合同及协议书分类归档

合同及协议书分类归档

一、分类原则1.按业务类型分类将合同及协议书按照公司涉及的不同业务领域进行划分，例如销售业务合同、采购业务合同、工程建设合同、技术合作合同、租赁合同等。每个业务类型下再细分具体类别，如销售业务合同可分为国内销售合同、国际销售合同；采购业务合同可分为原材料采购合同、设备采购合同等。2.按合同主体分类以合同签订的主体为依据进行分类，包括与供应商签订的合同、与客户签订的合同、与合作伙伴（如战略合作伙伴、合资合作方）签订的协议书等。对于频繁合作的主体，可单独设立文件夹存放与其相关的所有合同及协议。3.按时间顺序分类在上述分类基础上，将同一类别下的合同及协议书按照签订时间先后顺序排列，方便查找特定时间段内的业务文件。可以按照年份或季度为单位进行进一步细分，如“2023年销售合同”“2022年四季度采购合同”等。二、归档流程1.收集各业务部门在合同及协议书签订完成后，应及时将原件或清晰的电子扫描件提交给档案管理部门。提交时需填写《合同及协议书移交清单》，注明合同名称、编号、签订时间、业务部门、合同主体等关键信息。2.初步整理档案管理部门收到移交的合同及协议书后，首先检查文件的完整性，包括合同文本、附件（如补充协议、授权书、资质证明等）是否齐全。然后按照既定的分类原则，对合同及协议书进行初步分类，将其归入相应的业务类型、合同主体或时间类别文件夹中。3.详细编目对每份合同及协议书进行详细编目，录入档案管理系统。编目信息应包含合同编号、名称、签订时间、有效期、合同主体、业务类型、合同金额、主要条款摘要等内容。同时，为每份文件生成唯一的电子档案编号，便于快速检索。4.存储对于纸质合同及协议书，应进行装订（如有必要），装入档案盒，并在档案盒外部标明类别、年份、起止编号等信息，存放于专门的档案存储区域。电子文件则按照分类结构存储在公司的电子档案管理系统或服务器指定文件夹中，确保文件的存储安全和可访问性。三、检索与利用1.检索方式建立多种检索途径，方便公司内部人员快速查找所需合同及协议书。支持按照合同编号、名称、签订时间、合同主体、业务类型等关键词进行单一条件或组合条件检索。档案管理系统应具备模糊查询功能，以提高检索效率。2.利用流程公司内部人员因工作需要查阅合同及协议书时，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、所需文件名称或编号、预计查阅时间等信息，经所在部门负责人审批后提交给档案管理部门。档案管理部门核实申请信息后，为查阅人员提供相应文件，并做好查阅登记工作，记录查阅人员姓名、部门、查阅时间、归还时间等信息。如需复印或摘录合同内容，需另行申请并经相关领导批准。四、维护与更新1.定期检查档案管理部门应定期对合同及协议书档案进行检查，每年至少进行一次全面清查。检查内容包括档案的完整性、存储状况（纸质档案有无破损、受潮，电子档案有无丢失、损坏等）、编目信息的准确性等。如发现问题，应及时采取措施进行修复或更正。2.更新与补充当合同及协议书发生变更（如补充协议签订、条款修订等）或有新的相关文件产生时，档案管理部门应及时更新档案信息，并将变更文件