9《会议管理》课件 第九章

第九章

会议文书的准备会议通知会议简报会议工作总结会议请柬会议邀请书会议纪要会议通知会议通知的含义会议通知是向与会者传递召开会议信息的文书，是会前会议组织者同与会者之间沟通的重要媒介。规范而准确地拟写会议通知，并及时有效地传递会议通知是会前文书工作的重要环节，是保障会议顺利召开的前提和基础。这一过程，包含两部分工作：一是会议召开之前，首先要规范、准确地拟写好会议通知，把会议召开的目的、时间、地点、议题等信息详尽、准确地告诉给与会者，让与会者明白为什么开会、开什么会议管理会、什么时间在哪儿开会，以便与会者作出是否参会的决定，或做好参会前的各项准备。二是考虑以什么时间以什么方式发送这份会议通知，并确保发送到与会者手中，不延误时间。会议通知拟写会议通知的基本内容包括：称谓、会议名称、会议时间、会议地点、出席人员范围、会议议程、主办与承办单位、注意事项、发文单位署名、日期等。会议通知拟写（一）公文式会议通知公文式会议通知通常作为召集大型、重要的会议或活动的通知。这类通知内容详尽、条项清晰，格式严格规范，发送须按正式文件传递渠道和行文程序进行。公文式会议通知的结构要素与要求如下。版头公文式会议通知的版头同公文版头相同，一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、分隔线组成。主体公文式会议通知的主体包括：标题、主送机关、正文、发文机关署名、成文时间和印章组成。会议通知拟写（一）公文式会议通知（１）标题。一般由会议主办者、会议事由和“通知”组成，按公文标题的写作和要求拟写。（２）主送机关。即是会议通知的受文单位。要求主送机关使用单位全称和规范简称。（３）正文。正文是会议通知的主要内容，一般分为三个部分：一是开头。主要交代开会的目的、意义等。二是主体。内容包括会议主题、议题、会议召开的时间与地点、报道时间与地点、参会的条件与要求、食宿与交通等有关情况。三是结尾。通常以“特此通知”结尾。（４）发文机关署名、成文时间和印章。通知正文完成后，主办单位要署名盖章。署名时要求发文机关的名称用全称。联合发文时，一般所有会议主办单位都要盖章，如有特殊情况需要由会议承办单位代盖章时，应当在会议通知中说明。最后注明时间，公文式会议通知的时间应当以领导签发的日期为准。主体会议通知拟写（二）书信式会议通知书信式会议通知即以书信格式、要求拟写的会议通知。结构要素与要求如下：（１）信头。书信式会议通知使用便函式格式，可直接用单位的信笺纸制作，信头标有红色醒目的单位名称。（２）标题。一般由会议名称加会议通知组成。（３）称谓。书信式会议通知的受文单位如果是单位，就写明单位名称；如果是个人的，应写明个人姓名，并冠以“尊敬的×××先生”“尊敬的×××女士”“尊敬的××理事”等。也可冠以统称，如“各位会员”、“集团公司下属各单位”等。（４）正文。正文的内容主要有：开会的目的和意义、会议主题、会议议题、会议召开的时间与地点、报到时间与地点、食宿与交通等有关情况。通常以“特此通知”结尾。（５）发文机关署名。署名要求发文机关的名称用全称，联合发文时一般所有主办单位要盖章，也可由会议承办单位代盖章。（６）成文时间。注明发文的年月日。（７）尾部。如有需要，可在通知尾部注明联系人与联系方式、交通线路和回执。会议通知拟写（三）备忘录式会议通知备忘录式会议通知通常用作单位内部召开事务性会议以及例会时使用。备忘录式会议通知内容简单，格式单一，结构要素包括：标题、称谓和正文。备忘录式会议通知一般以“会议通知”直接作标题，称谓直接写受文单位或人员名称，正文部分交代清楚会议名称、哪些人参会、开会的时间和地点即可。