公司全电发票管理制度

公司全电发票管理制度总则一、目的为规范公司全电发票的管理，提高发票管理的效率和准确性，防范发票风险，保障公司的合法权益，根据国家有关法律法规和税务部门的要求，结合公司实际情况，制定本制度。二、适用范围本制度适用于公司及其所属各单位（以下简称“各单位”）的全电发票管理工作。全电发票是指通过电子发票服务平台开具、交付、查验的发票，包括电子发票和电子发票公共服务平台开具的发票。三、管理原则1.合法性原则：全电发票管理工作应符合国家有关法律法规和税务部门的要求，确保发票的真实性、合法性和有效性。2.准确性原则：全电发票的开具、交付、查验等工作应准确无误，确保发票信息的完整性和准确性。3.及时性原则：全电发票的开具、交付、查验等工作应及时进行，确保发票的及时使用和报销。4.安全性原则：全电发票的管理应采取有效的安全措施，确保发票信息的安全和保密。四、管理机构及职责1.财务部（1）负责全电发票的开具、交付、查验等工作的管理和监督，确保全电发票的合法性、准确性和及时性。（2）负责全电发票的档案管理，建立全电发票档案，妥善保管全电发票的相关资料。（3）负责与税务部门的沟通和协调，及时了解税务政策的变化，确保全电发票管理工作的合规性。2.各业务部门（1）负责本部门全电发票的申请、开具、交付等工作，确保全电发票的真实性、合法性和有效性。（2）负责本部门全电发票的使用和报销管理，严格按照公司的财务制度和税务法规进行报销。（3）配合财务部进行全电发票的管理和监督工作，及时提供全电发票的相关资料和信息。全电发票的开具一、开票资格1.公司具备开具全电发票的资格，应按照税务部门的要求进行税务登记和备案，并取得税务部门的批准。2.各单位应指定专人负责全电发票的开具工作，具备开具全电发票的专业知识和技能。二、开票流程1.业务部门根据合同或其他相关凭证，向财务部提交全电发票开具申请，申请中应注明开票金额、开票内容、受票方信息等相关内容。2.财务部对业务部门提交的全电发票开具申请进行审核，审核内容包括开票金额是否符合合同约定、开票内容是否准确、受票方信息是否完整等。审核通过后，财务部按照税务部门的要求，通过电子发票服务平台开具全电发票。3.全电发票开具成功后，财务部将全电发票的电子信息发送给业务部门，业务部门应及时将全电发票的电子信息转发给受票方，并提醒受票方及时查验和使用全电发票。三、开票要求1.全电发票的开具应符合国家有关法律法规和税务部门的要求，确保发票的真实性、合法性和有效性。2.全电发票的开票内容应准确、完整，不得虚开、多开或少开发票。开票内容应与合同或其他相关凭证一致，不得随意变更。3.全电发票的开票金额应准确无误，不得开具金额错误的发票。开票金额应与合同约定的金额一致，不得随意调整。4.全电发票的受票方信息应完整、准确，不得开具信息不完整或错误的发票。受票方信息应包括名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等内容。全电发票的交付一、交付方式1.全电发票的交付方式包括电子交付和纸质交付两种方式。电子交付是指通过电子发票服务平台将全电发票的电子信息发送给受票方，受票方通过电子发票服务平台查验和使用全电发票；纸质交付是指将全电发票的纸质打印件交付给受票方，受票方通过纸质发票进行查验和使用。2.公司优先采用电子交付方式，鼓励受票方通过电子发票服务平台进行查验和使用全电发票。对于受票方要求纸质交付的，公司应按照税务部门的要求进行纸质交付。二、交付流程1.全电发票开具成功后，财务部将全电发票的电子信息发送给业务部门，业务部门应及时将全电发票的电子信息转发给受票方，并提醒受票方及时查验和使用全电发票。2.对于采用电子交付方式的，业务部门应在全电发票发送成功后，及时在公司内部系统中记录全电发票的交付情况，并将交付记录提交给财务部备案。