅仅是

在企业里的治理，同时也包含着家庭生活、业余时刻、业余爱好的治理。

也确实是讲，时刻治理应该是包含着生活中所有时刻的合理利用和支配。

2.主管在时刻治理中存在的误区

专门多主管在时刻治理上普遍存在以下一些认识误区：

宁愿去做情况，而不是去做正确的事；

宁愿去解决咨询题，而不是有创意地去选择解决方法；

宁愿去保持原先的做法和手段，而不是去优化、优选工作的流程和

方法；

宁愿去被动地执行服从和遵守职务，而不是主动主动地进行创新和

求得最佳的结果；

宁愿去节约成本，而不情愿主动地增加利润，专门是在投资理财的

观念方面，国人习惯开源节流，但实际是比较喜爱节流，比较喜爱勤俭节

约，而忽视要去更多地增加收入。

表1-1治理时刻的自我评估

宁愿而不是

正确地做事做正确的事

解决咨询题有创意的选择

保持手段优化手段

遵循义务求得结果

降低成本增加利润

3.传统的时刻治理观念

从节约和增加收入这两方面进行比较，传统的观念喜爱节约，时刻治

理的传统观念中渗透了这种生活哲学观的影子。传统的时刻治理观念强调

以下几个方面的内容：

♦强调时刻的重要。古人曰“一寸光阴一寸金，存金难买寸光阴”，那

个地点强调了时刻的价值和重要性。

♦强调时刻流失的速度。孔子曰“逝者如斯夫！”看到滔滔不绝的江水,

想到时刻也如流水一样，持续地、快速地流淌，强调了时刻的无法失而复

得性。

♦强调时刻治理的打算性。中国古人关于时刻治理的最差不多方法是打

算性，俗语常讲“预则立，不预则废”，也确实是讲在做事之前要有充分的

预备和充分的打算，强调了打算的重要性。

俗语常讲“一年之计在于春，一日之计在于晨”，放到当今的竞争猛烈

的社会中，这句俗语在依旧有用的同时，能够稍加变通，改成“一年之计

在于去冬，一日之计在于昨夜”，因为到了春天再开始做打算差不多来不及

了，而要在去年的冬天就要做第二年的打算，同样，一天的打算要在昨天

晚上或昨天下班的时候就做好了。也确实是所有的打算都要提早做。

时刻治理的四个进展

（一）竞赛以快趋强

竞赛以快趋强，军事以先下手为强，在市场环境急剧变化和动荡的今

天，商界讲究“快鱼”策略，过去的竞争规则是大鱼吃小鱼，比资本量，

比规模，以实力论胜负。今天是比速度，比学习的速度，比反应的速度，

比创新的速度，速度快者方能取胜。

【案例】

中华武学秘笈和跆拳道的心快、眼快、手快

中华武术秘籍讲究“百法有百解，唯快招无解”，也确实是讲任何招数,

差不多上有接招的套路的，然而，快招无解，因为速度太快时，对方来不

及作出反应。

跆拳道也讲究三快，要求心快、眼快、手快，且只有快者才能够胜于

对方，才能够保持优势。

（二）你有多少资本

台湾有句俗语，只有今天才真正属于你。强调要在最短的时刻内，更

多的学习，更多的行动，获得更多的资讯。

（三）72岁人的一生

一个人的时刻到底是如何度过的，每个人一生的时刻是如何样被利用

的，时刻哪里去了？为了回答这些咨询题，科学家对人群的时刻利用做了

科学的研究，将统计的结果进行汇总，从而得出了如下的结论。

假设一个人的生命时刻是72岁，则他的时刻使用情形能够用表1-2来

表不：

表1-272岁人的一生时刻利用表

活动内容所消耗时刻

睡觉21年

工作14年

个人卫生7年

吃饭6年

旅行6年

排队5年

学习4年

开会3年

打电话1年

找东西1年

其他3年

（四）效率与效能

人们重视生命，乐于理财，却疏于时刻治理。例如，一个人伤风感冒

咳嗽了，他会到医院去治疗；一个人丢了200块钞票或股票缺失2000块，

他会专门着急和懊恼；但是如果他无谓耗费了2个小时的时刻，白费了1

个小时，1个小时无所事事，他却可不能着急，因为时刻太无形了，如空气,

看不见，摸不着。

鲁迅先生讲，“时刻像海绵里的水，想挤的话，总依旧有的“，鲁迅先

生本人之因此有伟大的成就，就在于他把别人喝咖啡的时刻都用来学习和

工作了，这讲明了时刻有专门大的弹性。

【案例】

装瓶实验

有一位教授做过一个装瓶实验，他拿出一个瓶子，拿来了好多石子，

又拿来好多沙子，专门多水，然后他把石头往瓶子里装，装到瓶口的时候,

教授咨询学生“那个瓶子装满了没有“，学生们讲“装满了二于是教授又

往那个瓶子里面倒沙子，沙子倒到瓶口时，教授咨询学生，“这次满了没有”,

学生们讲“满了”。教授又把水往瓶子里倒，当水倒到瓶口后，教授再一次

咨询学生，“满了没有？“，学生们不明白教授接下来还会有如何样的措施,

但想到前两次的错误回答，因此都不敢回答了。

点评：那个装瓶实验就揭示了时刻治理的启发，大石头之间会有间隙,

沙子之间还有间隙，水里面可能还有间隙。同理，时刻之间也存在间隙，

珍爱时刻的一个方法确实是珍爱点点滴滴零碎的时刻。

此外，工作任务的完成要有程序和顺序，装瓶实验中如果先往瓶子里

面装水，再往里面装沙子，然后再往里面放石头，就一定放不到里面去了。

做情况也是一样，一定要有优先顺序，不能捡了芝麻丢了西瓜，要抓最核

心、最重要的、最有价值的情况，而不是抓鸡毛蒜皮的情况，如此生活的

意义才能彰显出来。

【案例】

