公司房屋修缮管理制度

公司房屋修缮管理制度一、总则（一）目的为加强公司房屋修缮管理，确保公司房屋安全、正常使用，合理控制修缮成本，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有自有房屋及租赁房屋的修缮管理。（三）基本原则1.安全第一原则：修缮工作应首先保障房屋结构安全和人员生命财产安全。2.预防为主原则：通过定期检查、维护，及时发现和处理房屋存在的问题，预防事故发生。3.经济合理原则：在保证修缮质量的前提下，合理控制修缮费用，提高资金使用效益。4.谁使用、谁负责原则：各部门对所使用房屋的修缮负有相应责任。二、修缮管理职责（一）行政管理部门1.负责制定公司房屋修缮管理制度和年度修缮计划。2.组织对公司房屋进行定期检查和不定期抽查，汇总检查结果，提出修缮建议。3.负责修缮项目的立项审批、预算审核、招标（询价）、合同签订、施工监督、竣工验收等全过程管理。4.建立公司房屋修缮档案，记录房屋修缮情况。（二）使用部门1.负责本部门使用房屋的日常巡查，及时发现并报告房屋存在的问题。2.配合行政管理部门做好修缮项目的相关工作，如提供修缮所需资料、协助施工等。3.负责对修缮后的房屋进行验收，并反馈使用情况。（三）财务部门1.负责审核修缮项目预算，安排修缮资金。2.对修缮费用进行核算、报销和监督管理。（四）审计部门负责对重大修缮项目进行审计监督，确保修缮资金使用合规、合理。三、房屋检查与评估（一）定期检查1.行政管理部门每年组织一次全面的房屋定期检查，检查内容包括房屋结构、屋面、墙面、地面、门窗、水电设施等。2.各使用部门应在行政管理部门组织检查前，对本部门使用房屋进行自查，并将自查情况书面报告行政管理部门。3.定期检查应形成检查报告，详细记录房屋存在的问题及损坏程度，提出修缮建议和修缮计划。（二）不定期抽查1.行政管理部门不定期对公司房屋进行抽查，重点检查房屋安全隐患、使用部门报告的问题及修缮项目的实施情况。2.对抽查中发现的问题，行政管理部门应及时下达整改通知，要求相关部门限期整改。（三）专项评估1.当房屋出现重大损坏、遭受自然灾害或使用功能发生重大改变时，行政管理部门应及时组织专项评估，委托专业机构对房屋进行鉴定，根据评估结果制定修缮方案。2.专项评估报告应作为修缮项目立项和实施的重要依据。四、修缮项目立项（一）立项申请1.使用部门在发现房屋存在问题或接到行政管理部门的修缮通知后，应填写《房屋修缮立项申请表》，详细说明修缮原因、修缮内容、预计费用等，并附上相关检查报告或照片。2.《房屋修缮立项申请表》经部门负责人签字后，报行政管理部门。（二）立项审批1.行政管理部门收到《房屋修缮立项申请表》后，应组织相关人员进行审核，根据房屋检查情况、修缮必要性和可行性等因素，提出立项意见。2.修缮金额在[X]元以下的项目，由行政管理部门负责人审批；修缮金额在[X]元以上的项目，报公司分管领导审批；重大修缮项目需经公司总经理办公会审议通过。（三）立项结果通知1.行政管理部门对立项申请进行审批后，应及时将审批结果通知使用部门。对立项通过的项目，下达《房屋修缮项目任务书》；对立项未通过的项目，说明原因。2.使用部门应按照《房屋修缮项目任务书》的要求，做好修缮项目的相关准备工作。五、修缮项目预算编制与审核（一）预算编制1.对于立项通过的修缮项目，行政管理部门应组织相关人员或委托专业机构编制修缮项目预算。2.修缮项目预算应包括直接费用和间接费用。直接费用主要包括人工费用、材料费用、设备购置费用等；间接费用主要包括管理费、利润、税金等。3.预算编制应根据修缮项目的实际情况，结合市场价格行情，合理确定各项费用标准，确保预算准确、合理。