信息化视角下会计档案的电子化管理探讨

摘要：在新时期背景下，事业单位运行与发展情况影响着社会发展，会计档案管理工作在事业单位运行与发展中扮演着重要的角色，如果不能做好会计档案管理工作，将会给事业单位和社会整体健康发展带来影响。我国财政部和国家档案局为了保障事业单位会计档案管理工作能够规范化开展，对《会计档案管理办法》进行了创新与调整，并且引导并鼓励事业单位构建会计档案电子化管理模式，不断更新与创新会计档案管理模式。对此，如何在信息化视角下开展会计档案电子化管理工作成为事业单位现代化发展需要解决的重点问题。基于此，文章首先概述了会计档案电子化管理的特点，其次归纳出会计档案电子化管理存在的不足，最后提出了相关管理方法。关键词：信息化视角会计档案电子化管理管理要点引言现如今，我国社会逐步进入到信息化时代，信息化技术、网络技术以及计算机等先进技术逐渐被推广出来，为我国各个领域经营与发展提供了良好的条件。正因为如此，事业单位内部会计档案管理工作正在面临转型与升级的难题，需要向电子化、智能化以及高效化方向转变与发展，不断提高会计档案电子化管理水平与效果，更好地为事业单位运行与发展提供服务与帮助。因此，在这一环节当中，事业单位内部全体员工需要站在信息化视角下去思考问题和开展会计档案管理工作，摆脱传统会计档案管理理念与管理方法的限制，利用信息化技术和电子化技术开展会计档案管理工作，推进会计档案电子化和智能化，实现会计档案管理模式创新升级目标，为提高事业单位高质量发展提供有利条件，提高事业单位适应时代变化与发展的能力。一、信息化视角下会计档案电子化管理特征（一）电子会计档案载体环境对事业单位过去所开展的会计档案管理工作进行细致的分析研究，会发现传统会计档案管理过于注重存储工作，以此来保证会计档案信息的安全性与稳定性，为后续调阅工作的开展提供支持与帮助。在使用传统会计档案管理方法开展管理工作过程中，不难发现在会计档案分类方面存在较大的困难，无法在短时间内完成分类，难以及时准确地为事业单位提供会计信息支持。然而，会计档案电子化管理模式的出现，有效降低了会计档案管理工作开展的难度和强度，同时又不需要占用过多空间，将会计档案信息储存在硬盘上，在电子信息平台上就能够完成调阅与查询工作。由此可见，会计档案管理载体环境发生了较大的改变，逐渐向网络化与信息化方向发展，在很大程度上提高了会计档案管理工作的效率与质量。（二）拓展性较强在过去很长一段时间内，事业单位在开展会计档案管理工作时，通常利用人工管理方法，此种管理方法具有落后性与滞后性的问题，同时在拓展性方面也存在着诸多的问题，会受到很多不确定因素的影响，难以保证档案管理工作的整体性与有效性。然而，在信息化时代背景下，开展会计档案电子化管理工作，以传统档案管理模式与方法为基础进行创新，电子化管理模式不但具备传统管理模式的功能，而且还具备传统管理模式不具备的功能。例如自动分析与处理功能，打破时间与空间上的限制，可以随时随地根据业务实际情况对会计档案信息进行拓展与分析，使事业单位会计档案信息更加科学、完整，更好地为事业单位高质量发展提供会计信息支持与依据。（三）具有共享性与高效性在新形势下，随着事业单位业务与经济活动规模的逐渐扩大，产生的会计信息也日益增多，这在很大程度上增加了会计档案记录、分析、管理、计算、分类以及整合等环节的复杂性。在信息化时代背景下，档案管理人员可以利用先进的信息技术与智能化技术完成上述工作，提高会计信息传递与共享能力，及时获取工作所需信息，大幅提高会计档案管理工作开展的效率与质量，在短时间内实现共享，降低内外部因素带来的消极影响，充分体现出会计档案信息化管理模式共享性与高效性的特点，使会计档案管理工作达到现代化的要求与标准。二、会计档案电子化管理工作开展的现状（一）会计档案信息数据备份工作开展不到位现如今，传统会计档案管理模式与管理方法已经不再适用，会计档案管理工作逐渐向电子化方向转变与发展，因此构建良好的会计档案信息化管理模式刻不容缓。正因为如此，少数事业单位内部档案管理人员将工作重心放在会计档案管理模式转型升级上，忽视了开展信息数据备份工作的重要性，未能做好信息数据备份工作，严重影响了会计档案信息的安全性与稳定性。无论利用哪种会计档案管理模式与管理方法，都应注重信息数据备份工作，为事业单位信息数据的安全性与稳定性提供有力保障[3]。从目前情况上来看，事业单位在开展会计档案电子化管理过程中，仅是借助电子化技术的优势与特点对会计信息进行分析、处理以及整合，却没有利用信息化技术备份会计信息数据，一旦电子化管理模式出现故障，财务会计相关信息数据出现丢失或损坏的情况，就会造成不可挽回的严重后果，无法为事业单位长远发展提供有力支持与保障。（二）缺少专门有效的平台支持事业单位在具体开展会计档案电子化管理工作过程中，不仅需要先进科学技术的支持与帮助，还需要具体的电子化管理平台作为支持，规范与控制电子化管理模式构建的开展，利用平台中的各种信息与标准来促进会计档案电子化管理模式的构建[4]。然而，从实际角度出发，我国大部分事业单位在构建会计档案电子化管理模式时，处在各自为战的状态，呈现出整体水平参差不齐的情况，缺乏统一平台的支持与保障。