公司档案管理制度

公司档案管理制度

公司档案管理制度1

第一章总则

一、目的

为规范公司客户档案管理，增强公司客户档案的实用性、有效性和保密性，促进销售

工作的顺利进行，特制定本制度。

二、范围

与公司发生业务或即将发生业务的客户，即企业的过去、现在和未来的直接客户与间

接客户，都是本制度的管腕围。

三、职责

公司销售档案管理由营销总监总负责；各部门经理负责本部门客户档案管理；人力资

源部为本制度的监督、处罚部门。

第二章档案的内容和建档方法

一、客户档案的内容包括以下四项资料：

1、客户基础资料。客户基础资料主要包括客户的名称、地址、电话;经营管理者、法

人（这三项应包括其个人性格、嗜好、家庭、学历、年龄、能力等方面）；创业时间、与本公

司交易时间、企业组织形式、业种、资产等方面。

2、客户特征。服务区域、销售能力、发展潜力、经营观念、经营方针与政策、企业规

模（职工人数、销售额等X经营管理特点等。

3、业务状况。主要包括目前及以往的销售实绩、经营管理者和业务人员的素质、与其

他竞争公司的关系、与本公司的'业务联系及合作态度等。

4、交易活动现状。主要包括客户的销售活动状况、存在的问题、保持的优势、未来的

对策；企业信誉与形象、信用状况、交易条件、以往出现的信用问题等。

二、建立客户档案卡。档案的分别为两类，一是经销商客户档案，区域提供，二是终

端客户档案，业务部和营业部提供。具体内容见《经销商客户档案卡》和《终端客户档案卡》。

三、建档方法

销售人员接待或拜访客户后，当天登陆客户管理系统填写或完善客户档案。不全面的

客户档案，销售人员要进一步了解，每月最少完善一次。客户档案不及时更新，销售人员违反

每次罚款20元。

第四章保密规定

一、公司客户档案密级为机密级档案，分级管理。公司级档案由营销总监负责管理，

营销总监、营销副总经理、总经理可以查阅，其他人查阅需营销总监批准；部门级客户档案由

部门经理负责管理，其他人查阅需营销副总批准部门经理批准；个人级客户档案由销售人员负

责管理，他人查阅需部门经理批准。

二、档案的保存

公司档案以客户档案管理系统进行管理，营销总监为系统管理员，每月1日对数据进

行备份，以防止数据丢失。

三、客户档案的查阅

1、查阅公司的客户档案必须经过审批。填写《查阅档案审批表》，经本部门经理签字，

总经理批准后，档案管理负责人才可以让其查阅。

2、未经审批私自查看客户档案，每次处50元罚款；未经审批，擅自将客户档案账号

提供给人蛰阅，每次处50元罚款。

公司档案管理制度2

一、为进一步加强安全管理基础工作，促进企业安全生产文件档案标准化、标准化，

根据《危险货物道路运输企业安全生产档案管理技术要求》，制定本规定。

二、公司安全管理部门应根据国家法律、法施口危险货物道路运输管理标准的要求，

编制安全生产管理档案，包括企业安全生产全过程形成的管理资料。包括：企业资质档案、人

员档案、危险品道路运输车辆档案、监督检查档案。归档应规范、清晰、保存良好，公司应定

期进行检查和评估。

三、归档范围。

1、企业资质档案（A）

Q）企业基本信息（档案编号：A1）,包括：企业概况、《道路运输经营许可证》或《道

路运输危险货物许可证》、《企业法人营业执照》、安全评估材料及许可相关材料。

（2）停车场地及设备（档案编号：A2）,包括：停车场地证明材料、安全防护和消防设

施设备清单、运输生产设备（包括装卸设备）清单。

⑶安全管理制度（档案编号：A3）,包括：管理及从业人员安全生产责任制度；安全

生产监督检查制度；教育培训制度；从业人员、车辆、设备及场地管理制度；应急救援预案制

度；安全生产作业规程；安全生产考核与奖惩制度；安全事故报告、统计与处理制度C

2、人员档案（B）

Q）危险货物道路运输企业管理人员（档案编号：B1）,包括：法定代表人、主要负责

人和分管安全负责人基本信息情况。

（2）专职安全管理人员（档案编号：B2）,包括专职安全管理人员的基本信息及资格证

复印件。

（3）危险货物道路运输从业人员，即驾驶人员（档案编号：B31押运人员（档案编号：

B41装卸人员（档案编号：B5）包括：基本信息；劳动关系合同；身份证、机动车驾驶证、

从业资格证复印件；从业情况记录。

3、危险货物道路运输车辆档案（C）

4、监督检查档案（D）

至少包括：

Q）企业安全生产监督检查记录（档案编号：D1）;

（2）安全生产会议记录（档案编号：D2）;

（3）危险货物道路运输车辆监控数据记录（档案编号：D3）;

（4）危险货物道路运输车辆出车安全例检记录（档案编号：D4）;

