《公共关系礼仪》课件-第八章 公关文书礼仪

第八章公关礼仪文书

教学目标了解常见公关文书礼仪的相关知识；理解常见的公关文书文体结构和写作要领；掌握撰写常见公关文书礼仪各项规范。第一节公关文书礼仪概述一、公关文书礼仪的含义

公关文书是指组织成员或公关人员用来进行对内对外、对上对下沟通与联系的各种文字媒介的总称。

公关文书礼仪指的是在撰写公关文书时，语言运用、文体使用、体裁格式等所要遵循的礼仪规范与要求。第一节公关文书礼仪概述二、公关文书礼仪的特点（一）功能的交际性（二）结构的模式性（三）语言的礼节性（四）表达的情感性（五）使用的广泛性第一节公关文书礼仪概述三、公关文书礼仪的类别

从应用的场合来概括，大致分为四个方面：

公关日常工作类文书是指组织在日常处理各种公关事务中所形成的体式完整、内容系统的各种书面材料。如公关简报，公关计划，公关日志等。

信函类公关文书就是在日常工作中组织与组织，组织与目标公众之间进行信息传递、实现沟通而编制的文书，如邀请函、慰问信、感谢信、表扬信等。第一节公关文书礼仪概述三、公关文书礼仪的类别

演讲类公关文书就是为了宣传组织良好形象，促进组织内外部之间的良好关系，为组织正常运作和发展营造有利的内外部环境而制作的文书，如欢迎词、欢送词、答谢词、主题演讲等。

新闻稿类公关文书就是组织宣传的一种推广方式，是指关于最近发生的新鲜而重要的公关事实的报道或者述评。第一节公关文书礼仪概述四、公关文书写作的基本礼仪（一）目的要明确（二）措辞要贴切（三）文字要简洁（四）语言要质朴（五）格式要规范（六）表达要得体

第二节

公关日常工作类文书礼仪

一、公关日志（一）公关日志的含义

公关日志是指公关工作人员对于每天工作的安排和记录，是对工作的心得感悟与展望等的文字表现。

第二节公关日常工作类文书礼仪

一、公关日志（二）公关日志的作用1.提醒备忘的作用2.回顾跟踪的作用3.效率提升的作用

第二节公关日常工作类文书礼仪

一、公关日志（三）公关日志的写作格式1.开头一般写时间，如**年**月**日。2.主体这一部分主要写工作内容，即工作日程安排，可以以工作任务为线索或者以时间为条理。3.小结主要是对于自己的工作进行总结，看到不足，提出改进方案，或者展望接下来的工作等。第二节公关日常工作类文书礼仪一、公关日志（四）公关日志写作礼仪

条理清晰，重点突出，兼顾一般。

记录严谨，切勿记流水账。第二节公关日常工作类文书礼仪二、公关简报（一）公关简报的含义与特点1.公关简报的含义

公关简报是一种以迅速报道组织管理工作中的简明情况为主要任务的内部交流、情况汇报的文字材料或刊物，它及时报道内外公众动态、生产运营状况、近期工作重心、计划安排及集体性活动等，报告消息，汇报工作，研究问题，总结经验，帮助决策者及时掌握情况与动态，沟通信息，协调工作，改进组织与上级公众、平级公众乃至下级公众之间的关系。第二节公关日常工作类文书礼仪二、公关简报（一）公关简报的含义与特点2.公关简报的特点（1）时效性（2）真实性（3）简明性（4）新颖性第二节公关日常工作类文书礼仪二、公关简报（二）公关简报的种类根据简报的具体作用分为：1.工作简报2.动态简报3.会议简报4.专题简报第二节公关日常工作类文书礼仪二、公关简报（三）公关简报的写作格式

