工程合同存档管理制度

工程合同存档管理制度一、总则（一）目的为加强公司工程合同的规范化管理，确保工程合同档案的完整性、准确性和安全性，便于合同的查阅、使用和监督，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有工程合同的存档管理，包括但不限于建筑工程、安装工程、装饰装修工程、市政工程等各类工程项目所签订的合同。（三）管理原则1.集中统一管理原则公司所有工程合同档案由专门的档案管理部门集中统一管理，确保合同档案的完整性和系统性。2.分类管理原则按照工程合同的类别、项目名称、签订时间等进行分类管理，便于查找和使用。3.安全保密原则加强合同档案的安全保密措施，防止合同信息泄露，确保合同档案的安全。二、工程合同的签订与审核（一）合同签订流程1.项目发起部门根据项目需求，起草工程合同初稿，并提交至法务部门进行合法性审查。2.法务部门对合同初稿进行审核，提出修改意见，反馈给项目发起部门。3.项目发起部门根据法务部门的意见，对合同初稿进行修改完善，再次提交至法务部门审核。4.法务部门审核通过后，合同初稿提交至公司领导审批。5.公司领导审批通过后，由项目发起部门与合同对方当事人签订正式工程合同。（二）合同审核要点1.合法性审核审核合同是否符合国家法律法规的规定，是否存在违法违规条款。2.条款完整性审核审核合同条款是否完整，是否涵盖了工程范围、工程价款、付款方式、工程期限、质量标准、违约责任等主要内容。3.风险评估审核对合同履行过程中可能存在的风险进行评估，提出风险防范措施，确保公司利益不受损失。4.文字准确性审核审核合同文字表述是否准确、清晰，避免出现歧义或模糊不清的条款。三、工程合同的编号与分类（一）合同编号1.工程合同编号由公司档案管理部门统一编制，编号规则为：公司简称+年份+项目类别+合同序号。2.例如：[公司简称]2023GC001，其中“[公司简称]”为公司简称，“2023”为年份，“GC”为工程合同类别代码，“001”为合同序号。（二）合同分类1.建筑工程合同包括新建、改建、扩建建筑物及附属设施的合同。2.安装工程合同包括电气安装、管道安装、设备安装等合同。3.装饰装修工程合同包括室内外装饰装修工程的合同。4.市政工程合同包括城市道路、桥梁、排水、污水处理等市政基础设施工程的合同。5.其他工程合同除上述四类工程合同以外的其他工程项目合同。四、工程合同的存档要求（一）合同原件存档1.工程合同签订后，项目发起部门应及时将合同原件提交至公司档案管理部门存档。2.合同原件应包括合同正本、副本及相关附件，如招标文件、投标文件、中标通知书、技术协议、补充协议等。（二）合同电子文档存档1.档案管理部门应将工程合同原件扫描成电子文档，按照合同编号进行分类存储。2.电子文档应确保清晰、完整，能够准确反映合同原件的内容。（三）合同存档期限工程合同档案的存档期限为自合同履行完毕之日起[X]年。法律法规另有规定的，从其规定。五、工程合同的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅工程合同档案的，应填写《工程合同查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，提交至档案管理部门查阅。2.档案管理部门应根据申请表的内容，对查阅人员的身份和查阅目的进行核实，确认无误后，方可提供查阅服务。（二）查阅流程1.查阅人员填写《工程合同查阅申请表》，注明查阅合同的编号、名称、查阅目的等信息。2.所在部门负责人对申请表进行签字审批。3.查阅人员将申请表提交至档案管理部门。4.档案管理部门根据申请表的内容，在合同档案管理系统中查询相关合同信息，并将合同原件或复印件提供给查阅人员。5.查阅人员应在档案管理部门指定的地点进行查阅，不得将合同原件带出档案室。查阅完毕后，应及时将合同原件或复印件归还档案管理部门，并在《工程合同查阅登记表》上签字确认。（三）借阅权限1.