（5）危险货物道路运输罐式车辆罐体检查记录（档案编号：D5）;果等内容，主要记录

公司、车队关于安全方面的会议（如公司安全员月例会、安全例会等），尤其对安全生产文件的

传达、学习和贯彻情况要详细填写。

（二）安全组织台帐

1.公司安全组织台账中应记录公司安全技术部、安全组织网络、安全监督部成员；

2.车队安全组织台账：台账中应记录车队安全领导小组和安全组织网络，并填写公司

志愿消防队成员组成（姓名、性别、年龄、工种、岗位、教育程度、安全教育状况等X

（三）安全教育台帐

1.公司安全教育台账：包括公司领导和管理人员的安全教育培训：公司安全科长的安

全教育；安全监督管理人员的安全教育；新员工的三级教育；特殊工种的安全教育、培训和评

估；外部施工人员的安全教育；其他人员的安全教育。

2.车队安全教育台账:包括船队领导和员工的安全培训；对新员工进行三级安全教育；

特殊工种的安全教育、培训和评估；转卤复工半年以上人员安全教育。

（四）安全检查台帐

公司定期组织安全检查，记录检查时间、检查内容、检查人员、发现问题、整改措施、

完成时间等，公司安全检查不少于每季度一次，班组安全检查不低于每月一次，每周班组安全

检杳不得少于一次。此外，应根据专业特点、季节变化、节假日安排和特殊作业要求进行专项

检查。安全检查中发现的隐患、问题、整改要求和整改审查，应按要求如实填写。（5）隐患

治理台帐

事故隐患管理由公司和船队分级实施。船队中发生的所有隐患，无论资金水平和来源

如何，均应填写在船队隐患管理台账中，其中应包括隐患名称、隐患级别、隐患所在部门、现

有部分、计划成本、实际成本、资金来源、，整改前的临时预防措施、整改计划（计划应具体\

完成进度、负责人、计划完成时间、实际完成时间、隐患治理后的评估等。隐患整改应严格按

照"五定"原则进行（即定IlffiH寸防范措施、定整改方案、定负责人、定整改时间、定资金来源）。

（六）事故台帐

按照《事故管理制度》要求，事故实行归口和分级管理。公司级事故台帐要记录所发

生的各类事故，包括火宅、爆炸、设备、生产、交通、人身、质量、污染和其他事故。车队级

事故台帐要记录本车队发生的'人身、火宅、爆炸、车辆、交通事故，只要影响到生产运行均

应上账登记）。要记录事故发生所在部门、发生日期、事故类别、事故经过，并严格按

照“三不放过"原则，进行事故原因及责任分析，详细填写应吸取的教训、采取的防

范措施和处理意见等，人身事故要将当事人姓名、性别、年龄、工种、工龄及事故概况等记入

台帐。’