（二）预算审核1.财务部门收到修缮项目预算后，应进行审核。审核内容包括预算编制的准确性、合理性、合规性等。2.财务部门应在规定时间内完成预算审核工作，并将审核意见反馈给行政管理部门。对于预算审核中发现的问题，行政管理部门应及时进行调整和完善。3.经审核通过的修缮项目预算作为控制修缮费用的依据。六、修缮项目实施（一）招标（询价）1.对于金额较大、技术复杂的修缮项目，行政管理部门应按照公司招标管理相关规定，组织进行招标。招标应选择具有相应资质、信誉良好的施工单位。2.对于金额较小、技术简单的修缮项目，行政管理部门可以采用询价方式，选择价格合理、服务较好的施工单位。3.在招标（询价）过程中，应严格按照程序进行，确保公平、公正、公开。（二）合同签订1.确定中标（成交）施工单位后，行政管理部门应与施工单位签订修缮项目合同。合同应明确修缮内容、修缮标准、工期要求、质量保证、付款方式等条款。2.合同签订前，应将合同文本提交财务部门、法务部门等相关部门进行审核，确保合同合法合规。（三）施工监督1.行政管理部门应安排专人对修缮项目施工过程进行监督，确保施工单位按照合同要求和相关规范进行施工。2.监督内容包括施工质量、施工安全、施工进度、材料使用等方面。对于施工过程中发现的问题，应及时要求施工单位整改。3.使用部门应配合行政管理部门做好施工监督工作，及时提供施工所需的协助和支持。（四）工程变更1.在修缮项目实施过程中，如因特殊原因需要变更工程内容、工程数量或工程标准等，施工单位应提出书面变更申请，经使用部门和行政管理部门审核同意后，报公司分管领导审批。2.工程变更涉及费用调整的，应按照合同约定的程序进行调整，并签订补充协议。七、修缮项目验收（一）验收申请1.修缮项目完工后，施工单位应向行政管理部门提交《房屋修缮项目竣工验收申请表》，并提供相关竣工资料。2.行政管理部门收到验收申请后，应组织使用部门、财务部门、审计部门等相关人员组成验收小组，对修缮项目进行验收。（二）验收内容1.验收小组应按照合同要求和相关规范，对修缮项目的施工质量、施工安全、工程进度、工程资料等方面进行全面检查。2.检查修缮后的房屋是否达到合同约定的修缮标准，各项设施设备是否正常运行，工程资料是否齐全、真实。（三）验收结果1.验收小组对修缮项目验收合格后，应出具《房屋修缮项目竣工验收报告》。验收报告应包括验收基本情况、验收意见等内容。2.对于验收不合格的修缮项目，验收小组应提出整改意见，要求施工单位限期整改。整改完成后，重新进行验收，直至验收合格为止。八、修缮费用结算与支付（一）费用结算1.修缮项目竣工验收合格后，施工单位应按照合同约定，向行政管理部门提交工程结算报告及相关资料。2.行政管理部门收到工程结算报告后，应组织财务部门等相关人员进行审核。审核内容包括工程结算的准确性、合理性、合规性等。3.经审核通过的工程结算金额作为修缮费用支付的依据。（二）费用支付1.财务部门根据审核通过的工程结算金额和合同约定的付款方式，办理修缮费用支付手续。2.修缮费用支付应严格按照公司财务管理制度执行，确保资金支付安全、合规。九、修缮档案管理（一）档案内容公司房屋修缮档案应包括房屋检查报告、修缮项目立项申请表、修缮项目任务书、预算编制与审核资料、招标（询价）文件、合同文本、施工过程资料、竣工验收报告、工程结算报告等相关资料。（二）档案整理与归档1.行政管理部门应指定专人负责修缮档案的整理与归档工作，确保档案资料齐全、完整、规范。2.修缮档案应按照项目类别和时间顺序进行分类整理，建立电子档案和纸质档案，便于查询和使用。（三）档案保管与查阅