科技档案课件

科技档案整理指导处韩斌依据标准《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）《科学技术档案工作条例》（1980年）科学技术研究档案管理暂行规定（1987年）科学技术研究课题档案管理规范（1992年）《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）建设工程文件归档规范（GB/T50328-2014）一、科技档案的相关概念二、科技档案的收集整理三、科技档案的验收工作

一、科技档案的相关概念

科技文件和科技档案的概念科技文件：记录和反映科学研究、生产运营、项目建设活动和设备仪器运行、维护及其管理工作的文字、图表、声像等不同形式文件材料。科技档案：国家机构、社会组织以及个人从事各项社会活动形成的，对国家、社会、本单位和个人具有保存价值的，应当归档保存的科技文件。科技档案的种类产品档案科研档案基建档案（建设项目档案）设备档案建设项目的相关概念建设项目：是一个建设单位在一个或几个建设区域内，根据上级下达的计划任务书和批准的总体设计和总概算书，经济上实行独立核算，行政上具有独立的组织形式，严格按基建程序实施的基本建设工程。它由一个或若干个具有内在联系的单项、单位、分部、分项工程所组成。一般指符合国家总体建设规划，能独立发挥生产功能或满足生活需要，其项目建议书经核准立项和可行性研究报告经批准的建设任务。如工业建设中的一座工厂、一个矿山，民用建设中的一个居民区、一幢住宅、一所学校等均为一个建设项目。包括基本建设项目(新建、扩建等扩大生产能力的建设项目)和技术改造项目。建设项目档案：在该项目建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图纸、表格、声像等各种形式的历史记录。单项工程：指有独立的设计文件，建成投产后能独立发挥预定效益或者生产设计能力的车间、生产线或者独立工程等。一个建设项目在全部建成投产(使用)以前，往往先要有计划有步骤地陆续建成若干个单项工程，此时的建设项目文件材料就可以按单项工程进行收集整理。如民建工程中，某工厂建设项目中的生产车间、办公楼、住宅等即可成为单项工程；某学校建设项目中中的教学楼、食堂、宿舍等也可称为单项工程；如公路工程中独立设计、独立施工、建成后可以独立交工通车的一个合同段，即可成为单项工程。单位工程：具有独立的设计文件，具备独立施工条件并能形成独立使用功能，但竣工后不能独立发挥生产能力或工程效益的工程，是构成单项工程的组成部分。例如：工业企业建设中的一个车间是一个单项工程，而车间的土建、设备安装就各是一个单位工程；若公路工程划分标段的话，每个标段的路基工程、路面工程就是单位工程；建筑工程中办公楼单项工程，其包含的土建工程、采暖工程、通风工程、照明工程以及热力设备及安装工程、电气设备及安装工程等都可称为单位工程。分部工程：是单位工程的组成部分，分部工程一般是按单位工程的结构形式、工程部位、构件性质、使用材料、设备种类等的不同而划分的工程项目。一般工业与民用建筑工程的分部工程包括:地基与基础、主体结构、建筑装饰装修、建筑屋面、建筑给排水及采暖、建筑电气、智能建筑、通风与空调、电梯、建筑节能等十个分部工程；公路工程的分部工程包括:路基土石方工程、小桥涵工程、大型挡土墙、路面工程、桥梁基础及下部构造、桥梁上部构造预制和安装等等。分项工程：是指分部工程的组成部分，是施工图预算中最基本的计算单位，它又是概预算定额的基本计量单位，故也称为工程定额子目或工程细目，它是按照不同的施工方法、不同材料的不同规格等确定的。建筑工程中的分项工程划分:钢筋混凝土分部工程可分为捣制和预制两种分项工程;预制楼板工程可分为平板、空心板、槽型板等分项工程;砖墙分部工程可分为眠墙(实心墙)、空心墙、内墙、外墙、一砖厚墙和一砖半厚墙等分项工程。公路工程中的分项工程划分：路基土石方分部工程可分为土方路基和石方路基等；洞口分部工程可分为开挖、仰坡防护、翼墙浇筑等。建设工程文件：在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录和传递工具，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、施工图、竣工图和竣工验收文件，也可称为工程文件。工程准备阶段文件：工程开工以前，在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标、合同、水文、气象、地质、地震等基础资料等工程准备阶段形成的文件。监理文件：监理单位在工程设计、土建施工、设备监造、安装、调试等监理过程中形成的文件。施工文件：施工单位在施工过程中形成的文件。竣工图：分部工程验收后，施工单位编制的经监理单位核实确认能够真实反映建设工程项目施工结果的完整准确的图样。竣工验收文件：建设工程项目竣工验收活动中形成的文件（含局部竣工、项目整体竣工）。案卷：由互有联系的若干文件组合而成的档案保管单位。