公司内部人员因工作需要借阅工程合同档案的，应填写《工程合同借阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，提交至档案管理部门审批。2.档案管理部门应根据申请表的内容，对借阅人员的身份和借阅目的进行核实，确认无误后，报公司分管领导审批。3.公司分管领导审批通过后，档案管理部门方可将合同原件或复印件借给借阅人员。（四）借阅流程1.借阅人员填写《工程合同借阅申请表》，注明借阅合同的编号、名称、借阅目的、借阅期限等信息。2.所在部门负责人对申请表进行签字审批。3.借阅人员将申请表提交至档案管理部门。4.档案管理部门对申请表进行审核，报公司分管领导审批。5.公司分管领导审批通过后，档案管理部门在合同档案管理系统中办理借阅登记手续，并将合同原件或复印件借给借阅人员。6.借阅人员应在规定的借阅期限内归还合同原件或复印件，并在《工程合同借阅登记表》上签字确认。如需延期借阅，应提前办理延期手续。（五）查阅与借阅注意事项1.查阅与借阅人员应爱护合同档案，不得在合同原件上涂改、标记、污损或抽取、撤换合同内容。2.查阅与借阅人员应严格遵守保密制度，不得将合同档案内容泄露给无关人员。3.查阅与借阅人员应按照规定的时间和地点进行查阅与借阅，不得擅自将合同档案带出公司或转借他人。4.档案管理部门应定期对合同档案的查阅与借阅情况进行统计和分析，发现问题及时处理。六、工程合同的保管与维护（一）保管要求1.档案管理部门应设立专门的合同档案室，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保合同档案的安全保管。2.合同档案室应保持清洁、整齐、通风良好，温度和湿度应符合国家有关标准要求。3.档案管理部门应定期对合同档案进行检查和盘点，确保合同档案的完整性和准确性。如发现合同档案有损坏、丢失等情况，应及时采取措施进行处理，并报告公司领导。（二）维护措施1.对纸质合同档案，应定期进行整理、装订，确保合同档案的整齐、美观。2.对电子合同档案，应定期进行备份，防止数据丢失。备份数据应存储在不同的介质上，并分别存放于不同的地点。3.对合同档案中的复印件，应与原件进行核对，确保复印件的内容与原件一致。如发现复印件有问题，应及时更换。4.对合同档案中的附件，如招标文件、投标文件、中标通知书、技术协议、补充协议等，应与合同正文进行核对，确保附件的内容与合同正文一致。如发现附件有问题，应及时补充或更正。七、工程合同的销毁（一）销毁条件1.工程合同档案已超过存档期限，且公司不再需要留存的。2.工程合同档案因保管不善等原因，已失去保存价值的。（二）销毁流程1.档案管理部门根据合同档案的存档期限和保管情况，定期对已超过存档期限或已失去保存价值的合同档案进行清理，编制《工程合同销毁清单》。2.《工程合同销毁清单》应包括合同编号、合同名称、签订时间、合同金额、合同对方当事人等信息，并经档案管理部门负责人签字确认。3.档案管理部门将《工程合同销毁清单》提交至公司分管领导审批。4.公司分管领导审批通过后，档案管理部门组织相关人员对合同档案进行销毁。销毁过程应进行记录，记录内容包括销毁时间、销毁地点、销毁方式、销毁人员等信息。5.销毁完毕后，档案管理部门应在《工程合同销毁清单》上注明销毁情况，并将《工程合同销毁清单》存档保存。（三）销毁注意事项1.工程合同档案的销毁应严格按照规定的程序进行，确保销毁过程的合法性和合规性。2.销毁工程合同档案时，应采用适当的销毁方式，如粉碎、焚烧等，确保合同档案的内容无法恢复。3.销毁工程合同档案的记录应妥善保存，以备查阅。八、监督与考核（一）监督检查1.公司审计部门应定期对工程合同档案的管理情况进行监督检查，确保合同档案的管理符合本制度的要求。2.监督检查的内容包括合同档案的归档情况、查阅与借阅情况、保管与维护情况、销毁情况等。（二）考核评价1.公司将工程合同档案的管理情况纳入部门和个人的绩效考核体系，对合同档案管理工作成绩突出的部门和个人给予表彰和奖励。2.对违反本制度