年会活动统筹协议书

年会活动统筹协议书甲方（委托方）：名称：______________________法定代表人：________________地址：____________________联系方式：________________乙方（受托方）：名称：______________________法定代表人：________________地址：____________________联系方式：________________鉴于甲方拟举办年会活动，特委托乙方提供年会活动统筹服务，双方经友好协商，依据《中华人民共和国民法典》及相关法律法规的规定，达成如下协议：一、服务内容及要求（一）活动策划1.根据甲方提供的公司文化、年会主题等信息，为年会活动进行整体策划，包括但不限于活动流程设计、环节安排、创意构思等，确保年会活动能够充分展示甲方企业形象，达到预期的效果。2.策划方案应包含详细的活动流程时间表、各环节的具体内容及形式、所需的道具和设备清单等，并提交甲方审核，根据甲方意见进行修改完善，直至获得甲方认可。（二）场地布置1.负责年会活动场地的选择、预订及现场布置工作。根据年会主题和风格，设计并搭建舞台、背景板、签到区、用餐区等区域的装饰，营造出与年会主题相符的氛围。2.场地布置应符合安全、美观、实用的原则，所使用的装饰材料和道具应符合环保要求，不得对场地环境造成污染或损坏。在布置过程中，应采取必要的安全措施，确保施工人员和场地安全。布置完成后，需经甲方验收合格。（三）节目安排1.协助甲方组织、筛选和编排年会节目，包括但不限于歌舞表演、小品、相声、魔术、游戏互动等。根据节目类型和数量，合理安排节目顺序，确保年会活动内容丰富、形式多样、节奏紧凑。2.负责与参演人员沟通协调，安排排练时间和场地，指导节目排练，保证节目质量和演出效果。在年会当天，负责节目现场的组织和调度，确保节目顺利进行。（四）人员邀请与接待1.协助甲方邀请嘉宾、员工及其他相关人员参加年会活动，并负责发送邀请函、确认参会人员信息等工作。2.在年会活动现场，负责嘉宾和参会人员的接待工作，包括签到、引导入座、提供茶水点心等服务，确保参会人员能够得到周到、热情的接待。（五）餐饮服务1.根据甲方的预算和要求，负责年会活动的餐饮安排，包括选择合适的餐厅、确定菜品菜单、安排用餐形式（如自助餐、桌餐等）等。2.确保餐饮服务的质量和卫生，所提供的食品和饮料应符合国家相关标准和规定，不得出现食品安全问题。在年会当天，负责餐饮服务的现场协调和管理，保证用餐过程顺利进行。（六）设备租赁与技术支持1.根据年会活动的需要，租赁音响设备、灯光设备、舞台设备、投影仪、LED显示屏等相关设备，并确保设备的正常运行和维护。2.提供技术支持人员，负责活动现场的设备安装、调试、操作和技术保障工作，确保年会活动的音频、视频、灯光等效果达到预期要求。在活动过程中，如出现设备故障，应及时采取措施进行修复或更换，尽量减少对活动的影响。（七）摄影摄像与后期制作1.安排专业的摄影摄像人员，对年会活动进行全程拍摄，包括活动现场的布置、节目表演、嘉宾互动、颁奖环节等内容。2.在年会结束后，负责对拍摄的素材进行后期制作，包括剪辑、配乐、特效处理等，制作出年会活动的视频资料，如精彩回顾视频、纪念视频等，并在规定时间内交付甲方。（八）其他服务1.负责年会活动现场的安全保卫工作，制定安全保卫方案，安排安保人员，确保活动现场人员和财产的安全。2.处理年会活动期间的突发情况和意外事件，如火灾、地震、人员突发疾病等，制定应急预案，及时采取措施进行应对，保障活动的顺利进行。3.根据甲方的要求，提供与年会活动相关的其他服务，如礼仪服务、抽奖环节组织、礼品采购与发放等。二、双方权利与义务（一）甲方权利与义务1.权利有权对乙方提供的年会活动统筹服务方案、场地布置设计、节目安排等提出意见和建议，并要求乙方进行修改和完善。有权对乙方的服务质量进行监督和检查，如发现乙方存在服务不到位或违反协议约定的情况，有权要求乙方及时整改或采取补救措施。有权在年会活动现场对各项工作进行协调和指挥，确保活动按照甲方的要求和预期进行。2.义务向乙方提供举办年会活动所需的相关信息，包括公司文化、年会主题、参会人员名单、预算要求等，并确保所提供信息的真实性和准确性。按照协议约定的时间和方式向乙方支付服务费用。协助乙方办理年会活动所需的相关审批手续（如场地使用许可证、消防许可证等），提供必要的文件和资料支持。在年会活动现场为乙方提供必要的工作条件和协助，如安排专门的对接人员、协调场地管理方等，确保乙方工作的顺利开展。（二）乙方权利与义务1.权利有权按照协议约定收取服务费用。有权根据年会活动的实际情况和需要，自主安排具体的工作流程和方式，但需确保服务内容和质量符合协议要求。