公司执照使用管理制度

公司执照使用管理制度一、总则（一）目的为加强公司执照的规范管理，保障公司合法权益，特制定本制度。本制度旨在明确公司执照的使用范围、使用流程、保管责任等，确保执照的安全使用，防止执照被不当使用或滥用，维护公司正常运营秩序。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在涉及公司执照使用的相关活动中。（三）定义1.公司执照：指由工商行政管理部门核发的，证明公司合法经营资格的各类证照，包括但不限于营业执照正副本、组织机构代码证正副本、税务登记证正副本（已实行“三证合一”或“五证合一”的，按新证内容执行）等。2.使用：包括执照的原件使用、复印件使用、扫描件使用等，以及基于执照进行的各类经营活动、业务办理、文件签署等行为。二、执照的保管（一）保管部门公司执照由行政部门指定专人负责保管，保管人员应具备高度的责任心和保密意识。（二）保管要求1.设立专门的执照保管箱或保险柜，确保执照存放安全。保管箱或保险柜的钥匙和密码由保管人员分别掌握，不得将钥匙和密码告知他人。2.执照应分类存放，避免与其他文件混淆。存放处应保持干燥、整洁，防止执照受潮、受损或丢失。3.保管人员应定期对执照进行检查，确保执照的完整性和有效性。如发现执照有损坏、遗失等情况，应及时向行政部门负责人报告，并按规定程序进行处理。（三）借阅登记1.因工作需要借阅执照的，必须填写《执照借阅登记表》，详细注明借阅日期、借阅人姓名、部门、借阅用途、预计归还日期等信息。2.借阅人应在规定的归还日期内归还执照，如需延期归还，应提前向保管人员提出申请，并说明延期原因。未经许可逾期未归还的，保管人员有权追回执照，并视情节轻重追究借阅人的责任。3.保管人员应在执照归还时，对执照的完整性和有效性进行检查。如发现执照有损坏、遗失或其他异常情况，应及时向行政部门负责人报告，并要求借阅人说明原因，采取相应措施。三、执照的使用范围（一）公司经营活动1.开展各类业务经营活动，包括但不限于签订合同、协议，参加招投标活动，办理税务申报、缴纳税款等。2.设立分支机构、子公司或与其他单位合作开展项目时，按规定提供公司执照相关文件。（二）政府部门及相关机构业务办理1.办理工商登记、变更、注销等手续。2.办理税务登记、变更、注销等手续。3.办理组织机构代码证的相关业务。4.参加政府部门组织的各类会议、培训、检查等活动，按要求提供公司执照。（三）其他业务1.向金融机构申请贷款、融资等业务时，提供公司执照作为证明文件。2.与供应商、客户等进行业务往来，需提供公司执照以证明公司合法经营身份。3.根据法律法规或其他相关规定，需要使用公司执照的其他情形。四、执照的使用流程（一）申请1.公司内部各部门或员工因工作需要使用公司执照的，应填写《执照使用申请表》，详细说明使用执照的用途、使用时间、使用方式（原件、复印件、扫描件等）等信息。2.申请表经部门负责人审核签字后，报行政部门负责人审批。行政部门负责人应根据申请内容，结合公司实际情况进行审批，必要时可征求相关部门或领导的意见。（二）审批1.行政部门负责人对《执照使用申请表》进行审批，如申请事项符合公司规定和业务需要，应在申请表上签署同意意见，并注明使用期限等要求。2.对于涉及重大事项或可能存在风险的执照使用申请，需报公司总经理审批。总经理审批通过后，方可进行后续操作。（三）领取与使用1.经审批同意使用执照的部门或员工，凭审批通过的《执照使用申请表》到行政部门领取执照。领取时，应在《执照领取登记表》上签字确认。2.使用执照时，应严格按照审批的用途和要求进行操作，确保执照的安全使用。如因特殊情况需要变更使用用途或延长使用期限的，应重新填写《执照使用申请表》，并按原审批流程进行审批。3.使用执照复印件或扫描件的，应在复印件或扫描件上注明“此复印件/扫描件仅用于[具体用途]，与原件一致”字样，并加盖公司公章。（四）归还1.使用完毕后，使用部门或员工应及时将执照归还行政部门保管人员。归还时，保管人员应检查执照的完整性和有效性，如发现问题应及时与使用部门或员工核实。2.保管人员在确认执照无误后，在《执照领取登记表》上记录归还日期，并由使用人签字确认。如使用人未按规定归还执照，保管人员应及时催促，并向行政部门负责人报告。五、执照复印件及扫描件的使用规定（一）复印件使用规定1.公司执照复印件应严格按照审批用途使用，不得挪作他用。2.复印件应清晰、完整，不得模糊、缺页。复印件上应加盖公司公章，并注明“此复印件仅用于[具体用途]，与原件一致”字样。3.使用部门或员工应妥善保管执照复印件，防止复印件丢失或被他人冒用。如因保管不善导致复印件丢失或被冒用，应及时向行政部门报告，并采取相应措施消除影响。（二）扫描件使用规定1.公司执照扫描件应通过公司内部指定的电子文档管理系统进行存储和传输，确保扫描件的安全性和保密性。2.使用扫描件时，应确保扫描件清晰、完整，能够准确反映执照内容。扫描件上应加盖公司电子印章，并注明“此扫描件仅用于[具体用途]，与原件一致”字样。3.未经行政部门许可，不得将执照扫描件私自发送给外部单位或个人。如需向外部单位或个人提供扫描件，应通过公司内部审批流程进行申请，并按要求进行操作。六、违规处理（一）违规行为界定1.未经审批擅自使用公司执照。2.超出审批范围使用公司执照。3.未按规定归还公司执照。4.伪造、变造公司执照或使用伪造、变造的执照。5.因保管不善导致公司执照丢失、损坏。6.其他违反本制度规定使用公司执照的行为。（二）处理措施1.对于首次违规且情节较轻的员工，给予警告处分，并责令其立即改正违规行为。2.对于多次违规或情节严重的员工，视情节轻重给予记过、记大过、降职、撤职等处分，直至解除劳动合同。3.因违规使用公司执照给公司造成经济损失或其他不良影响的，违规员工应承担相应的赔偿责任。如构成犯罪的，将依法追究其刑事责任。4.部门负责人对本部门员工使用公司执照的行为负有管理责任。如部门员工出现违规行为，部门负责人应承担相应的管理责任，公司将视情节轻重给予相应的处罚。七、监督与检查（一）监督部门公司行政部门负责对公司执照的使用情况进行日常监督检查，确保执照的使用符合本制度规定。（二）检查内容1.执照的保管情况，包括保管环境、保管设施、借阅登记等。2.执照的使用情况，包括使用申请、审批、领取、归还等流程是否规范，使用用途是否符合审批要求。3.执照复印件及扫描件的使用情况，是否按规定加盖公章、注明用途，是否妥善保管等。（三）检查频率行政部门应定期对公司执照的使用情况进行检查，每月至少进行一次全面检查，并做好检查记录。对于重点业务或涉及执照使用频繁的部门，可增加检查频率。（四）问题整改1.对于检查中发现的问题，行政部门应及时下达《整改通知书》，要求责任部门或员工限期整改。2.责任部门或员工应按照《整改通知书》的要求，制定整改措施，明确整改责任人，按时完成整改任务。整改完成后，应向行政部门提交整改报告，行政部门对整改情况进行复查。3.对于多次出现问题且整改不力的部门或员