公关简报一般有比较固定的格式，主要包括：报头、行文、报尾三个部分。1.报头

包括简报名称、期数、编报单位、印发日期等内容。2.行文

这部分一般包括标题和正文组成。

（1）标题是简报文章的题目。

（2）正文：通常由导语、主体、结尾三部分组成。3.报尾第二节公关日常工作类文书礼仪二、公关简报（四）公关简报写作礼仪

第一，简报的写作要用第三人称。

第二，简报的写作要求重点突出，有明确主题思想，做到主题单一，内容集中。

第三，简报的写作必须及时、准确、客观，内容真实，据事直说，不夹杂评述性意见，但编者按除外。

第四，简报的写作必须简明扼要，短小精悍，重点突出，叙述清楚，分析精确，用语简洁，文风朴实，切忌一切不能说明问题的废话、空话和套话。第二节公关日常工作类文书礼仪三、公关工作计划（一）公关工作计划的含义、特点1．公关计划的含义

公关计划是组织对未来一定时间内，为实现预定的公关目标或完成某项公关任务所做出的预想性部署和安排。第二节公关日常工作类文书礼仪三、公关工作计划（一）公关工作计划的含义、特点2.公关计划的特点（1）预见性（2）可行性（3）可变性第二节公关日常工作类文书礼仪三、公关工作计划（二）公关计划的种类

根据性质分为：整体计划和个别计划。

根据时间分为：长远计划和短期计划。

根据内容分为：发展计划、生产计划、经营计划、科研计划等。

根据范围分为：个人计划、部门计划、单位计划、区域计划、全国计划等。

根据功能分为：宣传计划、交际计划、服务计划、社会公益计划、咨询计划第二节公关日常工作类文书礼仪三、公关工作计划（三）公关计划书的写作格式1.封面

标题。

策划者单位和个人名称。

策划方案完成日期。

编号。

在需要的情况下，可考虑在封面上简洁的加上说明文字或内容摘要。第二节公关日常工作类文书礼仪三、公关工作计划（三）公关计划书的写作格式2.序文3.目录4.正文（前言+内容+措施）5.结尾。第二节公关日常工作类文书礼仪三、公关工作计划（四）公关计划写作礼仪第一，实事求是，切实可行；第二，明确具体，切记空谈；第三，语言简明、文风朴实。第二节公关日常工作类文书礼仪四、公关剪报在制作剪报中，应注意如下三个方面：

其一，确定与组织公关相关的主题进行剪报。其二，注意剪报资料的分类。其三，关注剪报的时效性与实效性。第三节

信函类公关文书礼仪

一、请柬/邀请函（一）请柬及邀请函的含义

请柬和邀请函同属于组织和个人对他人发出活动邀请的礼仪性专用信函。

请柬又称请贴，是组织或个人邀请客人在预定的时间和地点参加某项重要的或有意义的活动的礼仪性信件。

邀请函又称邀请信，是邀请他人参加洽谈业务、访问、进行技术交流、课题及项目工程的合作研究而发出的一种请约性书信。第三节信函类公关文书礼仪一、请柬/邀请函（二）写作格式1．标题

正中写“邀请函/请柬”。2．称呼

要顶格写被邀请的单位或个人的名称。3．正文

交代所举办活动的内容、活动的目的、活动的时间、地点、方式，邀请对象及邀请对象所做的工作。4．结尾

要求写上礼节性的问候语或恭候语。5．落款

要署上发文单位名称或发文个人姓名，另起一行署上发文日期。第三节信函类公关文书礼仪一、请柬/邀请函（三）写作礼仪1.制作典雅别致、美观大方2.语言诚恳大方、礼貌典雅3.涉及事项要准确无误4.掌握好发送邀请函/请柬的时间第三节信函类公关文书礼仪二、感谢信（一）感谢信的含义

感谢信是得到某人或某单位的帮助、支持或馈赠后向对方的关心、帮助表示谢意而写的书信。（二）感谢信的写作格式1.标题在正中只写“感谢信”三字，也可加上感谢对象，还可再加上感谢者。2.称谓开头顶格写感谢对象的单位名称或个人姓名。第三节信函类公关文书礼仪二、感谢信（二）感谢信的写作格式3.正文首先，感谢理由。其次，表达谢意。4.结尾结尾要写上敬意、感谢的话.5.落款写发文的单位名称或个人姓名以及成文的日期。第三节信函类公关文书礼仪二、感谢信（三）写作礼仪1.语言要精炼、简洁2.说话要得体3.感谢信以说明事实为主，切勿不着边际地大发议论第三节信函类公关文书礼仪三、慰问信（一）慰问信的含义