（七）安全工作考核与奖惩台帐

《安全工作考核奖惩台账》记录了各部门、各岗位安全生产责任制考核情况。各级安

全工作和安全生产考核、事故发生单位和个人的处罚和"三违"、预防和避免事故有功人员的

奖励、对安全管理做出突出贡献的单位和个人进行表彰和奖励，应有详细规定。台账应包括考

核项目或内容、被考核部门和个人、主要事迹和问题、考核意见和结果、奖惩、考核部门和审

批部门签字等栏目。

（八）职业安全卫生台帐

记录员工体检时问、人数、姓名、性别等，尘、毒、噪声、射线分布情况及定期检测

数据。

（九）安全防护用品台帐

记录防护用品明细，每周防护用品检查情况。

（十）事故预案台帐

记录事故预案演练。

（十一）安全学习资料

保存下发的上级各种文件、安全会议材料及安全试题库、安全考试卷、安全通报等学

习资料

（十二）特殊工种人员档案

记录特殊工种人员姓名、工种个、年龄?本岗位工龄、性别、取证时间、参见培训情毋

及善审考试情况等。

（十三）安全活动记录

1.安全活动记录要内容齐全,填写参加人数、参加领导、活动内容、发言情况、领导

签字等。

2.安全活动内容：学习安全文件、通告和安全规章制度；学习安全技术知识和劳动卫

生知识；讨论分析典型事故，结合事故案例总结事故教训；开展事故预测和在岗培训，组织各

类安全技术表演；检直安全规章制度的执行情况，消除事故隐患；开展安全技术研讨会、攻关

等安全科研活动。

3.班组安全活动记录要将本班组的安全会议、安全教育、安全检查、安全活动等内容

记录清楚，并与内容相对反

公司档案管理制度3

一、客户资料管理办法总则。

为了提高客户资料的有效性和利用率，加弓虽客户资料管理，做好客户服务品质提升和

客户关系维护的基础工作，提升客户满意度和忠诚度，使公司对客户的管理规范化、有效化,

保证稳定开展，特制订本客户资料管理办法。

二、客户资料管理办法管理范围。

1、公司已合作客户（老客户\未合作客户、潜在客户、流失客户等客户资料都纳入

本管理办法范围。

2、客户资料的管理包括客户资料的收集、整理、查阅、分析等方面。

3、公司客户为与公司有业务往来的供应商和经销商及合作的重点客户、品牌客户。

三、客户资料的内容。

完整的客户资料包括以下资料信息：

1、公司信息部负责公司所有客户基本信息的'汇总、整理。

a、客户基本资料的收集是业务拓展的基础，也是客户资料管理的第一步。客户基本资

料的收集主要由市场人员完成，市场人员要熟练掌握各种客户资料收集的有效方法，积极主动

的收集客户信息。

b、客户基本信息包括客户的企业名称、地址、所有者（法人代表\成立时间、企业

性质、所属行业、注册资料、联系人、联系方式（电话、传真、邮箱）等方面。

C、对经销商、重点/品牌资料要在ERP中规范管理。建立必要的信息系统，如客户性

质/客户合作年限/经营品牌/信用评估/财务状况/人员状况等。

2、建立客户档案，并编制客户一览表供查阅。

11每发展、接触一个新客户，均应建立客户档案户头；

2\客户档案适当标准化、规范化，摸清客户基本信息，如客户名称、法定代表人或

不夫代表、地址、邮编、电话、传真、经营范围、注册资本等。

3\建立客户特征资料，客户特征资料包括企业规模（营业额、员工人数1采购决策

特征、具体需求、决策者个人信息（爱好或偏好、生日等1业务发展趋势等。

3、客户档案的更新、修改。

1\客户单位的重大变动事基、与本公司的业务交往，均须记入客户档案；

2\对客户单位的重大变动事项、与本公司的业务交往，均须记入客户档案；

31积累客户年度业绩和财务状况报告。

4）客户在财务上的开户、更改户名需提供纸制申请，并做好档案记录（销售中心及财

务吾陪档，公司ERP做好记录和分类,及时和相关人员沟通,并做好记录）

4、建立客户交易资料

客户与竞争对手合作信息（合作方式、交易额、付款方式\客户与公司历史交易信息

（合作方式、交易额、付款方式、合同编号、流失原因）等。

四、公司各部门与客户接触的重大事项，均须报告信息部（除该业务保密外），不得局

限在业务人员个人范围内。

五、员工调离公司时，不得将客户资料带走，其业务部门会同信息部将其客户资料接

收、整理、归档。

六、建立客户信息查阅权限制，未经许可，不得随意调阅客户档案。

七、客户管理。

1、接待客户,按公司对外接待办法处理以及招待费用管理办法进行审批接待。

2、与客户的信函、传真、长话交往，均应按公亘各项管理办法记录在案，并整合在客

户档案内。

3、对一些较重要、未来将发展的新客户，公司要有两个以上的人员与之联系（并建立

联系报告制。

4、负责与客户联系的员工调离公司时，应由公司及时通知有关客户，产指派其员工顶

替调离员工迅速与客户建立联系。

八、客户资料管理办法附则。

本客户资料管理办法由公司销售中心解释、补充，经总经理批准颁行。

公司档案管理制度4

㈠意义

（二）文件档案的类别与形式

公司文件档案包括以下各类别的书面文字形式、磁卡和电脑存藏（硬盘存藏、磁盘存藏）

形式。

1.公司法律文件:公司章程、批准证书、营业执照、验资报告、审计报告、企业代码、

银行税务登记等

2.公司董事会文件:董事会构成、股本构成、董事会决议、记要等

3.公司管理制度:公司运营、行政、财务、业务管理制度、文本、流程

4.公司财务资料:各类总、分帐册、报表、单据、凭账、报告等

5.公司人事薪资:人事结构、录用考核文件、薪资结构、薪资表、奖金计划及分配记录、

奖惩记录、保险计划及记录《劳动合同》等

6.公司经营策略规划:客户需求分析、市场分析、各种调蛰分析、营销策略、公关网络、

实施计划等

7.公司客户名册:客户名册、服务合同、协议、策略联盟协议、客户拓展、防谈名册及

记录等

8.公司业务文件:公司各项对外服务的内部管理制度、流程、文本及有关方法培训资料、

报价体系等

9.公司客户服务文件:服务过程中与客户沟通产生的往来传真、往来函、建议书、分析

底稿、调查底稿、客户提供之资料等

10.公司客户档案:已结案客户的完整档案，包括客户服务资料及公司各种服务文本、方

案、策划、设计成果等

11.公司专业资料:公司搜集的各种业务文本、流程、制度、企划书、顾问服务理论、

方法、同业服务成果、各类行业资料、公司由政府主管部门获取及购买的政策法规、公司各类

剪报等

12.公司图书、杂志:公司由公开发行系统购买、订购的各种图书、杂志

13.公司日常行政文件:日常通知、备忘、报告、批复、外来文函

14.公司宣传资料:公司对外宣传广告用之公司介绍、业务介绍、互联网主页介绍等。

公司资料档案安全管理办法

1、目的

为了加强公司的档案管理和保密的工作,更好地为公司的生产（工作）服务。

2、适用范围

适用于东莞厚街海清污水处理厂档案室内外各种资料、档案管理。

3、职责

3.1行政部为公司档案管理的牵头部门。

3.2除设备、财务等专门档案由各相关部门管理，其余档案由资料档案室集中管理。

4、工作程序

4.1凡是能反映公司主要职能活动,具有考查利用价值的文字、图表、声像等材料，均属

归档范围。

4.1.1建厂时原始设计资料，各种招投标文件，各种普查、调查形成的文字材料。其它需

要存档的文字材料。

4.1.2各部门如生产、行政、设施维修、合同、技术、保卫、设备、固定资产等管理中

形成的各类原始材料。

4.1.3部门制定的各类规章制度、总结、报告及需要归档的其它文件。

4.1.4会议记录、工作计划、总结、情况汇报，以公司名义签订的各类合同、协议。

4.2档案的收集、鉴定与整理

4.2.1档案管理部门除了通过正常渠道外，应经常向有关部门和个人收集文件资料。有

关部门和个人应主动配合，定期检查应存档资料,主动向管理部门资料室移交，在外开会等带回

的文件资料,应及时向行政部作收文登记，个人确需的，经批准可以复印留用。

422档案管理部门在收到有关归档资料后,应根据其内容，对其价值进行鉴定，确定是否

存档。每年六月底前各档案管理部门应完成上年归档资料的清理和归档工作。无归档和存查