会议通知拟写（四）请柬式会议通知请柬式会议通知主要用于不相隶属的单位或个人之间，是为通知会议专门制作的一种具有礼仪性质的文书。采用请柬式会议通知邀请与会者，能体现举办者的郑重态度和对被邀请者的礼貌。所以，一般开幕典礼、签字仪式、新产品发布会等仪式类会议均使用这种会议通知。邀请的与会人员一般也多为上级领导、行业专家权威、兄弟单位、社会名流等。请柬式会议通知要求简洁明了，一般只把受邀人、会议内容、具体时间和地点等要素写清楚即可。选用请柬，可自行设计制作，也可选用市场上出售的制式请柬。无论选用哪种，都应当注意措词儒雅，语气谦恭，格式符合规范。会议通知拟写（五）邀请函式会议通知邀请函式会议通知与请柬式会议通知相同，都是一方邀请另一方参加会议的具有礼仪性质的会议通知。邀请函式会议通知与请柬式会议通知不同的是，邀请函式会议通知除了要写明邀请对方参加会议这些主体信息外，还要向被邀请者交代邀请他（她）做什么事等。书写格式同于信函体会议通知。（六）公告式会议通知公告式会议通知是那些参会人员不确定或参会人员较分散的会议常使用的通知形式。这些会议通知，一般刊登在相关的报刊上或固定的网站上，以便更大范围使公众知晓，具有广而告之的作用。公告式会议通知的结构要素除不需主送机关或称谓外，其他与信函式会议通知相同。会议通知的传递传递02书面传递01口头传递会议通知发出的时间不能太早，也不能太晚。太早，参会者较难做出参会安排，容易被搁置而错过开会时间；太晚，则让参会者准备不足，或仓促赴会，或不得已取消参会的决定。一般而言，小型会议的正式会议通知应在会前一周到两周时间发出；大中型会议有时需要发两次通知，一次预通知，一次正式通知，预通知有些提前半年就发出了，正式会议通知则应在会前四周到六周前后发出。（一）会议通知的传递方式（二）会议通知传递的时间会议通知的传递（１）要做好传递记录。为了避免漏发、错发和重发。发送会议通知时，一定要做好发送记录，并认真检查收信人姓名、地址等信息，逐一核对，以防出错。（２）重要会议通知发出后，一定要通过电话、电子邮件等形式，逐一落实参会情况。（３）中大型会议须发会议预通知与会议正式通知两种。会议预通知预告会议的大致情况，以便与会者提前做准备，安排自己的工作和时间。正式会议通知则详细具体通知会议的有关事项。（三）会议通知传递的注意事项（４）要通过收取回执、电话落实、电子邮件跟踪等多种途径和方式获取与会人员的赴会信息，以确保会议通知及时有效地发送到与会者手中。会议纪要一、会议纪要的含义与特点特点会议纪要是简明扼要地记载和传达会议主要精神、会议事项和决定的文书。会议纪要中的“纪”是综合整理、概括提炼的意思；“要”是要点的意思。就是说，会议纪要是综合整理和概括提炼会议要点的文书。纪实性会议纪要是会务工作人员根据会议宗旨，在会议记录的基础上进一步分析、概括、提炼形成的。必须如实反映会议情况，忠实会议的内容。纪实性是撰写会议纪要的基本原则。提要性会议纪要是对会议记录、会议相关文件以及会议简报进行综合整理和概括提炼形成的要点，具有鲜明的提要性。逻辑性会议纪要要点的提炼和编排要合乎逻辑，重点突出，条理清晰，还要有整体感。格式的独特性会议纪要有规定的版式，虽被列入公文文种之列，但版式不同于任何一种公文，主要表现在：会议纪要的行文方向多向，不受任何行文方向限制；文体格式独具，发文机关标识由“会议名称＋会议纪要”组成，不同于任何一种公文格式。