口袋书

在香港地铁里，口袋书专门畅销，口袋书只有巴掌大，在上、下班坐

地铁的时刻，好多年轻人都在看口袋书，或者利用这段时刻休息，也有专

门多人在看报纸，他们都在有效地利用工作时刻和生活时刻之间的间隙，

有效地利用好这些零星时刻，天长日久，就能够积少成多，使这些零头时

刻为个人一辈子活增加魅力。

时刻治理的三大观念

时刻治理有三大观念，第一是时刻观念，第二是效率观念，第三是效

能观念。对这三大观念的懂得和把握，是时刻治理的关键。

1.时刻观念：1小时与3年的关系

建立时刻观念专门重要，有了时刻观念，才能利用琐碎的时刻，才能

把点点滴滴的时刻珍爱起来。在人们的懂得中，3年是一个专门大的时刻单

位，而1小时则是一个常被忽略的时刻单位，实际上，如果每天能节约出1

个小时，则在人一辈子70年的岁月中，就能够节约出3年的时刻，时刻观

念的重要性由此可见一斑。

2.效率观念：速度能使石头漂起来

所谓效率观念，确实是要有速度。石头之因此能漂浮在水面上，如《孙

子兵法》所言“疾也”，也确实是速度专门快的缘故。

3.效能观念：始终不偏离终极目标和结果，与人一辈子奋斗方向相吻

合

效能的观念确实是不仅要衡量速度的快慢，还要考虑其他的因素。中

国人习惯以效率衡量事物，而不常论效能，人们常常夸奖一个人做事专门

有效率，却专门少夸那个人专门有效能。

效能的概念，用毛主席的话来讲，效率是代表“快”，效能代表“多、

快、好、省”，即数量多、速度快、结果好、品质高、成本节约，也确实是

讲，仅仅速度快不行，还要方向正确、结果良好、成效明显、成本又低，

因此效能的概念始终不偏离终极目标和结果。在时刻治理中，时刻的效能

和人一辈子的奋斗方向和企业的终极目标要相吻合。

效率与效能的关系犹如价格和性价比，效率就好比价格，而效能好比

是性价比。效率是指“快”，而效能是指“多、快、好、省”；效率高确实

是价格廉价，即买那个物资所花的货币数量比较少，效能高是指单位货币

内所获得的回报和价值比较大，即当人们去买大宗的物件，例如买电脑、

买汽车、买家具的时候，不仅要注重价格因素，更看重性价比因素，不是

越廉价越好，而是关注投入的钞票和所获得的回报价值高低之间的比。同

样的，在单位时刻内，所获得的产值大小确实是效率，而在单位时刻内所

获得的价值和回报的大小确实是效能。

【案例】

龟兔赛跑

乌龟跟兔子赛跑，第一场赛跑乌龟赢了，兔子输了。因为兔子自豪自

满，在树根下面睡了一大觉，等它睡醒以后，发觉乌龟已跑到了终点。赛

跑的裁判大象批判白兔讲：“兔子，你如此不行，不能够自豪自满，要脚踏

实地，要勤奋努力，懂不懂啊？”兔子讲，“我懂了，我要求再比第二回，

我不相信，我跑只是乌龟

因此它们又举行了第二次赛跑。裁判大象的发令枪一响，兔子像离弦

的箭一样窜了出去，一会儿就没有影子了。而乌龟与上次一样连续慢慢腾

腾地往前爬，爬了专门长时刻，乌龟终于爬到了终点，却不见兔子的影子。

裁判大象和观众就四处查找，终于在专门远的地点找到了兔子，兔子聋拉

着脑袋光顾着跑，却忘了看方向了。

点评：兔子没有看准方向，它跑得越快离目标就越远，因此兔子的效

率专门高，然而效能专门低。同理，在做情况的时候，尽管做事能够做得

专门快，效率专门高，但是如果偏离了方向，最后也可不能有正确的结果。

效能的重点是不但要完成任务，而且要求速度要快、正确率要高、成

本要低，效能和效率相均衡。21世纪的经理人，不但要意识到时刻专门重

要，要去抓点点滴滴的时刻，要注意做情况的数量和速度，同时还要追求

价值，要多、快、好、省。

第二讲时刻治理的四个进展（下）

时刻治理的四个进展历程

时刻治理的进展经历了四个时期，人们从认识到时刻治理的重要性，

到开始进行时刻治理，期间也经历了治理方式和治理重点的转移。

1.第一代：时刻增加和备忘录

第一个时期称为时刻的单纯增加和备忘录。时刻的增加是指当时刻不

够用，而工作任务比较多的时候，就单纯地加班加点，延长工作时刻。

备忘录确实是把所有要做的项目列出来，制作成一个工作任务清单，

做一件，勾掉一件，以此种方式进行时刻的分配和使用治理。

2.第二代：工作打算和时刻表

第二个时期称为工作打算和时刻表，即在所有要做的工作任务开始之

前，把清单列出来，在每一项任务之前定一个时刻的期限，例如早晨8点〜

9点做什么，9点〜10点做什么，下午1点〜2点做什么，每一项任务都有

开始和终止的时刻，在那个时刻段中完成规定的某项任务。那个方法有时

候也称为行事历时刻治理法。

3.第三代：排列优先顺序以追求效率

第三个时期的时刻治理称为排列优先顺序以追求效率的时刻治理。当

工作任务越来越多，多到在规定的时刻里面没有方法完全做完的时候，就

要求对时刻治理的内容进行一定的更换，第一，对工作任务要做一些取舍;

第二，对工作任务要排优先顺序，例如，先做哪一件，后做哪一件；重点

做哪一件，非重点做哪一件；要紧做哪些，次要做哪些；做哪些，不做哪

些，等等，描述那个取舍和优先顺序的方法能够通过象限法进行。

紧急

c

轻?1重要急程度的轴来标记纵坐

标，一紧急的情况，B象限是

?