慰问信是向对方（一般是同级、或上级对下级单位、个人）表示关怀、慰问的信函。（二）慰问信的类别1.表彰慰问2.受灾慰问3.节日慰问第三节信函类公关文书礼仪三、慰问信（三）慰问信的写作格式1．标题正中写“慰问信”三个字，可加上慰问对象一起构成。2．称呼开头顶格写慰问对象的单位名称或个人姓名。3．正文一般由三个部分组成，即：发文的目的，慰问缘由，关切的意愿。4．结尾用铿锵有力的语言给予对方一定的鼓励，表现出美好的寄望和决心。5．落款写发文的单位名称或个人姓名以及成文的日期。第三节信函类公关文书礼仪三、慰问信（四）写作礼仪

要根据所慰问的不同对象，确定其内容。

行文要诚恳、真切。

语言要精练、朴实、亲切。第三节信函类公关文书礼仪四、表扬信（一）表扬信的含义

表扬信是用来表彰某组织或个人的先进思想、先进事迹、高尚风格，用以弘扬正气的一种专用书信。（二）表扬信的写作格式1．标题正中写“表扬信”。2．称呼在开头顶格写上被表扬的组织的名称或个人的姓名。第三节信函类公关文书礼仪四、表扬信（二）表扬信的写作格式3.正文4.结尾5.落款写发文的单位名称或个人姓名以及成文的日期。（三）写作礼仪

叙事要实事求是，对所要表扬的人和事的叙述一定要恰如其分，既不夸大其词，也不缩小。

措辞要真诚恳切，文字要朴素精炼，篇幅不宜过长，否则成记流水账。第三节信函类公关文书礼仪五、祝贺信（一）祝贺信的含义、特点1.祝贺信的含义

祝贺信，它泛指在各种喜庆场合中对事情表示祝贺的言辞或文章。2．祝贺信的特点（1）感情的祝愿性（2）表达直陈性（3）语言的真挚性（4）功能的鼓舞性第三节信函类公关文书礼仪五、祝贺信（二）祝贺信的写作格式

（1）标题祝贺信的标题一般在正中写“祝贺信”。

（2）称呼顶格写明被祝贺的单位名称或个人姓名

（3）正文

（4）结尾

要写上祝愿的话，如“谨祝取得新的胜利”，“祝能取得更大的成就”。

（5）落款写明发文的单位名称或个人姓名，并签署上成文的日期。第三节信函类公关文书礼仪五、祝贺信（三）写作礼仪

祝贺信由衷地表现出对对方诚挚的祝福，所以要多用褒扬、赞美、激励之词，但是不可滥用，以免造成阿谀奉承之嫌。

内容要真实，立足于主客观方面分析对方取得的成绩，切不可空发议论。

语言精练，简洁明快。第三节信函类公关文书礼仪六、致歉信（一）致歉信的含义

致歉信是写信人对未尽之事向收信人表示歉意，一般是因自己工作的失误或者拒绝对方的请求，从而引起对方的不快，以表示赔礼道歉，消除误解，增进友谊和信任的信函。第三节信函类公关文书礼仪六、致歉信（二）致歉信的写作格式1.标题在行文正中写“致歉信”。2.称谓开头顶格写致歉对象的单位名称或个人姓名。3.正文首先要诚恳说明造成对方不快的原因，要向对方陈述自己不当行为给对方造成不利影响的歉意，或者无法答应对方不违常理的所托的原因。4.落款写发文的单位名称或个人姓名以及成文的日期。第三节信函类公关文书礼仪六、致歉信（三）写作礼仪