表述主体的独特性由于会议反映的是与会人员的集体意志，常以“会议”作为表述主体，比如“会议认为”、“会议指出”、“会议决定”、“会议要求”、“会议号召”、“会议强调”、“会议希望”等，这对反映与会人员的集体意志起到很好的概括作用。二、会议纪要与会议记录的区别会议纪要突出了会议成果，概括了会议主要精神。会议纪要记载会议的全部情况和全面精神，议而不决的事项、与会议主要精神关系不大的讨论发言以及会议的详细过程等，均不作为会议纪要的内容。会议记录则不同，它必须尽可能地记录会议所有情况和全部议题、议程，不能错记、漏记会议的任何情况。会议纪要是法定公文，会议记录则是会议的原始材料；会议纪要一般要行文或在报刊、网络发表，而会议记录一般是不公开的内部资料。会议纪要虽然是在会议记录和其他会议材料基础上综合而成的，但执笔人要写好会议纪要，还应做到：了解领导召开会议的意图、会议的宗旨、要解决的主要问题以及会议的议定事项和未议定事项等。要熟悉会议的全过程，认真阅读、分析材料，经过思考、归纳，提炼出要写的主要精神和主要内容，然后按照轻重、主次、点面的顺序开始写作。只有如此，才能写出好的会议纪要。会议记录则没有太多要求。会议纪要内容具有选择性，结构具有完整性、逻辑性和条理性，语言要准确、简洁、平实、庄重、得体；而会议记录则没有这些讲究，只要记清楚记全面即可。三、会议纪要拟写123会议纪要的标题一般由会议名称和文种组成。（一）标题前言通常采用概述的方式简明扼要地介绍会议的基本情况，包括召开会议的时间、地点、召集单位、会议名称、主持人、参加会议的单位和人员、人数、会议主要议题、成果收获等，然后用过渡句引出下文。主体主体是会议纪要的核心部分。一般按主次排列内容，内容包括会议的主要精神、议定事项、会议达成的共识、主要观点和争论情况以及会后对贯彻落实会议精神的要求等。（二）正文结尾会议纪要的结尾通常是强调会议召开的意义，号召或希望大家认真贯彻执行会议精神。4正文结构有三种：1.摘要法。就是按照会上发言的顺序，摘录主要发言人的主要观点和内容。引述发言时，要具体写出发言人的姓名、职位和单位，以反映会议的真实性。这类主体写法适用于座谈会、学术研讨会等会议。2.分项法。就是将会议主要内容分项撰写，以体现会议内容的层次感和条理性。这类主体写法使文章层次分明，要点突出，同时也充分体现会议纪要反映与会者集体意志的特点。这种写法适用于办公会纪要、常务会议纪要、董事会纪要等。3.归纳法。就是将会议上研究讨论的内容运用归纳法，分条列项或以小标题把归纳的问题分成若干部分，综合反映会议内容的主体写法。这种写法适合规模较大、内容复杂的会议，需要写作者具有较强的综合能力。三、会议纪要拟写123（三）标注会议出席、请假和列席人员名单（四）署名、成文时间与印章4会议工作总结一、会议工作总结的含义与作用会议结束后，会务工作人员要及时做好会议的总结工作。会议工作总结是对会议进行系统回顾和认真分析，检查实施情况，归纳经验教训，总结规律性认识，并把它条理化、系统化的会议文书。会议工作总结是推动会议管理工作进步的重要环节。会议工作总结是寻找会务工作规律的重要手段。会议工作总结是培养、提高工作能力的重要途径。一个人的工作能力是指他承担某项工作，执行某项业务、任务的能力。具体表现在两方面：一是专业知识水平;二是解决、处理实际问题的能力。实践中二者相得益彰。运用会议管理知识处理问题的能力不是天生的，只有通过实践才能培养起来，因此，做好会议总结是提高办会能力的重要手段。二、会议工作总结拟写0102030405标题前言主体结尾落款会议工作总结标题的写法主要有两种，一种是由单位名称＋会议名称＋文种组成。另一种是在正标题下附副标题。前言是会议工作总结起始的段落。