工程材料进出管理制度

工程材料进出管理制度一、总则（一）目的为加强公司工程材料的管理，规范工程材料的进出流程，确保工程材料的安全、完整，保证工程顺利进行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有工程项目涉及的材料进出管理，包括原材料、构配件、设备等。（三）职责分工1.采购部门负责根据工程需求制定采购计划，选择合格供应商，签订采购合同，确保所采购材料符合质量要求和工程进度需要。2.仓库管理部门负责工程材料的验收入库、存储保管、发放领用等工作，建立健全材料台账，定期盘点，保证账物相符。3.工程部门根据工程进度安排，提前向采购部门提交材料需求计划，对进场材料进行质量检验和数量核对，负责施工现场材料的合理使用和管理。4.质量检验部门对进场的工程材料进行质量检验，确保材料质量符合相关标准和工程要求，出具检验报告。5.财务部门负责审核材料采购发票、出入库单据等，办理相关财务手续，对材料成本进行核算和控制。二、材料采购管理（一）采购计划制定1.工程部门应根据工程施工图纸、施工进度计划等，提前[X]天编制详细的材料需求计划，明确材料的名称、规格、型号、数量、质量要求等。2.采购部门收到工程部门的材料需求计划后，进行审核汇总，结合库存情况，制定采购计划。采购计划应包括采购时间、采购数量、采购预算等，并报相关领导审批。（二）供应商选择1.采购部门应建立合格供应商名录，对供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量等进行评估和审核。2.选择供应商时，应优先考虑具有良好口碑、产品质量可靠、价格合理、供货及时的供应商。采购部门应与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。（三）采购合同签订1.采购合同应明确材料的名称、规格、型号、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式等条款。2.采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给相关部门，如仓库管理部门、工程部门、财务部门等，以便各部门做好相应的准备工作。（四）采购过程跟踪1.采购部门应定期跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保材料按时、按质、按量供应。2.如因供应商原因导致材料供应延迟或质量问题，采购部门应及时采取措施，如催促供应商加快供货、更换供应商等，并向相关领导汇报。三、材料验收入库管理（一）验收准备1.仓库管理部门在收到采购部门的到货通知后，应根据采购合同和材料需求计划，做好验收准备工作，包括安排验收人员、准备验收工具等。2.验收人员应熟悉材料的质量标准和验收方法，掌握验收流程和要求。（二）数量验收1.材料到货后，验收人员应首先核对送货单与采购合同是否一致，包括材料名称、规格、型号、数量等。2.按照送货单上的数量对材料进行清点，确保数量准确无误。如发现数量短缺或损坏，应及时与供应商联系，并做好记录。（三）质量验收1.质量检验部门应按照相关标准和规范，对进场材料进行质量检验。检验内容包括材料的外观、尺寸、性能、质量证明文件等。2.对于重要材料或关键工序使用的材料，应进行抽样送检，检验合格后方可入库。如发现质量问题，应及时通知采购部门和供应商，要求其采取相应的措施。（四）验收记录1.验收人员应如实填写验收记录，包括验收日期、材料名称、规格、型号、数量、质量情况、供应商名称等。2.验收记录应妥善保存，作为材料管理的重要依据。（五）入库手续办理1.经检验合格的材料，仓库管理部门应及时办理入库手续，填写入库单。入库单应包括材料名称、规格、型号、数量、入库日期、仓库名称等信息。2.入库单经仓库管理人员、验收人员签字确认后，一联交采购部门作为付款依据，一联交财务部门记账，一联仓库留存。四、材料存储保管管理（一）仓库规划1.仓库管理部门应根据材料的性质、用途、规格等，对仓库进行合理规划，划分不同的存储区域，如原材料区、构配件区、设备区等。2.仓库应设置明显的标识牌，标明材料的名称、规格、型号、存储位置等信息，便于查找和管理。（二）存储条件要求1.不同类型的材料应根据其存储要求，采取相应的存储措施。如易燃易爆材料应存放在专门的危险品仓库，并有防火、防爆、防潮等措施；易受潮的材料应存放在干燥通风的仓库。2.仓库应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止材料受到污染和损坏。（三）库存盘点1.仓库管理部门应定期对库存材料进行盘点，确保账物相符。盘点周期一般为[X]月/季度/半年/年。2.盘点时，应按照库存台账逐一核对材料的数量、规格、型号等信息，如发现账物不符，应及时查明原因，并进行调整。3.盘点结束后，应编制盘点报告，说明盘点情况、账物差异原因及处理结果等，并报相关领导审批。（四）库存预警1.仓库管理部门应根据材料的库存情况和消耗速度，设定库存预警指标。当库存低于预警指标时，应及时通知采购部门进行补货。2.采购部门应根据库存预警情况，及时调整采购计划，确保材料供应不断档。五、材料发放领用管理（一）领用申请1.工程部门根据施工进度需要，填写材料领用申请表，注明材料名称、规格、型号、数量、用途等信息，并经相关负责人审批。2.材料领用申请表应提前提交给仓库管理部门，以便仓库管理人员做好准备工作。（二）发放审核1.仓库管理部门收到材料领用申请表后，应进行审核。审核内容包括申请表填写是否完整、审批手续是否齐全、库存是否有足够的材料等。2.如审核通过，仓库管理人员应按照申请表上的要求发放材料，并填写出库单。出库单应包括材料名称、规格、型号、数量、领用日期、领用部门等信息。（三）发放方式1.材料发放方式可分为直接发放和限额领料两种。对于用量较大、使用时间集中的材料，可采用限额领料方式，由仓库管理部门根据工程进度和材料消耗情况，限量发放材料。2.对于零星材料或急需材料，可采用直接发放方式，由领用部门直接到仓库领取。（四）发放记录1.仓库管理人员应及时记录材料的发放情况，包括发放日期、材料名称、规格、型号、数量、领用部门、领用人等信息。2.发放记录应妥善保存，作为材料管理的重要依据。六、材料退货换货管理（一）退货原因1.如因材料质量问题、规格型号不符、数量短缺等原因，工程部门或其他相关部门可提出退货申请。2.退货申请应经相关领导审批后，方可办理退货手续。（二）退货流程1.采购部门收到退货申请后，应及时与供应商联系，协商退货事宜。2.供应商同意退货后，采购部门应安排运输车辆将退货材料运回供应商处，并办理相关退货手续，如填写退货单、取得供应商的签收证明等。3.仓库管理部门应根据退货单，对退货材料进行清点和核对，确保退货数量准确无误。退货材料入库后，仓库管理人员应及时更新库存台账。（三）换货管理1.如因材料质量问题或规格型号不符等原因，需要换货的，采购部门应与供应商协商换货事宜，并签订换货协议。2.换货时，应按照退货流程办理退货手续，同时按照采购流程重新采购符合要求的材料。七、监督检查与考核（一）监督检查1.公司应定期对工程材料进出管理情况进行监督检查，检查内容包括采购计划执行情况、材料验收情况、库存管理情况、发放领用情况等。2.监督检查可采用定期检查、不定期抽查等方式进行。检查人员应如实记录检查情况，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）考核机制1.建立工程材料进出管理考核机制，对采购部门、仓库管理部门、工程部门等相关部门和人员进行考核。2.考核指标包括采购成本控制、材料质量保证、库存管理水平、发放领用效率等。考核结果与部门和个人的绩效挂钩，对