重3D青况，D象限是不重要也

nD

不为

缓

图1-1第三代时刻治理象限示意图

♦A类工作：又重要又紧急的情况

假设用一个统一的标准把所有的工作任务做明确清晰的划分，然后对A

BCD四大类的工作做一个排序，显而易见，第一应做A类工作，因为A类

是又紧急又重要的，这类工作一样属于突发事件。当工作中显现了突发事

件的时候，应该放下手头所有的工作，全身心地扑上去解决，这种行为被

形象地称为救火行动。例如119消防队接到警报，就要赶忙去处理现场。

【案例】

突发事件：非典

2003年中国政府面对非典事件，就属于又紧急又重要的突发事件，处

理时，当时规定各地政府的一把手都要把工作全部放下，集中所有的精力

操纵本地区的非典咨询题，如此强有力的力度才能够把非典有效地操纵住。

♦B类工作和C类工作

当重要又紧急的突发事件被处理之后，接下来是应该处理C类紧急但

不重要的工作，依旧B类重要但不紧急的工作？有人认为C类工作专门紧

急，应先期处理，也有人认为B类工作专门重要，应先期处理。按照时刻

占用的顺序来划分，也确实是按照时刻的紧急程度来讲，专家认为应先处

理B类工作。

为了对B类工作和C类工作完成时刻进行分析，可通过分析假设不做

C类工作，会导致整个时刻治理显现如何样的状况；而如果不做B类工作,

又会导致整个时刻治理显现如何样的状况。透过这两种状况的不同比较,

就能够清晰地看到两种选择的差别。

TD来T•番•西/口不也1刍4日星不福■以心壬口类工作会随着时刻的进一步

紧急不紧急

推茏AA类工作，因此，B类重

III•改进产能

要为■危机■发展团队;事件。C类工作如果持续

地a击W■紧迫问题■寻找新客户M来越紧急，当越过一定的

极W不重要IIIIVL,由此就会遭受一定的缺

失，■电话会议•繁琐工作i消逝。不紧急

,受欢迎的活动■有趣的娱乐活动

图1-2第三代时刻咨询题分类示意图

例如，下午3点〜4点，工会组织慰咨询抽奖活动，参加抽奖者都可得

到一袋洗衣粉，如果某人因故未参加工会慰咨询抽奖活动，4点钟以后，那

个情况可能就已终止，由此，缺勤者将缺失一袋洗衣粉。

如果在B类和C类工作之间做冲突性的分析，例如下午只有一段时刻，

只能做一件事，要么做B类工作，要么做C类工作，两者不可兼得，那时

就应该扔掉C类工作，要保住B类工作，因为B类工作的价值更大，它的

重要程度更大。

【案例1]