其作用在于用简练的文字概括交代总结的问题；或说明所要总结的问题、时间、地点、背景、事情的大致经过；或将总结的主要经验、成绩与效果等作概括提示；或将会议的过程、基本情况、突出成绩作简洁的介绍。主体应叙述会议工作的过程、做法、体会、经验、教训，并且要作理论的概括，总结出规律性的东西。主体部分的基本内容就是要写出会议工作的做法和体会、成绩和缺点、经验和教训。会议工作总结最后要针对存在的问题提出改进措施和今后努力的方向。这部分要精练、简洁。会议工作总结的落款要写明总结的单位名称或会议名称，署名下方署上总结完成的时间。如果标题中已经出现总结单位的名称，落款时就只需署上时间。前言写作的目的在于让读者对总结全貌有概括的了解，为阅读、理解全篇打下基础。写作前言力求简洁，开宗明义。主体成绩和经验写出成绩和经验是会议工作总结的中心和重点，是正文的关键内容所在。写法一般有两种：一种是写出做法、成绩之后再写经验。即表述成绩、做法之后从分析成功的原因、主客观条件中得出经验教训。另一种是写做法、成绩的同时写出经验，寓经验于做法之中。也有的写法是在成绩之后用“心得体会”的方式来介绍经验，这实际属于前一种写法。存在的问题和教训会议工作总结以肯定成绩、总结正面经验为主，但在看到成绩的同时也要看到存在的问题。在成绩与经验之后要写出存在的问题和教训。这部分的写法有两种：一是概述，即概括地讲，如采取并列句形式或一贯到底的句式概括；二是细述，即分条列项具体列出存在问题，一一表述。写存在的问题与教训要中肯、恰当、实事求是。会议简报一、会议简报的含义会议简报是反映会议有关重要内容、筹备和进展情况及与会者意见和建议的一种简短的、有一定新闻性质的会议文书。会议简报作为迅速反映会议动态的信息载体，也是会议主办方了解会议情况、掌握会议动态的重要渠道。会议简报可以使用多种名称。会议简报分为综合简报和进程简报两种。综合简报是在会议后期发送，整个会议编一期的简报。进程简报是编发多期简报。一般重大的、时间较长的会议都编发进程简报，即每个会议小阶段编发一期，有时天天编发，以供与会者阅读、互通情报、交流思想和经验，把会开好。二、会议简报的特点123会议简报的新闻性体现在真、新、快、简四个方面。“真”是内容真实。“新”指内容的新鲜感。“快”是报道的迅速及时。“简”是短小精悍。新闻性会议简报一期可以只有一篇报道，但更多情况下，一期简报要将若干篇报道集结在一起发表，形成集束式结构。这样结构的好处是有点有面、相辅相成，加大信息量，避免内容单薄。集束性规范性会议简报要按照简报的规范格式编写，要由报头、目录、编者按、报道正文、报尾等部分组成，不能标新立异。三、会议简报的结构内容和拟写123会议简报的报头类似公文的“红头”，一般也是套红印刷，但又有一些不同。首页间隔横线以上称为报头，由简报名称、期数、编发单位、日期、保密提示等项目组成。简报名称用大号字套红印刷。期数位于简报名称下方正中，加括号。编发单位一般是“××大会秘书处”或“××会议组委会”，位于期数下面、间隔横线上方左侧。日期位于编发机关右侧。如属保密会议，需要保密，则在首页报头左上角标明密级或“内部刊物”字样。确有必要，还可在首页报头右上角印上份号。间隔横线一般为红色。1.报头三、会议简报的结构内容和拟写123报头以下、报尾以上部分都属于报体。报体包括：目录集束式的简报需要编排目录。由于会议简报内容单纯，容易查找，目录一般不需要标序码和页码，只需将编者按、各篇标题排列出来即可，为避免混淆，可在每项前加星号标志。标题简报的标题跟新闻的标题类似，可分为单标题和双标题两种类型。单标题是将报道的核心事实或主要意义概括为一句话作为标题。