展会管理规范

四川省数字证书认证管理中心参展管理规范一、总则为了规范公司参展操作流程，确保参展效果,通过参展提升公司的知名度,持续改进和完善公司展会的组织、参展和管理工作,特制定本规范。二、适用范围本规范适用于展会的组织、信息收集和参展的程序管理。市场策划部为参展工作的牵头部门，总经办为最高决策机构。三、展会操作规程（一）参展操作规程第一步：收集资料。市场策划部负责收集与本公司业务相关的专业展会信息，并与展会组委会取得联系，向其索要参展指南以及参展注意事项；第二步：确展。市场策划部对展会资料评估后，以报告形式报战略总监，确定参展计划。第三步:筹备。确定参展后,市场策划部确定展会负责人，制定参展计划、选择展位及人员分工；第四步：签订合同。商务公关部与展会组委会联系、洽谈合同签订事宜；第五步：签订广告合同。如需广告宣传，与展会组委会联系，经战略总监批准同意后，与其联系并签订合同，办理相关事宜；第六步：办理参展商证、参观证。展位确认后，市场策划部向组委会询问参展商证和参观证办理的有关事项，确定参观人数后，酌情办理参观人员的证件；第七步：预订房间。展位确认后，如需预订房间，市场策划部负责预定，房间尽量订在展区附近或交通便利、价格适中的酒店，做到既节省费用又方便与客户洽谈；第八步：展会筹备。在展前的筹备时间内，参展人员按展会方案分工实施完成；第九步：展前动员。展前要求召开参展会议，以确保参展过程中万无一失；第十步：参展总结。参展结束后，参展人员均需撰写汇报材料，展会负责人将各人汇报材料归纳，整理并撰写参展报告，并将所有带回的客户名单输入公司客户名单，所有影像资料，在电脑中存档；第十一步：存档。按照公司的档案工作要求完成存档；第十二步：落实政策补贴。商务公关部根据国家、省、市相关规定办理相关手续，积极申报各项扶持政策。四、展会管理实施细则（一）参展目的企业形象和品牌推广、产品展示、市场宣传和信息收集。（二）参展原则1）参加展会应本着严谨、经济、实效、符合市场战略的原则，避免盲目、冲动及铺张浪费的参展行为；2）参展前应认真了解展会信息，仔细阅读参展商手册，并做好真实性调查等风险防范工作；3）参加展会应做详细周密的策划，包括展位的选择、布置方案、广告的发布、目标客户的邀请等；4）除布展工作外，应强调参展人员的作用，做好明确的职责分工和展前培训，展示公司团结、专业的良好形象；5）展会应与市场拓展紧密集合，展会后应及时、积极跟进，做好后续宣传和客户开发工作；6）展会结束后应做效果分析并提交总结报告，积累参展活动经验。态度亲切主动，举止合乎礼仪；谈吐规范，富有热情；对参展的必要事项、信息和规范应该做事前培训，由展会负责人负责。3）参展人员培训内容参展意义、目的和理念，展览必要常识（当地风俗礼节、展会性质、目标客户等）；行为、规范和礼仪；职责分配和合作沟通；参展期间活动时间表；产品知识及常规问题的回答话术；信息的收集、整理。（六）展会的总结展会结束后应该对参展的效果进行总结和评价。1）效果分析包括参观流量、有效客户数量、展览对销售的促进效果、对企业形象的展示效果、客户对该次展览的印象等等。2）信息收集信息收集应作为展会活动的一项重要内容。信息内容包括：行业信息、产品发展动态、新技术、竞争对手信息、客户信息、客户质询和建议、其他展场展示等；3）总结报告展会总结报告应在参展后5个工作日内由展会负责人提交战略总监，内容涵盖信息收集概要、效果分析、展会评价、改进建议等；展会结束5个工作日内，展会负责人负责按财务规定报销完毕所有展会财务支出。4）资料存档所有参展人员于展会结束5个工作日内，递交展会总结，同时将所有整理的客户名单转交