致歉信要写的及时。

致歉信要简要说明出差错的原因，并真诚地请求对方的谅解，要认同对方的感受，并给与安慰。

切忌长篇大论，否则只会让对方觉得你在辩解。第四节

演讲类公关文书礼仪

一、公关主题演讲词（一）公关主题演讲词的含义、特点1.含义

指在特定公关活动中，组织成员或公关人员为了树立组织良好的形象，争取公众的对组织的了解、支持，面向公众而发表的公开演讲。据此而形成的书面文稿即是主题演讲稿，所以，它是有声语言，是书面化的口语。第四节演讲类公关文书礼仪一、公关主题演讲词（一）公关主题演讲词的含义、特点2.特点（1）针对性（2）传声性（3）鼓动性（4）真实性第四节演讲类公关文书礼仪一、公关主题演讲词（二）主题演讲稿的写作格式1.标题2.称呼3.开头4.主体5.结尾第四节演讲类公关文书礼仪一、公关主题演讲词（三）写作礼仪第一，主题突出。第二，行文起伏。第三，结构简单。第四，感情真挚、材料生动。第四节演讲类公关文书礼仪二、欢迎词（一）欢迎词的含义

欢迎词，是指客人光临时，主人为表示热烈的欢迎而在活动场合所发表的热情友好的讲话（致辞）。（二）欢迎词的写作格式1.标题在行文正中“欢迎词”，或者在“欢迎词”前加欢迎仪式内容或活动庆典的名称。第四节演讲类公关文书礼仪二、欢迎词（二）欢迎词的写作格式2.称呼

要求写在开头顶格处，写明欢迎对象的姓名称呼，为了表示敬意，可以在称呼前加注“尊敬的”、“亲爱的”等敬语。3．正文4．落款

要签上致辞单位名称、致辞者的身份、姓名以及致辞的日期。第四节演讲类公关文书礼仪二、欢迎词（三）写作礼仪

语言要朴实、热情、简洁，语气要亲切、诚恳，感情要真挚，宜多用短句。

篇幅要精悍短小，回顾以往的叙述要简洁，切勿长篇大论，使人厌烦。

感情要真挚，诚恳，恰到好处地表达出主人对宾客的尊重和礼貌。第四节演讲类公关文书礼仪三、欢送词（一）欢送词的含义

欢送词，是指客人应邀参加了活动，主人为表达对客人的欢送之意在活动结束时的讲话。（二）欢送词的写作格式1.标题

在行文正中“欢送词”，或者以活动内容和“欢送词”两部分共同组成。第四节演讲类公关文书礼仪三、欢送词（二）欢送词的写作格式2.称呼

要求写在开头顶格处，写明欢送对象的姓名称呼。3.正文（三）写作礼仪

体现惜别性。

突出口语性。

注意简洁性。行文要言简意赅，篇幅不宜过长。第四节演讲类公关文书礼仪四、答谢词（一）答谢词的含义

答谢词是对主人表示感谢之情的，一般是指特定的公共礼仪场合,主人致欢迎辞或欢送词后，客人所发表的对主人的热情接待和多关照表示谢意的讲话。也指客人在举行必要的答谢活动中所发表的感谢主人的盛情款待的讲话。第四节演讲类公关文书礼仪四、答谢词（二）答谢词的写作格式1.标题

在第一行剧居中的位置上写“答谢词”。一般要是强调事由，标题可以拟为致辞人+事由+文种。2.称呼

顶格写致辞对方的姓名、头衔。3.正文4.结尾

用恳切之语再一次表达自己的感激之情。5．落款

致词者的身份、姓名及致辞的日期第四节演讲类公关文书礼仪四、答谢词（三）写作礼仪第一，感情要真挚、坦诚而热烈第二，篇幅要简短、语言要精练第四节演讲类公关文书礼仪五、祝酒词（一）祝酒词的含义

祝酒词是在酒席宴会的开始前，主人对宾客表示热烈的欢迎，亲切的问候，诚挚的感谢，并表示衷心祝愿的应酬之辞。是招待宾客的一种礼仪形式。（二）祝酒词的写作格式1.标题第一行正中写“祝酒词”，或者可以由致辞者、活动内容与文种一起构成标题。第四节演讲类公关文书礼仪五、祝酒词（二）祝酒词的写作格式2.称呼称呼一般用泛称，可以根据到会者的身份来定。3.正文4.结尾常用礼节性的言语来结尾。（二）写作礼仪

第一，篇幅要简短，突出祝愿性，主要表达对合作的