热气球的难题

一个胖子和两个瘦子乘热气球去做科学考察，他们带了专门多食物和

水，也带了专门多笨重的实验仪器。当热气球升空行驶到海面的时候，突

然发生了意外，热气球开始漏气，为了减轻热气球的重量，要扔掉专门多

东西，因此先扔掉了实验仪器，接着扔掉了食物和水，这时候，热气球依

旧太重，需要牺牲一个人来挽救其他人，在这种情形下，因为扔一个瘦子

和扔一个胖子对热气球的阻碍不同，只有按照最大可能地减少缺失的思路

来分析，即扔胖子就能够挽救两个瘦子的生命，因此必定要先扔胖子。

在两者不可兼得的情形下，如果能够延长工作时刻，统筹和谐，进行

更好的策略性的安排，即在B类工作不变成A类工作之前，先把C类工作

完成，再按部就班地处理B类工作，如此就能够达到双赢的成效。然而治

理专家通过实验发觉这种理想状态专门难实现，因为C类工作的数量太多，

单个C类工作尽管花费的时刻不多，然而C类工作的数量层出不穷，所谓

“野火烧不尽，春风吹又生”，专门多经理人关于C类事件的处理只能疲于

应对，致使时刻治理者陷入了C类事件的汪洋大海之中，迷失方向，只见

树木，不见森林。

【案例2】

抗战的泥潭

在抗日战争中，200万日军被中国人民困难卓绝的抗战拖入全民抗日的

汪洋大海之中。二战以后，斯大林讲到，“中国人民困难卓绝的抗日战争，

是世界反法西斯战场不可缺少的组成部分，为反击德国法西斯赢得了时刻

和空间”。斯大林讲，如果中华民国政府投降，结果将不堪设想。因为中国

政府不投降，中国人民尽管条件专门简单，做出了庞大的牺牲，却拖住了2

00万日军，让他们抽不出兵力北上配合德国夹击苏联，抽不出兵力南下侵

占缅甸、印度、印度尼西亚，甚至吞并澳大利亚和新西兰，这是中国人民

的抗日战争把日军拖入了抗击奴役、抗击入侵的泥潭。

C类事件的描述有闻名的帕金森定律，也称为爆米花定律，确实是2

斤玉米看上去不是专门大，然而通过膨化以后有可能会变为一梦筐玉米花。

由此可见，被膨胀、被扩大后的结果会导致C类工作数量庞大，以致无法

完全完全地被解决。

但中国经理人面对一大堆纷杂事务的时候，习惯于“急事急办”，“特

事特办”，因此就会践踏原则，就会没有时刻性，确实是总把最紧急的情况

拿来做，从不考虑这件情况的价值如何，不考虑时刻的重要性程度。

【案例3】

飨筐任务测试

美国的专家曾经做过一个针对中国经理人时刻治理差不多状况的测

试。任务要求是：一个梦筐中有10件工作任务，假设下午的一段时刻是没

有方法完成梦筐中的所有任务，请中国的经理人进行选择，并完成自己选

择出来的任务。中国经理人挑出的第一件工作是最紧急的工作，最紧急的

工作完成后，又挑出了最简单的工作，因为做起来专门简单，因此这些工

作专门快完成了；中国经理人挑的第三件工作是花费时刻最短的工作，这

些工作也专门快做完后，第四件被挑出的是最有味、最喜爱做的工作，但

是那个工作还没有做完，测试的时刻就到了。

梦筐中剩余了6件工作任务，而且全是最重要的工作，然而这些工作

都有一些类似的特点：不紧急、做起来不简单、花费的时刻专门长、不行

玩、没意思。然而，这6件工作如果不做的话，它们全会变成重要且紧急

的突发事件。

点评：中国经理人在时刻治理方面，普遍存在误区和弱点，即在咨询

题的分类概念上模糊。

在工作中，属于B类工作的重要咨询题一样包括改进产能、进展团体、

查找新客户、提升服务品质、提升职员技能、开发新市场、提升品质概念、

建立完善工作流程等。

对个人而言，学习研修和职业成长咨询题、健康咨询题、休闲咨询题

等差不多上专门重要然而不紧急的情况，也就需要在当前多进行改善处理,

例如多增加运动量、操纵饮食、调整饮食结构等。健康咨询题和学习的咨

询题专门重要，要把这些咨询题当成紧急的突发事件来处理，只有下如此

的决心做事，才能幸免将这些重要不紧急的情况转化为重要紧急的情况。

关于紧急不重要的情况，能够把它们安排在时刻使用的后面，例如关

于受欢迎的活动、电话会议、工会抽奖、演唱会等，一定不能使其占用B

类工作的时刻。时刻就像一根橡皮筋，要设定期限，不要把工作任务变成

发面团，像爆米花一样膨胀，占有你的工作时刻和空间。如图1-3所示：

).某些日常工作D1.某些电话c

2.某些会议2.某些领导交办的事

3.某些好玩有趣的活动3.不速之客

4.烦琐的工作4.某些会议

5.某些电话、信件5.受欢迎的事情

图1-3第三代时刻治理事件分类示意图

4.第四代：以重要性为导向，价值导向，目标导向，结果导向

第四代时刻治理的代表是时刻治理的二八定律。意大利经济学家帕累

托认为，万事万物都能够分为重点的少部分和一样的大部分，这确实是通

常所讲的二八定律，即80%的结果源于20%的努力，也确实是80%的结果

是因为20%的关键因素所致。

所谓“打蛇打七寸，擒贼先擒王，好钢用在刀刃上“，用最有效率的时

刻去做20%的最有效率的工作，在这些时刻段，注意力要高度集中，一口

气把情况干完，不要中间停止，从而达到一种高效率。同时，要调整生物

钟，操纵好工作的节奏，使得效能最高。

时刻治理的六个概念

不管是中国传统的时刻治理，依旧第四代时刻治理，在时刻治理中，

以下六个概念是贯穿于时刻治理中最核心的重要咨询题。

1.消费与投资

消费与投资包含多个概念，时刻如果用于工作、学习，确实是一种投

资，因为它是有回报的。如果用于陪家人谈天、外出旅行、无所事事、完

全放松，就属于消费，因现在间治理要多投资，少消费，达到投资和消费

的平稳。

2.机遇与选择

在时刻治理中，要主动地选择，而不是被动地等待，主动能够导致机

遇，等待则只能处于无奈状态，不能将人一辈子时刻使用的可能性发挥到

极致。

3.应变与制变

应变确实是当咨询题发生时，去被动地做出反应；制变则是去操纵住

情况，能够主动地预先做出一些预防，让情况最大可能地朝着自己把握的

方向进展。

4.效率与成效

在时刻治理中，要有专门高的时刻利用率，而且时刻利用的结果是可

见的、是优质的、是与奋斗目标相一致的，而不是南辕北辙的结局。

5.紧要与重要

处理好紧要咨询题与重要咨询题的关系，具体做法如下：

♦关于重要且紧要的咨询题赶忙处理；

♦关于重要但不紧要的咨询题优先处理；

♦关于紧要但不重要的咨询题最后处理；

♦关于不重要也不紧要的咨询题则予以回避。

6.反应与预应

当咨询题发生后，能及时做出反应，采取必要的措施。关于未发生的

咨询题，则防患于未然，提早做出预防，使咨询题有良好的预警处理机制。

时刻的杀手：时刻缺失分析

时刻哪里去了？现在专门多时刻治理者惊呼“谁动了我的时刻？”关

于每天的24小时，关于每小时的60分钟，看起来都专门容易逝去。时刻

的杀手怎么讲在哪里？一样来讲，时刻的缺失不外乎以下几个方面的因素:

♦设定目标方面的时刻缺失；

♦制定打算方面的时刻缺失；

♦做出决定方面的时刻缺失；

♦在工作组织方面的时刻缺失；

♦工作开始时的时刻缺失；

♦每日安排上的时刻缺失；

♦在信息和沟通方面的时刻缺失。

耗时因素分析

（一）外因和内因的耗时

对时刻缺失因素的分析，也能够按照外因和内因来分类，调查者通过

对人们日常消耗时刻因素的归类，大致将这些缘故划归为以下几个方面：

1.外在因素耗时的类型

♦电话干扰；

♦不速之客；

♦沟通不良；

♦资料不全；

♦文件复杂；

♦工作搁置等。

2.内在因素耗时的类型

♦打算欠妥；

♦事必躬亲；

♦条理不清；

♦欠缺自律；

♦无力拒绝；

♦做事拖延等。

（二）有形和无形的白费

在时刻白费中，有些时刻是被眼睁睁地看着消耗掉的，而有些时刻则

是在治理者毫无知觉的情形下被白费掉的，因此，白费时刻的现象能够按

照有形白费和无形白费来区分。

1.有形白费

♦开小差；

♦资源不足；

♦电话；

♦程序繁琐；

♦间断；

♦等待。

2.无形白费

♦打算不周；

♦不懂讲“不”；

♦拖延；

♦不懂授权；

♦不分轻重缓急。

时刻治理困惑汇总

在经理人的时刻治理中，时刻总是被许多的突发事件和小咨询题所占

用；经理人做好了工作打算，但在实际的工作中，却全然不能按照自己的

预定打算来完成这些工作；经理人自己总是感受时刻不够用，而且这种不

够用又持续地被加班和身心疲乏所加剧。

时刻治理的困惑能够归纳为以下几个方面：

♦工作无打算，忙忙碌碌不明白干了什么，总是感受时刻不够用；

♦打算常被突发事件、会议中断或打乱；

♦工作被小咨询题拖延；

♦工作时刻超出原打算；

♦下属工作的突发事件多，无能力解决。

时刻治理误区

（一）时刻治理误区

在时刻治理中，人们认为自己的时刻属于自己的私人财宝，看起来今

天过了还有改日、今年过了还有明年；或者突然感受自己时日不多了，自

己的专门多工作都堆在一起了，自己已无所适从了。这种潜意识的循环论

左右了人们的思维，也让人们在时刻面前不知所措。

人们常犯的时刻治理错误包括以下几个方面：

♦不尊重时刻；

♦没有认识到时刻为不可竭尽资源；

♦不了解重要性与紧急性；

♦没有时刻治理系统。

（二）良好的时刻安排

要走出时刻治理的误区，需要认识时刻的“供给毫无弹性”、“无法蓄

积”、“无法取代”、“无法失而复得”等特性，并对自己的工作和生活进行

打算性安排。

良好的时刻安排应做到以下几个方面：

♦确定情况优先顺序；

♦做好打算安排；

♦及时解决咨询题。

经理人的时刻治理，最要紧的是提升效率，要善于集中时刻，切忌平

均利用时刻，要时刻以帕累托定律提醒自己加大时刻治理的重要性，要善

于处理工作时刻和生活时刻的关系。时刻治理是经理人成功的前提，经理

人的效率治理确实是要明确效率的真谛一对事不对人，要了解自己的生活

节律，让自己的时刻治理和自己的生理特点相一致。

[自检1-1]

分析自己的时刻使用类型。

一样来讲，每个人都有自己特定的时刻使用特点，有人习惯在早晨工

作，而且早晨工作的效率专门高，如此的人被称为晨间型。

有些人则习惯晚间工作，且晚间工作的效率比任何时候都高，如此的

人被称为晚间型。

而有些人则在任何时候都能快速进入工作状态，如此的人被称为随时

型。

请您按照自己的实际情形分析自己属于哪一类型。

[自检1-2]

分配好一天的时刻，不同时刻使用者对工作时刻的安排应有所不同，

请按照上题的结论，并结合自己工作的性质和要求，尝试合理分配自己的

时刻曲线。

1.精力高峰时，集中精力于：

工作1：

工作2：

2.精力集中时，用心于下列工作:

工作1：

工作2

3.低效率时，能够处理:

工作1：

工作2：

第三讲提升个人成效的方法（上）

时刻治理的关键取决于个人工作的成效，每天关于每个人差不多上恒

定不变的24小时，但不同的人有不同的使用方法，不同的人在24小时的

利用上截然不同。对所有的经理人而言，把握衡量自我工作成效的方法确

实是能否成功治理自己时刻的最重要因素。

一、效能治理法

（一）象限时刻治理法的分类

对事件重要与紧急情形的分析，也是对效率和效能关系的阐释，因此,

在由重要程度和紧急程度所构成的象限中，处理ABCD四类事件的顺序依

次是：

第一处理位于A象限的情况，也确实是对既重要且紧急的事件第一

处理；

其次应处理位于B象限的情况，也确实是对重要但不紧急的事件进

行处理;