如果事业单位能够搭建一个完整且规范的平台，强化彼此之间的有效沟通与交流，加强学习与借鉴，那么就会极大地提高会计档案电子化管理模式构建工作开展的效率与效果。目前，统一的会计档案电子化管理平台缺失，平台搭建的难度与挑战较大，在很大程度上影响着事业单位会计档案电子化管理工作的开展。（三）会计档案管理制度缺乏完整性在新形势下，事业单位会计档案管理模式发生了改变，逐渐进入到电子化管理模式下。但是，会计档案电子化管理模式仍处于前期发展阶段，稍有不慎就会影响档案管理工作开展的水平与整体质量。在实际开展会计档案电子化管理工作过程中，需要先进完善的档案管理制度作为支持。当前很多单位仍然还在利用传统档案管理制度，没能根据时代变化与发展对制度进行优化调整，导致管理制度内容缺乏实用性和先进性，无法发挥出管理制度应有的作用与价值。造成上述问题出现的原因是，事业单位内部管理者对电子化档案管理工作的认识不够具体，认为只要有相应的管理制度就可以，不用进行更新与完善。事业单位如果不对档案管理制度进行更新与优化，就会使档案管理制度形同虚设，管理停留在形式与表面上，无法对会计档案电子化管理工作进行约束与规范，难以将电子化管理优势与特点展现出来。三、在信息化视角下开展会计档案电子化管理工作的有效策略（一）努力做好会计信息数据电子化备份工作做好会计信息数据备份工作是事业单位会计档案电子化管理必不可少的环节，通过做好备份工作，来保证会计信息数据的安全性、准确性以及真实性，进一步提高电子化管理模式的应用价值与现实作用。事业单位在开展会计档案电子化管理工作期间，应至少备份一份会计信息数据，当电子化管理模式出现故障时，事业单位能够准确保存好会计信息数据，为后续财务管理与事业单位整体发展提供信息参考[5]。在具体做法上，事业单位内部档案管理人员应养成良好的数据备份习惯，在备份信息数据时，要做好相关记录工作，并标明备份时间和编号，同时要在电子化文档中进行保存，以便后续查阅工作的开展。与此同时，档案管理人员还需要对会计信息进行检查与拷贝，进一步规避因磁性介质引发毁损和丢失等不良现象的发生。要想进一步提高会计信息数据备份工作开展的有效性与严谨性，还可以对会计电子档案进行双备份或者多备份，在备份后不要将备份数据统一放在同一地点，而是应该成立两个独立的会计电子档案保管室，分别放在不同的地点，从而长期保障会计电子文件的安全性与可靠性。（二）搭建标准统一的档案管理平台为了有效解决事业单位会计档案电子化管理工作各自为战的局面，强化彼此之间的有效沟通与交流，确保电子化管理模式构建工作能够规范化开展，可以通过建立良好档案管理平台来实现，利用统一且标准的平台来解决关联性较弱、连贯性不强以及管理不规范等问题，可以利用网络技术与电子化技术来搭建具有可视性、动态性、连贯性、规范性以及安全性的电子档案信息管理平台，促进会计档案电子化管理工作健康稳定开展与实施。在实际搭建电子化会计档案管理平台时，应将信息化技术与网络技术应用其中，并按照相关规定与规范来进行，并结合事业单位会计档案电子化管理工作开展的实际需求对平台模块与平台内部功能进行科学合理的设计，确保所搭建的会计档案管理平台符合电子化管理工作开展的要求。在实际开展电子化管理工作时，通过这个平台可以实现电子档案管理操作简单、单据传递可视连贯、信息数据安全保密等目标，从而圆满完成电子化管理目标与任务。不仅如此，事业单位还可以搭建电子化档案管理网站，并设置信息搜索入口或模块，为日后查询工作的开展提供便利条件，有效节省会计档案管理成本，逐步推进电子化、智能化管理模式工作。（三）建立健全电子化会计档案管理制度会计档案电子化管理作为新型管理模式，在实际操作的过程中，会受到主客观因素的影响，难以保障电子化管理工作稳定开展，无法准确取得预期效果[6]。因此，事业单位在具体开展会计档案电子化管理工作过程中，应优化内部控制环境，加大内部控制力度，形成良好的风险管理与风险防范意识，通过建立健全电子化会计档案管理制度来提高电子化建设工作开展的规范性与系统性，使电子化管理模式的优势与特点充分展现出来，助力会计档案管理工作高效开展，进一步满足事业单位高质量发展的需求。电子化会计档案管理制度是在传统制度基础上创新得来的，剔除会计档案管理制度中落后的内容，将电子化管理要点与需要注意的事项融入其中，逐步形成完善的信息化会计档案管理制度，更为优质地为电子化管理工作的开展提供制度支持与保障，有效降低电子化管理成本与不良问题的产生。在具体构建电子化会计档案管理制度的过程中，应将新旧制度有效衔接起来，并充分考虑到我国政府相关部门出台的法律法规，如《电子文件归档与管理规范》和《会计档案管理办法》等，依据规章制度的内容、结合事业单位会计档案管理要求来构建适合自身事业单位会计档案电子化管理工作开展的制度。具体包括归档制度、保管制度以及借阅制度，利用完善且规范的制度来管控和约束会计档案管理各个工作环节，确保每个工作流程都能够得到切实保障，促进会计档案电子化管理工作安全稳定开展，增强会计档案管理工作开展的专业性与有效性，助力事业单位做强做优。结束语综上所述，当我国社会进入到信息化时代的背景下，就应该清楚地认识到传统会计档案管理方法与模式已经无法满足事业单位进步与发展的需求，需要与时俱进，对会计档案管理模式进行创新与优化，使其所构建的会计档案管理模式有利于促进事业单位