建设项目的程序

建设项目的进展程序，是指项目建设过程中各阶段各环节之间，客观存在的有机联系着的先后次序。一个建设项目从计划立项开始，到竣工投产结束，一般要经过前期准备、建设实施和竣工投产三个阶段九个步骤：建设项目的九个步骤（一）编报建设项目建议书（二）编制报批建设项目的可行性研究报告（三）设计（四）编制建设项目概预算（五）下达建设项目投资计划（六）对建设项目进行招标投标（七）建设项目施工（八）建设项目监理（九）建设项目的竣工验收（一）编报建设项目建议书建设项目建议书又称立项申请，它是建设项目筹建单位或项目法人，根据经济社会发展、国家和地方中长期发展规划、产业政策导向、生产力布局、国内外市场需求和所在地条件等，提出的有关某一具体建设项目的建议文件。它是对拟建项目提出的框架性总体设想。主要内容包括：项目提出的必要性和主要依据；项目的拟选地址、拟建规模及产品方案的初步设想；有关建设项目的资源情况、建设条件、协作关系和设备技术引进的国家与厂商的初步分析；建设项目的投资估算、资金筹措以及还贷方案设想；项目的进度安排；项目经济效益、社会效益和生态效益的初步估计；项目对环境影响的初步评价及应对方案的初步设想；对项目总体的初步结论；与项目有关的附件。

（二）编制报批建设项目的可行性研究报告

在建设项目建议书得到有关上级部门批准之后，由项目建设单位或者法人代表通过招标投标或委托等方式，确定有相应资质或者等级的设计单位或者咨询机构，承担项目可行性的调查、分析和论证，并拿出调查、分析和论证的书面结果，此即可行性研究报告。可行性研究报告的主要内容包括：项目概况；项目建设的必要性；市场前景预测；项目选址及建设条件论证；项目的规模和内容；项目的外部配套建设；环境保护的要求与评价；劳动保护与卫生防疫；消防工作；节能节水工作；总投资额及资金来源；经济效益、社会效益和生态效益；项目建设的周期及工程进度安排；可行性研究的结论；可行性研究报告的附件。雁青黄河大桥建设项目还要取得黄委会行政许可及洪水影响评价的批复，这个是初设批复的前提。其中大中型建设项目的可行性研究报告，按隶属关系由国务院主管部门或省、自治区、直辖市提出审查意见，报国家发展与改革委员会审批后才能实施。

（三）设计

一般的建设项目（包括民用建筑），分为初步设计和施工设计两个阶段进行。但对于技术复杂的建设项目，则需要增加技术设计阶段；对于一些大型联合企业、矿区、水利枢纽、林区综合开发项目等，还需要进行规划设计或总体设计。

（四）编制建设项目概预算建设项目概预算是设计单位对建设项目所需全部建设费用计算成果的笼统称呼，其中总体设计时叫估算，初步设计时叫概算，技术设计时叫修正概算，施工图设计叫预算。一般建设项目概预算的内容包括四个方面：1、建筑安装工程费；2、设备、工具、器具的购置费；3、与建设项目相关的其它费用；4预备费。编制概预算文件，国家有严格的规定，并要按程序进行审查批准。

（五）下达建设项目投资计划

即根据有关部门批准的设计文件和有关资料，安排建设项目投资的年度计划，年度投资计划被批准后，即可使用建设资金，开工建设。

（六）对建设项目进行招标投标

招标投标分公开招标、邀请招标和议标三种类型。招标单位在招标前要做好必要的准备工作，其中包括编制标底、编制招标文件、发布招标广告或者印发招标通知书、成立评标定标组织机构等。投标的程序，一是购买或者领取招标文件，二是按规定要求编制投标的标书并寄达招标单位。

（七）建设项目施工

施工前建设单位要成立项目建设管理班子，如“项目建设指挥部”等，要做好征地、拆迁、供水、供电、通讯、定货、施工图纸、确定施工单位和监理单位、按程序报批开工报告等准备工作。施工开始后，建设单位要派人员进驻现场，对已经购进的建筑材料进行检验、化验，监督施工单位搞好质量控制、进度控制、造价控制、安全控制。其中对外发包施工建设的工程，要签订建设项目承包合同。建设项目档案的登记按照《甘肃省省列重大建设项目档案登记办法》（甘档发〔2015〕67号）要求，凡新建、改（扩）建、在建和竣工试生产的省列重大建设项目，按隶属关系组织登记，属于省直主管部门的，由项目主管部门负责组织督促建设单位填报《甘肃省省列重大建设项目登记表》项目建设单位应于项目开工后三个月内向档案行政管理部门填报《甘肃省省列重大建设项目登记表》

（八）建设项目监理

即建设单位或投资者可以委托经国家权威机构认定的有相应资质的监理机构，负责对建设项目实施监理。监理单位的职责是受建设单位的委托，对项目建设的情况进行全面具体的监督控制，其具体任务是：1、前期阶段，参与建设项目的可行性研究和投资估算的编制；2、设计阶段，提出设计要求，组织评选设计方案，协助项目法人（或叫业主）选择勘察单位、设计单位，商签合同，审查设计和概算预算，掌握控制设计阶段的投资、进度和质量；3、施工招标阶段，协助项目法人选择分析招标、承包的方式方法，准备与发送招标文件，提出决标意见，与承建单位签订合同并编写开工报告，审查承建单位提出的施工组织计划、施工技术方案和施工进度，审查承建单位提出的材料和设备清单及所列举的规格与质量；4、施工阶段，督促检查承建单位严格执行合同和技术标准，调解项目法人与承建单位之间的争议，检查工程使用的材料、构件和设备的质量以及安全防护措施，审查工程参与各方提出的设计变更，监督检查工程的进度和施工质量，验收分部、分项工程，签署工程付款凭证，督促检查与建设项目有关的档案资料，组织设计单位和承建单位进行竣工的初步验收，提出竣工验收报告，审查工程的结算、决算等。