不重要但专门紧急的事件进

轻重

行夕

重要也不紧急的事件。

急CA

W牛如图2-1所示：

缓DB

图2-1象限时刻治理法示意图

（二）象限时刻治理法四类事件的分析

1.A类突发事件显现的缘故

在时刻治理中，事件的显现总是让治理者感到棘手，什么原因会显现

如此多的A类突发事件，是哪个环节的工作没有做好呢？

通过治理专家的研究，A类突发事件一样差不多上因为B类事件的处

理存在咨询题导致的，也确实是讲，当对重要但不紧急的事件未做妥善处

理时，这些事件会随着时刻的推移而持续增加紧急成分，最终，B类重要

但不紧急的事件都会转换为A类重要且紧急的突发事件。

而阻碍B类事件完成的缘故则是由于C类事件遮住了治理者的眼睛，

使得治理者忽略了B类事件，却花了专门多精力去处理C类事件了，结果

B类事件会慢慢变成A类事件。

在日常的经理人活动中，B类事件转化为A类事件的情形经常发生，

当这些转化发生之后，经理人只能赶忙停下手边的任何工作，全力以赴地

处理这些A类事件，A类事件处理完后，经理人才又回到原先的工作上，

因此这种治理不善的情形就不停地在经理人的时刻表上循环显现。

经理人会花50%左右的时刻处理琐碎的杂事，也确实是C类紧急但不

重要的情况；又会花50%左右的时刻处理A类紧急的突发事件，因此，经

理人在C类事件和A类事件之间来回奔波，成了时刻治理的救火队员，而

B类事件则被扔在一边，尽管B类事件专门重要、专门有价值，但却被遗

忘或无暇顾及。

了占47

排序具体工作时间理由

NI界直卜秋卜火较苴里重女要1上枇和系紧女尊

性，？???

重要的理由是:

紧要的理由是:

2.幸免B类事件转化为A类事件的方法

幸免B类事件转化为A类事件的方法是需要对所有类事件进行处理，

一样能够采纳的方法包括：

压缩：将事件的核心完成，或简化完成该事件的步骤。

替代：查找到比此事件更重要或紧急的事件，或以更有成效的事件

代替该事件，从而使得时刻利用率更高。

授权：将事件的处理权授予他人，由他人代为处理。

先做：在第三代事件治理中，先做A类突发事件；在第四代时刻治

理中，只按照重要性来区分所有事件，因此先做B类重要事件。总之，最

重要的应该最先来处理。

舍弃：对部分事件，如果其重要程度和紧急程度都不高，则能够将

之舍弃，以更多的时刻来完成其他工作。

增加：对重要事件，要增加完成时刻，增加工作量来全力以赴地完

成，以使该类事件的处理更加完美。

改进：改进部分事件的性质，专门需要将A类事件改成B类事件。

杜绝：突发事件不能杜绝，重要事件也不能杜绝，紧急事件一样也

无法杜绝，因此，对不重要且不紧急的事件要进行杜绝。

确保：确保重要事件能保质保量地按时完成。

聚焦：安排专门的时刻段，集中精力聚焦重要事件的处理。

少做：不重要事件要尽力幸免。

不做：对不重要不紧急的事件能够采取不予理会的方法，甚至以牺

牲部分利益为代价而舍弃处理这些事件，以换取处理其他事件的时刻。

不同的方法适用于不同的事件，只有选择适合的方法处理适合的事件,

才能够节约时刻，将经理人从奔波于A类事件和C类事件之间的救火角色

中挽救出来，但如果选择的方法不适合事件的处理，则成效必定适得其反,

使得事件性质升级，花费时刻也将成倍增加。

【自检2-2】

您认为以下各种方法在ABCD四类事件的处理中，各适用于哪些事件

的处理。

方法适用事件

压缩

替代

授权

先做

舍弃

增加

改进

杜绝

确保

聚焦

少做

不做

见参考答案2-2

L,.................工件，是因为B类重要

紧

不普要对紧急与重要的突发

IIII

事乎5%以下，对重要不紧

15»2DN—25N…,

急白绝大部分工作时刻花

在宣IVn紧急又重要的去做，

对为:重要的工作则能够扔

1»65K-8DK

掉。

重要

图2-2治理工作时刻分配示意图

3.艾森豪威尔将军的时刻治理原则

艾森豪威尔将军认为，面对ABCD四个象限的工作时，应该采取不同

的应对措施：

A类紧急且重要的突发事件要本人做，而且要赶忙做；

对重要不紧急的B类工作，要本人花大量的时刻聚焦在此工作上；

对C类紧急但不重要的工作，要尽量不安排自己做，而是要托付授

权给别人做。如果必须自己做，则要减少它的工作量；

对不重要且不紧急的工作，要把它扔进废纸篓。

i

紧'代和第四代时刻治理之间

急C减少委派A本人立即千

的-发事件由本人赶忙做，但

按月做最有生产力的情况，也

确§又专门重要的任务，如果

D废纸篓B战略规划

能趣安排时间

----------------------------------------------►

重要

图2-3艾森豪威尔原则示意图

［自检2-3】

1.列出上周您所做的情况中关于生活和工作事件各3件以上。

第一件：

第二件:

第三件:

2.将这些情况归类为A、B、C、D四类。

属于A类重要且紧急的事件为：

属于B类重要却不紧急的事件为:

属于C类不重要但专门紧急的事件为:

属于D类不重要也不紧急的事件为:

