学校档案闭关管理制度

学校档案闭关管理制度一、总则（一）目的为了加强学校档案管理，确保档案的安全与完整，提高档案利用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门及全体教职员工在档案管理工作中的行为。（三）基本原则1.集中统一管理原则：学校档案实行集中统一管理，由学校档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实性原则：档案内容必须真实、准确地反映学校各项工作的实际情况。3.完整性原则：档案应全面、系统地记录学校的历史和现状，保证档案的完整性。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，确保档案信息不泄露。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门学校设立专门的档案管理部门，配备专职档案管理人员，负责学校档案的日常管理工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定学校档案管理制度并组织实施。2.负责学校各类档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。3.指导学校各部门的档案工作，对兼职档案员进行业务培训。4.参与学校重大活动和重要工作的文件材料收集、整理和归档工作。5.定期对档案进行清查、核对，确保档案的安全与完整。6.开展档案信息化建设，提高档案管理的现代化水平。（三）各部门职责1.各部门应指定一名兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理和移交工作。2.兼职档案员应按照档案管理部门的要求，及时将本部门形成的文件材料进行分类整理，定期移交学校档案管理部门。3.各部门在工作中应注意保护档案的安全与完整，不得擅自销毁、涂改或丢失档案。三、档案的收集与整理（一）收集范围学校档案的收集范围包括以下几类：1.党群工作类：学校党组织、工会、共青团等组织形成的文件材料。2.行政管理类：学校行政机构形成的文件材料，包括学校规划、计划、总结、规章制度、会议记录、人事档案等。3.教学工作类：学校教学管理、教学研究、教学实践等方面形成的文件材料，如教学计划、教学大纲、教案、试卷、学生成绩等。4.科学研究类：学校科研项目申报、研究过程、成果鉴定等方面形成的文件材料。5.学生工作类：学生招生、学籍管理、奖惩、就业等方面形成的文件材料。6.财务管理类：学校财务预算、决算、会计凭证、账簿、报表等文件材料。7.后勤管理类：学校后勤保障、物资采购、校园建设等方面形成的文件材料。8.外事工作类：学校对外交流与合作、外事活动等方面形成的文件材料。（二）收集要求1.各部门应按照档案收集范围的要求，及时将本部门形成的文件材料收集齐全，不得遗漏。2.收集的文件材料应字迹清晰、纸张完好、格式规范，严禁使用圆珠笔、铅笔等不耐久书写工具书写。3.对于电子文件，应按照相关标准进行收集和整理，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于保密和安全管理。（四）整理方法1.分类：按照档案的类别和保管期限，对收集到的文件材料进行分类。2.编号：为每一份档案编制唯一的编号，以便于管理和查找。3.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息。四、档案的保管（一）保管场所学校应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。（二）保管要求1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家有关标准。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。4.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。5.严格遵守档案库房的管理制度，非档案管理人员未经许可不得进入库房。（三）电子档案保管1.建立电子档案存储系统，对电子档案进行集中存储和管理。2.定期对电子档案进行备份，备份数据应异地存放，确保数据的安全性。3.对电子档案的存储介质应定期进行检查和维护，防止数据丢失或损坏。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关法律法规和学校档案管理制度为依据，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面、历史、发展的观点，准确判定档案的价值。3.确保档案鉴定工作的公正性和客观性。（二）鉴定组织学校成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案专家组成，负责对档案进行鉴定。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件进行审查，确定其价值。2.分析档案内容与形成背景，综合考虑档案的现实利用价值和历史保存价值。（四）保管期限划分档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：凡是反映学校主要职能活动和历史面貌的，对学校、国家和社会具有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管的档案：凡是反映学校一般工作活动，在较长时间内对学校工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为16年至50年。3.短期保管的档案：凡是反映学校一般性工作活动，在较短时间内对学校工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为5年至15年。（五）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行鉴定，提出销毁意见，编制销毁清册。2.销毁清册经学校主管领导审批后，由档案管理部门负责组织销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁工作的彻底性和安全性。4.销毁完毕后，监销人员应在销毁清册上签字，并将销毁情况报告学校主管领导。六、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案管理部门应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。2.定期编制档案统计报表，向上级主管部门和学校领导报告档案工作情况。3.对档案统计数据进行分析研究，为档案管理决策提供依据。（二）移交工作1.学校档案管理部门应按照国家有关规定，定期向同级国家综合档案馆移交档案。2.移交档案时，应编制档案移交清册，办理交接手续。3.对移交的档案，应确保其质量符合国家有关标准和要求。七、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则：档案利用应遵守国家有关法律法规和学校档案管理制度。2.服务学校中心工作原则：档案利用应围绕学校的教学、科研、管理等中心工作，为学校发展提供支持。3.方便利用原则：简化档案利用手续，提高档案利用效率，方便师生员工查阅利用档案。（二）利用方式1.查阅：师生员工因工作需要，可以到档案管理部门查阅档案。查阅档案时，应填写查阅登记表，经档案管理部门负责人批准后，在指定地点查阅。2.借阅：因特殊情况需要借阅档案的，应填写借阅申请表，注明借阅目的、借阅期限等，经档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过两周，如需延期，应办理续借手续。3.复制：根据利用者的需求，档案管理部门可以提供档案复制服务。复制档案时，应经档案管理部门负责人批准，并注明复制用途。（三）利用限制1.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格按照国家有关保密规定进行管理，未经批准不得查阅、借阅和复制。2.重要档案的利用应经学校主管领导批准。3.档案利用者应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、污损或抽取、撤换档案材料。八、档案信息化建设（一）建设目标建立完善的学校档案信息化管理系统，实现档案管理的数字化、网络化和智能化，提高档案管理效率和服务水平。（二）建设内容1.档案数字化：对学校现有档案进行数字化处理，建立电子档案数据库。2.档案管理系统建设：开发或选用适合学校档案管理的信息化系统，实现档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等业务流程的信息化管理。3.网络建设：建立档案管理网络平台，实现档案信息的远程查询和利用。4.安全保障体系建设：建立档案信息化安全保障体系，确保档案信息的安全。（三）实施步骤1.规划阶段：制定学校档案信息化建设规划，明确建设目标、任务和步骤。2.实施阶段：按照规划要求，组织开展档案数字化、系统建设、网络建设和安全保障体系建设等工作。3.验收阶段：对档案信息化建设项目进行验收，确保建设成果符合要求。（四）管理与维护1.建立档案信息化管理制