公司参观接待管理办法

第13页共15页 第1页共15页参观接待管理办法文件编号版本生效日期编制审批目的为树立公司良好形象，扩大公司对外联系和交流，提升客户接待水平和客户对公司的认知度，确保接待工作的有礼、有节、有序、不浪费、不违法，推进接待工作规范化、制度化、标准化，结合公司实际，制定本管理办法。适用范围适用于政府领导、合作伙伴、重要客户和其他重要客人到厂区参观访问相关接待工作的安排，不包括公司客商和外部送货人员因业务和工作需要与相关职能部门的日常业务接洽活动。3职责3.1行政部作为参观接待工作的归口管理部门，根据各相关部门的《来访接待申请单》负责接待工作的安排和管理，拟定来宾的接待计划，协调相关部门落实接待任务，提供后勤保障。重要客户来访，必须制定详细的《接待方案》，呈相关负责人确认。3.2各相关部门负责配合行政部的接待工作，及时提报、反馈来访信息，协助拟定接待计划，参与来宾接待4参观接待流程4.1具体接待流程表如下：了解来访情况了解来访情况 确定接待级别确定接待级别报批接待申请及方案报批接待申请及方案材料及物料准备材料及物料准备接待服务过程接待服务过程接待后期总结及报道接待后期总结及报道4.2接待后期工作4.2.1接待负责人收集来访人员名单和手机等联系方式，整理在册。4.2.2接待结束后1个工作日，接待对口人应形成文字总结，必要时可搭配图片，经公司领导审定后刊登在公司网站或微信公众号等平台。5岗位人员配置成立接待小组，依照工作分工和技能要求，接待小组基本的人员岗位配置为：5.1接待对口人：提出接待需求，并协调接待负责人实施接待，接待结束后负责接待信息反馈与评估及接待文稿撰稿。5.2接待负责人：制定接待计划、承担接待工作，负责填写《来访接待总结表》，作为总协调人，对此次接待效果负责。5.3各环节具体负责人（例如：宾客车辆接送、酒店住宿、会场布置、讲解人员、摄影撰稿人员等等。）6接待级别标准根据来宾的重要性、相关职务级别及来访目的性等将接待标准划分为一级、二级、三级。三种级别如下：级别接待标准接待人员一级1、迎接：总经理、副总经理、行政总监在高速路口、机场、车站迎接，注意把握迎候时间，提前等候于迎接地点。2、参观：总经理、副总经理、行政总监陪同，由讲解员介绍公司基本情况以及产品相关信息。3、座谈：公司人员确保公司环境、室内、洗手间清洁、室温适度、灯光合适，将公司简介或相关资料、纸笔、茶水杯、水果、点心摆放于接待室。根据需要制作客人席签、横幅、欢迎牌、指示牌，调试好音响设备、投影设备、摄影摄像设备。4、用餐标准及下榻宾馆标准：总经办根据情况预定。5、行政部根据情况、来宾意愿和兴趣提前计划参观游路线。6、行政部根据情况购买礼节性礼品。总经理、副总经理、行政总监二级1、迎接：由行政部人员及接待接口人到公司门口迎接，引导来宾。2、参观：副总经理、行政总监、相关部门经理陪同，由讲解员介绍公司基本情况以及产品相关信息。3、座谈：公司人员确保公司环境、室内、洗手间清洁室温适度、灯光合适，将公司简介或相关资料、纸笔、茶水杯、水果摆放于接待室。4、用餐标准及下榻宾馆标准：行政部根据情况预定。5、行政部根据情况购买礼节性礼品。副总经理、行政总监、相关部门经理三级参观：相关对口的部门经理及人员陪同，由讲解员绍公司基本情况以及产品相关信息。2、座谈：公司人员确保公司环境、室内、洗手间清洁，将公司简介或相关资料、纸笔、茶水杯摆放于接待室。3、用餐标准及下榻宾馆标准：行政部根据情况预定。