公司档案公文管理制度

公司档案公文管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案公文管理，确保档案公文的完整、准确、系统和安全，提高档案公文的利用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案公文由综合管理部门集中统一管理，确保档案公文的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案公文应如实反映公司各项活动和工作情况，保证其真实性和准确性。3.安全保密原则：严格遵守国家有关档案公文安全保密的规定，确保档案公文的安全。4.便于利用原则：档案公文管理应便于查阅和利用，提高工作效率。二、档案管理（一）档案分类1.行政档案：包括公司设立、变更、注销等相关文件，公司章程、制度、会议纪要等。2.人事档案：员工个人基本信息、入职离职手续、培训记录、考核评价等。3.财务档案：会计凭证、账簿、报表、审计报告等。4.业务档案：与公司业务相关的合同、协议、项目文档、客户资料等。5.其他档案：除上述类别外的其他各类档案。（二）档案收集1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集工作，确保档案材料的及时、完整。2.员工在工作中形成的各类文件材料，应及时交至本部门档案管理人员。3.对于重要的外来文件，如政府部门文件、合作单位文件等，相关部门应及时收集并移交综合管理部门。（三）档案整理1.档案管理人员应按照档案分类标准，对收集到的档案材料进行分类整理。2.对每份档案材料进行编号、编目，填写档案目录清单，确保档案材料的有序存放。3.对于破损、褪色的档案材料，应进行修复或复制，以保证档案的完整性。（四）档案归档1.整理好的档案应及时归档，归档时间不得超过文件形成后的一个月。2.归档时，档案管理人员应填写档案归档登记表，注明档案名称、编号、日期、来源等信息。3.档案应存放在专门的档案库房或档案柜中，按照类别和时间顺序排列，便于查找和管理。（五）档案保管1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定标准。2.配备必要的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施，确保档案的安全。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。4.对电子档案应进行备份，存储在安全可靠的介质上，并定期进行检查和维护。（六）档案查阅1.公司内部人员因工作需要查阅档案，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到综合管理部门查阅。2.查阅档案时，档案管理人员应在场监督，查阅人员不得擅自涂改、抽取、销毁档案材料。3.查阅重要档案或涉及机密的档案，需经公司分管领导批准。4.外单位人员查阅公司档案，须持有单位介绍信，经公司总经理批准后，方可查阅。（七）档案借阅1.因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，注明借阅期限、用途等，经所在部门负责人和综合管理部门负责人批准后，办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损。4.借阅期满，借阅人员应及时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行检查，如有损坏或丢失，应追究借阅人员的责任。（八）档案销毁1.对已失去保存价值的档案，由档案管理人员提出销毁意见，填写档案销毁申请表，经公司分管领导批准后，进行销毁。2.档案销毁应指定专人负责，在监销人员的监督下进行，确保销毁彻底。3.销毁档案时，应做好记录，注明销毁档案的名称、数量、时间等信息。三、公文管理（一）公文种类1.公司公文主要包括：决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等。（二）公文格式1.公文一般由发文机关标志、发文字号、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。2.发文机关标志：由公司全称或规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。3.发文字号：由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。4.标题：一般由发文机关名称、事由和文种组成。5.主送机关：公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。6.正文：公文的主体，用来表述公文的内容。7.附件说明：公文附件的顺序号和名称。8.发文机关署名：署发文机关全称或者规范化简称。9.成文日期：署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。10.印章：公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。11.附注：公文印发传达范围等需要说明的事项。12.附件：公文正文的说明、补充或者参考资料。13.抄送机关：除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。14.印发机关和印发日期：公文的送印机关和送印日期。（三）公文起草1.公文起草应符合国家法律法规和公司有关规定，内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。2.起草公文前，应深入调查研究，充分收集相关信息，进行必要性和可行性分析。3.涉及多个部门的公文，主办部门应主动与相关部门协商，取得一致意见后再行起草。4.公文内容应明确具体，数字、计量单位等应准确规范。（四）公文审核1.公文起草完成后，应经本部门负责人审核。审核的重点包括：公文内容是否符合法律法规和公司规定，是否与公司整体工作部署相衔接，格式是否规范，文字表述是否准确等。2.重要公文或涉及多个部门的公文，应经综合管理部门审核。综合管理部门审核后，提出修改意见，退回起草部门修改完善。3.公文审核通过后，由起草部门负责人签字确认，并报公司领导审批。（五）公文签发1.公文须经公司领导签发。公司领导根据公文内容和职责分工，对公文进行审批签发。2.以公司名义发布的重要公文，须经公司总经理签发；一般性公文，可由公司分管领导签发。3.联合行文时，由各发文机关负责人共同签发。（六）公文印发1.经领导签发后的公文，由综合管理部门负责印发。2.综合管理部门应按照公文格式要求，对公文进行排版、校对，确保公文质量。3.公文印发份数应根据实际需要确定，不得随意增加或减少。4.公文印发后，应及时将公文分发给主送机关和抄送机关，并做好登记。（七）公文办理1.收文办理签收：对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。登记：对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。初审：对收到的公文进行初审，初审的重点是：是否应当由本机关办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。承办：阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见报本机关负责人批示或者转有关部门办理；需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。传阅：根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。催办：及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。答复：公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。2.发文办理复核：已经发文机关负责人签批的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。登记：对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。印制：公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。核发：公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。（八）公文归档1.公文办理完毕后，承办部门应及时将公文定稿、正本及相关材料整理归档。2.归档的公文应齐全完整，符合档案管理的要求。3.综合管理部门应定期对归档的公文进行整理和保管，便于查阅和利用。（九）公文保密1.严格