价值的文件资料，经过技术人员鉴定和副总经理批准后可以定期销毁。凡应存档文件，应按内容

进行分类、组卷、装订、编号上架，并编制检索工具，以便于查找利用。

4.3档案管理人员要求

档案管理是一项保密性较强的'工作，从事档案工作的专（兼）职人员，应热爰档案事业，不

务名利，遵纪守法、严守秘密;工作作风严谨、一丝不苟。业务上应努力学习，具有一定深度和广

度知识面，掌握一定的档案管理专门业务知识，熟悉公司所管档案的特定业务的基本特点和规律,

能够处理档案管理中存在的问题，不断提高自己的工作水平。

4.4档案管理员岗位职责

4.4.1努力学习、宣传和执行《档案法》，遵守厂的各项规章制度，做好本职工作。

4.4.2认真按照公司《档案综合管理办法》的要求，按时完成档案的收集、整理、组卷

和编制检查等工作。质量符合档案管理标准要求。

4.43耐心细致地做好其它档案人员的档案立卷指导检查,为合法查阅利用档案者提供

方便条件。

发挥主观能动性，开展档案编研工作，提高自己的业务水平和服务水平。

4.4.4档案人员必须认真执行《档案法》、《保密法》，确保和国家及本单位涉密工作的

安全。

加强对档案材料利用管理，凡属重大技改、科研成果、发明创造、经济数字、人事材料

等档案，不得向外泄密。

4.4.5严禁三环当案室人员进入档案室。本室人员进出时必须关锁好文柜、门窗，检查安

全防盗设施，以防意外。

4.4.6严禁将档案机密材料带入公共娱乐场所、探亲访友;严禁丢失或泄密。如发生失

泄密事件，应立即向领导报告并采取补救措施。

4.4.7如有违反《档案法》和《保密法》造成损失的，视情节给予批评教育或追究相应

责任。

4.5档案查阅制度

4.5.1档案的查阅。外单位凭证件，经领导批准，田旨定的阅览室和规定的范围查阅。本

单位员工查阅或复印按《档案查阅制度》办理。

4.5.2凡属本厂管理人员，原则上均可蛰阅与本职工作范围有关的档案。

453如需查阅非本职工作或^本部门范围档案和重要档案时，须报副总经理同意后才

能查阅。

4.5.4查阅档案时，须填写登记簿,不得将档案带出室外查阅。如需抄录或复印，必须经副

总经理批准。

4.5.5查阅者必须彳黑户档案原貌，不得进行任何勾划、涂改、拆损，对确需拆卷的档案，必

须副总经理批准，由档案人员办理。

456严守档案秘密，不得将档案内容传与他人，否则发生后果者,根据情节给予处理。

4.6档案保管制度

4.6.1档案室是本厂机要重地,非本室管理人员严禁入内。

4.6.2每年组卷完成的档案，必须收集齐全按时入库（柜）并作移交登记。

4.6.3库房应安装调温调湿设备，保持室内温度、湿度相对稳定（一般温度14℃-24℃;

湿度45%-60%）。

4.6.4库房门窗应有防盗、防尘设施，并防止老鼠入侵,并设置窗帘、窗板等遮阳措施。

4.6.5档案柜、架酶规定整齐排列，并与墙壁保持适当距离。

4.6.6对所藏档案要定期检查,掌握保管情况，定期打扫，清理柜架,确保档案保存完好无

缺。

4.7档案室防火安全制度

4.7.1人事档案、文书档案室、技术资料室、财务档案室都是重点防火部位。

4.7.2档案室必须经常保持清洁，室内不得存放易燃油液、爆炸物品和有腐蚀性的物品。

4.7.3档案室不准吸烟、动火、不准使用电炉，照明灯不得超过60瓦，下班或人不在时

作到人走电断、灯灭。

4.7.4管理人员翻阅、装订档案时不得吸烟。

4.7.5闲散无关人员不得进入档案室。

4.7.6档案室应配备必要的消防器材。

公司档案管理制度5

为明确管理责任，规范管理行为，确保各类档案资料及时归档、完整保存并得到有效

利用，特制定本制度。

一、档案管理原则

公司档案实行由公司综合管理部集中统一管理与部分专用性档案分散管理相结合的原

则。

二、组织

公司综合管理部设专门的档案室并配备专人管理档案，各部门明确由专人兼管档案工

作。

三、档案管理部门的工作职责

（-）综合管理部负责制订公司档案管理制度、保管档案、建设档案管理系统。

（二）财务部自行做好日常档案的收集、整理和保管等工作，综合管理部给予配合。

（三）其他部门由部门档案专人对档案进行收集、整理，并交至综合管理部档案管理

员立卷归档。

四、档案管理人员职责

（-）负责收集、整理、分类、鉴定、保管各类档案，做到收集齐全、整理科学、鉴

定正确和保证质量，并按时接收和移交档案；

（二）凡本公司印发出的公文（含定稿和正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的

原件）一律由综合管理部统一收集管理。

（三）做到忠于职守，遵守纪律，严格按照白关法律和公司制度办事。

五、归档公司档案室资料

（-）上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划

等文件材料；

（二）本公司的请示与上级机关的批复；

（三）本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书；

（四）本公司反映主要职能活动的报告、总结;

（五）本公司制订的计划、方案、统计、财务、工作总结；

（六）综治工作材料；

（七）本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料；

（八）本公公司各种证照及所获各种荣誉、奖励资料；

（九）本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料；

（十）具有保存价值的电子文本、图片、音像、影像资料；

（+-）会计凭证，会计活动帐薄和会计报表等会计核算专业材料，它是记录和反映

经济业务活动的重要史料和证据。

六、档案的收集与归档

（-）承办部门或主办人应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，

加以整理，送交本部门档案管理员归卷。

（二）凡是直接记述和反映公司、部门活动的，具有现实的和长远查考价值的文件材

料（文字、电子文件、图样、照片、实物等），均须归档保存。

（三）管理性档案在分类立卷时应做到：分年度、分类别、分级别。政文件要分别组

卷，密级文件要单独立卷。组卷时按内部特征为主的六个特征进行组卷，尽量把永久、长期、

短期三种保管期限文件材料分开组卷。

（四）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、

转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷；绝

密文电单独立卷,少数普通文电如果与绝密文有密切联系，也可随同绝密文电立卷。

（五）综合管理部定期对各部门文件材料的归档工作进行检查。

（六）各部门在次年三月向档案部门移交管理性档案，需付卷内目录，移交目录一式

二份,交接双方清点核对，并履行签字手续。

七、档案的保管

（一）公司（或部门）管理的档案应有专柜保存，确保完好不丢失。

（二）做好电子档案、底片、录音录像带等特殊载体档案的不呆管工作；

（三）档案工作人员应确保档案的质量，对破损和变质档案，及时采取措施，进行修

补和复制。

（四）公司综合管理部不定期检查各档案管理情况，发现问题及时组织整改。

（五）每年对档案进行一次清理，清除不必要保存的材料以及对破损和褪色的材料进

行修补和复制。

八、档案的借阅

必须严格执行保密制度，填写查借阅档案登记表，如期归还，归还时验收注销。凡利

用者都应按规定办理借阅手续。查阅机密以上级档案，需经公司（部门）负责人批准，原则上

不夕M昔，确因工作需要，应当天归还。

（-）档案借阅限一周内归还，特殊情况需延期的，须办理续借手续；

（二）借出和归还档案时，应办理清点手续,由综合管理部档案管理人员与借阅者当

面核对清楚；

（三）档案如有丢失、损坏或泄密，须立即追究当事者责任;

