公司商务保密管理制度

公司商务保密管理制度一、总则（一）目的为规范公司商务活动中的保密行为，保护公司的商业秘密，维护公司的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工，包括正式员工、临时工、实习生、外包人员等，以及与公司有业务往来的合作伙伴、供应商、客户等。（三）定义1.商业秘密：指不为公众所知悉、能为公司带来经济利益、具有实用性并经公司采取保密措施的技术信息和经营信息。包括但不限于公司的产品研发资料、生产工艺、客户名单、销售渠道、财务数据、营销策略、合同协议等。2.保密信息：指涉及公司商业秘密以及其他需要保密的信息，包括但不限于书面文件、电子文档、图表、数据、口头信息、会议记录等。二、保密职责（一）公司管理层职责1.公司高级管理人员负责领导和监督公司的保密工作，确保保密制度的有效执行。2.审批涉及公司商业秘密的重大事项，如对外合作、技术转让、信息披露等。（二）各部门负责人职责1.负责本部门的保密工作，组织员工学习保密制度，开展保密教育和培训。2.对本部门涉及的保密信息进行审核和管理，确保信息的安全。3.监督本部门员工遵守保密制度，对违规行为进行纠正和处理。（三）员工职责1.严格遵守公司的保密制度，保守公司的商业秘密和其他保密信息。2.不得擅自将公司的保密信息泄露给任何第三方，包括公司内部无关人员。3.在工作中妥善保管涉及公司保密信息的文件、资料、电子设备等，防止信息泄露。4.如发现保密信息可能泄露或已经泄露，应立即向公司报告，并积极采取措施防止损失扩大。三、保密范围（一）技术信息1.公司的产品研发计划、技术方案、设计图纸、工艺流程、实验数据、技术秘密等。2.未公开的新技术、新产品、新工艺、新材料等。（二）经营信息1.公司的客户名单、销售渠道、市场策略、营销方案、价格体系、招投标文件等。2.公司的财务数据、财务报表、预算计划、成本核算、资金运作等。3.公司的内部管理文件、规章制度、会议纪要、决策过程等。（三）其他信息1.公司与合作伙伴、供应商、客户签订的合同协议、保密条款等。2.公司在商务活动中获得的第三方保密信息。四、保密措施（一）物理安全措施1.对涉及公司保密信息的办公场所、机房、仓库等进行安全防护，设置门禁系统、监控设备等，限制无关人员进入。2.对存放保密信息的文件柜、保险柜等进行妥善保管，确保信息的物理安全。3.对电子设备进行加密处理，设置访问密码，防止信息被非法获取。（二）网络安全措施1.建立公司内部网络安全防护体系，安装防火墙、入侵检测系统等，防止外部网络攻击。2.对公司内部网络进行分段管理，限制不同人员的网络访问权限。3.对涉及公司保密信息的电子邮件、文件传输等进行加密处理，防止信息在传输过程中被窃取。（三）信息管理措施1.对公司的保密信息进行分类、分级管理，明确不同级别信息的访问权限和保密要求。2.建立保密信息登记制度，对保密信息的产生、传递、使用、存储、销毁等环节进行详细记录。3.定期对公司的保密信息进行清查和盘点，确保信息的完整性和准确性。（四）人员管理措施1.对新入职员工进行保密培训，签订保密协议，明确其保密义务和责任。2.对涉及公司保密信息的员工进行定期的保密教育和培训，提高其保密意识和技能。3.对离职员工进行保密提醒，收回其涉及公司保密信息的文件、资料、电子设备等，并要求其签署离职保密承诺书。五、保密信息的使用与披露（一）使用原则1.公司员工在工作中需要使用保密信息时，应遵循“必要、最小化”原则，仅获取和使用其工作所需的最少信息。2.未经公司书面授权，员工不得将保密信息用于任何与公司业务无关的目的。（二）内部使用1.公司员工在履行工作职责过程中，因工作需要使用保密信息的，应按照公司规定的程序和权限进行申请和审批。2.使用保密信息的员工应妥善保管信息，不得擅自复制、传播、泄露给其他人员。（三）外部披露1.公司因业务需要向外部合作伙伴、供应商、客户等披露保密信息的，应事先签订保密协议，明确对方的保密义务和责任。2.披露保密信息的范围和方式应严格按照公司的规定进行审批，确保信息的安全。（四）特殊情况披露1.在法律要求或司法程序需要的情况下，公司可能需要披露保密信息。在此情况下，公司应及时通知相关部门和人员，并采取合理措施保护信息的安全。2.员工在发现保密信息可能泄露或已经泄露的情况下，应立即向公司报告，并积极配合公司采取措施防止损失扩大。在必要时，公司可能需要向相关部门或机构披露保密信息，以维护公司的合法权益。六、保密协议（一）签订范围1.公司与新入职员工、实习生、临时工、外包人员等签订保密协议，明确其保密义务和责任。2.公司与涉及公司商业秘密的合作伙伴、供应商、客户等签订保密协议，确保公司的保密信息得到保护。（二）协议内容1.保密协议应明确保密信息的范围、保密期限、保密措施、违约责任等内容。2.保密期限应根据保密信息的重要性和敏感性确定，一般不少于[X]年。（三）违约责任1.员工违反保密协议的，应承担违约责任，赔偿公司因此遭受的损失。2.合作伙伴、供应商、客户等违反保密协议的，公司有权要求其承担违约责任，并采取法律措施维护公司的合法权益。七、保密监督与检查（一）监督机制1.公司设立保密管理部门或指定专人负责保密工作的监督和检查。2.保密管理部门定期对公司各部门的保密工作进行检查和评估，发现问题及时提出整改意见。（二）检查内容1.保密制度的执行情况，包括员工对保密制度的知晓程度、保密措施的落实情况等。2.保密信息的管理情况，包括保密信息的登记、存储、使用、销毁等环节的合规性。3.保密协议的签订和履行情况，包括员工和合作伙伴的保密义务履行情况。（三）违规处理1.对于违反保密制度的员工，公司将视情节轻重给予警告、罚款、降职、辞退等处理。2.对于因员工违规行为给公司造成损失的，公司有权要求其赔偿损失。3.对于违反保密协议的合作伙伴、供应商、客户等，公司将依法追究其违约责任，并采取相应的法律措施。八、保密教育与培训（一）教育内容1.保密法律法规，如《中华人民共和国保守国家秘密法》、《中华人民共和国反不正当竞争法》等。2.公司的保密制度和保密协议，明确员工的保密义务和责任。3.保密意识和技能培训，如如何识别和防范信息泄露风险、如何正确使用和保管保密信息等。（二）培训方式1.定期组织保密培训课程，邀请专业人士或公司内部人员进行授课。2.发放保密宣传资料，如手册、海报等，提高员工的保密意识。3.通过内部网络、邮件等方式发布保密知识和案例，进行常态化教育。（三）培训计划1.公司制定年度保密教育与培训计划，明确培训的内容、方式、时间安排等。2.各部门根据公司的培训计划，组织本部门员工参加培训，并做好培训记录。九、保密信息的销毁（一）销毁范围1.公司不再使用或已过期的保密信息文件、资料、电子设备等。2.因业务调整、合同终止等原因不再需要保密的信息。（二）销毁方式1.对于纸质保密信息，应采用粉碎、焚烧等方式进行销毁，确保信息无法恢复。2.对于电子保密信息，应采用格式化、删除、加密等方式进行销毁，确保信息无法被窃取。（三）销毁记录1.建立保密信息销毁登记制度，对销毁的信息名称