（九）建设项目的竣工验收

竣工验收是一个建设项目的最后一道程序，它是全面考核建设成果，使建设项目正式转入生产或交付使用的标志。根据国家有关规定和建设项目规模、性质的不同，建设项目采取分级验收的办法，原则上谁审批可行性研究报告谁组织验收，或者委托有关单位组织验收。竣工验收分两个阶段进行：第一阶段为预验收，由上级主管部门组织各有关单位共同进行，主要内容有：1、检查、核实竣工建设项目准备移交生产使用单位所有档案资料的完整性、准确性、系统性是否符合归档要求；2、检查项目建设标准，评定工程施工质量，对工程隐患和遗留问题提出处理意见或建议；3、检查财务决算账表是否齐全，数据是否符合实际，开支是否合理；4、检查联动试车和使用功能情况和投入使用准备工作的进度；5、指出需要返工整改的事项。第二阶段为正式验收，就是由组成的验收委员会及其综合、建筑安装、工艺、设备、财务、环保、消防、档案等专业组进行正式验收。验收的内容主要有：1、听取建设单位关于工程建设、联动试车、负荷试车、生产准备、投资使用情况、投资效果、概算、预算、决算分析报告；2、审查竣工项目移交生产的各种档案资料；3、评审工程质量；4、审查试车规程；5、检查投料试车和试生产情况；6、核定尾工项目，提出遗留问题处理意见；7、审查建设项目竣工决算；8、审查建设项目竣工预验收的情况及报告等。二、科技档案的收集整理第一步科技档案的收集第二步科技档案的分类第三步明确归档范围第四步划分保管期限第五步科技档案的组卷第六步案卷和案卷内科技文件排列第七步编制档号第八步案卷编目第九步案卷装订第十步填写档案盒封面和盒脊第一步科技档案的收集确保科技档案完整、准确、系统、安全的收集方法：1.实行“四纳入”，强化监督管理。即把科技文件材料形成的质量控制、收集工作，纳入科技项目总体规划，纳入与有关单位签订的合同协议，纳入科技项目的过程管理，纳入有关部门和人员的职责范围。纳入规划，从制度、人力、财力、物力给予保障。在与有关单位签订协议合同时（如勘察、设计、施工、监理等单位），应对科技档案的套数、费用、质量要求、立卷人、移交时间等提出明确要求，作为科技档案接收时的依据。本单位要负责组织、监督和检查有关单位（如勘察、设计、施工、监理等单位）科技档案的形成、积累、整理、移交工作，做到边施工边收集边整理。建立由主管建设项目的领导、建设项目各参与部门负责人、专（兼）职资料员组成的三级责任保证体系，各司其职，各负其责，从组织上保证建设项目文件材料的质量和收集的齐全完整。2.实行“三参加”制度。制定并执行档案部门、档案人员参加项目建设工作会议、参加设备开箱验收、参加建设项目竣工验收的“三参加”制度，以便于档案人员履行职责，对现场形成的文件材料和设备开箱后的随机材料进行现场收集。第二步科技档案的分类就是根据科技项目的内容、性质和形成特点，把各种科技项目形成的文件材料划分成不同类别，从而形成具有一定从属关系和平行关系的不同等级的科技档案的过程。