（四）调走、辞退人员，必须清理移交档案文件后方可办理离职手续；

（五）原则上不对外借阅档案，外单位需查阅档案资料者，须经总经理批准，并办理

登记手续后，方可借阅。

（六）归还档案时应保证档案材料的清洁、完整、安全，不得丢失、随意折叠、拆散、

剪裁或擅自销毁，严禁对档案随意更改、涂写。

（七）传真件需存档时，应将复印件连同原件一起存档，以防原件字迹消失。

（八）未经公司董事长授权，任何部门或个人无权公开档案。

九、档案室保密制度

（一）档案工作人员必须严格按照档案工作各项规章制度办事。

（二）凡使用保密档案资料人员必须严格遵守有关保密规定。

（三）凡借阅"绝密""机密”级档案资料应经分管领导审批，报总经理批准后,方可

借出。

（四）外单位查阅、借阅密级档案，须经综合管理部主管领导审批，报分管领导批准，

方可提供。

（五）秘密档案不得私自存放，赠送并转借他人，个人外出携带机密级以上档案应妥

善保管，若泄密要追究泄密者责任。

（六）档案管理人员应严格遵守保密制度，不得在公开场所谈论保密档案内容，不得

将保密档案带出室外和借给他人。

十、档案的鉴定与销毁

鉴定档案保存价值，确定保管期限及销毁档案，严格按照国家有关规定并结合公司实

际情况进行。公司档案保管期限分永久、长期、短期三种。确定保管期限的原则是：

（-）反映公司主要职能和重要经营管理活动的，具白长远利用价值的档案定为永久

保存；

（二）反映公司一般经营活动，具有较长时间利用价值的档案定为长期保存，其期限

为16-50年;