双标题是主标题加副标题。主标题概括会议主题，副标题具体说明什么单位举办的什么会议。2.报体三、会议简报的结构内容和拟写123报头以下、报尾以上部分都属于报体。报体包括：导语或编者按报道式会议简报的导语，是以简短的文字，准确概括简报内容，说明报道的宗旨，引导读者阅读全文。导语写作总的要求是“开门见山”，一开始就切入基本事实或核心问题，给人明确的印象。2.报体导语可根据主题需要，采用叙述式、描写式、提问式、结论式的写法。（1）叙述式。是用概括叙述的方法介绍简报的主要内容。（2）描写式。是把简报里的主要事实或某个有意义的侧面加以形象的描写，以引起读者的阅读兴趣。（3）提问式。是把简报反映的主要问题用设问的形式提出来，以引起读者的思考。（4）结论式。是先将结论用一两句话点出来，然后主体部分再作必要的解释和说明。转发式会议简报的导语一般就是编者按。是介绍简报信息来源、本期重点稿件的意义和价值、征稿通知、征求意见等表明办报单位主张和意图的文字。编者按不可过长，短则三五行，长则半页。一般有三种写法：说明性按语、提示性按语、批示性按语。三、会议简报的结构内容和拟写123报头以下、报尾以上部分都属于报体。报体包括：主体主体是简报的主要部分，可以只有一篇报道，也可以有多篇报道。其任务是用典型的、富有说服力的材料把导语的内容具体化，用材料说明观点。写好主体是编好简报的关键。主体的内容，或是反映具体的情况，或是介绍具体的做法，或是叙述取得的成绩和经验，或是指出存在的问题，或是几项兼有，要视具体情况而定，没有固定的模式。主体的机构有“纵式”和“横式”两种。纵式结构按事件发生、发展的时间顺序来安排材料，横式结构按事理分类的顺序安排材料。如果内容比较丰富，各层可加小标题。2.报体结尾简报要不要结尾，因内容而定。内容单一，篇幅短小的，可以不单写结尾，主体部分话说完就结束，干净利落。内容复杂的，可以对全文作一个小结，以加深读者印象。有些连续性的简报，为了引起人们关注事态发展，可用交代性话语作为结束。三、会议简报的结构内容和拟写123报尾在简报末页，用间隔横线与报体相隔。报尾内容比较简单，只需写明简报发送单位和印发份数即可。发送单位一般有“报”、“送”、“发”的区别。“报”是指报上级单位；“送”是指送往同级或不相隶属单位；“发”是指发往下级单位。发送单位写在左侧，印发份数写在右侧。3.报尾会议请柬一、会议请柬的含义会议请柬是为邀请有关团体或个人参加会议而制发的一种礼仪文书。通过制发请柬，一方面表示对受邀方的尊重，另一方面也显示出活动主办者对活动的重视程度。随着现代社会交际活动的日益多样化，请柬的类型、样式和功能也越来越多样。有的请柬附带入场券，有的请柬本身就具有入场券或入会凭证的作用。二、会议请柬的结构与写法封面会议请柬的封面可直接写“请柬”或“请帖”。必要时，还可在“请柬”前注明会议名称。请柬的封面要特别注重美观，文字多用彩色的艺术字，并配以相应的图案。有些请柬是为本次会议专门设计的，封面印有会议的会徽或相关图案，非常讲究艺术性。封面封里封里封里部分由称谓、正文、结尾、落款、附言几部分组成。1.称谓封里部分的第一项内容就是称谓。可顶格写受邀方的单位名称或个人名称。个人名称后要配以职务、职称。2.正文正文部分主要交代活动的内容、具体时间和地点。一般以“兹定于”、“谨定于”开头。3.结尾正文后，紧接着以“敬请届时参加”、“请届时光临”、“恭候光临”作为结语。文尾还要写上“此致”、“敬礼”等祝颂词。4.落款结尾后，在右下方写明邀请单位的名称并加盖公章，或签署会议名称，或签署个人名称。另起一