公司文件备案管理制度

公司文件备案管理制度一、总则（一）目的为加强公司文件管理，确保文件的完整性、准确性和可追溯性，规范文件备案流程，提高公司运营效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门形成的各类文件，包括但不限于行政文件、业务文件、财务文件、人事文件等。（三）基本原则1.统一管理原则：公司文件实行集中统一管理，由专门部门负责文件的备案、保管、查阅等工作。2.分级负责原则：各部门负责本部门文件的起草、审核、发布，并按规定向指定部门备案。3.规范流程原则：文件备案遵循规定的流程，确保文件流转顺畅、手续齐全。4.安全保密原则：严格保护文件的安全与保密，防止文件泄露、丢失或损坏。二、文件分类与编号（一）文件分类1.行政文件：包括公司决议、通知、通报、报告、请示、批复等。2.业务文件：涉及公司各类业务活动的文件，如合同、协议、业务方案、技术文档等。3.财务文件：财务报表、预算、审计报告、资金审批文件等。4.人事文件：员工档案、招聘文件、培训记录、绩效考核文件、薪酬福利文件等。（二）文件编号1.文件编号采用统一格式，由部门代码、年份、顺序号组成。例如：行政部2023001，表示行政部2023年第1号文件。2.部门代码按照公司组织架构设定，确保每个部门有唯一的代码。3.年份为文件形成的自然年份，用四位数字表示。4.顺序号为该部门当年形成文件的流水号，从001开始依次编号。三、文件起草与审核（一）起草1.文件起草由相关部门或人员负责，确保内容准确、清晰、简洁，符合公司政策和法律法规要求。2.起草人应注明文件的主题、目的、主要内容、执行要求等，并确保文件格式规范。（二）审核1.文件起草完成后，需经部门负责人审核。部门负责人应重点审核文件内容的准确性、完整性、合规性以及与其他相关文件的一致性。2.对于涉及多个部门或重要事项的文件，还需进行会签审核。会签部门应认真提出意见和建议，确保文件质量。3.审核通过的文件，由审核人签字确认，并注明审核日期。四、文件发布（一）发布形式1.文件发布可采用纸质版和电子版两种形式。重要文件应同时发布纸质版和电子版，以确保文件的可查阅性和保存性。2.电子版文件应上传至公司指定的文件管理系统，按照分类和编号进行存储，方便员工在线查阅和下载。（二）发布流程1.审核通过的文件，由起草部门将纸质版文件加盖公章后，送至公司文件管理部门进行登记备案。2.文件管理部门对纸质版文件进行编号、盖章，并按照规定的格式和要求进行排版。3.文件管理部门将排版后的纸质版文件和电子版文件同时发布。电子版文件发布后，应及时通知相关部门和人员查阅。五、文件备案（一）备案部门公司设立专门的文件管理部门，负责公司文件的备案工作。各部门应指定专人负责本部门文件的收集、整理，并定期向文件管理部门备案。（二）备案内容1.文件备案应包括文件的纸质版和电子版。纸质版文件应一式两份，一份由文件管理部门存档，一份由起草部门留存。2.电子版文件应包括文件的正文、附件、审批意见等，确保文件内容完整。（三）备案流程1.各部门每月末将当月形成的文件进行整理，填写《文件备案登记表》，注明文件名称、编号、起草部门、起草人、审核人、发布日期、文件内容摘要等信息。2.《文件备案登记表》经部门负责人签字后，连同纸质版文件一并报送至文件管理部门。3.文件管理部门对报送的文件进行核对、登记，并将纸质版文件按照编号顺序进行装订存档，电子版文件上传至文件管理系统。六、文件保管（一）保管部门公司文件管理部门负责文件的保管工作，确保文件的安全、完整和可查阅性。（二）保管方式1.文件应分类存放，按照文件编号顺序排列，便于查找和管理。2.纸质版文件应存放在专用的文件柜中，保持文件柜的清洁、干燥，防止文件受潮、发霉或损坏。3.电子版文件应定期进行备份，存储在多种存储介质上，并分别存放在不同的地点，以防止数据丢失。（三）保管期限1.文件保管期限根据文件的性质和重要程度确定，分为短期、中期和长期。2.短期保管文件期限为13年，主要包括一般性的通知、报告等。3.中期保管文件期限为310年，如业务合同、重要会议记录等。4.长期保管文件期限为10年以上，如公司章程、财务档案等。5.超过保管期限的文件，经文件管理部门审核后，按照公司档案销毁规定进行销毁。七、文件查阅与借阅（一）查阅1.公司员工因工作需要查阅文件，可向文件管理部门提出申请。申请时应注明查阅文件的名称、编号、查阅目的等信息。2.文件管理部门根据申请内容进行审核，审核通过后，为查阅人员提供文件查阅服务。查阅人员应在指定地点查阅文件，不得擅自将文件带出。3.查阅重要文件时，需经文件形成部门负责人或公司领导批准。（二）借阅1.公司员工因特殊原因需要借阅文件，应填写《文件借阅申请表》，注明借阅文件的名称、编号、借阅期限、借阅目的等信息。2.《文件借阅申请表》经部门负责人和文件管理部门负责人审核后，报公司领导批准。3.文件管理部门根据批准后的《文件借阅申请表》，为借阅人员提供文件借阅服务。借阅人员应在规定的借阅期限内归还文件，如需延期，应提前办理续借手续。4.借阅人员应对借阅的文件妥善保管，不得转借他人，不得擅自复印、摘录文件内容。如因保管不善造成文件损坏或丢失，应承担相应的责任。八、文件变更与废止（一）变更1.文件在执行过程中，如因政策调整、业务变化等原因需要变更，由文件起草部门提出变更申请。2.变更申请应包括变更的原因、变更的内容、变更后的文件文本等信息。3.变更申请经部门负责人审核后，报公司领导批准。批准后的变更申请由文件起草部门负责修改文件，并按照文件发布流程进行发布和备案。（二）废止1.文件因不再适用、被新文件替代等原因需要废止，由文件起草部门提出废止申请。2.废止申请应包括废止文件的名称、编号、废止原因等信息。3.废止申请经部门负责人审核后，报公司领导批准。批准后的废止申请由文件管理部门将废止文件从文件管理系统中删除，并在纸质版文件上加盖“废止”章，单独存放。九、文件保密管理（一）保密范围公司文件涉及公司商业秘密、技术秘密、财务信息、客户信息等内容，均属于保密范围。（二）保密措施1.文件管理部门应建立严格的保密制度，对文件的保管、查阅、借阅等环节进行保密管理。2.接触保密文件的人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。3.保密文件应存放在专门的保密柜中，限制无关人员接触。4.在文件查阅和借阅过程中，应采取必要的保密措施，防止文件泄露。（三）违