（三）对公司在一定时期内有参考利用价值的档案，定为短期保存，其期限为15年

以内。

（四）档案的鉴定由综合管理部主管、各部门指定档案管理人员和综合管理部档案管

理人员合作完成,并采取对每份档案直接鉴定的办法。鉴定中发现档案不准确，不完整，应及

时责成有关部门和人员修改、补充。

（五）经过一定时间后确无保存价值的档案，或者原有情况已发生完全改变，其档案

失去保存意义的，经档案人员或原经办人员提出，本公亘综合管理部和部门审查同意,公司总

经理批准，方可销毁。

（六）经批准销毁的档案，档案人员必须列出清单，销毁档案的批准人、监销人都要

在销毁档案清册上签字。

十一、本管理制度最终解释权归综合管理部。

十二、本管理制度自发布之日起实施。

公司档案管理制度6

第一条为加强企业档案工作，促进档案工作为企业各项工作服务，根据《中华人民共

和国档案法》和有关法律、法规，制定本规定。

第二条本规定所称的企业档案，是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社

会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。

第三条企业应遵守《档案法》，依法管理本企业档案，明确管理档案的部门或人员，提

高职工档案意识，确保档案完整、准确和安全。

第四条企业档案工作接受档案行政管理部门的监督和指导。

中央管理的企业制定本企业档案管理制度和办法须报国家档案局备案。

第五条企业负责档案工作的部门依法履行下列职责：

贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策，制定本企业文件材料归档和档案

保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度；

统筹规划并负责本企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作；指导

本企业各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作；监督、指导本企业所属机构的档案工

作。

第六条企业档案工作人员应当忠于职守，遵纪守法，具有相应的档案专业知识和业务

能力。

第七条企业各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交本企业档案部门集中管

理。任何人不得拒绝归档。

第八条归档的文件材料应完整、准确、系统。文件书写和载体材料应能耐久俣存。文

件材料整理符合规范。归档的电子文件,应有相应的纸质文件材料一并归档保存。

第九条企业根据有关规定，确定档案保管期限，划定档案密级第十条企业采取有效措

施对档案进行安全保管，并切实加强对知识产权档案和涉及商业秘密档案的管理。

第十一条企业对保管期限已满的档案进行鉴定。对确无保存价值的档案登记造册，按

有关规定经企业法定代表人批准后进行监销。

第十二条企业做好档案统计工作。国有大中型企业应按档案行政管理部门的要求填写

有关报表。企业认真做好对国家和社会

有保存价值的档案的登记工作。

第十三条企业档案现代化应与企业信息化建设同步发展，不断提高档案管理水平。

第十四条企业档案部门应积极做好档案的提供利用工作，努力开发档案信息资源，为

企姐是供及时、有效的服务。

第十五条企业必须为政府有关部门、司法部门依法执行公务提供真实、准确的档案。

第十六条企业提供利用、公布档案，不得损害国家、社会和其他组织的利益，不得侵

犯他人的合法权益。

第十七条国有企业资产与产权发生变动，应按《国有企业资产与产权变动档案处置办

法》做好档案的'处置工作。

国有企业破产，破产清算组应妥善处置破产企业档案；国有企业分立，档案处置工作

由分立后的企业协商办理。

第十八条企业对在企业档案工作中做出突出贡献的人员给予表彰和奖励。

第十九条企业应当建立档案工作责任追究制度，对不按规定归档而造成文件材料损失

的，或对档案进行涂改、抽涣、伪造、盗窃、隐匿和擅自销毁而造成档案丢失或损坏的直接责

任者，依法进行处理。

第二十条本规定由国家档案局负责解释。

第二十一条本规定自XX年9月1日起实施。《国营企业档案管理暂行规定》同时废止。

其他有关企业档案工作的规定凡与本规定抵触的，以本规定为准。

公司档案管理制度7

1、所有的工程档案由工程部文员负责管理。工程档案管理人员应严格遵守公司档案管

理制度和保密守则。

2、各类档案应按系统：土建、强电、弱电、空调、锅炉房、热力站、机管，按图纸资

料、维修记录、运行记录、设备台帐、各商户单元装修和维修档案等，进行分类管理,

3、按照档案管理要求存放各类档案并贴上标签。编制档案目录，内容应与档案盒外标

签一致。

4、外单位交来图纸由各系统工程师核对实物，如图纸无误则由文员按系统归档；图纸

有误，则联系交图单位更IE

5、各类档案及图纸资料是工程维修保养的重要依据，应妥善保存，用途不明的‘资料

应交工程部经理确定用途。图纸资料、重要维修记录和用户装修、维修档案应长期保存，其他

各种记录保存期限一般为二年以上，过期需销毁的资料应由工程部经理、主管及技术人员组成

鉴定小组研究后决定。

6、借阅档案需经相应系统的主管（工程师）以上人员批准，确定归还日期，需续借的要

重新登记。

7、文员每月对维修登记台帐、维修单、运行记录、维修记录等进行整理并分类归档、

保存。

公司档案管理制度8

一、总则

为规范本公司档案的收集、整理、使用、保管、借阅和销毁工作，提高档案管理工作

的质量和效率，促进公司信息化建设，特制定本档案管理制度。

二、档案目的和范围

（一）目的

本档案管理制度的目的是：规范本公司档案管理工作，保护公司档案的原始性、完整

性、可靠性和机密性，提高公司管理水平，保障公司权益。

（二）范围

本档案管理制度适用于本公司各级部门、各职能部门、各生产车间、各支公司等所有

工作人员参与处理的公司档案及具他相关资料的管理工作。

三、档案管理职责

（-）公司领导班子及相关职能部门

1、公司领导班子负责对全公司档案管理工作进行指导和协调。

2、相关职能部门要按照公司档案管理制度的要求制定本部门的档案管理规定和程序，

保证各级档案管理工作顺利进行。

（二）本公司档案管理人员

公司档案管理人员是本公司档案管理工作的核心力量，负责本公司所有档案的整理、

归档、查询、借阅、保管、销毁等工作，保证管理工作的规范有序，档案资料的安全可靠。

（三）业务人员

业务人员要认真履行自己的档案管理职责，遵守本档案管理制度有关要求，积极参与

档案获取、登记、整理、归档、质量保证等工作，做好日常档案管理工作。

四、档案管理制度

（一）档案收集

1、档案收集要求来源严格，确保档案的真实性、准确性和可靠性。

2、档案采用电子和纸制两种形式，电子档案应采取数字或加密等手段进行保护。

（二）档案整理

1、档案整理工作要按照公司的操作规程进行，保证档案材料齐全、清晰、规范。

2、档案需要分类整理，标明档案类型、档案名称、档案编号、档案责任者、档案题名、

档案制度、档案密级等信息。

（三）档案保管

1、档案保管要求：安全、稳定、准确、可靠。

2、档案保管时,针对不同的档案性质设立不同的保管措施。

（四）档案直询

1、档案查询应符合工作、学习和研究的需要。

2、档案查询可使用手段如电子查询和实物查询。

（五）档案借阅

1、档案借阅使用要求合法，做好借阅文件登记、借阅目的及时间维护。

2、借阅后，需保证归还完好。

（六）档案销毁

1、定期对公司档案进行档案销毁清理工作。

2、档案销毁应根据档案的具体情况，按照相关的规定进行销毁，确保档案的无害化处

理。

五、档案管理工作的具体要求

（-）档案标准化管理

档案标准化管理是本档案管理制度的‘重点，包括档案的目录管理、卷内纸质档案整理、

电子档案的建立和管理等，要求标准化、规范化，保职责、先审后评、加强过程监管，确保档

案管理工作的效率和安全。

（二）档案管理流程

档案管理流程是档案管理服务用户的主要途径,要求整理档案的程序、清晰流程，依

据设计图进行工作内容操作，加强档案管理工作的流程监管。

（三）档案安全保密

档案管理工作中的安全保密是非常重要的一环，包括对档案的物理安全及保密管理、

对涉密件的保管、分级处理等，要求档案保护措施到位、安全可靠。

六、档案管理监管

（一）领导监督

本公司领导应常常召集专题讨论和检查工作，加强工作监督和指导，确保档案管理工

作的整体质量和效益。

（二）司法监督

有关部门和机构应加强对公司档案的司法监督工作，确保档案管理工作的合法性、可

靠性和信誉度。

（三）职能部门监督

各职能部门应严格按照公司档案管理制度的要求，对本部门的所有档案管理工作进行

监督和检查，确保档案管理工作的顺利进行。

七、附则

本公司档案管理制度的修改和完善应根据公司实际情况进行调整，经领导批准后实施。

对本公司档案管理制度管理工作的不适应和口服性等问题，应及时是出建议和意见，进行调查

和解决问题。

公司档案管理制度9

为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，有效地保护和利用档案，维

护公司合法权益，特制订本规定。

第一条公司档案工作的基本原则是：