相关对口的部门经理及人员7来访接待注意事项7.1.接待注意事项：7.1.1接机7.1.1.1举的接机牌应该有公司名、人名和欢迎辞。7.1.1.2客人来了要主动接行李，而且要挑最重的，就算推辞也要接过来。7.1.1.3接机用车根据业务和客人的重要性确定。7.1.2用餐（根据情况选定餐厅）饭桌上谈业务是中国的特色。顾客定方向，主人定消费额度。菜的个数应该比人数多一道，酒水占总金额的40%。问过客人之后再定餐厅，菜可以先点好，依照客户进行小改动。7.1.3酒店根据客人需求和级别来订酒店。（三星-五星）总经办负责具体的方案制定和酒店的预订工作。7.2特别注意事项7.2.1礼品为体现对客人尊重，选择的礼品要突出地区特色、公司特色，做到不失礼、不浪费，尊重客人的意见。7.2.2合影来公司考察的所有客户均需合影留念，根据客户级别安排不同等级的领导合影。特别说明：国家级部委领导及以上领导还应准备文房四宝进行题词工作。7.2.3必要摆放客户座位前摆放笔记本、公司资料及名牌等，名牌内容包括：公司名称、客人姓名（视情况注明职位）。7.2.4幻灯片介绍公司的历史要简明扼要，而关于公司间的合作历史要详之又详。重点介绍公司满足客户需求的能力。7.2.5厂区参观在客人来之前需提前演示参观各环节和内容，以免出现疏漏。客人参观时应充分展现公司实力和亮点，同时对核心技术等公司机密做好必要的保密工作。7.2.6反馈末次晚宴时，与客人交流本次到访的感受，了解客户需求。8来访接待人员礼仪规范8.1男士着装8.1.1衬衫、领带、西装（成套）、皮鞋。8.1.2不许留长发、蓄长须、留长指甲；整体仪表干净整洁。8.2女士着装：8.2.1职业套装/套裙、正装连衣裙、衬衫一步裙/西裤、丝袜（肉色/黑色）高跟鞋（3—5公分适宜）。8.2.2化淡妆、头发整洁（尽量要求扎发或者盘发）。8.3禁忌怪异造型/发型、夸张首饰、浓妆艳抹、松糕鞋、衣着暴露等。8.4礼仪规范8.4.1仪表：面容清洁，衣着得体。8.4.2举止：稳重端庄，从容大方。8.4.3言语：语气温和、礼貌文雅。8.4.4态度：诚恳热情，不卑不亢。8.4.5迎接来宾时：要注意把握迎候时间，提前等候于公司门口或车站机场，接待人员引见介绍主宾时，要注意顺序。正规的做法，先介绍身份较低的一方，然后再介绍身份较高的一方。即先介绍主人，后介绍客人；先介绍职务低者，后介绍职务高者；先介绍男士、后介绍女士；先介绍晚辈、后介绍长辈；先介绍个人，后介绍集体。在接待外国来访者时，若宾主双方皆不止一个，则为其双方进行介绍时，要先介绍主人一方，后介绍来宾一方。不过在介绍各方人士时，通常应当由尊而卑，按照其职务的高低，依次而行。来访时主人先伸手表示欢迎。告辞时，待客人先伸手后，主人再相握。握手的力度以不握疼对方的手为限度，初次见面时，时间一般控制在3秒内。介绍时就把身份、地位低的一方介绍给相对而言身份、地位较为尊贵的一方。8.4.6接受名片时：要以恭敬的态度双手接受，默读一下后郑重收入口袋中。8.4.7过走廊时：通常走在客人的右前方，不时左侧回身，配合客人脚步，转弯处伸右手示意。8.4.8进电梯时：要告诉客人上几楼，让客人先进、先出。8.4.9座谈时：客人落座后，要以双手奉茶，先客人，后主人，先领导，后同事。8.4.10送客时：根据身份确定规格，送至公司门口、汽车旁。9商务接待中的座次安排9.1会议主席台座次的安排9.1.1主席台必须排座次、放名签，以便领导对号入座，避免上台之后互相谦让。