分类的要求1.要编制一个合理和切实可行的科技档案分类方案；2.在一个单位或一个系统，同一种科技档案的分类标准应该一致；3.要符合科技档案形成的规律和特点；4.不同项目必须互相排斥而不能重合。科技档案的分类方法及适用的范围1）工程项目分类法，适用于基建档案、工程设计档案和建筑施工档案。以工程项目为分类单元。其特点是：同一个工程项目的全部科技档案集中在一起，不突破工程项目界限，反映一个工程项目的全貌，便于按工程项目查找和利用有关和科技档案。2）型号分类法，适用于对产品档案和设备档案进行分类。以各个型号的产品或设备为分类单元，划分科技档案类别的方法。特点是：同一个型号的产品或设备档案集中在一起，保持其完整成套，反映一个产品或一个设备的全貌及其内部组、部件之间的结构隶属关系，便于成套利用。3）课题分类法，适用于科研档案进行分类。它是在全部科研档案的范围内，以各个独立的研究课题为分类单元，划分科技档案的方法。其特点是便于实现一个研究课题档案材料的成套集中管理，能系统地反映出研究课题的自然进程，便于按课题查找利用。4）专业分类法，是按科技档案所反映的专业性质，进行类别划分的方法。多适用于其对象和内容标准化、通用化或互换性较强的科技档案，适用于从专业角度利用科技档案的企、事业单位。特点是相关的科技档案材料按专业性质集中，便于从专业角度查找、利用科技档案，便于组织同类型生产和促进、发展标准化工作。比如土建、结构、暖通等。5）地域分类法，根据科技档案内容所反映的地域特征划分其类别。比如气象、水文、地质等。在内容和形成方面具有鲜明的地域特征。6）时间分类法，按照科技档案形成时间或档案内容所反映的时间特征进行类别划分的方法。便于从历史联系的角度纵向分析研究相关时间内的气象、水文等规律。以上几种基本方法，在实际应用时，可根据具体情况，结合实际灵活运用。第三步明确归档范围产品档案的归档范围：产品立项、设计、试制、工艺、制造、定型等文件材料。科研档案的归档范围1.研究准备阶段（调研报告、可行性研究报告、课题论证、科研课题经费申请报告及批件、任务书、协议书、科研合同、委托任务书、会议记录及重要来往文函、实验试验方案、设计方案等）。2.研究试验阶段（试验任务书、试验大纲、实验、试验、测试的重要原始记录、整理记录及报告、设计文件、图样、工艺文件等）。3.总结鉴定验收阶段（课题工作总结、研究报告、论文、专著、科研课题经费决算、科研课题成果验收、鉴定、评审文件等）。4.成果奖励申报阶段（科技成果申报表及附件、科技成果奖励申报与审批文件、获奖凭证、专利文件等）。5.推广应用阶段（推广应用方案、技术转让合同、协议书、成果推广应用中形成的技术文件及工作总结、国内外同行评价及用户反馈意见、成果宣传报道文件）。6.其他（标本、样品目录、照片、录音、录像、电子文件等）。设备档案的归档范围一般分为自制设备和外购设备（1）自制设备的归档材料（包括设备的设计、研制、试验和制造过程中形成的文件材料，以及该项设备在安装、使用、维护检修、改造过程中形成的文件材料）。（2）外购设备的归档材料（包括购置申请报告、批复、订购协议、合同等购置文件、开箱随机文件、线路安装、保养、维修及使用后形成的文件材料）。建设项目档案的归档范围一般将建设项目文件材料收集归档的范围归纳为12个方面：1、依据性文件，主要包括六个方面：（1）项目建议书及其报批的文件；（2）项目选址意见书及其报批的文件；（3）可行性研究报告及评估报批文件；（4）项目评估（包括借贷承诺评估）、论证的文件；（5）环境预测调查的报告、环境影响的报告书和批文；（6）设计任务书、计划任务书及其报批文件。2、设计基础文件，主要包括三个方面：（1）工程地质和水文地质的勘察报告、地质图、勘察记录、化验报告、试验报告、重要的土样岩样及说明；（2）地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测的记录；（3）其它与建设项目有关的水文、地质、地震、气象等设计基础资料。3、设计文件，主要包括九个方面：（1）总体规划设计文件；（2）方案设计文件；（3）初步设计文件及其报批文件；（4）技术设计文件；（5）施工图设计文件；（6）技术秘密材料和专利文件；（7）工程设计计算书；（8）关键技术试验的文件；（9）设计评价、鉴定及审批的文件。4、管理性文件，主要包括四个方面：（1）有关征地、移民、拆迁的文件，其中有征用土地的申请、批准文件，红线图，坐标图，行政区域图；征地移民拆迁、安置、补偿的批准文件和协议书；建设前的原始地形地貌图和照片；施工执照。（2）有关计划、投资、统计、管理的文件，其中有投资、进度、物资、工程量的建议计划、实施计划和调整计划；概算、预算管理文件和差价管理文件；合同变更与索赔等涉及法律事务的文件；规程、规范、标准、规划、方案、规定等文件；招标文件审查、技术设计审查、技术协议等文件；投资、进度、质量、安全、合同等控制性文件。（3）有关招标投标文件和承包发包工程的合同协议，其中有招标书、招标修改文件、招标补遗及答疑文件；投标书、资质材料、履约类保函，委托授权书和投标澄清文件、修正文件；开标议程、开标大会签字表、报价表、评标纪律、评标人员签字表、评标记录、评标报告；中标通知书；合同谈判纪要、合同审批文件、合同变更文件、合同书。（4）有关专项申请与批复的文件，其中有环境保护、劳动安全、卫生、消防、人防、规划的文件材料；供水、供电、供暖、煤气、通信、排水等配套设施方面的文件；原料、材料、燃料供应的协议文件。5、施工文件，主要包括三个方面：（1）有关建筑施工方面的文件。