各种门类档案管理制度

各种门类档案管理制度总则1.目的为加强公司各类档案的科学管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作中形成的各类档案的管理。3.档案定义本制度所指档案是公司在各项活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。档案管理职责1.档案管理部门职责负责制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。集中统一管理公司各类档案，对档案进行分类、编号、整理、装订、编目等工作。建立健全档案检索体系，方便档案的查询和利用。定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案提出销毁意见，经批准后组织销毁。负责档案库房的安全管理，确保档案的安全与完整。对各部门档案管理工作进行指导、监督和检查。2.各部门兼职档案员职责负责本部门档案的收集、整理、立卷和保管工作，确保档案的完整和准确。按照公司档案管理制度的要求，定期将本部门的档案移交公司档案管理部门。协助档案管理部门做好档案的查询、利用等工作。档案的收集与整理1.收集范围公司在经营管理、生产技术、基本建设、科研开发、行政管理等活动中形成的具有保存价值的文件材料。公司与外部单位签订的合同、协议、意向书等文件。公司员工在工作中形成的个人业务档案，如培训记录、考核材料、奖励处分材料等。公司获得的荣誉证书、奖牌、奖杯等实物档案。其他应归档的文件材料。2.收集要求各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保文件材料及时、完整地收集齐全。收集的文件材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。对重要文件材料应进行备份，以防丢失或损坏。3.整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。区分不同价值，便于保管和利用。分类科学，编号规范，排列有序，编目准确。4.整理方法按照档案的形成时间、来源、内容等进行分类，一般可分为党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术类、产品类、科研开发类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、人事档案类等。对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于管理和查询。对每份文件材料进行装订，去除金属物，破损的文件应进行修复。编写卷内文件目录，目录应包括文件编号、责任者、文号、题名、日期、页号等项目。编制档案案卷目录，目录应包括案卷编号、题名、年度、保管期限、密级、页数等项目。档案的归档与保管1.归档时间各部门应在次年上半年将上一年度形成的档案移交公司档案管理部门。对于一些特殊的档案，如重大项目档案、紧急事件档案等，应在项目结束或事件处理完毕后及时归档。2.归档手续各部门移交档案时，应填写档案移交清单，清单应包括档案名称、数量、年度、保管期限等内容，并由移交人和接收人签字确认。档案管理部门对接收的档案进行核对，如发现问题应及时与移交部门沟通解决。3.保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案是指公司在长期发展过程中具有重要历史价值和凭证作用的档案，如公司章程、营业执照、重大合同协议等。长期保管的档案是指在一定时期内对公司工作具有查考利用价值的档案，保管期限一般为16年至50年。短期保管的档案是指在较短时间内对公司工作具有参考价值的档案，保管期限一般为1年至15年。4.保管要求档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。档案应分类存放，排列整齐，便于查找。定期对档案进行检查和清点，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时采取措施进行处理。对电子档案应进行备份，存储在安全可靠的介质上，并定期进行检查和维护。档案的利用与借阅1.利用原则档案利用应遵循保密、安全、方便的原则，确保档案的正确使用。档案利用应在规定的场所进行，不得擅自将档案带出档案库房。2.利用方式查阅：公司内部人员因工作需要查阅档案时，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。借阅：公司内部人员因工作需要借阅档案时，应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。复制：公司内部人员因工作需要复制档案时，应填写档案复制申请表，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理复制手续。复制档案应注明用途，并按规定支付复制费用。3.利用限制涉及公司机密的档案，未经公司领导批准，不得查阅、借阅和复制。档案利用者应爱护档案，不得在档案上涂改、划圈、批注、污损等。档案利用完毕后，应及时归还档案管理部门，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并承担相应责任。档案的鉴定与销毁1.鉴定原则档案鉴定应遵循全面审查、区别对待、准确判定的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。档案鉴定工作应定期进行，一般每[X]年进行一次。2.鉴定内容档案的内容是否真实、准确、完整。档案的保存价值是否已经丧失。档案的密级是否需要调整。3.鉴定方法成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。鉴定小组对档案进行逐卷审查，根据档案的保管期限、密级、内容等情况，提出鉴定意见。对鉴定为失去保存价值的档案，填写档案销毁申请表，经公司领导批准后进行销毁。4.销毁程序档案管理部门按照批准的销毁清单，组织专人对档案进行销毁。销毁档案时，应采用适当的方式，确保档案信息无法恢复。销毁过程应进行记录，记录内容包括销毁时间、地点、档案名称、数量等，并由监销人员签字确认。档案信息化管理1.信息化建设目标建立公司档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。提高档案管理工作的效率和质量，为公司各项工作提供更加便捷、高效的档案服务。2.信息化建设内容档案数字化：对公司现有的纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。档案信息管理系统建设：开发或选用适合公司档案管理需求的信息管理系统，实现档案的录入、存储、检索、借阅、统计等功能。网络建设：建立公司内部档案信息网络，实现档案信息的共享和传输。3.信息化管理要求档案管理部门应配备必要的计算机设备和网络设施，确保档案信息化管理工作的顺利开展。档案管理人员应具