9.1.2主席台座次排列，领导为单数时，主要领导居中，2号领导在1号领导左手位置，3号领导在1号领导右手位置；领导为偶数时，1、2号领导同时居中，2号领导依然在1号领导左手位置，3号领导依然在1号领导右手位置。9.1.3几个机关的领导人同时上主席台，通常按机关排列次序排列。可灵活掌握。如对一些德高望重的老同志，也可适当往前排。另外，对邀请的上级单位或平级单位的来宾，也不一定非得按职务高低来排，通常掌握的原则是：上级单位或同级单位的来宾，其实际职务略低于主人一方领导的，可安排在主席台适当位置就座。这样，既体现出对客人的尊重，又使主客都感到较为得体。9.1.4对上主席台的领导能否届时出席会议，在开会前务必逐一落实。领导到会场后，要安排在休息室稍候，再逐一核实，并告之上台后所坐方位。如主席台人数很多，还应准备座位图。如有临时变化，应及时调整座次、名签，防止主席台上出现名签差错或领导空缺。还要注意认真填写名签，谨防错别字出现。9.1.4.1主席台人数为奇数时

9.1.4.2主席台人数为偶数时9.2关于宴席座次的安排宴请客人，一般主陪在面对房门的位置，副主陪在主陪的对面，1号客人在主陪的右手，2号客人在主陪的左手，3号客人在副主陪的右手，4号客人在副主陪的左手，其他可以随意。以上主陪的位置是按普通宴席掌握，如果场景有特殊因素，应视情况而定。9.2.1中餐桌9.2.2西餐桌

9.3仪式的座次安排签字双方主人在左边，客人在主人的右边。双方其他人数一般对等，按主客左右排列。9.4关于乘车的座次安排

小轿车1号座位在司机的右后边，2号座位在司机的正后边，3号座位在司机的旁边。（如果后排乘坐三人，则3号座位在后排的中间）。中轿主座在司机后边的第一排，1号座位在临窗的位置。

乘车座次安排9.5合影座次安排与主席台安排相同9.5.1会议座位安排9.5.1.1长条桌注：A为上级领导，B为主方席9.5.1.2沙发室9.5.2与外宾会谈

注：A为主方，B为客方

9.5.3与上级领导座谈

注：A为上级领导，B为主方领导10保密原则特别申明接待中涉及机要事务、秘密文电、重要会议，要特别注意保密，接待中既要熟练介绍公司情况，又要内外有别，严守本公司商业机密，对不宜客人摄影摄像的场合，应提前向客人说明。11此管理办法从颁布之日起执行，请各部门员工严格按照规定执行公司接待事务。12附表12.1《来访接待申请单》12.2《来访接待准备清单》12.3《来访接待总结表》12.4《来访信息统计表》附件一来访接待申请单来访接待申请单（一）来客基本信息姓名性别年龄单位职务地址电话邮编（二）、重要来宾个人信息：1、背景：2、在项目中的具体作用：3、对公司技术、文化管理的认可度：4、来访公司、会见领导历史记录：5、个人爱好、忌讳等：（三）、来访目的：□选型□参观□签合同□合作□顺访□游玩□其它（四）接待级别□一级□二级□三级□其他特殊客户对口部门及接口人：接待日期：接待负责人：手机及电话：配合部门：配合事项：（五）来访时间及安排到达日期月日航班号（车、船次）：从至出发时刻到达时刻预计离开日期月日返程票：□已订月日时分从至□待定月日时分从至（六）接待要求：1、迎接迎接地点：□机场□火车站□公司办公楼□其它接待人员：□司机□指定人员其它要求：□需持鲜花迎接□需在迎接地点打欢迎□车型有特殊要求2、住宿入住酒店：□一类：五星□二类：四星□三类：三星（快捷类）□其它房间类型：□标准间间□豪华间间□套房间费用承担：□公司全部承担□客人完全自付□公司只承担房费，其它费用自理其它要求：□提前办好入住手续□开通国内长话费□酒店包早餐□摆放水果□摆放点心□摆放鲜花□摆放公司宣传资料□摆放公司欢迎牌3、就餐费用承担：□公司全部承担□公司承担接风、送行，其余客人自理□客人完全自理□其它接风、送行宴建议陪同领导：□总经理□副总经理□部门经理□指定人员4、路线□会议室□车间□展厅备注：5、礼品礼品类别：□电器类□文化类□工艺品类6、送行是否安排车辆：□是□否送达地点：（七）其它要求：□录音□录像□拍照□翻译□做会议记录□其它：（八）接待费用预算：元以内申请人部门经理审批主管副总经理审批抄送告知部门附件二来访接待准备清单来访接待准备清单（一）公司外部责任人完成时间□欢迎横幅□指示牌（大堂、电梯出口、楼梯间）□花篮/植物绿化□KT版□红地毯（二）公司内部1、参观区：□红地毯□植物/花盘装饰2、会客室：□果盘□/茶水/咖啡/饮料□香烟/烟缸/打火机3、会议室：□鲜花□姓名牌□投影设备4、展厅：□产品彩页□样品5、资料：□公司宣传片□公司宣传册□产品彩页□演示样品□汇报演讲ppt/稿件（三）车辆安排1、一级/高级接待：□高级商务车（奔驰房车、奔驰商务）2、二级/中级接待：□中级商务车（别克商务、日产商务）3、三级/普通接待：□一般轿车□打车4、机动车辆：□安排1-2辆随机车辆（四）接待小组人员安排1、调配人员：□接待对口人□接待负责人