其中有开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要；施工组织设计、施工方案及审批文件、施工计划、施工技术及安全措施文件、施工工艺文件；原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单；建筑材料试验报告；设计变更通知、工程更改洽商单、材料代用核定审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录；施工定位（水准点、导线点、基准线、控制点等）测量、复核记录、地质勘探；土（岩）试验报告、基础处理、基础工程施工图、桩基工程记录、地基验槽记录；施工日记、大事记；隐蔽工程验收记录；各类工程记录及测试、沉降、位移、变形监测记录和事故处理报告；工程质量检查、评定的文件材料；技术总结、施工预算决算；交工验收记录及证明材料；竣工报告、竣工验收报告；竣工图；音像材料。2）有关设备及管线安装施工的文件。其中有开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要；施工组织设计、方案及其报批文件、施工计划、技术措施文件；原材料及构件出厂证明、质量鉴定单与复验单；建筑材料试验报告；设计变更通知、工程更改洽商单、材料零部件设备代用审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录；焊接试验的记录与报告、施工检验与探伤的记录；隐蔽工程检查验收记录；强度、密闭性试验报告；设备、网络调试记录；施工安装记录、安装质量检查评定文件、事故处理报告；系统测试、试验记录；管线清洗、试压、通水、通气、消毒的记录；管线标高、位置、坡度等的测量记录；中间交工验收记录、工程质量评定文件；竣工报告、竣工验收报告、施工预算决算；竣工图；音像材料。（3）有关电气、仪表安装施工的文件。其中有开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要；施工组织设计、方案及其报批文件、施工计划、技术措施文件；原材料及构件出厂证明、质量鉴定单与复验单；建筑材料试验报告；设计变更通知、工程更改洽商单、材料零部件设备代用审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录；系统调试记录；绝缘、接地电阻等性能测试、校核的记录；材料、设备明细表及检验记录、施工安装记录、质量检查评定和事故处理报告；操作、联动试验；电气装置交接记录；中间交工验收记录、工程质量评定文件；竣工报告、竣工验收报告、施工预算决算；竣工图；音像材料。6、监理文件，主要包括三个方面：（1）有关施工监理方面的文件、资料。主要有监理合同协议、监理大纲、监理规划、监理工作细则及批复；施工单位和设备器材供应单位资质审核文件、设备材料报审文件；施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施审核材料、施工进度、延长工期、索赔及付款的报审文件；开工令、停工令、复工令、返工令、许可证、中间验收证明书；设计变更、建筑材料、零部件、设备代用审批文件；监理通知、协调会审纪要、监理工程师指令指示以及来往信函；工程材料监理检查、复检、实验的记录和报告；监理日志、监理周（月、季、年）报、备忘录；各项测量成果及复核文件、外观、质量、文件的检查抽查记录；施工质量检查分析评估、工程质量事故、施工安全事故报告；工程进度计划、实施和统计分析的文件；变更价格审查、支付审批及索赔处理的文件；单元工程检查及开工（开仓）签证和工程分部分项质量认证评估的文件；主要材料及工程投资计划、完成报表。（2）有关设备采购、监造工作的监理文件资料。主要有设备采购委托监理合同、采购方案、监造计划；市场调查、考察的报告；设备制造的检验计划和检验要求、检验记录及试验报告、分包单位资格报审表；原材料、零配件等的质量证明材料和检验报告；开工、复工报审表、暂停令；会议纪要、来往文件；监理工程师通知单、监理工作联系单；监理日志、监理月报；质量事故处理文件、设备制造索赔文件；设备验收交接文件、支付证书和设备制造结算审核文件；设备采购、监造工作总结。（3）有关监理工作的音像材料。如照片、录音带、录像带、磁盘、光盘等。7、工艺设备文件，主要包括七个方面：（1）工艺说明、规程、路线、试验和技术的总结；（2）产品检验、包装和检验的记录及工装图；（3）设备、材料采购招标投标的文件、合同和出厂质量合格证；（4）设备材料装箱单、开箱记录、工具单、备品备件单；（5）设备的图纸、使用说明书和零件部件目录；（6）设备测试、验收的记录及索赔文件；（7）设备安装调试、数据测定、性能鉴定的文件。8、科研项目文件，主要包括十个方面：（1）开题报告、任务书和批准书；（2）协议书、委托书、合同；（3）科研方案、计划和调研报告；（4）试验的记录、图片、照片；（5）实验分析、计算和整理的数据材料；（6）实验装置及特殊设备图纸、工艺技术规范说明书；（7）实验装置操作规程和安全措施、事故分析的文件；（8）阶段性报告、科研报告和技术鉴定文件；（9）科研成果申报、鉴定、审批及推广应用材料；（10）重要的课题研究报告、考察报告。9、外事文件，主要包括十四个方面：（1）询价、报价、投标的文件；（2）合同及其文件；（3）谈判协议和议定书；（4）谈判记录；（5）谈判过程中外商提供的文件；（6）出国考察及收集来的材料；（7）国外各设计阶段及设计联络文件；（8）各设计阶段的审查议定书；（9）有关技术问题的来往函电；（10）国外设备、材料检验安装的手册、操作使用说明书等随机文件；（11）国外设备合格证书、装箱单、提货单、商业发票、保险单证明；（12）设备开箱检验记录和商检、海关及索赔的文件；（13）国外设备、材料的防腐、保护措施文件；（14）外国技术人员提供的有关文件。10、生产技术准备和试生产的文件，主要包括十个方面：（1）技术准备计划；（2）试生产管理和技术责任制的文件；（3）开车停车方案；（4）设备试车、验收、运转、维护记录；（5）试生产产品质量的鉴定报告；（6）安全操作的规程和事故分析报告；（7）运行记录；（8）技术培训材料；（9）产品技术参数、性能的文件材料和图纸；（10）工业卫生、劳动保护材料、环境保护和消防运行的文件。