3.原先的时刻分配比例是多少？预备如何调整和重新规划？

、艾维李的效率法

美国治理学家艾维李提出了“10分钟6件事效率法:他认为，能够先

花5分钟的时刻，把接下来的一个时期，也即改日、下周甚至下个月要做

的6件情况列出来，然后花5分钟的时刻，把这6件情况按照重要性程度

优先顺序排序，将最重要事件的排为一号，次要事件排为二号，依此类推。

再把这6件事写在纸上，剪成一个一个小纸条，在上班开始后，按照重要

性次序一一执行，当第一件工作达到时期性目标后，开始做第二件工作，

如此就能够保证每一时、每一分、每一秒都在做最重要，最有价值的工作。

艾维李的效率法能够总结为以下三个步骤：

列出改日（下周、下月）要做的6件重要情况；

把这6件情况按重要程序排序；

上班开始先做1号，完成之后做2号，再做3号，依次类推，直至

下班终止。

在经理人的时刻有限、资源有限，而工作任务不可取舍的前提下，要

有效地利用时刻，就必须有所取舍，应选取最重要、最有价值的工作来执

行。

艾维李的10分钟6件事的时刻治理法，过去一样翻译成效率法，也叫

艾维李效率法，从完成工作的性价比来看，它也能够称为效能法，因为艾

维李的10分钟6件事的时刻治理法最注重的是工作任务的重要性程度和价

值，而不是紧急性程度。

三、一周时刻运筹法

时刻治理是从打算开始的，好的时刻运筹方法，需要对过去的工作进

行科学合理的记录，发觉时刻白费的所在，然后找到改进的措施，修正原

有的时刻治理方案，并严格按照这种安排执行，一周时刻运筹法即是这种

时刻治理方法的代表。

在使用一周时刻运筹法时，以星期时刻为横坐标，标记礼拜一、礼拜

二、礼拜三直到礼拜天，以小时时刻为纵坐标，标记早晨、中午、上午、

下午、晚上以及备注和总结，然后在接下来的一周里，进行认真记录，并

对每天的时刻利用进行总结，当一周的记录终止后，再进行周总结。如表2

-1所示：

表2-1一周时刻运筹法

时刻星期一星期二星期三星期上星期五星期六星期日

上午

中午

下午

晚上

备注

总结

对中、基层的经理人而言，周打算和周检讨是最有效、最重要的时刻

治理手段。例如麦肯锡通过对全球经理人打算实现的有效性调查发觉，大

部分企业都在做月打算，而月打算定下来后，在第一周、第二周、第三周

和第四周实施有效性是不一样的，第一周的实施有效性为70%〜80%,第

二周的实施有效性为60%〜70%,第三周的实施有效性为50%〜60%,第四

周的实施有效性只有40%〜50%。

个人月打算的实施也差不多与此相似，在月末实施有效性会只剩下5

0%左右，因为打算不如变化快，在一个月之前所料想的情形现在可能发生

了专门多的变化。如果对这些变化每天都进行追踪，会发觉每天的打算实

施有效性都在减弱，情形变动的频繁程度导致只见到眼前的具体工作，而

往往不记得了整体的方向和目标，专门难做到和谐和平稳。因此周打算和

周检讨专门重要，能够关心经理人修正和完善打算。

填写周打算和周检讨的治理报表，专门多中国人都比较形式主义，专

门随着时刻的推移，最后的数据几乎差不多上假的，这就导致了一个新的

困惑一一中国职员到底要不要用报表？报表显现形式主义与中国人的文化

观念有关，中国人比较容易急功近利，比较容易有用主义。因此，报表要

越少越好，越精要越好，一样以一个礼拜两张表为好，第一张表为周报表,

第二张表为客户档案记录，表格的设计要简明，抓住关键的数据就能够。

第四讲提升个人成效的方法（下）

四、办公室的5s

（一）办公室5s的内涵

整理

/整顿L整顿、清扫、清洁、素养。办公室5s不仅

要力渚门员去做。如果要做到对文件档案、办公区域以

及/必须进行5s行动。如图2-4所示：

清洁

、素养

图2-4办公室的5s示意图

1.整理

整理自己的办公室，让办公室成为没有杂物，能集中注意力进行工作

的地点。在办公桌上摆放的一样是目前需要处理的文件，而其他的文件、

过去的文件、今后的文件、目前还未涉及的文件，应该把它们收起来放到

柜子里面，而且如此的整理每天都要进行，不要把事务留到改日，要定期

定制标签标识，对文件要用红颜色、绿颜色等标签标识标记起来。

2.整顿

整顿自己的工作作风和工作流程，让一切朝着能节约时刻、增加效能

的方向前进。整顿包括收拾和整理办公室，一样要在中午午餐吃坂前的时

刻做简单整理，在下午下班前做完全全面的整理。有人习惯每天上班工作

之前先整理打扫办公室，搞卫生，擦桌子，然后泡壶茶，开始做许多专门

无聊的情况，结果不能专门好地处理当天的工作，因此整理办公室应该放

在每次工作终止之后，如此能够快速进入工作状态，提升工作的效率。

3.清扫

将短期内不用的物品和文件归档，扫除工作障碍，营造快速进入工作

状态的环境。

及时地处理文件，建立适当的文档系统，文件包括纸质文件、电脑文

件等，日用品要定期进行更新，不要乱七八糟，保持办公室的整洁，也是

对工作时刻的整理。

4.清洁

保持办公氛围的简洁，使自己专门快进入高效工作的状态。办公室除

了自己的办公桌之外，不要放置余外的椅子，而且自己的椅子也不应弄得

专门舒服，最好简单一点，没有靠背也能够。一样在总经理室、部门经理

等处，经常会看到大班台和中班台，前面要放两张椅子，这是白费时刻的

标志。如果要让办公室的工作简单快速，应把这两张椅子都撤掉，让讨论