集中管理与分散管理相结合，以集中管理为主，即公司文件、文书档案由档案室集中

统一管理，维护档案的完整与安全。各部门在各项活动中形成的只具有参考价值的文件，材料，

没有存档意义的文件、文书可由承办单位保管。

第二条档案作为公司发展的见证，是在创力,、规划、开发、经营及其管理工作中形成

的，井作为历史记录保存,以备蛰考的文字、图表、声像等载体的材料，建立档案管理具有重

要性。

第三条公司档案室的档案工作接受上级领导的业务指导、监督和检查，负责管理公司

的文书、文件（部分）档案,其任务是：

1、搜集、整理、立卷、鉴定、保管公司的文书档案。

2、积极开展档案的提供利用工作。

3、进行档案统计。

第四条公司各部门必须做好有关开发经营管理等业务档案材料的收集、整理工作，并

及时交档案室档案管理员归档。

归档的文书包括：

1、政府行政单位发送给公司的文件、批文、技术、审核资料。

2、企业来往文件、协议、报告和会谈纪要文件材料。

3、公司主持召开的各种专业会议形成的领导、文件和会议总结纪要。

4、其他具有保存价值的文件材料、重要的工作经验材料。

5、公司各部门的.与有关单位的来往信件、各种协议书、合同等。

6、公司会议原始记录、纪要和决定（包括发布的通知、通报、机构调整、任免、奖惩

以及全公司的规章制度\

7、公司制定的计划书、统计、预决算书、工作总结。

第五条归档要求

a）归档的文件材料，应按照自然形成、保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内

容进行归档。

b）在一个卷内要按问题或文件形成的时间系统地排列。

c）案卷标题要简明准确，整理好的案卷要确定案卷的保管期限，档案资料应明确长、

中、短保管期限，销毁档案资料要按保密程序办理，严格执行报批后，方可销毁资料C

d）按归档要求进行装订、编号，填写卷内目录备查。

e）全部案卷组成后，要对档案做统一排列并编写档号，然后逐卷登记，填写案卷目录。

第六条档案借阅

a）借阅档案要履行借阅手续。调阅档案只限在档案室查阅，不能带出。必须带出档案

室查阅的，要经过部门经理核对，公司领导批准。

b）借阅时间一般档宾最长不超过10天，保密级档案最长不超过一周。

c）借档人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案，不得在文件上圈点、画线和涂改，

未经批准不得复印档案。

d）借档人确因工作原因需要复印文件或摘抄文件，须经部门主管批准。

第七条档案管理人员对各部门移交的档案材料应及时记录整理，进行分类、编目，并

做好档案的检查和保管工作，对破损或变质的档案应及时采取补救措施。

第八条档案管理人员必须谨防档案散失、泄密，做好保密及安全管理工作。

第九条员工借阅文件资料时，应登记，必要时遁公司领导签字同意后方可办理借阅

手续。借阅时不得涂改，损毁档案，并按时在借阅期限内归还。

第十条财务凭证档案由财务部门按岗位分工及凭证种类进行归档管理。

第十一条本规定由档案室制定。

第十二条本规定自下发之日起执行。

公司的档案管理制度怎么做？

公司档案管理制度

第一条为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明

确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。

第二条档案管理机构及其职责

1、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司综合管理部的统筹管理；二级管理

是指各部门的档案资料管理工作。

2、综合管理部档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理，各部门的档案管理

员负责本部门档案资料的使用管理。

3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工

作，充分发挥档案资料的作用。

4、综合管理部档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导，每年对二级档

案管理进行一次检查验收。

第三条归档制度

1、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价

值的文件资料均属归档范围。

2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。

3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，

综合部保存复印件。

4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档以公司名义发出的文件、

函件要留底稿及正文备查。

5、业务活动中涉及金融财税方面的资料，由财务部保存原件；属于人事方面的资料,

由人力资源部保存原件；属于工程建设方面的，由规划建设部保存原件。以上部门应将涉外事

务的复印件报综合管理部备案。

6、由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，综合管理部保存T分,财务部及合

同执行（或签订）部门各保存T分。特殊情况只自一份原件时，由综合部保存原件。

7、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交综合管理部档案室。

部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。

第四条档案保管制度

1、公司综合管理部设存放档案的专门库房，各部门应根据保存档案数量，设置存放档

案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。

2、归档资*瘦进行登记,编制归档目录。

3、档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录；根据需要编制专题

目录，完善检索工具，以便于查找。

4、档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。

5、库存档案必须匿物相符，帐物相符。

6、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。

7、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保存期限，每年年终据此进行整理、剔除。

8、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批

准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。

9、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。

10、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。

第五条档案借阅制度

1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、专。外单位人员未经公司领导批准不得

借阅。

2、借阅档案资料，须经档案保管部门负责人批准。阅档必须在办公室指定的地方，不

得携带外出。需要借出档案的,须经档案保管部门负责人批准。

3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。

4、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需

要长期借出的，须经分管副总经理批准。

5、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单

位或借阅人，以便查阅和催还。

6、借阅档案资料者必须妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文

件，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人责任。

7、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。

8、重要档案、机密档案不得借阅，必须借阅的要经分管副总经理同意，必须外借的，

由总经理审批。

第六条二级档案应根据资料的性质和部门需要，每三年移交一次，必须保留的尽量留

复印件，其余资料交综合管理部统一保存。

公司档案管理制度10

第一章总则

第T为加强公司XX资产管理有限公司(以下简称"公司"或"本公司')档案管理

工作,根据《中华人民共和国证券投资基金法》、《私募投资基金监督管理暂行办法》、《私募投

资基金管理人内部控制指引》等法律法规、规范性法律文件及相关监管要求制定本制度。

第二条档案是公司及各部门在各项工作中形成的文件材料。

第三条加强档案管理工作，是规范公司内部管理的重要内容,对亍提高公司管理水平

具有重要意义。

第二章归档范围

第四条公司档案分为以下几种:

(-)公司级证件

营业执照正副本；组织机构代码证正副本；税务登记证正副本；开户许可证；机构信

用代码证、会员证等其他证件。

(二)法人治理结构

1、股东会、董事会、监事会等决议及会议材料；

2、高管人员资料档案；

3、股东情况相关姿料

4、其他相关资料。

(三)公司文书档其

1、外发文件：外发红头文件等；

2、外收文件：

(1)监管部门的批文、批复、通知等；

(2)上级管理部门、股东单位颁发的需要公司执行的'指示、决定、命令、条例、规

定、办法和通知等；

(3)其他金融机构的往来文件；

(4)社会有关部门颁发的文件、材料和公函；

(5)其他需要立卷归档的外来文件。

3、内部文件：各部门通知、通报、请示、报告、制度及其他需要立卷归档的材料等。

(四)基金交易及基金清算

包括不限于：投资决策委员会会议记、风控委员会议记、清算指令等。

(五)合规档案

各种风控合规报告及提示函等。

(六)行政物业

1、办公楼相关文档：装修工程招标、工程报批、监理、投标书、工程合同、竣工验收、

办公物业租赁文档,财产保险相关文档等；

2、办公家具类文档；

3、电话、安保、音视频相关文档；

4、物业管理相关文档；

5、空调、电梯相关资料；

6、办公楼消防、水系统图纸等等；

7、购置各类设备的图纸、说明书等；

8、其他需要归档的文件。

(七)信息系统

信息系统工程建设等资料。

公司档案管理制度11

一、人事档案管理范围：专业技术干部、管理干部、工人等各类人员(包括出国不归、

失踪、除名、逃亡职工和残死亡、离休、退休职工)的人事档案。

二、除人事档案管理人员外，无关人员不得进入档案库。

三、档案的管理

Q)根据气候的不同变化，经常注意档案的通风、温度、清洁、防火、防盗、防晒、防

潮和防蛀。

(2)对所管理的人事档案必须逐人登记注册。

(3)每季度核对一次档案的分类、编目、序号，发现编错或放错位置需纠正;装卸档案要

按登记册全面检查档案，发现漏缺档案需查找。

(4)任何人不得私自保存他人的档案材料，对私自保存他人档案材料拒不交出者，应追

究其责任。

(5)要不断研究和改进档案的管理方法和技术，逐步实现档案管理的科学化。

四、人事档案是全面应干部、工人历史和现实情况的实物材料，构成包括下列十项内

容。

(1)履历表及其他简历材料等。

(2)自传材料;报告个人有关事项的材料。

(3)各种鉴定;审计工作中形成的材料；

(4)各类考核、评价材料及毕业成绩单、学历证明等。

(5)历史审查材料及甄别复查材料，更改或姓名认定材料等。

(6)、组织建设工作中形成的材料。

(7)表彰奖励材料

(8)执纪执法部门形成的涉及个人的材料。

(9)任免呈报表，确定或晋升技术职务、学位、学衔审批表，出国人员审批表，调整工

资审批表，工资级别登记表,离休、退休、退职审批表等。

(10)健康检查和处理工伤事故工作中形成材料。

五、查阅和借用人事档案，应遵守下列规定：

Q)不得随意查阅人事档案，如必须查阅有关人员档案情况,需办理借阅手续由档案管

理人员提供。

(2)必须查阅档案时，只限于组织、人事部门派出的中共员干部到档案室查阅所需情况。

(3)任何人不得查阅或借用本人及亲属的档案。

(4)查阅档案者，必须填写对查阅问题，查阅日期等逐项进行登记。

(5)查阅档案，必须严格遵守保密制度，严禁任档案卷内涂改，圈划及撤换档案材料，

不得向无关人员泄漏被杳档案内容，违者应追究责任。

(6)查阅档案时，不得抄录档案内容，如特殊情况，须经人事部门负责人允许后方可抄

录，抄录的材料应尽快送回档案室处理。

(7)外调人员一般不得查阅档案，如特殊情况需查阅时，必须持县级以上组织、人事部

门介绍信，并有两名正式员方能查阅。

(8)档案在特殊情况下，经批准可以借出，但借出时要及时登记，按期归还，如不按时

归还，要及时催收，以免遗失。

六、转递档案应遵守下列规定：

Q)档案要通过机要交通或派专人转递，不能公开邮寄或本人自带。

(2)档案转出要及时追收回执，以防档案丢失。

(3)收到外单位的档案，要及时核对，核对无误差后，在回执上盖章后退回回执。

七、凡归档的材料,均应经过认真的鉴别;属于归档的材料，必须手续完备，完整无缺

把好"入口关”;需经组织审查盖章和本人签字的'，应盖章签字后才能归档。

八、凡归入档案的材料，均应按照组织部《关于干部档案材料收集，归档的暂行规定》

整理，不应归入干部档案的材料，不得入档；

九、保管档案工作人员守则如下：

Q)严格遵守保密制度，不得擅自向他人提供档案材料或泄露档案内容。

(2)严禁在档案库吸烟，保护档案安全，经常打扫和保持档案室的清洁卫生。

(3)不得擅自转移、分散和销毁档案材料。

(4)热爱本职工作，忠于职守，刻苦钻研业务，努力提高业务水平和工作能力。

⑸坚持的原则，认真贯彻执行的政策，严格按照档案工作的各项规章制度办事。

公司档案管理制度12

第一条范围及职责

1、公司的各类规划、年度计划、统计资料、财务审计资料、员工工资资料、经营状况

资料、人事档案资料、宣传策划资料及公司各类公文，有参考价值的文件，均列入档案管理范围。

2、各部门需存档的.资料：

2.1财务部:各类财务报表、记帐凭证、帐册、部门岗位职责等；

2.2人事行政部:各类重要文件及人事、劳资、行政、物资管理资料；

2.3策划部:各类营销活动方案、策划思路、平面设计广告、相关媒体资料；

2.4信息部涪B门管理制度、网络建设实施方案、内部信息管理系统方案、配送中心设

计方案等；

2.5商场

2.6招商部：

2.7学校:学校章程及各类学员、教师管理制度等。

3、各部门须设兼职档案管理员负责本部门档案管理工作，明确责任，保证原始资料及单

据的齐全完整及秘密档案的安全性。

4、各部门资料建档、归档，应按资料类别、性质、档案管理要求分档归存并接受人事

行政部随时抽查。

5、各部门档案管理员须定期（每月5日前）将部门资料归档情况上报人事行政部,人事行

政部专人定期（