11、财务和器材管理文件，主要包括四个方面：（1）财务计划及执行、年度计划及执行和年度投资统计的文件材料；（2）工程概算预算、标底、合同价、决算、审计及说明等文件材料；（3）主要材料消耗和器材管理的文件；（4）交付使用的固定资产、流动资产、无形资产和递延资产的清册。12、竣工验收文件，主要包括十个方面：（1）竣工验收报告；（2）项目设计总结；（3）项目施工总结；（4）项目监理总结；（5）项目质量评审文件；（6）工程现场音像文件；（7）项目审计的文件材料和决算报告；（8）环境保护、劳动安全卫生、消防、人防、规划、档案等专项验收的审批文件；（9）竣工验收会议文件、验收证书及验收委员会名册、签字、验收备案的文件；（10）项目评优报奖的申报材料、批准文件及证书。第四步划分保管期限保管期限划分的原则：（一）凡是对本项目、国家建设和经济、科技研究有长远利用价值的文件材料，列为永久保管；（二）凡是在较长时间内对本项目有查考利用价值的文件材料，列为长期保管；（三）凡是在较短时间内对本项目的运行管理和维修保养有参考利用价值的文件材料，列为短期保管。产品档案：定期，若反映该企业的发展史，则可永久存放；科研档案：要视其重要程度和价值大小来定期限；设备档案：要根据设备仪器的使用寿命来确定长期或短期；建设项目档案：根据T28执行其它科技档案根据行业规定确定保管期限。第五步科技档案的组卷（一）组卷原则遵循科技文件的形成规律,保持案卷内科技文件的有机联系和案卷的成套、系统，便于档案的保管和利用。（二）组卷要求1.案卷内科技文件应齐全、完整，签章手续完备。2.案卷内科技文件的载体和书写印制材料应符合档案保护要求。（三）组卷方法1.针对具体项目的管理性科技文件应放入所针对的项目文件中,按阶段或分年度组卷。2.科研课题、产品、建设项目、设备仪器方面的科技文件，应按其项目、结构、阶段或台（套）等分别组卷。（1）大型产品：按结构组卷，即组件、部件、零件或按立项、设计、试制、生产、销售、创优等工作程序组卷；小型产品：按系列或单个产品组卷，即1个系列产品或1个产品组1卷。（2）大型科研项目：按课题的阶段问题组卷：准备阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励和推广应用阶段和运行维修的顺序组卷；小型科研项目：按单独课题项目直接组卷。（3）大型设备按结构组卷：即按设备的组件、部件、零件等不同可分拆的组成部分组卷。一般设备档案：按依据性文件、开箱验收、随机文件图纸、安装测试组卷；普通设备仪器按单台组卷：即1台1卷；（4）项目前期文件按阶段、问题、来源组卷；设计文件应分为阶段、专业按卷册号组卷，设计更改文件应按专业、时间组卷；施工（监理）文件按单项工程、单位工程或者装置、阶段、结构、专业组卷；竣工图按建筑、结构、供水、供电、供暖、电梯、消防、环保等顺序组卷；管理性文件按问题、时间或者依据性、基础性、竣工验收文件进行组卷；设计变更文件、工程更改洽商单、监理文件按文种进行组卷；原材料试验文件，按单项工程、单位工程进行组卷。3.成册、成套的科技文件宜保持其原有形态。4.产品局部或零部件变更、建设项目和设备仪器在维修和维护中形成的科技文件，宜采取插卷方式放入原案卷中；亦可单独组卷排列在原案卷之后，并在原案卷的备考表中予以说明和标注。5.产品升级换代、建设项目后评估、改扩建或重建所形成的科技文件应单独组卷排列。第六步案卷和案卷内科技文件排列一、案卷排列（一）科研档案案卷宜按课题可行性研究立项、方案论证、研究实验、总结鉴定、成果和知识产权申报、推广应用等阶段排列。（二）产品档案案卷宜按产品设计(含初步设计、基础设计、技术设计)、工艺、工装、制造、定型等工作程序，或按其产品系列、结构等排列。（三）设备档案案卷应按设备仪器立项审批、外购设备仪器开箱验收（自制设备仪器的设计、制造、验收）、设备仪器安装调试、随机文件材料、设备仪器运行、设备仪器维护等阶段或工作程序排列。（四）建设项目档案案卷宜按项目前期、项目设计、项目施工、项目监理、项目竣工、项目验收及项目后评估等阶段排列。二、卷内文件的排列（一）科技文件宜按系统、成套性特点进行案卷或卷内文件排列。卷内文件一般应文字材料在前，图样在后；译文在前，原文在后。（二）案卷内管理性文件按问题结合时间(阶段)或重要程度排列。一般应印件在前，定稿在后；正件在前，附件在后；复文在前，来文在后。（三）施工文件按照管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定、验收的顺序排列。（四）监理文件按建筑、安装、检测实验记录、评定、验收的顺序进行排列；（五）设备文件按照依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修的顺序排列；（六）竣工图按照专业、图号进行排列；第七步编制档号档号,由全宗号、分类号、案卷号组成。全宗号:需向档案馆移交的档案,其全宗号由负责接收的档案馆给定;全宗号用四位代码标识。其中第一位用汉语拼音字母标识全宗属性，后三位用阿拉伯数字标识某一属类全宗的顺序号。分类号：应根据本单位分类方案设定的类别号确定；案卷号：应填写科技档案按一定顺序排列后的流水号。案卷号用三位阿拉伯数字标识产品档案档号：Z001-CP·01-001CP·01-001B820-001科研档案档号：J001-KY·01-001KY·01-001H101-001设备档案档号：Z001-SB·01-001SB·01-001XK5040-001建设项目档案档号建设项目档号：Z001-JS·01-001JS·01-001建设项目档案档号由项目代号、分类号和案卷号三组代号构成。

