2025单位不慎遗失合同文件面临罚款

2025单位不慎遗失合同文件面临罚款合同编号：本合同（以下简称“本合同”）由以下双方于年月日在签订：甲方（单位）：名称：地址：法定代表人：联络方式：乙方（服务提供方）：名称：地址：法定代表人：联络方式：鉴于：为确保单位在合同管理过程中不因合同文件遗失而导致的法律风险和经济损失，甲乙双方本着平等、自愿、诚实信用的原则，就合同文件的妥善管理、借阅、归档及相关责任事项达成如下协议：第一条合同管理责任1.1甲方负责对本单位所有合同文件的管理，包括但不限于合同的起草、审批、签署、归档、借阅、查阅、复印、归还及销毁等环节，确保合同文件的安全性和完整性。1.2乙方应配合甲方完成合同文件的管理工作，确保合同文件的完整性和准确性，避免因乙方的疏忽导致合同文件遗失或损坏。第二条合同文件的归档2.1甲方应在合同签署后个工作日内，将合同文件归档，并做好分类登记工作，以便于查找和管理。2.2合同文件的归档应包括合同正本、副本、补充协议、签署记录及其他相关文件。2.3甲方应定期对归档的合同文件进行检查，确保其完整性，并根据相关法律法规的要求进行保存。第三条合同文件的借阅与查阅3.1任何单位或个人因工作需要借阅合同文件，必须填写借阅申请表，并经甲方负责人批准后方可借阅。3.2借阅的合同文件应在规定期限内归还，借阅期间不得将合同文件转借他人，且应妥善保管，防止遗失或损坏。3.3甲方应建立合同文件借阅登记制度，记录借阅人、借阅时间、归还时间及相关事项，确保合同文件的可追溯性。第四条合同文件的遗失处理4.1一旦发现合同文件遗失，甲方应立即采取以下措施：4.1.1通知所有可能接触到合同文件的部门或人员，暂停相关工作，防止合同文件的进一步遗漏或损坏。4.1.2对遗失情况进行全面调查，并形成书面报告，包括合同文件的基本信息、遗失经过及可能的影响。4.1.3根据调查结果，依法采取补救措施，如重新签署合同、补充协议或向相关方说明情况，以减少损失。4.2乙方应配合甲方完成遗失合同文件的调查及补救工作，提供必要的协助和信息支持。第五条违约责任5.1由于甲方的疏忽或管理不善导致合同文件遗失，甲方应承担由此产生的全部法律责任和经济损失，包括但不限于罚款、赔偿金或其他相关费用。5.2由于乙方的疏忽或管理不善导致合同文件遗失，乙方应承担相应的责任，包括但不限于赔偿损失、支付违约金等。5.3违约金的计算方式为：（具体金额或比例）。第六条保密条款6.1甲方应在合同管理过程中严格保密合同文件内容，未经授权不得向第三方披露合同文件中的任何信息。6.2乙方在提供服务过程中，应严格遵守保密义务，不得将合同文件中的任何信息用于本合同之外的其他用途。第七条争议解决7.1本合同履行过程中如发生争议，双方应通过友好协商解决；协商不成的，任何一方均可向（约定的仲裁机构或法院）提起诉讼。第八条补充协议8.1本合同未尽事宜，双方可另行签订补充协议，补充协议与本合同具有同等法律效力。8.2本合同的修改或补充应以书面形式进行，经双方签字盖章后方可生效。第九条合同份数9.1本合同一式份，甲乙双方各执份，具有同等法律效力。第十条签订地点和日期本合同于年月日在签订。甲方（盖章）：法定代表人或授权代表签字：