公司小型物品管理制度

公司小型物品管理制度一、总则（一）目的为加强公司小型物品的管理，规范小型物品的采购、使用、保管及处置等行为，合理控制费用支出，提高物品使用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工。（三）定义本制度所称小型物品是指单位价值相对较低、使用频率较高、不构成固定资产的各类物品，包括但不限于办公用品、办公设备耗材、劳保用品、清洁用品等。二、职责分工（一）行政部门1.负责制定小型物品采购计划，汇总各部门需求，统一进行采购。2.建立小型物品库存管理制度，负责物品的验收、入库、保管、发放及盘点等工作。3.定期对库存物品进行清理，及时处理积压、报废物品。4.指导和监督各部门合理使用小型物品，对违规行为进行纠正。（二）各部门1.根据工作需要，定期向行政部门提交小型物品需求计划。2.负责本部门小型物品的领用、使用及保管，指定专人负责相关工作。3.配合行政部门做好小型物品的盘点工作，如实提供物品使用情况。（三）财务部门1.负责审核小型物品采购费用的报销，确保费用支出符合公司财务制度。2.对小型物品的采购、库存及使用情况进行财务监督和分析。三、采购管理（一）采购计划1.各部门应于每月[具体日期]前，将次月小型物品需求计划报送行政部门。需求计划应详细列出物品名称、规格型号、数量、预计使用时间等信息。2.行政部门根据各部门需求计划，结合库存情况，编制月度小型物品采购计划。采购计划应明确采购物品的名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并报公司领导审批。3.因工作需要临时增加的小型物品采购需求，由使用部门填写《小型物品采购申请表》，经部门负责人签字后，报行政部门审核，公司领导审批后实施采购。（二）供应商选择1.行政部门应建立小型物品供应商名录，通过招标、询价、比价等方式，选择信誉良好、产品质量可靠、价格合理的供应商。2.对于常用的小型物品，应选择至少[X]家供应商进行合作，以保证供应的稳定性和竞争性。3.新供应商的引入需进行严格的资质审查，包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、产品质量认证等相关资料，并实地考察其生产经营状况。（三）采购实施1.行政部门根据审批后的采购计划和供应商名录，向选定的供应商下达采购订单。采购订单应明确采购物品的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点等内容。2.供应商应按照采购订单要求及时组织供货，行政部门负责对采购物品进行验收。验收内容包括物品的数量、规格型号、质量等是否符合采购订单要求。3.对于验收合格的物品，行政部门应及时办理入库手续；对于验收不合格的物品，应及时与供应商沟通协商，要求其更换或退货。（四）采购费用结算1.采购费用结算应严格按照公司财务制度执行。行政部门应在收到供应商发票后，及时核对发票信息与采购订单、验收单是否一致。2.核对无误后，填写费用报销单，附上采购订单、验收单、发票等相关凭证，经部门负责人签字后，报财务部门审核，公司领导审批后进行报销。3.财务部门应定期对采购费用进行统计分析，评估采购成本的合理性，提出改进建议。四、库存管理（一）入库管理1.采购物品到货后，行政部门仓库管理人员应及时组织验收。验收合格的物品，应按照类别、规格型号、数量等进行分类存放，并填写《小型物品入库单》。2.《小型物品入库单》应详细记录物品的名称、规格型号、数量、供应商名称、入库日期等信息，并由仓库管理人员、验收人员签字确认。3.入库物品应摆放整齐，标识清晰，便于查找和盘点。对于易燃易爆、有毒有害等特殊物品，应按照相关规定进行单独存放，并采取相应的安全防护措施。（二）保管管理1.仓库管理人员应定期对库存物品进行检查，确保物品的质量安全。如发现物品有损坏、变质等情况，应及时报告行政部门负责人，并采取相应的处理措施。2.库存物品应按照先进先出的原则进行发放，避免物品积压过期。对于有保质期要求的物品，应重点关注其有效期，及时进行清理和更换。3.仓库应保持整洁、通风良好，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作。严禁无关人员进入仓库。（三）发放管理1.各部门员工因工作需要领用小型物品时，应填写《小型物品领用单》，注明物品名称、规格型号、数量、领用用途等信息，并经部门负责人签字批准。2.仓库管理人员根据经批准的《小型物品领用单》进行发放，并在《小型物品领用单》上签字确认。发放时应认真核对物品的名称、规格型号、数量等信息，确保准确无误。3.对于限量领用的小型物品，仓库管理人员应严格按照规定的数量进行发放。如因工作需要超量领用，应经部门负责人和行政部门负责人批准。（四）盘点管理1.行政部门应定期对库存小型物品进行盘点，确保账实相符。盘点周期为[具体周期，如每月、每季度等]。2.盘点前，仓库管理人员应做好准备工作，包括整理库存物品、核对账目等。盘点时，应采用实地盘点的方法，对库存物品逐一进行清点。3.盘点结束后，仓库管理人员应填写《小型物品盘点表》，详细记录盘点情况，包括实际盘点数量、账面数量、盘盈盘亏数量及原因等。如发现盘盈盘亏情况，应及时查明原因，并报行政部门负责人审批后进行处理。4.财务部门应参与库存盘点工作，对盘点结果进行监督和审核。盘点结果应作为财务核算和成本控制的重要依据。五、使用管理（一）领用规定1.员工应按照工作需要合理领用小型物品，不得浪费或挪作他用。2.对于贵重或限量使用的小型物品，应严格按照规定的领用程序进行审批，并妥善保管，不得随意丢弃或转借他人。3.员工离职时，应将所领用的小型物品全部归还行政部门仓库。如存在丢失、损坏等情况，应照价赔偿。（二）使用培训1.行政部门应定期组织小型物品使用培训，向员工介绍各类物品的使用方法、注意事项等，提高员工的使用技能和节约意识。2.对于新购置的特殊小型物品，行政部门应安排专人进行操作培训，确保员工能够正确使用。（三）节约意识1.全体员工应树立节约意识，在使用小型物品时尽量减少浪费。如发现浪费行为，应及时进行制止和纠正。2.鼓励员工对小型物品的使用提出合理化建议，提高物品使用效率，降低公司运营成本。六、处置管理（一）报废处理1.对于已损坏无法修复、超过保质期或因其他原因不再使用的小型物品，由使用部门填写《小型物品报废申请表》，详细说明报废原因、物品名称、规格型号、数量等信息，并经部门负责人签字后，报行政部门审核。2.行政部门组织相关人员对申请报废的物品进行鉴定，确认符合报废条件后，报公司领导审批。3.经批准报废的物品，由行政部门负责统一处理。处理方式包括变卖、捐赠、回收等，处理收入应及时上缴公司财务。（二）废旧物资回收1.行政部门应建立废旧物资回收管理制度，定期对公司内产生的废旧小型物品进行回收。2.废旧物资回收应按照可回收物、有害垃圾、其他垃圾等进行分类存放，并分别交由有资质的回收企业进行处理。3.对于废旧物资回收过程中产生的收入，应按照公司财务制度进行核算和管理。七、监督与考核（一）监督检查1.行政部门应定期对各部门小型物品的采购、使用、保管及处置等情况进行监督检查，发现问题及时督促整改。2.财务部门应加强对小型物品费用支出的审核监督，确保费用支出合规合理。（二）考核机制1.将小型物品