住宅区基建档案分类及档号编制表(省委住宅区)

序号名称分类号备注大教梁1甲号楼D·1

2乙号楼D·2

3丙号楼D·3

……………

青年农场1甲型0号楼Q·1

2甲型6号楼Q·2

3甲型7号楼Q·3

……………

宁卧庄1省级2号楼N·1

2省级3号楼N·2

3省级4号楼N·3

……………档号SWZZ-D·1-001代表省委住宅项目大教梁甲号楼第1卷

某厂区基建档案分类及档号编制表分类号项目类别分类号项目类别01综合文件

单项工程

02500原盐储运及化盐14320整流所03510一次盐水15456污水处理04520二次盐水及电解16841综合楼05530氯氢处理及冷冻17082全厂运输道路06540高纯盐酸18083装置界区外管07550液氯及包装19084全厂给排水环境工程08560蒸发及固碱20085全厂供电09531事故氯处理21086全厂电信文件10570罐区22087全厂消防11151中央化验室23159浴室、更衣室及餐厅12152烧碱中控室24157仓库13301烧碱变配电所25105A门卫A档号JS01-02-001代表公司第一个基建项目500原盐储运及化盐工程的第一卷某园区基建档案分类及档号编制表(兰州新区综合市场)分类号项目名称分类号项目名称01前期综合(路水暖电)08建材市场02综合服务区109五金建材市场03综合服务区210装饰市场104文具体育用品市场11装饰市场205小商品市场112家具市场106小商品市场213家具市场207小商品市场314灯具市场档号X003-04-005代表兰州新区综合市场项目文具体育用品市场的第5卷系统内基建档案分类及档号编制表(中石油甘肃分公司加油站)分类号项目名称分类号项目名称00·00·01省公司XX加油站08·04·01白银会宁县XX加油站01·01·01兰州城关区XX加油站09·05·01天水甘谷县XX加油站02·00·01嘉峪关雄关加油站10·06·01平凉华亭县XX加油站03·02·05酒泉金塔县XX加油站11·07·01庆阳华池县XX加油站04·03·09张掖高台县XX加油站12·08·01陇南两当县XX加油站05·02·01金昌永昌县XX加油站13·05·01甘南迭部县XX加油站06·04·01武威天祝县XX加油站14·06·01临夏广河县XX加油站07·05·01定西通渭县XX加油站

档号JS01-06·04·01-007代表武威天祝县第一个（XX）加油站的第7卷第八步编制卷内目录和案卷目录编制卷内目录卷内文件目录用纸符合档案耐久保存的要求，打印纸张应不低于70g白纸。卷内目录档号：序号文件编号责任者文件题名日期页号备注1甘组办字[2005]56号甘肃省委组织部甘肃省委组织部关于申请建设全省党员干部教育基地项目的报告200511291

2兰规建专审[2006]40号兰规建筑审查专家办公室关于省委组织部“全省党员干部教育基地”规划建筑设计方案审查论证会议纪要200607285编写页号卷内文件有内容的页面均应编写页号。页号编写位置：单面的书写文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角；图纸页号应编写在图标栏外右下角。文件页号应按案卷装订形式的不同编写。按卷装订的，应从“1”编写连续页号；按件装订的，每份文件从“1”编写页号，件与件之间页号不连。卷内目录应排列在案卷之首，不编写页号。卷内目录编制具体要求如下：序号，用阿拉伯数字，应依次标注文件在卷内排列的顺序，卷与卷之间序号不连。文件编号，应填写文件的文号或编号、图样的图号等。责任者，应填写文件形成单位的全称或规范的简称。合同文件应填写主要责任方；报验文件宜填写报验责任单位。文件题名，应填写文件形成单位的全称。对按单位工程整理的，每份文件提名前宜填写单位工程名称；对文件标题不明确、不准确、不完整的，应由立卷人根据文件内容重新拟写或补充。日期，应填写文件流转结束最终责任人（单位）签署盖章的日期。页号，应按装订形式的不同编写。装订成卷的，应填写每份文件起页号，最后一个文件填写起止页号；按件装订的，应按件填写每份文件的页数。备注，应根据实际情况填写与本条目文件有关需要说明的信息。编制案卷目录1.案卷封面采用120克柔性较好的牛皮纸；2.案卷目录应填写序号、档号、案卷题名、保管期限、页数等内容。案卷目录序号档号案卷题名保管期限页数备注1XXXX-800-001省委组织部、省发改委等关于全省党员干部教育基地建设项目设计、招投标等的报告、批复、通知及会议纪要永久98

