2025年中国信息技术服务有限公司合同管理规范

2025年中国信息技术服务有限公司合同管理规范第一章总则第一条为规范中国信息技术服务有限公司（以下简称“公司”）的合同管理工作，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本合同管理规范（以下简称“本规范”）。第二条本规范适用于公司及其分支机构在经营活动中所涉及的所有合同的订立、履行、变更、解除、终止以及合同档案的管理工作。第三条合同管理遵循合法性、合规性、规范性、风险控制原则，确保合同内容合法、程序规范、责任明确、风险可控。第二章合同管理的范围第四条本规范所称合同是指公司与其他平等主体（包括自然人、法人或其他组织）之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。第五条合同管理范围包括但不限于：（一）技术服务合同；（二）软件开发合同；（三）设备采购合同；（四）销售合同；（五）合作伙伴框架协议；（六）其他与公司经营相关的合同。第六条公司所有合同均应当采用书面形式订立，并由公司统一编号管理。第三章职责分工第七条公司设立合同管理小组，负责指导、监督和协调合同管理工作。合同管理小组由公司综合管理部、法务审计部、财务部等部门负责人组成。第八条综合管理部负责合同管理的组织协调工作，包括合同的编号、归档、借阅等。第九条法务审计部负责合同的合法性审查，参与重大合同的谈判，提供法律意见，监督合同履行情况。第十条财务部负责审核合同中涉及的财务条款，包括金额、支付方式、时间等内容。第十一条业务部门负责合同的具体谈判、起草、提交审查，并跟踪合同履行情况。第四章合同的订立第十二条合同的订立应当遵循平等、自愿、公平、诚实信用的原则，并符合国家相关法律法规及公司内部规章制度。第十三条业务部门在订立合应当充分了解合同对方的资质、信用状况、履约能力等信息，并提交相关证明材料。第十四条合同内容应当包括但不限于以下条款：（一）合同双方的名称、住所、法定代表人或负责人及其联络方式；（二）合同标的、数量、质量、价款或报酬；（三）合同履行的时间、地点、方式；（四）双方的权利和义务；（五）违约责任；（六）争议解决方式；（七）其他约定事项。第十五条合同的草拟人应当确保合同条款清晰、完整、准确，并符合公司利益。第五章合同的审查与修改第十六条合同草拟完成后，业务部门应当将合同送交法务审计部进行合法性审查。审查内容包括：（一）合同内容是否符合法律法规及公司相关规定；（二）合同条款是否全面、清晰、无歧义；（三）合同双方的权利义务是否公平合理；（四）违约责任是否明确；（五）其他需要审查的内容。第十七条法务审计部在审查过程中发现合同存在问题的，应当及时向业务部门提出修改建议。业务部门应当根据修改建议对合同进行修改，并提交审查。第十八条重大合同或涉及复杂法律关系的合同，法务审计部应当组织相关部门进行会审，并形成书面意见。第六章合同的审批第十九条合同审查通过后，业务部门应当按照公司内部审批流程将合同提交相关负责人审批。审批流程应当包括但不限于：（一）业务部门负责人审批；（二）财务部负责人审批；（三）法务审计部负责人审批；（四）公司分管领导审批。第二十条合同审批过程中，审批人应当对合同的内容、法律风险、经济利益等方面进行综合评估，并签署明确的意见。第二十一条对于金额较大或涉及公司重大利益的合同，应当提交公司总裁办公会审议。第七章合同的签订第二十二条合同经审批通过后，业务部门应当及时与合同相对方签订合同。签订合同应当使用公司统一的合同专用章，并由授权代表签字。第二十三条合同签订前，业务部门应当确认合同对方的资质、印章的真实性，并保留相关证明材料。第二十四条合同签订后，业务部门应当将合同文本、审批记录及相关材料一并归档，并将合同文本副本送交综合管理部存档。第八章合同的履行第二十五条合同签订后，业务部门应当严格按照合同约定履行合同义务，并督促合同对方履行其义务。第二十六条业务部门应当定期检查合同履行情况，并形成书面报告，发现问题及时向公司管理层报告。第二十七条合同履行过程中，如发现合同对方存在违约行为，业务部门应当及时采取措施维护公司权益，并报法务审计部进行处理。第二十八条合同履行完毕后，业务部门应当对合同履行情况进行总结，并将相关资料归档。第九章合同的变更与解除第二十九条在合同履行过程中，如需变更或解除合同，业务部门应当与合同对方协商一致，并签订书面补充协议。第三十条变更或解除合同应当经过与原合同相同的审批流程，并报综合管理部备案。第三十一条变更或解除合同涉及公司重大利益的，应当提交公司总裁办公会审议。第十章合同的终止第三十二条合同履行完毕或依法解除后，业务部门应当及时办理合同终止手续，并将相关资料归档。第三十三条合同终止后，业务部门应当与合同对方结清所有费用，并收回公司提供的相关资料。第十一章合同档案管理第三十四条综合管理部负责合同档案的管理工作，包括合同的编号、归档、借阅、保存及销毁。第三十五条所有合同文本及与合同相关的资料（包括但不限于审批记录、履行记录、变更记录等）均应当纳入档案管理范围。第三十六条合同档案应当按照公司规定分类存放，并设定合理的保存期限。保存期限届满后，按照公司档案管理制度进行销毁。第三十七条合同档案未经批准不得外借或复制。如确需借阅或复制，应当办理相关手续，并留存借阅记录。第十二章合同管理的监督与责任追究第三十八条公司法务审计部负责对合同管理工作进行监督，定期检查合同管理情况，并向公司管理层报告。第三十九条对于违反本规范，导致公司遭受经济损失或声誉损害的，公司将依法依规追究相关责任人的责任。第四十条对于在合同管理工作中表现优秀的部门或个人，公司将给予表彰或奖