咨询题的人站着讲话。因为人站着讲话的时候语速会比较快，比较简洁，

而如果让其坐着讲话，一样会泡一杯茶，先寒喧一番，然后慢慢进入正题,

慢慢发言，慢慢讨论，时刻就会在这“慢慢”的过程中被不知不觉地白费

掉了。

办公室切忌放个人的照片、合家欢、女儿的照片、明星照片、自己爱

好的羽毛球、网球拍、溜冰鞋等物品。在工作时刻，如果有必要应将它们

收在柜子里面，且不应将无聊的杂志、晚报、参考消息、有味好玩的玩具

等也放在伸手可及的地点。统计表明人在多数情形下是没有方法抵制住这

些物品的诱惑的。例如一看到《环球时报》的封面，认为第一个消息专门

有味，决定要花5分钟时刻看一下。结果往往是看完这一个，会接着再看

另一个更好玩的消息，如此一来，就会不记得本职工作，工作时刻实际就

成为了阅报时刻，当扎进到这些与工作无关的新闻里去的时候，时刻就会

快速流逝。因此抵制住这种种诱惑，包括抽烟、喝咖啡、上午茶、下午茶

等，实际是时刻治理能否取得成效的重要因素。

5.素养

养成好的习惯，摒弃不良行为习惯对时刻的腐蚀，让时刻成为自己所

能掌控的有形资源。

在办公室，人们经常会彼此讲，“来来来，喝个上午茶”，“喝一杯咖啡”,

“来来来，小周来抽根烟”。在职场能够喝茶、喝咖啡、甚至能够到卫生间

或专门抽烟的房间抽烟，当受到如此的邀请时，明明手头有一个专门重要

的工作，但碍于别人的面子或交情，也就会临时搁置工作而与别人一起喝

茶、喝咖啡、抽烟，这确实是时刻白费的开始。

一旦自己给予别人如此的“面子”，便会使别人以为自己好交往，人比

较随和，与别人能打成一片，便会有更多的人来邀请你。既然给了张三“面

子”，也就不能不给李四“面子”，接下来会有王五，赵六等，自己的工作

会被不停地打断和干扰，这确实是办公室工作的怪圈。

持续受到干扰和打断，也包括接打电话。必要时一定要让助理接电话,

自己如果要打电话，一定要拿着话筒站着打，不要坐着讲话；如果自己要

接电话，也要在接电话的同时就站起来，最好能对自己的电话有所规定，

一样情形下接打电话不能超过5分钟，如果没有实质性谈话内容，5分钟一

到就要果断终止电话。

（二）办公室的5s行动

综上所述，办公室的5s行动应该做到：

在办公桌上摆放目前手头需要处理的文件；

每天都整理，不要把事务留到改日，定制标签标色；

及时处理文件，建立相应的文档系统；

整理工作时刻，保持办公室整洁，经常整理文档；

幸免被打断，选择电话，拿起话筒，不坐着讲话。

（三）办公室5S的适用范畴

文件档案；

办公区域；

办公室治理。

治理者时刻要牢记，自己工作中最重要的情况是：制造企业的价值、

绩效和利润。

五、打算的杠杆原理

（一）打算的重要性

打就是专门重要的治理措施，关于工作，治理者应该多花时刻去做详

细的打算，让下属加倍努力，持续地完善打算。

关于打算的懂得，有一个专门经典的口号“慢慢打算，快快行动”，即

在分析摸索、决断、设定目标、制定打算的时候，多花一些时刻，多白费

一些时刻是能够容忍的，因为从本质上讲这不是白费，因为考虑得周全，

行动就会更快。因此中国古话曰“工欲善其事，必先利其器“，磨刀不误砍

柴功，多花一些时刻把刀磨得快一些，砍起柴来就会更顺当。

然而有专门多经理人正好与此相反，急于行动，疏于打算。有条件要

干，没有条件也要干，制造条件干。在战争中学习战争，在战争中积存战

争体会，干中学。那个理论本身是没有错的，但是如果在行动之前脱口而

出，不做任何的备选方案和打算，如此采取的行动就可能要多交学费，多

走弯路。

在开始行动之前，一定要先坐下来想一想，作为经理人，和职员最大

的区别就在于做打算，职员只要被动的服从和执行就能够算作是一个合格

的职员，最多只只是是一个优秀的职员。然而经理人在行动之前，要做尽

可能详细的打算。如果没有在详细和简单之间求得平稳，没有具体的操作

方法，没有具体的数量，没有制定三个以上的打算就开始行动，那个经理

人的治理确实是失败的治理。如果是委派下属来做工作打算，一定要让其

多花时刻完成打算的制订工作。

中国古人讲“三思而后行”，其中包含两层意思：第一是要多花一些时

刻思想，然后再行动；第二是要制定三个备选方案，然后开始行动，也即

要有多套方案，再采取行动。

【案例】

基辛格：“是最好的打算吗？”

美国前国务卿基辛格的下属每一次拿工作报告或工作打算上来的时

候，基辛格总是要咨询他一句话，“你确信，这是最好的打算吗？”如果下

属支支吾吾，基辛格会看都不看，要求其拿回去重新做，甚至在第二次、

第三次，基辛格都会咨询同样的咨询题，直到下属拍着胸脯确信这是100%

完美的打算时，基辛格才会开始看那个工作报告或工作打算。

（二）帕累托原理（二八原理）

托原理，也被称为二八原理，即80%

0%的努力，能够制造80%的成绩。

旦成本是最低的，在生活中，用20%

图2-5帕累托原理示意图

【案例】

分数与努力的比例

有一些在校大学生读书不用功，往往是到临考试的时候连续突击两天

两夜开夜车，如此的大学生，他复习一天可能考个30分，而要想考个60〜

70分，只需要两天的努力，如果要考90分，只需要三天的努力，看起来效

率专门高，但实际上是不可能做到的。真刚要考个70分，大致需要复习两

个礼拜，如果要考80分就需