2XXXX-800-002省委组织部、省建设厅、建筑设计院等关于全省党员干部教育基地建设项目设计、初设修改、施工许可申请、消防审核证书等永久119

3XXXX-801-001全省党员干部教育基地初步设计、消防审核、施工许可申请等永久112

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拟写案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件的内容。主要包括生产、科研课题、建设项目、设备仪器名称、结构、阶段名称、文件类型名称等。项目名称应与核准项目名称保持一致，应由建设单位统一规定，可填写全称，也可填写简称。项目名称发生变更时，应由上级主管单位出具项目名称变更的文件。外文归档材料的案卷题名应译为中文。填写案卷封面档号，由全宗号、分类号、案卷号组成，应按本规范填写。立卷单位，应填写案卷整理单位的全称。起止日期，应填写卷内最早形成文件的日期与最终形成文件的日期。保管期限，永久、长期、短期。同一案卷内文件保管期限不同的，应从长。密级，应依据国家有关档案保密规定划定，同一案卷内有文件密级不同的，应从高。填写备考表备考表应填写案卷内文件的总件数和总页数以及在组卷和案卷提供利用中需要说明的问题。备考表排列在卷内文件之后，不编写页号。立卷人及日期，应由案卷整理责任人签名，并填写完成立卷的日期。检查人及日期，应由案卷质量检查人签名，并填写日期。互见号，应填写反映同一内容而载体不同且另行保管的档案档号和载体第九步案卷装订案卷装订可采用卷式装订，也可按件单份装订(具体由各系统自行确定)，要求装订应结实、整齐，宜采用线装；按卷装订应保持卷内文件内容相对独立，装订厚度不超过2.5CM(特殊情况除外)；按件装订的文件，应在每份文件首页上方空白处加盖档号章，按下图样式填写；档号序号J001-KY·01-0011图纸按有关标准折叠后装盒。在每张图纸上方空白出加盖档号章；对有破损的文件，应先修补后装订；对非标准A4纸文件，应粘贴或折叠后装订；外文材料应保持原有的装订形式。第十步填写档案盒封面和盒脊案卷盒面应填写档号、工程名称或关键词、保管期限（正副本）等内容；案卷盒脊背填写档号、工程名称或关键词、保管期限。三、科技档案的验收工作产品档案的验收设备档案的验收科研档案的验收建设项目档案的验收产品档案的验收档案人员参加产品定型评审验收，对产品档案的真实性、完整性、准确性、系统性做出鉴定。设备档案的验收设备档案的开箱验收：随设备装箱的技术资料是工程建设、设备安装、调试、验收的重要资料；也是今后设备运行、维修的重要依据。随设备装箱的出厂技术资料包括：质保书、合格证、各类图纸、相关证书、使用说明书、测试记录等。对引进设备及重要设备的开箱验收，要把协议合同列入开箱验收内容，并按协议内容验收。设备档案验收的组织和要求所有涉及设备进行开箱验收的，由物供部牵头召集采购员、仓库保管员、相关专业人员、档案管理人员共同进行验收。如在施工现场开箱，还应通知设备安装施工单位技术人员一并参与。参加设备开箱验收的人员要以设备装箱单中所附的装箱文件目录为依据，共同检查到货设备的各种技术文件，并由档案管理人员负责填写设备所附档案目录清单，在完成验收后，参加验收人员均须在目录清单上签字确认。清点验收后所有技术文件（资料）由档案管理人员统一整理、收集后进行归档管理，其他任何人员不得私自截存。开箱后如发现有缺少的技术文件，验收工作应继续进行，采购人员在验收目录清单上予以核准，并立即负责向供应商追补，收到后即告知物供部并移交给档案管理人员。设备开箱时不通知档案管理人员参加，发生资料丢失，视情节，将追究相关人员的责任。科研档案的验收验收依据：《科学技术研究档案管理暂行规定》第九条：各单位对已完成的每个科研项目进行鉴定、验收之前，必须通知本单位档案部门对准备归档的科研文件材料加以审查验收。科研文件材料归档不符合要求的成果项目，不得进行鉴定、验收。凡重点科研项目鉴定、验收，按照专业分级管理的原则，其档案应由相应的档案管理部门审查验收。未经档案部门验收的科研项目，各级科技管理部门不予承认。各单位档案管理部门，对已获得奖励或正在上报的科研成果，如检查发现其档案不符合要求，有权建议有关部门推迟或撤销对该项成果的奖励。建设项目档案的验收验收依据：《重大建设项目档案验收办法》(档发〔2006〕2号)国家档案局、国家发改委合发《甘肃省建设项目竣工档案专项验收办法》》(甘档发〔2006〕70号)甘肃省档案局、甘肃省发改委、甘肃省建设厅合发验收的范围我省范围内各级人民政府、专业主管部门管理的各种建设项目和国家有关部门委托验收的国家重点建设项目（以下简称项目），包括新建、扩建、改建和迁建的基本建设项目、技术改造项目和外商投资等项目竣工档案的验收。验收的组织实施国家管理的重点建设项目，其档案由国家档案行政管理部门组织验收，或由国家档案行政管理部门委托省档案行政管理部门组织验收；省列重点建设项目和按重大建设项目管理的大中型项目，其档案根据具体情况由省档案行政管理部门直接或会同省直有关项目主管部门组织验收；由市（州）、县（区）政府管理的建设项目，其档案分别由市（州）、县