在遇到不可抗力或甲方原因导致服务无法正常进行的情况下，有权要求甲方采取相应的措施或承担相应的责任。2.义务按照本协议约定的服务内容和要求，精心组织和策划年会活动，确保活动的顺利进行和达到预期效果。安排专业的工作人员负责各项服务工作，确保服务质量和水平。工作人员应具备相应的专业知识和技能，遵守职业道德和工作纪律，不得泄露甲方的商业秘密和个人信息。对年会活动所涉及的场地、设备、道具、食品饮料等进行严格的质量把控和安全管理，确保符合相关标准和规定，保障活动现场人员的人身安全和财产安全。在年会活动筹备和实施过程中，及时向甲方汇报工作进展情况，接受甲方的监督和检查，根据甲方意见和建议及时调整工作方案。负责年会活动相关费用的预算编制和控制，确保费用支出符合甲方的预算要求。如因乙方原因导致费用超出预算，乙方应承担超出部分的费用。在年会活动结束后，按照甲方要求及时提供活动总结报告、摄影摄像资料、相关费用清单等资料。三、服务费用及支付方式（一）服务费用1.双方经协商确定，本次年会活动统筹服务费用为人民币______元（大写______元整）。此费用为固定总价，包含乙方为完成本协议约定的全部服务内容所需的各项费用，除因甲方提出增加或变更服务内容导致费用增加外，不再调整。2.服务费用明细如下：活动策划费用：______元场地布置费用：______元节目安排费用：______元人员邀请与接待费用：______元餐饮服务费用：______元设备租赁与技术支持费用：______元摄影摄像与后期制作费用：______元其他服务费用（如有）：______元（二）支付方式1.甲方应在本协议签订后的______个工作日内，向乙方支付服务费用的______%作为预付款，即人民币______元（大写______元整）。2.在年会活动场地布置完成并经甲方验收合格后的______个工作日内，甲方向乙方支付服务费用的______%，即人民币______元（大写______元整）。3.在年会活动结束后的______个工作日内，甲方根据乙方提供的服务总结报告、费用清单等资料进行审核，如无异议，向乙方支付剩余服务费用，即人民币______元（大写______元整）。乙方应在每次收款前向甲方提供合法有效的发票，否则甲方有权拒绝付款且不承担任何违约责任。四、违约责任（一）甲方违约责任1.若甲方未按照协议约定的时间和方式支付服务费用，每逾期一日，应按照未支付金额的______%向乙方支付违约金。逾期超过______日的，乙方有权暂停服务，并要求甲方支付已完成服务部分的费用及违约金。2.若甲方提供的信息不准确或不完整，导致乙方无法正常履行服务义务，甲方应承担由此给乙方造成的损失。3.若甲方违反协议约定，擅自变更或取消年会活动，应按照服务费用的______%向乙方支付违约金，并赔偿乙方因此遭受的全部损失。（二）乙方违约责任1.若乙方未按照协议约定的服务内容和要求提供服务，或服务质量不符合标准，乙方应负责免费整改或采取补救措施，直至达到协议要求。如因乙方原因给甲方造成损失的，乙方应承担赔偿责任。2.若乙方未按照协议约定的时间完成年会活动的筹备和实施工作，每逾期一日，应按照服务费用的______%向甲方支付违约金。逾期超过______日的，甲方有权解除协议，并要求乙方返还已支付的服务费用，同时乙方应按照服务费用的______%向甲方支付违约金。3.若乙方在年会活动过程中出现安全事故或其他重大问题，导致甲方或第三方人身伤亡、财产损失的，乙方应承担全部赔偿责任，并负责处理相关事故和纠纷。4.若乙方违反保密义务，泄露甲方的商业秘密或个人信息，乙方应承担因此给甲方造成的全部损失，并按照服务费用的______%向甲方支付违约金。五、保密条款1.双方应对在本协议履行过程中知悉的对方商业秘密、技术秘密、公司信息、个人信息等予以保密，未经对方书面同意，不得向任何第三方披露或使用。2.本条款的保密期限为自本协议生效之日起______年。六、协议变更与解除1.本协议的任何变更或补充需经双方书面协商一致，并签订书面协议。变更或补充协议作为本协议的组成部分，与本协议具有同等法律效力。2.在履行本协议过程中，若一方提出解除协议，需提前______日书面通知对方，并经对方书面同意。因解除协议给对方造成损失的，提出解除方应承担赔偿责任。3.若因不可抗力或政府行为等不可预见、不可避免、不可克服的原因导致本协议无法履行或部分无法履行，双方互不承担违约责任，但应及时通知对方，并提供相关证明文件。双方应协商解决善后事宜，如调整服务内容、延长服务期限、退还已支付费用等。七、争议解决1.本协议的签订、履行、解释及争议解决均适用中华人民共和国法律。2.双方在履行本协议过程中如发生争议，应首先通过友好协商解决；协商不成的，任何一方均有权向有管辖权的人民法院提起诉讼。八、其他条款1.本协议自双方签字（或盖章）之