3.对于采用纸质交付方式的，财务部应在全电发票开具成功后，及时将全电发票的纸质打印件交付给业务部门，业务部门应在收到纸质发票后，及时将纸质发票交付给受票方，并提醒受票方及时查验和使用纸质发票。三、交付要求1.全电发票的交付应及时、准确，不得延误或丢失发票。2.全电发票的交付应符合税务部门的要求，确保发票的合法性和有效性。3.对于采用电子交付方式的，业务部门应确保全电发票的电子信息发送成功，并及时通知受票方进行查验和使用。对于采用纸质交付方式的，财务部应确保全电发票的纸质打印件打印清晰、内容完整，并及时交付给业务部门。全电发票的查验一、查验方式1.受票方可以通过电子发票服务平台或税务部门的官方网站进行全电发票的查验。2.电子发票服务平台提供全电发票的在线查验功能，受票方可以通过输入全电发票的代码、号码、开票日期、校验码等信息，在线查验全电发票的真实性、合法性和有效性。3.税务部门的官方网站提供全电发票的查验入口，受票方可以通过输入全电发票的代码、号码等信息，在税务部门的官方网站上进行全电发票的查验。二、查验要求1.受票方应及时查验全电发票的真实性、合法性和有效性，发现问题应及时与开票方联系解决。2.受票方应严格按照税务部门的要求进行全电发票的查验，不得使用非法或未经授权的查验工具进行查验。3.财务部应配合受票方进行全电发票的查验工作，及时提供全电发票的相关信息和资料。全电发票的使用与报销一、使用要求1.受票方应按照国家有关法律法规和税务部门的要求，使用全电发票进行财务核算和税务申报。2.受票方应妥善保管全电发票，不得损坏、丢失或篡改全电发票。3.受票方应将全电发票的电子信息或纸质打印件作为财务凭证，按照公司的财务制度进行报销。二、报销流程1.业务部门在进行费用报销时，应将全电发票的电子信息或纸质打印件作为报销凭证，填写报销单据，并按照公司的财务制度进行审批。2.财务部对业务部门提交的报销单据进行审核，审核内容包括报销凭证的真实性、合法性、有效性，报销金额是否符合公司的财务制度等。审核通过后，财务部按照公司的财务制度进行报销支付。3.对于不符合报销要求的全电发票，财务部应及时通知业务部门进行整改或更换。三、报销要求1.全电发票的报销应符合公司的财务制度和税务法规的要求，确保报销的合法性和准确性。2.全电发票的报销金额应与实际发生的费用一致，不得虚报、冒领或重复报销。3.全电发票的报销应及时进行，不得拖延或积压报销单据。全电发票的风险管理一、风险识别1.财务部应定期对全电发票的管理工作进行风险评估，识别可能存在的风险点，如发票开具错误、发票交付延误、发票查验不及时等。2.各业务部门应加强对本部门全电发票管理工作的风险识别，及时发现和报告本部门存在的风险问题。二、风险控制1.财务部应针对识别出的风险点，制定相应的风险控制措施，如加强发票开具审核、优化发票交付流程、提高发票查验效率等。2.各业务部门应严格按照风险控制措施的要求，加强对本部门全电发票管理工作的风险控制，确保全电发票管理工作的安全和稳定。三、风险应对1.对于发生的风险事件，财务部应及时采取应急措施，如暂停发票开具、追回已开具的发票等，以减少风险损失。2.各业务部门应积极配合财务部进行风险应对工作，及时提供相关信息和资料，协助财务部解决风险问题。全电发票的档案管理一、档案内容1.全电发票的档案内容包括全电发票的电子信息、纸质打印件、开票申请、交付记录、查验记录等相关资料。2.财务部应建立全电发票档案，将全电发票的相关资料进行归档保存，确保全电发票档案的完整性和准确性。二、档案保管1.全电发票档案应妥善保管，不得损坏、丢失或篡改。2.全电发票档案的保管期限应按照国家有关法律法规和税务部门的要求进行确定，一般为10年。3.财务部应指定专人负责全电发票档案的保管工作，确保全电发票档案的安全和保密。三、档案查阅