印章使用借用管理制度

印章使用借用管理制度一、总则1.目的为规范公司印章的使用和借用管理，保障公司印章的安全与正确使用，维护公司的合法权益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司总部及各下属分支机构、子公司。公司所有印章的刻制、使用、保管、借用等相关事宜均需遵循本制度。3.印章定义本制度所指印章包括公司公章、合同专用章、财务专用章、法人章、部门章以及其他具有法律效力或代表公司权威的专用章。二、印章的刻制与启用1.印章刻制公司各类印章的刻制由行政部门统一负责，根据工作需要填写《印章刻制申请表》，详细注明印章名称、规格、用途等信息，经公司法定代表人或其授权人批准后，交由指定的具有资质的印章制作单位刻制。印章刻制完成后，行政部门应及时组织验收，检查印章的规格、字体、图案、材质等是否符合要求，确认无误后填写《印章验收单》。2.印章启用新印章启用前，行政部门应在公司内部发布启用通知，明确印章的名称、启用日期、使用范围等信息。同时，行政部门应将印章的印模留存备案，分别交公司档案室、财务部等相关部门存档，以备查验。三、印章的保管1.保管原则公司印章应遵循“专人保管、明确责任、严格审批、规范使用”的原则进行保管。各类印章必须指定专人负责保管，保管人员应具备高度的责任心和保密意识，不得擅自将印章交予他人保管或使用。2.保管职责公章保管：由公司行政部门负责人指定专人保管，保管人员应确保公章存放安全，使用时严格按照审批程序进行操作。合同专用章保管：由公司法务部门指定专人保管，保管人员负责审核合同文件，确保合同条款合法合规，并在合同盖章过程中严格把关。财务专用章保管：由公司财务部负责人指定专人保管，保管人员应按照财务制度规定使用财务专用章，负责办理各类款项收付、票据开具等财务相关业务。法人章保管：由公司法定代表人或其授权人指定专人保管，保管人员应在法定代表人或授权人的授权范围内使用法人章。部门章保管：由各部门负责人指定专人保管，保管人员应严格按照本部门的工作流程和规定使用部门章，仅限于本部门业务范围内的文件、资料等盖章使用。3.保管要求印章保管人员应设立专门的印章保管台账，详细记录印章的使用情况，包括使用日期、使用事由、使用人、批准人等信息。印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜、文件柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮等设施。严禁将印章携带外出使用，如因特殊情况确需携带外出的，必须经公司法定代表人或其授权人批准，并采取必要的安全措施，确保印章安全。四、印章的使用1.使用流程申请：使用印章的部门或个人应填写《印章使用申请表》，详细注明用印事由、用印文件名称、份数、用印日期等信息，并经部门负责人审核签字。审批：根据用印事项的性质和金额大小，按照以下审批权限进行审批：涉及公司重大决策、重要合同、协议等事项的用印，需经公司法定代表人批准。涉及公司日常经营管理、一般性文件、资料等事项的用印，由公司分管领导批准。涉及部门内部业务的用印，由部门负责人批准。用印：印章保管人员在收到经审批后的《印章使用申请表》后，应认真核对申请表内容与用印文件是否一致，确认无误后，方可在用印文件上加盖印章。加盖印章时应确保印章清晰、端正，不得模糊、歪斜或遗漏。登记：印章使用完毕后，保管人员应及时在印章保管台账上进行登记，并将《印章使用申请表》存档保管，以备查阅。2.使用范围公章：用于公司对外发布的重要文件、报告、通知、函件等；公司与外部单位签订的合同、协议、意向书等；公司出具的各类证明、介绍信等；公司法定代表人授权委托他人办理相关事项的授权委托书等。合同专用章：专门用于公司对外签订各类经济合同、业务协议等。财务专用章：用于公司办理各类款项收付、票据开具、财务报表盖章等财务相关业务。法人章：用于公司法定代表人在相关文件、合同、票据等上的签字盖章，或在法定代表人授权范围内代表公司行使职权。部门章：仅限于本部门业务范围内的文件、资料、报表、报告等盖章使用，不得用于对外签订合同、协议等具有法律效力的文件。3.禁止使用情况未经公司法定代表人或其授权人批准，任何人不得擅自使用公司印章。严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖公司印章。不得将公司印章用于任何违法违规或损害公司利益的行为。五、印章的借用1.借用原则印章借用应遵循“一事一借、严格审批、限期归还、确保安全”的原则。严格控制印章借用范围，非特殊情况不得借用印章。2.借用流程申请：因工作需要借用印章的部门或个人应填写《印章借用申请表》，详细注明借用事由、借用期限、借用印章名称等信息，并经部门负责人审核签字。审批：根据借用事项的性质和重要程度，按照以下审批权限进行审批：借用公司公章、合同专用章等重要印章，需经公司法定代表人批准。借用其他印章，由公司分管领导批准。借用：印章保管人员在收到经审批后的《印章借用申请表》后，应向借用人员当面交接印章，并要求借用人员在《印章借用登记表》上签字确认。交接时应确保印章完好无损，同时告知借用人员印章的使用规定和注意事项。归还：借用人员应在借用期限届满后及时归还印章，归还时应确保印章完好无损，如有损坏或遗失，应立即向印章保管人员报告，并承担相应的责任。印章保管人员在收回印章后，应在《印章借用登记表》上注明归还日期，并检查印章使用情况是否符合规定。3.借用期限印章借用期限一般不得超过[X]个工作日，如因特殊情况需要延长借用期限的，借用人员应提前向印章保管人员提出申请，并经原审批领导批准。六、印章的监督与检查1.监督职责公司行政部门负责对印章的使用和借用情况进行定期监督检查，确保印章使用和借用符合本制度规定。公司审计部门负责对印章的使用和管理情况进行不定期审计，检查印章使用的合规性、安全性以及印章保管台账的记录情况等。公司法务部门负责对涉及印章使用的法律文件、合同等进行审核，确保公司印章的使用符合法律法规要求，防范法律风险。2.检查内容印章保管情况：检查印章是否存放在安全可靠的地方，保管人员是否严格履行保管职责，印章保管台账记录是否完整、准确。印章使用情况：检查印章使用是否按照规定的流程和审批权限进行，用印文件是否真实、合法、有效，是否存在违规使用印章的情况。印章借用情况：检查印章借用是否经过审批，借用期限是否符合规定，借用人员是否按时归还印章，印章归还时是否完好无损。3.问题处理对于监督检查中发现的问题，检查人员应及时填写《印章使用借用问题检查表》，详细记录问题情况，并提出整改建议。印章保管人员或使用人员应根据整改建议及时进行整改，整改完成后将整改情况书面报告公司行政部门。对于违反本制度规定使用或借用印章的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于警告、罚款、解除劳动合同等；构成犯罪的，将依法追究刑事责任。七、印章的挂失与补办1.挂失如发现公司印章遗失或被盗，印章保管人员应立即向公司行政部门报告，并在[X]个工作日内登报声明作废。同时，印章保管人员应填写《印章挂失申请表》，详细说明印章遗失或被盗的情况，经公司法定代表人或其授权人批准后，启动印章挂失程序。2.补办印章挂失后，行政部门应按照本制度规定的印章刻制流程重新刻制印章，并办理相关启用手续。重新刻制印章的规格、字体、图案等应与原印章一致，同时应在公司内部发布印章补办